Belastingdienst

Javascript staat uit in deze internetbrowser. U moet Javascript activeren om onze internetsite te zien.

Thema's

20 Gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en normbedragen

Onder de werkkostenregeling (WKR) kunt u maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon (de 'vrije ruimte') besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van uw vrije ruimte (zie paragraaf 20.1).

Om te voorkomen dat de waarde van bepaalde voorzieningen die uw werknemer op de werkplek gebruikt, in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze 'nihilwaarderingen' gaan dus ook niet ten koste van uw vrije ruimte. De nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura, niet voor vergoedingen in geld (zie paragraaf 20.2).

Voor bepaalde voorzieningen op de werkplek en voor (dienst)woningen gelden normbedragen (zie paragraaf 20.3).

Naar boven

20.1 Gerichte vrijstellingen

Voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bestaan gerichte vrijstellingen. U mag voor gerichte vrijstellingen ook een vaste kostenvergoeding geven (zie paragraaf 4.6.1).

Gerichte vrijstellingen en vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van uw vrije ruimte als u aan de volgende 2 voorwaarden voldoet:

  • U wijst de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan als eindheffingsloon, bijvoorbeeld door ze in uw administratie op te nemen als eindheffingsloon. Doet u dit niet, dan is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon van de werknemer. De keuze tussen gerichte vrijstelling (eindheffingsloon) en loon van de werknemer maakt u uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.

  • De vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen blijven binnen de normen die voor deze gerichte vrijstellingen gelden.

Let op!

Als loon in natura onder de nihilwaarderingen én onder de gerichte vrijstellingen zou kunnen vallen, behandelt u het loon als nihilwaardering.

Bovenmatig deel

Vergoedt of verstrekt u meer dan de normen, dan is er sprake van een bovenmatig deel. Voor dit bovenmatige deel mag u kiezen:

  • als eindheffingsloon aanwijzen (zie paragraaf 8.1.3)

  • als loon van de werknemer belasten

  • deels als eindheffingsloon aanwijzen en deels als loon van de werknemer belasten

Voorbeeld

U betaalt uw werknemer een reiskostenvergoeding van € 0,29 per zakelijke kilometer. Van dit bedrag kunt u € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden omdat hiervoor een gerichte vrijstelling geldt. De rest van het bedrag (€ 0,10 per kilometer) is het bovenmatige deel en valt niet onder de gerichte vrijstelling. U kunt dit als belast loon van uw werknemer bestempelen of als eindheffingsloon aanwijzen. Hebt u geen ruimte meer over, dan moet u over het meerdere 80% eindheffing betalen, dus € 0,08 per kilometer.

Welke gerichte vrijstellingen zijn er?

Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van:

  • vervoer (zie hoofdstuk 21)

  • tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen (zie paragraaf 20.1.1) en maaltijden (zie paragraaf 20.1.2)

  • cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk (zie paragraaf 20.1.3)

  • studie- en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties (evc-procedures) (zie paragraaf 20.1.4)

  • verhuizingen (zie paragraaf 20.1.5)

  • extraterritoriale kosten (zie paragraaf 20.1.6)

  • gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium (zie paragraaf 20.1.7)

  • korting op producten uit eigen bedrijf (zie paragraaf 20.1.8)

  • arbovoorzieningen (zie paragraaf 20.1.9)

  • hulpmiddelen (zie paragraaf 20.1.10)

Naar boven

20.1.1 Tijdelijk verblijf

Vergoedt of verstrekt u aan uw werknemer kosten van tijdelijk verblijf, dan rekent u daarvoor niets tot het loon. In de volgende 2 gevallen is er sprake van tijdelijk verblijf:

  • Het gaat om een ambulante werknemer (zie hierna bij 'Ambulante werknemers').

  • De werknemer reist heen en weer tussen een tijdelijke verblijfplaats en zijn werkplek, omdat er zakelijke redenen zijn om (nog) niet bij de plaats van zijn werk te gaan wonen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten of zolang de werknemer in de wettelijke proeftijd zit.

Zodra er geen sprake meer is van tijdelijk verblijf, mag u de kosten van het verblijf niet meer onbelast vergoeden. De vergoeding is dus loon van de werknemer vanaf het moment dat hij niet meer ambulant is. Of als er geen zakelijke redenen meer zijn om niet bij de werkplek te wonen. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen (zie paragraaf 8.1.3).

Ambulante werknemers

Een werknemer is ambulant als hij vanuit zijn woning naar steeds verschillende arbeidsplaatsen reist. Een werknemer is ook ambulant als hij doorgaans op ten minste 1 dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats en hij dat doet op maximaal 20 dagen (het 20-dagencriterium).

U moet het 20-dagencriterium beoordelen over de zogenoemde referentieperiode. Deze periode begint in de week waarin de werknemer voor het eerst naar de arbeidsplaats reist, en eindigt in de week waarin hij voor het laatst naar deze plaats reist. Bij incidentele onderbrekingen loopt de referentieperiode door. Bij lange onderbrekingen begint de referentieperiode opnieuw. Van een langdurige onderbreking is sprake als de werknemer niet naar dezelfde arbeidsplaats reist gedurende 1 of meer van de volgende periodes:

  • 2 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van 26 weken of minder

  • 3 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van meer dan 26 weken

  • 6 of meer aaneensluitende weken wegens verlof en/of ziekte

Reisbesluiten Binnen- en Buitenland

De reisbesluiten Binnen- en Buitenland regelen de vergoedingen voor ambtenaren op dienstreis, maar u kunt ze ook toepassen voor werknemers die wat hun uitgaven betreft vergelijkbaar zijn met ambtenaren op dienstreis.

Binnenlandse dienstreizen

Voor binnenlandse dienstreizen kunt u maximaal de volgende bedragen voor verblijfkosten onbelast vergoeden aan uw werknemer:

  • kleine uitgaven overdag: € 4,15

  • kleine uitgaven 's avonds: € 8,33

  • een ontbijt: € 8,80

  • een lunch: € 8,55

  • een avondmaaltijd: € 21,46

  • logies: € 89,15

Als u meer vergoedt dan deze bedragen, dan kunt u het bovenmatige deel van de vergoeding tot het loon van de werknemer rekenen of als eindheffingsloon aanwijzen (zie paragraaf 8.1.3).

Zie paragraaf 20.1.2 voor meer informatie over maaltijden.

Zie paragraaf 20.3.4 voor meer informatie over een woning die u aan de werknemer ter beschikking stelt voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.

Buitenlandse dienstreizen

Vergoedingen volgens het Reisbesluit Buitenland voor buitenlandse dienstreizen zijn gerichte vrijstellingen. Hierop is 1 uitzondering: Als u de kosten van een overnachting niet aannemelijk kunt maken, mag u volgens het Reisbesluit Buitenland een vergoeding van € 11,34 geven. Deze vergoeding is niet gericht vrijgesteld. U kunt dit loon wel als eindheffingsloon aanwijzen.

Naar boven

20.1.2 Maaltijden

Maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn onbelast. Van zo'n maaltijd is sprake bij:

  • dienstreizen

  • reizen van mobiele en ambulante werknemers, zoals vertegenwoordigers en accountants
    Zie paragraaf 20.1.1 voor meer informatie over tijdelijk verblijf.

  • zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek

  • werkzaamheden op niet-permanente locaties, zoals bij het werk van wegenbouwers, bouwvakkers en medewerkers van een filmcrew
    Zie paragraaf 20.1.1 voor meer informatie over tijdelijk verblijf.

Daarnaast kunt u ook een onbelaste vergoeding of verstrekking van maaltijden geven als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is sprake bij:

  • al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden

  • therapeutisch mee-eten

  • werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens

Als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, is er in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd.

Als u dergelijke maaltijden vergoedt, kunt u de werkelijke kosten ervan vergoeden. U mag ook aansluiten bij het normbedrag voor maaltijden in bedrijfskantines van € 3,25 per maaltijd. Het maakt daarbij niet uit waar de werknemer kosten voor de maaltijd heeft gemaakt. Bijvoorbeeld:

  • in een restaurant

  • bij een bakker voor bijvoorbeeld kant-en-klare (luxe) broodjes

  • in een supermarkt voor bijvoorbeeld een maaltijd die de werknemer de volgende dag mee van huis neemt

Ambulante werknemers

Voor ambulante werknemers is een vergoeding of verstrekking van een maaltijd onbelast. Een werknemer is ambulant als hij vanuit zijn woning naar steeds verschillende arbeidsplaatsen reist. Een werknemer is ook ambulant als hij doorgaans op ten minste 1 dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats en hij dat doet op maximaal 20 dagen (het 20-dagencriterium).

U moet het 20-dagencriterium beoordelen over de zogenoemde referentieperiode. Deze periode begint in de week waarin de werknemer voor het eerst naar de arbeidsplaats reist, en eindigt in de week waarin hij voor het laatst naar deze plaats reist. Bij incidentele onderbrekingen loopt de referentieperiode door. Bij lange onderbrekingen begint de referentieperiode opnieuw. Van een langdurige onderbreking is sprake als de werknemer niet naar dezelfde arbeidsplaats reist gedurende 1 of meer van de volgende periodes:

  • 2 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van 26 weken of minder

  • 3 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van meer dan 26 weken

  • 6 of meer aaneensluitende weken wegens verlof en/of ziekte

Zodra een werknemer niet langer ambulant is, moet u het normbedrag toepassen (zie paragraaf 20.3.1).

Reisbesluiten Binnen- en Buitenland

De reisbesluiten Binnen- en Buitenland regelen de vergoedingen voor ambtenaren op dienstreis, maar u kunt ze ook toepassen voor werknemers die wat hun uitgaven betreft vergelijkbaar zijn met ambtenaren op dienstreis. Zie paragraaf 20.1.1 voor meer informatie over vergoedingen volgens de reisbesluiten.

Zakelijk etentje

Als uw werknemer uit eten gaat met een klant en uw werknemer de rekening zelf betaalt, kunt u die rekening onbelast aan uw werknemer vergoeden. Het moet dan wel aantoonbaar om een zakelijk etentje gaan.

Therapeutisch mee-eten

Sommige werknemers in de gezondheids- of welzijnszorg zijn op grond van een publiekrechtelijke regeling of (collectieve) arbeidsovereenkomst verplicht samen te eten met de hen toevertrouwde patiënten, pupillen of bewoners. Voor dit therapeutisch mee-eten hoeft u bij deze werknemers niets bij het loon te tellen.

Maaltijden in bedrijfskantines

Voor maaltijden in bedrijfskantines rekent u een normbedrag tot het loon (zie paragraaf 20.3.1).

Maaltijden tijdens personeelsfeesten

Hoe u omgaat met maaltijden tijdens personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten, hangt af van de locatie van het feest (zie paragraaf 20.3.1).

Naar boven

20.1.3 Congressen, cursussen, vakliteratuur en dergelijke

Vergoedingen of verstrekkingen die u uw werknemer geeft voor het onderhouden en verbeteren van zijn kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk, zoals cursussen, congressen en vakliteratuur, zijn onbelast. Dat geldt ook voor inschrijving in een beroepsregister en outplacement.

Studiedag met gemengd karakter

Als u een studiedag met verschillende activiteiten organiseert, kunnen verschillende vrijstellingen een rol spelen. Als u zo'n dag organiseert voor uw werknemers met lunch, diner en een ontspannend avondje teambuilding, moet u – afhankelijk van de invulling van het programma en de tijdsbesteding – de kosten splitsen in:

  • de kosten van activiteiten met vooral een zakelijk karakter
    Deze kosten zijn vrijgesteld op basis van de volgende gerichte vrijstellingen:

    • cursussen, congressen, seminars, vakliteratuur en dergelijke (de gerichte vrijstelling van deze paragraaf)

    • tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking (zie paragraaf 20.1.1)

    • maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter (zie paragraaf 20.1.2)

  • de kosten van activiteiten met vooral een consumptief karakter
    De regels voor het personeelsfeest zijn van toepassing (zie paragraaf 20.2.3).

Reiskosten

Meer informatie over vergoedingen voor reizen in verband met cursussen, congressen, seminars, symposia en excursies vindt u in hoofdstuk 21.

Inschrijving in beroepsregister

De inschrijving in een beroepsregister is onbelast als het gaat om wettelijk voorgeschreven registraties en registraties die de beroepsgroep eist voor het veiligstellen en bewaken van kwaliteitsnormen. Ook de inschrijving in een register zonder een verplicht karakter kunt u onbelast vergoeden. Voorwaarde daarbij is voldoende kwaliteitsborging door de beroepsvereniging. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als de beroepsvereniging alleen leden toelaat die voldoen aan bepaalde deskundigheidseisen, verplichtingen oplegt voor scholing, of het bijhouden of verwerven van kennis en vaardigheden op het vakgebied stimuleert.

Outplacement

Outplacement is het geheel van diensten en adviezen voor de werknemer om op zo kort mogelijke termijn een passende nieuwe werkkring te vinden door het verbeteren van kennis en vaardigheden. Hieronder vallen bijvoorbeeld de kosten van een loopbaanscan. Onder outplacement vallen niet de kosten van bemiddeling of contractonderhandeling door een vertegenwoordiger van de werknemer.

De kosten van outplacement kunt u onbelast vergoeden. Ook de verstrekking van outplacementfaciliteiten hoeft u niet tot het loon te rekenen.

Een prepensioencursus als voorbereiding op een nieuwe levensfase is vergelijkbaar met outplacement. Als de cursus een meer recreatief karakter heeft, dan is de vergoeding of verstrekking loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen (zie paragraaf 8.1.3). Wij kunnen op uw verzoek beoordelen in hoeverre u de cursus onbelast kunt vergoeden of verstrekken.

Een vergoeding voor binnenlandse reizen in verband met outplacement is vrijgesteld tot maximaal € 0,19 per kilometer als uw werknemer een eigen vervoermiddel gebruikt. Als uw werknemer met het openbaar vervoer reist, mag u maximaal € 0,19 per kilometer vergoeden. Maar u kunt ook de werkelijke kosten onbelast vergoeden.

Meer informatie over vergoedingen voor reizen in verband met outplacement vindt u in hoofdstuk 21.

Dagbladen

Het vergoeden of verstrekken van (abonnementen op) dagbladen is onbelast, als het dagblad vakliteratuur voor de werknemer is.

Is het dagblad geen vakliteratuur, dan is de vergoeding of verstrekking van (abonnementen op) dagbladen loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen.

Naar boven

20.1.4 Studie en opleiding

Volgt uw werknemer een studie of een opleiding om zich persoonlijk te ontwikkelen, zodat hij (meer) inkomen uit werk en woning kan verwerven? Dan zijn uw vergoedingen en verstrekkingen hiervoor onbelast. Er zijn 3 voorwaarden voor vrijstelling:

  • De studiekosten worden niet al door een ander vergoed.

  • De studie of opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst.

  • U hebt de vergoeding verstrekt of toegezegd vóór het einde van het kalenderjaar waarin de kosten worden gemaakt.

Het gaat hier met name om lesgelden, kosten van studieboeken en andere leermiddelen en reiskosten voor lesbezoek.

Let op!

Vergoedingen voor een studeerruimte en de inrichting ervan horen wel tot het loon, tenzij het gaat om arbovoorzieningen (zie paragraaf 20.1.9).

De vrijstelling is ook van toepassing als een werknemer de vergoeding voor studiekosten onder bepaalde omstandigheden moet terugbetalen, bijvoorbeeld als hij de studie onderbreekt of als hij onvoldoende studieresultaten behaalt. Gratificaties of premies die u aan de werknemer toekent bij afronding van zijn studie of opleiding, horen echter wel tot het loon, ook al is de hoogte ervan afgestemd op de hoogte van de studiekosten.

Vergoedingen en verstrekkingen voor bepaalde studiekosten in verband met het vervullen van de huidige dienstbetrekking zijn ook onbelast (zie paragraaf 20.1.3).

Reiskosten

Meer informatie over vergoedingen voor binnenlandse reizen in verband met studie en opleiding vindt u in hoofdstuk 21. Bij buitenlandse reizen in verband met studie en opleiding mag u de werkelijke kosten onbelast vergoeden.

Studiekostenvergoedingen en ontslag

Soms moet een werknemer bij ontslag de onbelaste studiekostenvergoeding terugbetalen. Die terugbetaling is voor de werknemer geen negatief loon. De werknemer kan het terugbetaalde bedrag in het jaar van de terugbetaling wel als scholingsuitgaven opnemen in zijn aangifte inkomstenbelasting.

Als een nieuwe werkgever het terugbetaalde bedrag vergoedt aan de werknemer, mag hij dat onbelast doen in het kalenderjaar waarin de werknemer het bedrag terugbetaalt. Als een nieuwe werkgever de terugbetalingsverplichting overneemt in het kalenderjaar waarin de werknemer het bedrag aan zijn oude werkgever moet terugbetalen, heeft dit geen gevolgen voor de loon- en inkomstenbelasting. Maar als de nieuwe werkgever dit in een later kalenderjaar doet, is de vergoeding alleen onbelast of de overname van de terugbetalingsverplichting alleen zonder fiscale gevolgen als hij:

  • de vergoeding van de terugbetalingsverplichting al onvoorwaardelijk heeft toegezegd in het kalenderjaar waarin de werknemer het bedrag terugbetaalt

  • de overname van de terugbetalingsverplichting al onvoorwaardelijk heeft toegezegd in het kalenderjaar waarin de werknemer het bedrag aan zijn oude werkgever moet terugbetalen

Let op!

Als een nieuwe werkgever de terugbetaling van de studiekostenvergoeding onbelast vergoedt of de terugbetalingsverplichting overneemt, kan de werknemer de terugbetaling niet als scholingsuitgaven in zijn aangifte inkomstenbelasting opnemen.

Erkenning verworven competenties

Uitgaven en verstrekkingen voor het volgen van een procedure Erkenning verworven competenties zijn studiekosten. Vergoedingen en verstrekkingen in verband met deze procedure horen niet tot het loon.

Naar boven

20.1.5 Verhuizingen

Vergoedingen voor verhuiskosten horen in het algemeen tot het loon, maar u kunt voor de verhuiskosten van een werknemer een onbelaste vergoeding betalen als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking.

U mag een onbelaste verhuiskostenvergoeding geven van maximaal € 7.750 naast de vergoeding van de werkelijke kosten voor het overbrengen van de boedel. Voorwaarde is wel dat het gaat om een verhuizing die voldoende samenhangt met de dienstbetrekking. Voldoende verband met de dienstbetrekking is in ieder geval aanwezig als aan de volgende 2 voorwaarden is voldaan:

  • De werknemer verhuist binnen 2 jaar na aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing.

  • De werknemer woont meer dan 25 kilometer van het werk en verhuist, waardoor de afstand tussen zijn nieuwe woning en zijn werk ten minste 60% minder wordt.

Vergoedingen voor aan- en verkoopkosten van woningen zijn loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen (zie paragraaf 8.1.3).

Naar boven

20.1.6 Extraterritoriale kosten

Zie paragraaf 17.4 voor meer informatie over de extraterritoriale vergoedingen en de 30%-regeling.

Naar boven

20.1.7 Noodzakelijkheidscriterium: gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur

Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:

  • de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking

  • u de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer

  • uw werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking
    Als uw werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan u betaalt, moet u vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. U mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen (zie paragraaf 8.1.3).

Als uw werknemer privévoordeel heeft van de voorziening, hoeft u dit voordeel niet tot het loon te rekenen. U mag wel een eigen bijdrage vragen als u uw werknemer laat kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage trekt u dan van het nettoloon af.

Noodzakelijk

'Noodzakelijk' betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van dat gebruik is daarbij niet doorslaggevend.

Als het werk in theorie ook mogelijk is zonder de voorziening, kunt u toch aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen. Waar het om gaat is dat de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en u dus kunt aantonen dat deze voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering.

Als een voorziening noodzakelijk is voor het werk van uw werknemer, dan bent u hier ook financieel verantwoordelijk voor. Daarom komen de kosten van een noodzakelijke voorziening voor uw rekening.

Voorbeeld

Een dagbladjournalist die bij u in dienst is, heeft bepaalde digitale hulpmiddelen nodig om zijn werk te kunnen doen. Als u hem 1 tablet en 1 telefoon verstrekt, levert dit geen discussie op. Maar als u hem een laptop, tablet en mobiele telefoon verstrekt, kunnen wij u om uitleg vragen over de noodzakelijkheid van de hulpmiddelen. Stelt u dat uw werknemer efficiënter werkt door deze hulpmiddelen, maar zijn wij niet overtuigd? Dan moeten wij bewijzen dat niet alle hulpmiddelen noodzakelijk zijn.

Het noodzakelijkheidscriterium vertoont veel overeenkomsten met het tot nu toe gebruikelijke zakelijkheidsvereiste, maar gaat een stapje verder. Een zakelijke voorziening of kosten die alleen bijdragen aan een goede uitoefening van de dienstbetrekking, hoeven namelijk niet noodzakelijk te zijn om toch gericht vrijgesteld te zijn (zie paragraaf 20.1.10).

Gereedschap en dergelijke apparatuur

Voorbeelden van gereedschap zijn: het pneumatische nietpistool of de lasergestuurde afstandsmeter van een timmerman, het fototoestel van een fotograaf, een muziekinstrument van een muzikant, de kwast van een schilder en de naaimachine van een kledingmaker. Een voorbeeld van 'dergelijke apparatuur' is een kalibreerapparaat dat nodig is om gereedschap bedrijfsklaar te houden. De verf waar een schilder mee schildert en de stof waar de kleding van wordt gemaakt, zijn geen gereedschap, net zomin als werkkleding of kantoormeubilair.

Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur

Onder computers en mobiele communicatiemiddelen verstaan wij onder meer desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en telefonie en software kunnen ook vrijgesteld zijn. Een voorbeeld van 'dergelijke apparatuur' is een organizer, een printer of een navigatiesysteem omdat deze vooral bedoeld zijn om zelfstandig te gebruiken.

Vaste kostenvergoedingen

U mag vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium, zolang u maar expliciet vastlegt aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. U moet ook altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.

Cafetariaregelingen en noodzakelijkheid

Binnen een cafetariaregeling zijn vergoedingen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet gericht vrijgesteld, omdat ze niet voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Als u niet gebruikmaakt van een cafetariaregeling en dus bepaalt of een voorziening noodzakelijk is, mag u uw werknemer wel keuzevrijheid geven in het merk of het model van de voorzieningen. Ook mag uw werknemer een duurder model kiezen als hij een eigen bijdrage uit zijn nettoloon betaalt.

Bestuurders en commissarissen

Voor bestuurders en commissarissen geldt het noodzakelijkheidscriterium pas als u aannemelijk kunt maken dat de voorziening gebruikelijk is voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking. In dit geval hebt u dus de bewijslast.

Voorbeeld

Een commissaris vraagt u een iPad en een Google Glass te verstrekken voor zijn werk. U moet beoordelen of deze voorzieningen gebruikelijk en noodzakelijk zijn voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking. Voor het werk van een commissaris is een iPad niet ongebruikelijk en kan deze dus noodzakelijk zijn. Voor een Google Glass geldt dat niet.

Naar boven

20.1.8 Korting op producten uit eigen bedrijf

Voor korting op producten uit uw eigen bedrijf geldt een gerichte vrijstelling. Als u aan uw werknemer een korting of vergoeding geeft bij de aankoop van producten uit eigen bedrijf, dan is dit onder de volgende voorwaarden gericht vrijgesteld:

  • De producten zijn niet branchevreemd.

  • De korting of vergoeding is per product maximaal 20% van de waarde van dat product in het economische verkeer.

  • De kortingen of vergoedingen bedragen in 2016 samen niet meer dan € 500.

Komt u boven het maximum van € 500 uit, dan kunt u het deel dat uitkomt boven het maximum aanwijzen als eindheffingsloon. Het is dan onbelast voor zover u nog vrije ruimte hebt. Komt u niet boven het maximum van € 500 uit, dan mag u het niet-gebruikte deel van de vrijstelling niet doorschuiven naar een volgend jaar.

Kortingen of vergoedingen voor producten uit eigen bedrijf zijn ook een gerichte vrijstelling als de dienstbetrekking is geëindigd door pensionering of arbeidsongeschiktheid.

Deze regeling geldt ook als de korting wordt gegeven door een met u verbonden vennootschap. Onder een verbonden vennootschap wordt verstaan:

  • een vennootschap waarin de werkgever voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft

  • een vennootschap die voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft in de werkgever

  • een vennootschap waarin een derde partij voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft, terwijl deze derde partij ook voor minimaal 1/3 gedeelte belang heeft in de werkgever

Naar boven

20.1.9 Arbovoorzieningen

Arbovoorzieningen zijn gericht vrijgesteld. Hierbij maakt het niet uit of u deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, en of uw werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt of niet. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. Het gaat om de volgende voorzieningen:

  • arbovoorzieningen op de werkplek

  • arbovoorzieningen buiten de werkplek (bijvoorbeeld een medische keuring)

De arbovoorzieningen moeten wel aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • De arbovoorzieningen hangen samen met uw verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.

  • De werknemer gebruikt de voorzieningen (gedeeltelijk).

  • De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor de voorzieningen.

Het gaat bijvoorbeeld om:

  • een veiligheidsbril met geslepen glazen voor een laborant of lasser

  • een zonnebril voor een chauffeur of piloot

  • speciale isolerende of beschermende kleding
    Zie paragraaf 20.2.4 voor meer informatie over (werk)kleding en uniformen.

  • een verplichte medische keuring

  • een aanstellingskeuring

  • een geneeskundig of arbeidsgezondheidskundig onderzoek, een second opinion of een griepprik in het kader van preventie- en verzuimbeleid

  • een door de werkgever geïnitieerd preventie- en gezondheidsprogramma

  • een EHBO-cursus die in redelijkheid deel uitmaakt van uw arboplan
    Dit geldt ook voor herhalingscursussen en bijscholing in verband met het EHBO-diploma. Krijgt de werknemer met een EHBO-diploma hiervoor een toeslag, dan is deze toeslag wel belast.

Stoelmassage of reflexzonemassage

Een stoelmassage of reflexzonemassage kunt u onder de volgende voorwaarden onbelast ter beschikking stellen:

  • U hebt als werkgever een arboplan.

  • De massage maakt in redelijkheid deel uit van dat arboplan.

  • De massage vindt tijdens werktijd plaats.

  • De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen.

Cursus stoppen met roken

U mag uw werknemers onbelast een cursus stoppen met roken laten volgen. Voorwaarde daarbij is dat de cursus deel uitmaakt van het arboplan van uw onderneming.

Arbovoorzieningen in de werkruimte thuis

Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van arbovoorzieningen in de werkruimte thuis is onbelast als:

  • die arbovoorzieningen samenhangen met uw verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet

  • de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte

  • de werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt

  • de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:

    • De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht, dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking.

    • In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.

Naar boven

20.1.10 Hulpmiddelen

Hulpmiddelen die uw werknemer ook buiten de werkplek kan gebruiken en die hij voor 90% of meer zakelijk gebruikt, zijn gericht vrijgesteld. Dit geldt dus ook als er volgens uw redelijke oordeel geen sprake is van een noodzakelijke computer en dergelijke apparatuur, een mobiel communicatiemiddel en gereedschappen en toebehoren (zie paragraaf 20.1.7).

Naar boven

20.2 Nihilwaarderingen

Alles wat u uw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt voor zijn dienstbetrekking, is loon. Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen die uw werknemer op de werkplek gebruikt, in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze 'nihilwaarderingen' gaan dus niet ten koste van uw vrije ruimte.

Bij het vaststellen van de nihilwaardering is het begrip 'werkplek' van belang: u mag alleen voorzieningen die uw werknemer ook op de werkplek gebruikt, op nihil waarderen. De nihilwaardering geldt bovendien alleen voor werknemers die voor hun dienstbetrekking op die werkplek moeten werken. Zie paragraaf 20.2.1 voor meer informatie over het begrip 'werkplek'.

Let op!

Als loon in natura onder de nihilwaarderingen en onder de gerichte vrijstellingen zou kunnen vallen, behandelt u het loon als nihilwaardering.

Welke nihilwaarderingen zijn er?

De volgende voorzieningen waardeert u op nihil:

  • voorzieningen die uw werknemer op de werkplek gebruikt (zie paragraaf 20.2.2)

  • consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd (zie paragraaf 20.2.3)

  • ter beschikking gestelde werkkleding (zie paragraaf 20.2.4)

  • het rentevoordeel van een personeelslening als uw werknemer daarmee een (elektrische) fiets of elektrische scooter koopt (zie paragraaf 20.2.5)

  • ter beschikking gestelde ov-abonnementen als uw werknemer het abonnement ook voor het werk gebruikt (zie paragraaf 20.2.6)

  • de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die u op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking (zie paragraaf 20.2.7)
    Dit is een nihilwaardering als de werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening.

  • voorzieningen in de werkruimte thuis (zie paragraaf 20.2.8)

Naar boven

20.2.1 Werkplek

Een werkplek is elke plaats waar uw werknemers werken en waarvoor u op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk bent. Uw zorgplicht voor de werkplek kan blijken uit een arboplan of uit de risico-inventarisatie en -evaluatie die u op grond van de Arbeidsomstandighedenwet moet maken.

Een werkplek is bijvoorbeeld: het bureau, een kamer, een kantoortuin, de lopende band, een fabriekshal, de keuken, de vergaderzaal, een bedrijfskantine, de parkeergarage of de fietsenstalling op het bedrijfsterrein, een fitnessruimte, de openbare ruimte voor een bouwvakker die graafwerkzaamheden verricht en voor een gemeentelijke hovenier die de openbare beplanting verzorgt.

Ook een auto of een ander vervoermiddel kan een werkplek zijn als een werknemer daarin werkt en u arboverantwoordelijk bent voor dat vervoermiddel. Voorbeelden zijn de (vracht)auto bij beroepschauffeurs, het vliegtuig bij piloten, en de trein bij conducteurs en machinisten. Ook bij andere beroepen kunnen vervoermiddelen een werkplek zijn als u uw werknemer opdraagt een bepaald vervoermiddel te gebruiken voor zijn werk. Bijvoorbeeld als een werknemer in uw opdracht uw auto gebruikt voor een dienstreis. Voor voorzieningen, zoals een notebook of de mobiele telefoon, die de werknemer in de auto (werkplek) voor zijn werk gebruikt, geldt dan een nihilwaardering.

Parkeergelegenheid in de omgeving van de werkplek

Gebruiken uw werknemers een parkeergelegenheid in de omgeving van de werkplek? Dan maakt deze deel uit van de werkplek als u verantwoordelijk bent voor die parkeergelegenheid. Dat wil zeggen dat een werknemer u met succes aansprakelijk kan stellen als door uw nalatigheid bijvoorbeeld zijn auto beschadigd raakt. Deze parkeergelegenheid mag u onbelast ter beschikking stellen.

Werkplek en personeelsfeesten, recepties en jubilea

Voor personeelsfeesten, recepties en jubilea is het begrip werkplek ruimer. De consumpties tijdens het feest, de receptie of het jubileum zijn voor al uw werknemers onbelast als het feest plaatsvindt op een plaats waarvoor u arboverantwoordelijk bent. Het is dus ook onbelast voor:

  • werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren

  • werknemers van andere werkgevers, met wie u de concernregeling (zie paragraaf 8.1.5) toepast

Zie paragraaf 20.2.3 voor informatie over personeelsfeesten in concernverband op een externe locatie.

Werkplek in woning werknemer

Uw werknemer werkt in een werkruimte in zijn eigen woning, vakantiewoning, woonwagen, woonschip, garage, tuinhuis en dergelijke. Zo'n werkruimte is mogelijk een werkplek. U kunt arbovoorzieningen op deze werkplek onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Zie paragraaf 20.2.8 voor meer informatie hierover.

Geen werkplek

In de volgende situaties is er geen sprake van een werkplek:

  • Uw werknemer werkt onderweg. Hij mailt bijvoorbeeld in de trein of de bus of schrijft een artikel in een horecagelegenheid. In deze situaties bent u niet arboverantwoordelijk. Voor de voorzieningen die de werknemer alleen onderweg gebruikt, geldt geen nihilwaardering.

  • De omstandigheden van de werknemer wijzigen. Dat is bijvoorbeeld het geval bij een overplaatsing (de oude werkplek is dan geen werkplek meer), blijvende arbeidsongeschiktheid of het einde van de dienstbetrekking.

Naar boven

20.2.2 Voorzieningen op de werkplek

Voorzieningen op de werkplek zijn onbelast. Denk hierbij aan een bureau of een kopieermachine. Maar dit kan ook een fitnessruimte op de werkplek zijn.

Naar boven

20.2.3 Consumpties op de werkplek

Consumpties die u op de werkplek (zie paragraaf 20.2.1) verstrekt en die geen deel uitmaken van een maaltijd, zijn onbelast. Het gaat hier bijvoorbeeld om koffie, thee, gebak, een stuk fruit en andere tussendoortjes van weinig waarde (maaltijden vallen hier dus niet onder). U hoeft deze consumpties niet tijdens werktijd te verstrekken.

Vormen de consumpties samen met andere consumpties die u (gedeeltelijk) vergoedt of verstrekt, een maaltijd? Dan is de regeling voor maaltijden van toepassing (zie paragraaf 20.1.2).

Een vergoeding voor consumpties op de werkplek is loon van de werknemer. Maar u kunt deze vergoeding ook als eindheffingsloon aanwijzen (zie paragraaf 8.1.3).

Personeelsfeesten

Hoe u om moet gaan met consumpties op personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten, hangt af van de locatie van het feest:

  • feest op de werkplek
    De verstrekte consumpties zijn onbelast, ook voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren en voor werknemers van andere werkgevers, met wie u de concernregeling (zie paragraaf 8.1.5) toepast.

  • feest op externe locatie bij een derde
    Deze feesten zijn loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen.

Vergoedingen voor personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten zijn loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen. Hoe u om moet gaan met maaltijden op personeelsfeesten leest u in paragraaf 20.3.1.

Bij een externe activiteit waarbij het zakelijk karakter overheerst en het feestelijk karakter niet meer dan bijkomstig is, hoeft u de totale kosten niet te splitsen in zakelijke en consumptieve kosten. De consumpties zijn onbelast.

Sinterklaasfeest

Bij de organisatie van een Sinterklaasfeest voor de kinderen van de werknemers zijn er 2 mogelijkheden:

  • U organiseert het feest op de werkplek, bijvoorbeeld in de kantine. Het feest is een niet-ongebruikelijke voorziening. De consumpties zijn onbelast. Dit geldt ook voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren en voor werknemers van andere werkgevers, met wie u de concernregeling (zie paragraaf 8.1.5) toepast. Als u de kinderen of de werknemers een cadeau meegeeft is dat loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen.

  • U organiseert het feest extern bij een derde. De waarde van het feest en de eventuele cadeaus voor de kinderen of de werknemers is loon voor de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen.

Personeelsreizen

De factuurwaarde (inclusief btw) van personeelsreizen en dergelijke, of vergoedingen daarvoor is loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen.

Reisbesluiten Binnen- en Buitenland

De reisbesluiten Binnen- en Buitenland regelen de vergoedingen voor ambtenaren op dienstreis, maar u kunt ze ook toepassen voor werknemers die wat hun uitgaven betreft vergelijkbaar zijn met ambtenaren op dienstreis.

Zie paragraaf 20.1.1 voor meer informatie over vergoedingen volgens de reisbesluiten.

Naar boven

20.2.4 Werkkleding

U kunt uw werknemer kleding ter beschikking stellen (u blijft eigenaar), vergoeden (uw werknemer is eigenaar) of verstrekken (uw werknemer wordt eigenaar). In deze paragraaf leest u wanneer dit belast is. Ook leest u hier of het vergoeden van de reinigingskosten van deze kleding belast is.

U vergoedt of verstrekt kleding

Vergoedt of verstrekt u de kleding aan uw werknemer? Dan is dit loon van de werknemer. Dit geldt ook voor een vergoeding voor de reinigingskosten van die kleding. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen (zie paragraaf 8.1.3).

U stelt kleding ter beschikking

Stelt u kleding ter beschikking aan uw werknemer? Dan is deze onbelast als het werkkleding is en geheel of gedeeltelijk op de werkplek wordt gedragen.

Wat is werkkleding?

Kleding is werkkleding als deze voldoet aan 1 van de volgende voorwaarden:

  • De kleding is (bijna) alleen geschikt om tijdens het werk te dragen, zoals een laboratoriumjas en een stofjas.

  • Op de kleding zitten 1 of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die horen bij de werkgever (bijvoorbeeld een bedrijfslogo). Deze hebben samen een oppervlakte van ten minste 70 cm² per kledingstuk. De oppervlakte berekent u met een denkbeeldige rechthoek om de uiterste punten van het logo.

  • De kleding blijft aantoonbaar achter op de werkplek.

  • De kleding is een uniform of een overall.

  • U vergoedt, verstrekt of stelt de kleding ter beschikking omdat de Arbeidsomstandighedenwet dit voorschrijft, zoals een paar veiligheidsschoenen. U moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

    • U hebt een arboplan.

    • De kleding is nodig volgens dat arboplan.

    • De kleding wordt vooral tijdens werktijd gedragen.

    • De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen.

Wat is een uniform?

Als een groep werknemers dezelfde kleding draagt, die ook buiten de werkomgeving wordt geassocieerd met een bedrijf of beroep, dan is die kleding een uniform. Bijvoorbeeld de kleding van politie, militairen en stewardessen. Een zwarte broek met blauwe blazer van een chauffeur is dus geen uniform.

De herkenbaarheid van de kleding bepaalt of de kleding een uniform is en welke onderdelen daar bij horen. U kunt met ons bespreken of de kleren die uw werknemers dragen, uniformen zijn.

Als een kledingstuk onderdeel is van een uniform, dan is dat kledingstuk ook werkkleding. Hierbij maakt het niet uit of dit losse kledingstuk al dan niet wordt herkend als uniform en of het buiten het werk gedragen kan worden.

Kleding voldoet niet aan de voorwaarden

Als de kleding niet aan 1 van de voorwaarden voldoet, is de waarde van de kleding loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen.

Vergoeding reinigingskosten

Mag u de kleding onbelast ter beschikking stellen? Dan mag u ook de reinigingskosten van die kleding onbelast vergoeden. Een vergoeding van deze kosten aan uw werknemer is een vergoeding voor intermediaire kosten (zie paragraaf 4.12.2).

Stroomschema kleding ter beschikking stellen

In het volgende stroomschema ziet u of u de kleding onbelast ter beschikking mag stellen aan uw werknemer.

07_WKR_werkkleding 

Naar boven

20.2.5 Rentevoordeel personeelslening voor (elektrische) fiets of elektrische scooter

Wanneer u of een met u verbonden vennootschap geld leent aan een werknemer, kan er sprake zijn van een rentevoordeel voor die werknemer. Dit is zo wanneer hij minder rente betaalt over de lening dan bij een kredietverlener. Voor dit rentevoordeel geldt een nihilwaardering bij een personeelslening voor een (elektrische) fiets of een elektrische scooter. Dit geldt ook binnen een cafetariaregeling (zie paragraaf 4.15).

Personeelslening voor eigen woning en andere personeelsleningen

Bij alle andere personeelsleningen is het rentevoordeel belast. Bij een personeelslening voor een eigen woning zijn ook de kosten die aan de lening zijn verbonden, belast.

U berekent het rentevoordeel door een marktconform percentage van het geleende bedrag te nemen. Als uw werknemer rente heeft betaald, trekt u het betaalde rentebedrag af van het marktconforme rentebedrag. Dit rentevoordeel is belast loon van de werknemer, tenzij u het aanwijst als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Let op!

Het rentevoordeel inclusief de kosten van een personeelslening voor een eigen woning mag u niet aanwijzen als eindheffingsloon als het gaat om een lening waarvan de rente aftrekbaar is in de inkomstenbelasting. Het rentevoordeel inclusief de kosten zijn dan altijd loon van de werknemer. Uw werknemer kan het belaste rentevoordeel en de kosten aftrekken in de aangifte inkomstenbelasting bij de eigenwoningregeling onder de voorwaarden die daarvoor gelden.

De afspraken die u met uw werknemer hebt gemaakt over de aflossing van de lening, bepalen wanneer u het rentevoordeel moet aangeven. Als uw werknemer bijvoorbeeld maandelijks aflost door betaling of verrekening, moet u het rentevoordeel ook maandelijks aangeven. Lost uw werknemer ergens in het jaar een gedeelte af, dan geeft u het rentevoordeel aan in de aangifte over dat tijdvak. Voor het rentevoordeel van de personeelslening voor een eigen woning mag u ook elk aangiftetijdvak een zo goed mogelijk geschat bedrag aan rentevoordeel aangeven. In het laatste aangiftetijdvak van het jaar verrekent u dan het daadwerkelijke rentevoordeel.

Naar boven

20.2.6 OV-abonnementen

Zie hoofdstuk 21 voor alle regels die te maken hebben met het openbaar vervoer.

Naar boven

20.2.7 Huisvesting en inwoning

Stelt u op de werkplek huisvesting voor het behoorlijk vervullen van de dienstbetrekking ter beschikking, dan is dit onbelast als de werknemer voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • Uw werknemer woont niet op de werkplek (zie paragraaf 20.2.1). Hij woont elders.

  • Uw werknemer moet redelijkerwijs wel gebruikmaken van de huisvesting. Dit geldt bijvoorbeeld voor de groepsleider die slaapdiensten heeft in een gezinsvervangend tehuis, de brandweerman die op de kazerne slaapt, en de werknemer die aan boord van een schip of op een boorplatform verblijft.

Als aan deze voorwaarden is voldaan, rekent u voor de huisvesting niets tot het loon van de werknemer. Dit geldt ook voor de verstrekking van energie, water en bewassing.

Als niet aan deze voorwaarden is voldaan, past u het normbedrag voor huisvesting op de werkplek toe (zie paragraaf 20.3.3). Bij het ter beschikking stellen van een woning rekent u met de huurwaarde in het economische verkeer (zie paragraaf 20.3.4). Voor de dienstwoning die u ter beschikking stelt voor het behoorlijk vervullen van de dienstbetrekking, geldt een normbedrag (zie paragraaf 20.3.4).

Naar boven

20.2.8 Voorzieningen in de werkruimte thuis

Werkruimte thuis is bijvoorbeeld een kantoor, werkkamer of studeerkamer in de woning van de werknemer. Voor deze regeling zijn vakantiewoningen, woonwagens met een vaste standplaats en woonschepen met een vaste ligplaats ook een woning. Ook een atelier of andere ruimte die voor de uitoefening van de dienstbetrekking wordt gebruikt, is werkruimte.

Bij een voorziening in de werkruimte van uw werknemer moet u onderscheid maken in arbovoorzieningen en niet-arbovoorzieningen.

Arbovoorzieningen

Bij arbovoorzieningen gaat het om voorzieningen die voortvloeien uit de arbovoorschriften die passen binnen uw arbeidsomstandighedenbeleid. Deze voorzieningen vallen onder de gerichte vrijstellingen. Zie voor meer informatie paragraaf 20.1.9.

Niet-arbovoorzieningen

Bij niet-arbovoorzieningen moet u vaststellen of de werkruimte in de woning van uw werknemer een 'werkplek' is. Een ruimte in de woning van uw werknemer is een werkplek als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

  • De ruimte is een zelfstandig gedeelte van de woning: de ruimte heeft bijvoorbeeld een eigen opgang en eigen sanitair.

  • U hebt met uw werknemer een reële (zakelijke) huurovereenkomst, waardoor alleen u over de ruimte beschikt.

  • Uw werknemer werkt in die ruimte.

Als aan alle 3 de voorwaarden wordt voldaan, is de ruimte een werkplek voor deze werknemer.

Niet-arbovoorzieningen waarvoor een nihilwaardering geldt, zijn:

  • ter beschikking gestelde voorzieningen die uw werknemer op de werkplek gebruikt (zie paragraaf 20.2.2)

  • consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd (zie paragraaf 20.2.3)

  • ter beschikking gestelde werkkleding (zie paragraaf 20.2.4)

  • de verstrekte huisvesting, energie, water en bewassing (zie paragraaf 20.2.7)

Werkplek in woning werknemer

Voor een werkplek in de woning van een werknemer mag u onbelast niet-arbovoorzieningen ter beschikking stellen als aan de volgende 3 voorwaarden wordt voldaan:

  • U stelt de niet-arbovoorzieningen in redelijkheid ter beschikking. Of een terbeschikkingstelling redelijk is, beoordelen wij per geval. Hierbij spelen de feiten en omstandigheden een rol.

  • Uw werknemer gebruikt de voorzieningen geheel of gedeeltelijk op de werkplek.

  • De voorzieningen voldoen aan de voorwaarden die voor een onbelaste terbeschikkingstelling gelden.

Geen werkplek in woning van werknemer

Als niet aan alle 3 de voorwaarden wordt voldaan, dan is het ter beschikking stellen, het verstrekken of het vergoeden van een niet-arbovoorziening belast. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen.

Let op!

Voor het vergoeden van de energiekosten van de werkruimte in de woning van uw werknemer geldt het volgende:

  • Als de werkruimte een werkplek is, is de vergoeding van de energiekosten aan uw werknemer onbelast. Dit is een vergoeding voor intermediaire kosten (zie hoofdstuk 4.12.2).

  • Als de werkruimte geen werkplek is, is de vergoeding loon van uw werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen.

Naar boven

20.3 Normbedragen

De volgende voorzieningen op de werkplek zijn loon van de werknemer waarvoor normbedragen gelden:

  • maaltijden in bedrijfskantine (zie paragraaf 20.3.1)

  • kinderopvang (zie paragraaf 20.3.2)

  • huisvesting op de werkplek (zie paragraaf 20.3.3)

Ook een (dienst)woning die u ter beschikking stelt, is loon van de werknemer. Voor de terbeschikkinggestelde dienstwoning geldt een normbedrag. Zie paragraaf 20.3.4 voor meer informatie over het berekenen van dit loon.

Naar boven

20.3.1 Maaltijden in bedrijfskantines

De waarde van een maaltijd in een bedrijfskantine is € 3,25. Dit normbedrag geldt voor een ontbijt, voor een lunch en voor een diner. U mag het normbedrag toepassen op maaltijden in bedrijfskantines of soortgelijke ruimtes. Het normbedrag min de eventuele eigen bijdrage van de werknemer van maximaal € 3,25 is loon van de werknemer. Maar u kunt de waarde van de maaltijd ook als eindheffingsloon aanwijzen (zie paragraaf 8.1.3). U hoeft dan de maaltijden niet per werknemer te administreren. U houdt alleen het totale aantal maaltijden bij van alle werknemers samen. U vermenigvuldigt het totale aantal maaltijden met € 3,25 en trekt van de uitkomst de eigen bijdragen van alle werknemers af. Het bedrag mag niet negatief worden.

Bedrijfskantines voor verschillende bedrijven

In een bedrijfskantine met een externe cateraar waar werknemers van verschillende bedrijven eten, handelt u als volgt: In uw administratie neemt u de verstrekking op als eindheffingsloon. U ontwikkelt samen met de cateraar en de andere werkgevers een systeem dat inzicht geeft in:

  • het totale aantal maaltijden per werkgever

  • de eigen bijdragen van de werknemers per werkgever

U mag het eindheffingsloon niet gelijkstellen aan uw betalingen en verstrekkingen aan de cateraar.

Maaltijden tijdens personeelsfeesten

Hoe u omgaat met maaltijden tijdens personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten, hangt af van de locatie van het feest:

  • Het feest is op de werkplek.
    Voor maaltijden tijdens feesten die op de werkplek plaatsvinden, rekent u een normbedrag tot het loon. Dit normbedrag is € 3,25 per maaltijd. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

  • Het feest is op een externe locatie bij een derde.
    Deze maaltijden rekent u tot het loon. U gaat uit van het factuurbedrag inclusief btw. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Voor deze maaltijden geldt geen normbedrag.

Naar boven

20.3.2 Kinderopvang

Als u kinderopvang aan uw werknemers vergoedt of verstrekt, is dit loon van uw werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen (zie paragraaf 8.1.3).

Als u kinderopvang aan uw werknemers verstrekt, is de berekening van de waarde daarvan afhankelijk van de plaats van opvang en of u de opvang inkoopt. Er zijn 3 mogelijkheden:

  1. U koopt de kinderopvang in bij een kinderopvanginstelling en de opvang van kinderen is op de werkplek of op een andere locatie. In dit geval is de waarde van de verstrekking de waarde van de kinderopvang verminderd met een eventuele werknemersbijdrage. De waarde van de kinderopvang is het bedrag dat de kinderopvanginstelling aan u in rekening brengt.

  2. U organiseert de kinderopvang zelf op de werkplek (zie paragraaf 20.2.1). In dit geval bepaalt u de waarde in het economische verkeer van de verstrekking als volgt: het aantal uren genoten kinderopvang maal de uurprijs volgens de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen. U trekt hier een eventuele werknemersbijdrage van af. Voorwaarde voor deze manier van waarderen is dat de ouders een kinderopvangtoeslag of een tegemoetkoming op grond van de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen kunnen krijgen als zij daar recht op hebben.

  3. U organiseert de kinderopvang zelf buiten de werkplek. In dit geval is de waarde van de verstrekking de waarde van de kinderopvang in het economische verkeer verminderd met een eventuele werknemersbijdrage.

Kinderopvang voor werknemers van verschillende vestigingen

Hebt u verschillende vestigingen en organiseert u de kinderopvang zelf bij een vestiging? Dan geldt het volgende:

  • Voor de werknemers die bij de vestiging werken waar u de kinderopvang organiseert, is er sprake van 'op de werkplek georganiseerde kinderopvang'. U bepaalt de waarde van de verstrekking zoals hierboven aangegeven bij 2.

  • Voor de werknemers van de andere vestigingen is de kinderopvang loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen. Voor het bepalen van de hoogte van dit loon gebruikt u de waarde in het economische verkeer.

Naar boven

20.3.3 Huisvesting op de werkplek

Voldoet de huisvesting op de werkplek niet aan de voorwaarden voor een onbelaste terbeschikkingstelling (zie paragraaf 20.2.7) en gaat het ook niet om een (dienst)woning (zie paragraaf 20.3.4), dan rekent u voor huisvesting op de werkplek een normbedrag van € 5,40 per dag tot het loon van uw werknemer. In dit normbedrag is de verstrekking van energie, water en bewassing inbegrepen. U kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen (zie paragraaf 8.1.3). In dat geval is administratie per werknemer niet meer nodig. U vermenigvuldigt het aantal werknemers met het aantal dagen dat u de huisvesting verstrekt en met het normbedrag van € 5,40 per dag.

Het normbedrag van € 5,40 per dag geldt per werknemer. Als u de huisvesting ook verstrekt aan 1 of meer gezinsleden van de werknemer, wordt het bedrag niet hoger. Het normbedrag is bijvoorbeeld van toepassing bij de inwoning van agrarisch personeel op de werkplek, bij een matroos die aan boord woont, of bij verblijf van een werknemer bij een vaste arbeidsplaats.

Naar boven

20.3.4 (Dienst)woning

Het ter beschikking stellen van een (dienst)woning of de vergoeding van de kosten van een woning is loon van de werknemer. Hoe u dit loon berekent, hangt ervan af of het om een woning of een dienstwoning gaat.

Woning

Als u een woning aan een werknemer ter beschikking stelt of de kosten van die woning vergoedt, is dit loon van de werknemer. Voor de waarde van deze terbeschikkingstelling of vergoeding gaat u uit van de huurwaarde in het economische verkeer. Dat is de huur die betaald zou moeten worden als de woning zou worden verhuurd.

Dienstwoning

Als u een woning aan een werknemer ter beschikking stelt voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, is er sprake van een dienstwoning. De waarde van het genot van de ter beschikking gestelde dienstwoning is loon van de werknemer. Voor de waarde van deze terbeschikkingstelling gaat u uit van de huurwaarde in het economische verkeer met een maximum van 18% van het jaarloon van de werknemer bij een 36-urige werkweek. Bij een vaste arbeidsduur van minder dan 36 uur per week moet u het loon herrekenen tot 36 uur.

Let op!

  • Bij een arbeidsduur van meer dan 36 uur per week mag u niet herrekenen.

  • Voor de berekening van het jaarloon houdt u geen rekening met de bijtelling van 18%.

  • Van de vakantiebijslag dat u eenmaal per jaar uitbetaalt, moet u aan elke maand 1/12 gedeelte toerekenen.

Voorbeeld

De werknemer woont in een dienstwoning en heeft een maandloon van € 3.200. Hij werkt 32 uur per week. De vakantietoeslag is 8%. Het jaarloon van uw werknemer is: (12 x 36/32 x € 3.200) + (12 x 36/32 x 8% van € 3.200) = € 46.656. Dit is per maand € 3.888. De huurwaarde in het economische verkeer van de dienstwoning is maximaal € 699,84.

Als de huurwaarde van de dienstwoning hoger is dan het bedrag dat de werknemer normaal gesproken aan huur zou uitgeven, kan hij ons niet vragen de lagere besparingswaarde vast te stellen.

De huurwaarde in het economische verkeer van de (dienst)woning kunt u niet als eindheffingsloon aanwijzen (zie paragraaf 8.1.3). Hierop zijn de volgende 2 uitzonderingen van toepassing:

  • het gedeelte van de huurwaarde in het economische verkeer in verband met buitengewone beveiligingsmaatregelen

  • huisvesting buiten de woonplaats veroorzaakt door de dienstbetrekking (het zogenoemde pied-à-terre)

Naar boven