15.50.00 Douane-entrepots

9 Bijlage 1. Beheer van een douane-entrepot

9.1 Inleiding

Het begrip beheer

De wet stelt dat een persoon het beheer moet voeren over het douane-entrepot om voor een vergunning in aanmerking te kunnen komen. Wat moet worden verstaan worden onder “beheer van een douane-entrepot”?

Om te toetsen of sprake is van beheer moet naar de volgende vijf aspecten gekeken worden:

  1. het bieden van alle noodzakelijke waarborgen
    (artikel 86 CDW)

  2. het voeren van een administratie
    (artikel 105 CDW, 515, 516 TvoCDW)

  3. het nemen van maatregelen om ervoor te zorgen dat goederen tijdens hun verblijf in het douane-entrepot niet aan douanetoezicht worden onttrokken
    (artikel 101 letter a CDW)

  4. het nakomen van verplichtingen die voortvloeien uit de opslag van de goederen die zich onder het stelsel van douane-entrepots bevinden
    (artikel 101 letter b CDW) en

  5. het voldoen aan de bijzondere voorwaarden die in de vergunning zijn vastgesteld
    (artikel 101 letter c CDW)

Let op!
Alle aspecten moeten worden getoetst voordat de conclusie kan worden getrokken of sprake is van beheer voeren over een douane-entrepot.

Naar boven

9.2 Uitwerking vijf aspecten

In dit hoofstuk zijn de vijf aspecten, om te toetsen of sprake is van beheer, uitgewerkt.

Naar boven

9.2.1 Het bieden van alle noodzakelijke waarborgen

Een vergunning voor een economische douaneregeling wordt slechts verleend aan “personen die alle noodzakelijke waarborgen bieden voor het goede verloop van de handelingen”
(artikel 86 CDW eerste streepje)

Om bij een douane-entrepot alle noodzakelijke waarborgen te bieden is het nodig dat de persoon die de vergunning wenst te verkrijgen, in casu de beheerder van het entrepot ofwel de entreposeur, beschikkingsmacht over de goederen heeft.

Bij beschikkingsmacht over goederen kan onderscheid gemaakt worden tussen:

  • economische beschikkingsmacht

    Met economische beschikkingsmacht wordt bedoeld de macht om te bepalen wat er met de goederen moet gebeuren in het economische verkeer. Moeten ze worden opgeslagen, moeten ze aan gebruikelijke behandelingen worden onderworpen, welke nieuwe toegestane douanebestemming moet gekozen worden, wanneer worden ze verkocht, etc.?

    De economische beschikkingsmacht zal veelal liggen bij de importeur of de eigenaar van de goederen.
    en

  • fysieke beschikkingsmacht

    Met fysieke beschikkingsmacht wordt bedoeld het daadwerkelijke fysieke houderschap van de goederen (vergelijk met Unamar-arrest, C140/04). De fysieke beschikkingsmacht ligt feitelijk bij de persoon die verantwoordelijk is voor de goederen tijdens de opslag. Dit is de persoon die toegang heeft tot de (fysieke) goederen tijdens de opslag, die de goederen binnen het opslaginstituut kan verplaatsen en ze op een bepaalde wijze en op een bepaalde plaats kan opslaan etc.

    De fysieke beschikkingsmacht ligt dus bij de persoon die de goederen daadwerkelijk in opslag heeft.Om in aanmerking te komen voor een vergunning douane-entrepot, moet de beheerder van het douane-entrepot minimaal één van beide vormen van beschikkingsmacht hebben.

    Heeft een persoon noch de economische beschikkingsmacht, noch de fysieke beschikkingsmacht, dan kan niet worden gesteld dat deze persoon alle waarborgen kan bieden voor het goede verloop van de handelingen. De vergunning (tot beheer van) douane-entrepot kan dan ook niet aan die persoon worden verleend.

Naar boven

9.2.2 Het voeren van een administratie

Bij een douane-entrepot moet een voorraadadministratie worden gevoerd van alle onder het stelsel geplaatste goederen. De administratie van het entrepot moet alle gegevens bevatten die benodigd zijn voor het soort entrepot.
(artikel 105 CDW en artikelen 515 en 516 Tvo CDW)

Dit zijn onder meer gegevens van de aangifte waarmee de goederen geplaatst worden, gegevens over de opgeslagen goederen (soort, hoeveelheid, locatie, waarde etc.) en gegevens die nodig zijn om de juiste beëindiging van de regeling te onderbouwen, zoals gegevens over de aangiften ter aanzuivering van de regeling.

Omdat de administratie van een entrepot een grote rol speelt bij het toezicht van de Douaneautoriteiten op de regeling, moet de administratie actueel zijn. Dit betekent dat alle inslagen en uitslagen direct in de administratie moeten worden vastgelegd. Ook allerlei handelingen met de goederen, zoals tijdelijke uitslag of gebruikelijke behandelingen moeten direct worden vastgelegd.

Bij particuliere douane-entrepots (typen C, D en E) moet de administratie gevoerd worden door de entreposeur (artikel 528 Tvo CDW). Natuurlijk is het mogelijk dat de entreposeur de administratie onder zijn beheer laat voeren door een daarin gespecialiseerd bedrijf zoals een administratiekantoor. De administratie die door dit kantoor wordt gevoerd wordt dan aangemerkt als de administratie van de vergunninghouder. De vergunninghouder blijft verantwoordelijk voor betrouwbaarheid van de administratieve organisatie en interne beheersing die juistheid, tijdigheid en volledigheid waarborgt.

Naar boven

9.2.3 Zorgen dat goederen niet aan douanetoezicht worden onttrokken

De beheerder van het douane-entrepot moet maatregelen nemen om er voor te zorgen dat goederen tijdens hun verblijf in een douane-entrepot niet aan douanetoezicht worden onttrokken.
(artikel 101 letter a CDW)

Hierbij denkt de wetgever onder meer aan maatregelen zoals toegangsbeveiliging, het nemen van beveiligingsmaatregelen tegen diefstal en ontvreemding van goederen en aan risico’s als statusverwisseling bij gezamenlijke opslag van communautaire en niet-communautaire goederen.

Bij de afgifte van de vergunning moeten de Douane vast stellen in hoeverre de aanvrager van de vergunning aan deze voorwaarden voldoet. Zijn de maatregelen als voldoende gekwalificeerd, dan is aan dit aspect voor de verkrijging van de vergunning voldaan.

Naar boven

9.2.4 Verplichtingen nakomen die voortvloeien uit de opslag van goederen

De beheerder van het douane-entrepot moet de verplichtingen nakomen die voortvloeien uit de opslag van goederen die zich onder het stelsel van douane-entrepots bevinden. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan:

  • het doorgeven van wijzigingen in de administratie, bijvoorbeeld een andere wijze van administreren

  • het nakomen van de formaliteiten als wordt overgegaan tot gezamenlijke opslag

  • het op de juiste manier melden en uitvoeren van gebruikelijke behandelingen of

  • het nakomen van formaliteiten voor het tijdelijk uitslaan uit het entrepot
    (artikel 101 letter b CDW)

Pas als de entreposeur de verantwoordelijkheid hiervoor kan dragen kan gesproken worden over beheer en kan de vergunning verleend worden. Als aan de verplichtingen wordt voldaan door de persoon met economische beschikkingsmacht dan kan de vergunning aan deze persoon verleend worden. Voor de persoon met fysieke beschikkingsmacht geldt hetzelfde, mits hij in staat is aan de verplichtingen te voldoen.

Naar boven

9.2.5 Voldoen aan vergunningsvoorwaarden

De beheerder van het douane-entrepot moet voldoen aan de bijzondere voorwaarden die in de entrepotvergunning zijn opgenomen. De wetgever denkt hierbij met name aan het op een bepaalde manier opslaan van goederen die een gevaar opleveren voor andere opgeslagen goederen of voor het milieu.
(artikel 101 letter c CDW)

Ook hiervoor geldt weer dat de persoon die er voor kan zorgen dat de vergunningvoorwaarden worden nageleefd in aanmerking kan komen voor de vergunning.

Naar boven

9.3 Voorbeelden beheer douane-entrepot

In deze paragraaf worden voorbeelden gegeven van mogelijke situaties die zich in de praktijk voordoen. In de voorbeelden wordt met name ingegaan op de vraag of sprake is van beschikkingsmacht over de goederen. Voor zover relevant voor het voorbeeld zal ook op de andere aspecten uit paragraaf 9.2 worden ingegaan.

Naar boven

9.3.1 Aanvraag entrepotvergunning door importeur

De importeur van de goederen vraagt voor een eigen opslaglocatie een vergunning douane-entrepot aan. De importeur heeft in deze situatie zowel de fysieke als de economische beschikkingsmacht over de goederen. Als de importeur ook aan de andere eisen die gesteld worden aan “beheer van een douane-entrepot voldoet” dan kan de vergunning douane-entrepot aan hem verleend worden.

Naar boven
9.3.1.1 Verzoek importeur om uitbreiding vergunning met extra eigen locatie

Als de importeur al een eigen vergunning douane-entrepot heeft en de vergunning wil uitbreiden met een extra eigen locatie dan geldt hetzelfde als vermeldt in paragraaf 9.3.1.

Naar boven
9.3.1.2 Verzoek importeur om uitbreiding vergunning met locatie van een derde

Het gebeurt regelmatig dat een importeur zijn douane-entrepot wil uitbreiden met een locatie van een derde, bijvoorbeeld een logistiek dienstverlener. Voor goederen die in deze nieuwe locatie worden opgeslagen heeft de importeur wel de economische beschikkingsmacht, maar niet (langer) de fysieke beschikkingsmacht.

Deze ligt nu bij de persoon die de nieuwe opslaglocatie in beheer heeft (de logistiek dienstverlener). Zoals gesteld is één van de vormen van beschikkingsmacht op zich voldoende om in aanmerking te komen voor een douane-entrepot.

Bij dit soort verzoeken moet voordat de vergunning verleend kan worden beoordeeld worden of de AO/IB van vergunninghouder hiertoe voldoende waarborgen biedt. Daarbij moet extra aandacht besteed worden aan met name:

  • de voorraadadministratie en

  • het nemen van maatregelen om onttrekken aan douanetoezicht te voorkomen.

Ad 1: Voorraadadministratie

De logistiek dienstverlener zal normaal gesproken een eigen magazijnvoorraadadministratie voeren voor alle goederen die hij in opslag heeft. Met betrekking tot de voorraadadministratie van het entrepot moet duidelijk zijn welke waarborgen er zijn dat deze juist, tijdig en volledig wordt gevoerd. Dit kan bijvoorbeeld doordat de logistiek dienstverlener directe toegang heeft tot de voorraadadministratie van het entrepot en deze muteert voor in- en uitslagen of door een interface tussen de magazijnvoorraadadministratie en de entrepotadministratie. Van geval tot geval zal beoordeeld moeten worden of er voldoende waarborgen zijn.

Ad 2: Waarborgen om onttrekken aan douanetoezicht te voorkomen

De entreposeur moet de noodzakelijke maatregelen treffen om te voorkomen dat goederen aan douanetoezicht worden onttrokken. Hoe kan hij die maatregelen treffen als de opslaglocatie feitelijk wordt beheerd door een derde?

Als de opslaglocatie van die derde zelf de status van douane-entrepot heeft dan kan er in veel gevallen van worden uitgegaan dat voor die locatie al voldoende waarborgen aanwezig zijn dat goederen niet aan toezicht worden onttrokken. Als dit niet zo was zou namelijk geen vergunning verleend mogen zijn. Het douane-entrepot van de importeur “lift” als het ware mee op de aan de logistiek dienstverlener verleende vergunning. Wel moet worden gekeken of er sprake is van nieuwe aspecten die niet beoordeeld zijn. Als in het entrepot van de derde persoon bijvoorbeeld gezamenlijke opslag niet is toegestaan en dat wel is toegestaan aan degene die van die ruimte gebruik wil gaan maken, dan moet worden beoordeeld of de risico’s die kunnen voortvloeien uit gezamenlijke opslag zijn afgedekt.

In het geval dat de opslaglocatie van de derde persoon nog niet de status heeft van douane-entrepot, zal op basis van feitelijke omstandigheden (contracten, toegangsbeveiliging, etc) beoordeeld moeten worden of er voldoende waarborgen zijn en zal daarom aanvullend onderzoek noodzakelijk zijn.

Naar boven

9.3.2 Aanvraag entrepotvergunning door logistiek dienstverlener

Een logistiek dienstverlener vraagt voor een eigen opslaglocatie een douane-entrepot aan waar hij goederen voor derden wil opslaan. De logistiek dienstverlener heeft in deze situatie alleen de fysieke beschikkingsmacht over de goederen. De economische beschikkingsmacht zal normaal gesproken liggen bij de importeurs en/of de eigenaren van de goederen.

Zoals gesteld moet de entreposeur minimaal één van de vormen van beschikkingsmacht over de goederen hebben om in aanmerking te komen voor een vergunning douane-entrepot. In deze situatie beschikt hij over de fysieke beschikkingsmacht. Als de logistiek dienstverlener daarnaast voldoet aan de andere eisen die gesteld worden aan “beheer van een douane-entrepot” dan kan de vergunning douane-entrepot aan hem verleend worden.

Naar boven
9.3.2.1 Verzoek logistiek dienstverlener om uitbreiding vergunning met eigen locatie

Als de logistiek dienstverlener al een eigen vergunning douane-entrepot heeft en de vergunning wil uitbreiden met een extra eigen locatie dan geldt exact hetzelfde als vermeldt in paragraaf 9.3.2.

Naar boven
9.3.2.2 Verzoek logistiek dienstverlener om uitbreiding vergunning met locatie van een derde

Het gebeurt regelmatig dat een logistiek dienstverlener of douane-expediteur zijn douane-entrepot wil uitbreiden met een locatie van een derde, bijvoorbeeld een opslaglocatie van een importeur. Dit gebeurt met name in gevallen dat een importeur wel behoefte heeft aan opslag van niet-communautaire goederen, maar op te kleinschalig niveau om een eigen entrepot aan te vragen.

Ook is denkbaar dat de importeur zelf niet over voldoende douanekennis beschikt. Vaak is het de importeur die de douane-expediteur benadert of deze niet voor hem een douane-entrepot wil voeren.

Voor goederen die in deze nieuwe locatie worden opgeslagen heeft de logistiek dienstverlener noch de economische noch de fysieke beschikkingsmacht over de goederen. Omdat de beheerder van een douane-entrepot minimaal één vorm van beschikkingsmacht nodig heeft, kan zijn vergunning niet uitgebreid worden met deze locatie.

Naar boven

9.3.3 Aanvraag van een entrepotvergunning door een administratiekantoor

Er zijn opslaghouders (zowel logistiek dienstverleners als importeurs) die een aparte B.V. oprichten met de bedoeling daarin alle douanetechnische verantwoordelijkheden onder te brengen. Hierdoor worden financiële risico’s bij deze aparte B.V. neergelegd. Meestal heeft een dergelijke B.V. niet meer dan één of twee werknemers. Deze “douane” B.V. vraagt vervolgens de entrepotvergunning aan.

Of de “douane” B.V. een vergunning douane-entrepot kan krijgen is niet met een algemeen “ja” of “nee” te beantwoorden. Eerst zal gekeken moeten worden of deze rechtspersoon één van de vormen van beschikkingsmacht over de goederen heeft. Veelal zal de economische beschikkingsmacht bij de importeur liggen en de fysieke beschikkingsmacht bij de rechtspersoon die de opslaglocatie in beheer heeft. In dergelijke gevallen komt de B.V. niet in aanmerking voor een vergunning douane-entrepot. Het is echter ook mogelijk dat de “douane” B.V. ook eigenaar van de goederen wordt. In dit geval beschikt de B.V. mogelijk wel over de economische beschikkingsmacht en kan hij, als hij ook aan de andere voorwaarden voldoet, een vergunning krijgen.

Naar boven

9.3.4 Aanvraag van een entrepotvergunning binnen een concern

Het gebeurt regelmatig dat we te maken hebben met een concern. Zeker bij grote logistieke dienstverleners komt het veel voor dat een hele kerstboom aan BV's bestaat. Veel van die BV's zijn de werkmaatschappijen die daadwerkelijk de opslagruimtes in beheer hebben, personeel in dienst hebben en goederen onder zich hebben.

Daarnaast is er ook één “douane”- BV die een vergunning heeft waar alle opslaglocaties van de werkmaatschappij in zijn opgenomen. In het kader van "beheer van douane-entrepot" worden rechtspersonen geacht deel uit te maken van een concern als zij voor meer dan 50% eigendom zijn van een andere rechtspersoon binnen dat concern (moedermaatschappij). In veel gevallen zijn al deze BV's (inclusief de “douane BV “) geheel of gedeeltelijk eigendom van een moedermaatschappij.

Het is in deze situaties niet wenselijk aan iedere afzonderlijke BV het volledige scala aan douanevergunningen te verlenen. Dit zou leiden tot een forse administratieve lastenverzwaring voor bedrijfsleven (en douane).

In afwijking van hetgeen eerder in deze nota vermeld staat, is het toegestaan om binnen concernverband de douanevergunning aan één van de BV’s te verlenen terwijl het daadwerkelijke beheer van de opslagruimtes bij één of meer andere BV’s liggen.

Wel is het hierbij noodzakelijk dat:

  1. het fysieke of economische beheer in ieder geval bij de werkmaatschappijen ligt wiens locaties onder het douane-entrepot vallen;

  2. afdracht van eventuele rechten gewaarborgd is. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan voldoende hoge zekerheid door de vergunninghouder of aan garanties die worden gesteld door de moedermaatschappij. Het is namelijk niet de bedoeling dat deze constructie wordt gebruikt om financiële risico’s uit te sluiten.

Naar boven