Belastingdienst

Javascript staat uit in deze internetbrowser. U moet Javascript activeren om onze internetsite te zien.

Thema's

21 Vervoer en reiskosten

De meeste werknemers reizen voor hun werk. U kunt hierbij denken aan woon-werkverkeer (bijvoorbeeld naar kantoor), andere zakelijke reizen (bijvoorbeeld naar klanten) of reizen voor een opleiding die uw werknemer voor zijn werk volgt. Als werkgever kunt u de kosten voor deze reizen vergoeden. U kunt er ook op een andere manier voor zorgen dat uw werknemer deze reizen voor zijn werk kan maken, zoals een auto aan hem ter beschikking stellen of treinkaartjes aan hem verstrekken.

In dit hoofdstuk krijgt u informatie over vergoedingen en verstrekkingen voor het reizen door uw werknemer. Ook vindt u informatie over het ter beschikking stellen van vervoermiddelen, -bewijzen, -abonnementen en parkeergelegenheid.

Let op!

Voor deze vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gelden soms gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen. In andere gevallen kunt u ervoor kiezen om de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aan te wijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3). De vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling mag dan niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is (zie paragraaf 4.2).

De volgende onderwerpen komen aan bod:

  • reizen met een eigen auto, motor, (brom)fiets enzovoort (zie paragraaf 21.1)

  • reizen met openbaar vervoer (zie paragraaf 21.2)

  • reizen met een personenauto van de zaak (zie paragraaf 21.3)

  • reizen met een bestelauto van de zaak (zie paragraaf 21.4)

  • reizen met een ander vervoermiddel van de zaak (zie paragraaf 21.5)

  • reizen met een taxi, boot of vliegtuig (zie paragraaf 21.6)

  • fietsen (zie paragraaf 21.7)

  • carpoolregeling (zie paragraaf 21.8)

  • vervoer vanwege de werkgever (zie paragraaf 21.9)

  • parkeergelegenheid (zie paragraaf 21.10)

  • reiskosten voor periodiek gezinsbezoek (zie paragraaf 21.11)

  • tijdelijk ander vervoer door wegwerkzaamheden (zie paragraaf 21.12)

Naar boven

21.1 Reizen met een eigen auto, motor, (brom)fiets enzovoort

Deze paragraaf gaat over de volgende onderwerpen:

  • onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer (zie paragraaf 21.1.1)
    Dit is een gerichte vrijstelling.

  • vaste vergoeding (zie paragraaf 21.1.2)

  • vergoeding totale autokosten (zie paragraaf 21.1.3)

  • vergoeding hoger dan € 0,19 per kilometer en andere vergoedingen (zie paragraaf 21.1.4)

  • vergoedingen administreren en bewaren (zie paragraaf 21.1.5)

  • vergoedingen voor laadpaal en elektriciteit voor elektrische auto (zie paragraaf 21.1.6)

Naar boven

21.1.1 Onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer

Uw werknemer gebruikt een eigen vervoermiddel voor reizen voor het werk. U mag uw werknemer voor deze reizen een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. Dit is een gerichte vrijstelling. U moet de vergoeding dan wel aanwijzen als eindheffingsloon, bijvoorbeeld door deze in uw administratie op te nemen als eindheffingsloon. Het maakt geen verschil of uw werknemer het vervoermiddel gebruikt voor woon- werkverkeer of ander zakelijk verkeer.

Het is niet van belang met welk privévervoermiddel uw werknemer reist. Als uw werknemer bijvoorbeeld 8 kilometer van zijn werk woont en dagelijks met zijn fiets of bromfiets naar het werk reist, mag u maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Kilometers voor woon-werkverkeer zijn zakelijke kilometers. Onder woon-werkverkeer vallen ook de kilometers die uw werknemer in de loop van een werkdag rijdt tussen de plek van het werk en zijn woning, bijvoorbeeld de kilometers om thuis te lunchen.

De onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer geldt niet voor:

  • uit privéoverwegingen gereden omrijkilometers (bijvoorbeeld om een kind naar de crèche te brengen)

  • een vergoeding voor (delen van) reizen waarvoor u voor vervoer zorgt (zie paragraaf 21.9)

Voorbeeld 1

Uw werknemer reist voor zijn werk van maandag tot en met woensdag met uw personeelsbusje vanaf de opstapplaats naar een vaste plek. Hij reist met zijn eigen auto van zijn woning naar de opstapplaats (afstand 9 kilometer). Op donderdag en vrijdag reist hij met zijn eigen auto van zijn woning naar deze vaste plek (afstand 42 kilometer), omdat op die dagen het personeelsbusje niet beschikbaar is. Op vrijdag moet hij 10 kilometer omrijden om zijn kind naar de crèche te brengen.

U mag uw werknemer dan de volgende onbelaste reiskostenvergoeding betalen:

  • maandag tot en met woensdag: 3 dagen x 18 kilometer x € 0,19 = € 10,26

  • donderdag en vrijdag: 2 dagen x 84 kilometer x € 0,19 = € 31,92

Omdat de omrijkilometers op vrijdag privé zijn, is een vergoeding hiervoor loon van uw werknemer. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Voorbeeld 2

U hebt aan uw werknemer voor heel 2016 een personenauto ter beschikking gesteld. Hij heeft ook een eigen auto. Hij rijdt met zijn eigen auto in 2016 400 zakelijke kilometers. Als uw werknemer uit privéoverwegingen zijn eigen auto gebruikt, is een vergoeding daarvoor belast. Als uw werknemer om zakelijke redenen zijn eigen auto gebruikt (bijvoorbeeld omdat de auto van de zaak voor een onderhoudsbeurt in de garage is), mag u hem een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer betalen.

Naar boven

21.1.2 Vaste vergoeding

U mag uw werknemer een vaste, onbelaste vergoeding geven (gerichte vrijstelling) als hij voor zijn werk naar een vaste plek reist. U moet dan wel voldoen aan de voorwaarden (zie paragraaf 4.6.1).

De hoogte van de vaste vergoeding kunt u baseren op het aantal keren in een jaar dat uw werknemer zijn zakelijke reizen vermoedelijk aflegt en de lengte van die reizen. U moet de vergoeding aanpassen als de omstandigheden veranderen, bijvoorbeeld als uw werknemer verhuist of op minder dagen gaat werken.

Voor het bepalen van de hoogte van de vaste onbelaste vergoeding kunt u kiezen uit 2 methodes.

Methode 1

Een werknemer reist bij deze methode in een jaar vermoedelijk in minstens 36 weken voor zijn werk naar een vaste plek. Voor de berekening van de vaste onbelaste vergoeding gaat u uit van 214 werkdagen in een jaar. Hierbij is al rekening gehouden met kortstondige afwezigheid wegens vakantie, ziekte en verlof. Als u aannemelijk kunt maken dat het aantal dagen van 214 hoger is (ten minste 25%), mag u uitgaan van het hogere aantal dagen.

Het aantal werkdagen vermenigvuldigt u met het totale aantal kilometers per dag. Het totale aantal kilometers voor een jaar vermenigvuldigt u met de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,19. Voor de vaste vergoeding per maand of per week deelt u de uitkomst door 12 of 52.

U moet deze methode naar evenredigheid toepassen voor werknemers die maar een aantal dagen per week naar een vaste plek reizen, bijvoorbeeld door deeltijd.

U mag de vaste reiskostenvergoeding doorbetalen tijdens maximaal 6 aaneensluitende weken waarin uw werknemer afwezig is. Als u langdurige afwezigheid van uw werknemer verwacht, mag u de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. U mag de reiskostenvergoeding daarna pas weer betalen vanaf de maand na de maand waarin de werknemer weer gaat werken.

Voorbeeld

Een werknemer heeft griep en hij meldt zich ziek op 20 maart. Hij is net 1 week aan het werk, als hij op 5 april van de trap valt en zijn been breekt. Daardoor kan de werknemer vermoedelijk 2 maanden zijn werk niet doen. Op 5 augustus is de werknemer hersteld en hervat hij zijn werkzaamheden.

Op 20 maart is er sprake van korte afwezigheid; u mag de vaste reiskostenvergoeding onbelast doorbetalen. Op 5 april is langdurige afwezigheid te voorzien. U mag dan de vaste reiskostenvergoeding over april en mei nog onbelast uitbetalen, maar daarna is tot en met augustus de vaste reiskostenvergoeding belast als loon van de werknemer. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Pas vanaf 1 september kan de werknemer weer een onbelaste vaste reiskostenvergoeding krijgen.

Nacalculatie

Bij een enkelereisafstand van meer dan 75 kilometer van de woning of verblijfplaats naar een vaste plek voor het werk, is nacalculatie verplicht. Hierbij moet u vaststellen of de vaste kostenvergoeding overeenkomt met het werkelijke aantal woon-werkkilometers in het kalenderjaar maal maximaal € 0,19 per kilometer. Variabele kilometervergoedingen kunt u daarbij eventueel salderen (zie paragraaf 21.1.4). Een bovenmatig deel van de vergoeding moet u tot het loon rekenen of moet uw werknemer aan u terugbetalen. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

De nacalculatie doet u aan het einde van het kalenderjaar, of in het loontijdvak na de maand waarin de dienstbetrekking eindigt, als dat tijdens het kalenderjaar gebeurt. Een vaste kostenvergoeding met nacalculatie mag ook voor regelmatige reizen naar andere plekken dan de vaste plek waar hij werkt.

Methode 2

Als uw werknemer niet altijd naar een vaste plek reist voor zijn werk, mag u de vaste reiskostenvergoeding ook volgens een ruimere methode vaststellen. Voor methode 2 gelden de volgende uitgangspunten:

  • U geeft een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer.

  • U gaat uit van 214 werkdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is onder andere rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof.

  • Uw werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek. Hierdoor kan de werknemer die op 5 dagen of meer per week werkt, tot 2 dagen per week thuiswerken met behoud van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

In de volgende situaties moet u het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar evenredigheid toepassen:

  • Uw werknemer werkt op minder dan 5 dagen per week.

  • De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.

  • De reisafstand voor uw werknemer verandert door bijvoorbeeld een overplaatsing of verhuizing.

  • U stopt met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

Voorbeeld 1

Uw werknemer werkt in 2016 op 2 dagen per week. De enkelereisafstand van zijn woning naar de vaste plek voor zijn werk is 25 kilometer. De vaste onbelaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 85 dagen (2/5 x 214) x 50 kilometer x € 0,19 = € 813,20. Per maand kunt u uw werknemer voor deze reizen een vaste onbelaste vergoeding betalen van € 67,77, als hij in 2016 op minstens 51 dagen (2/5 x 128) naar de vaste plek reist.

Voorbeeld 2

Uw werknemer werkt in 2016 op 5 dagen per week. De enkelereisafstand van zijn woning naar de vaste plek voor zijn werk is 25 kilometer. De vaste onbelaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 214 dagen x 50 kilometer x € 0,19 = € 2.033. Per maand is dat € 169,42.

Uw werknemer wordt op 15 juli 2016 langere tijd ziek. Per 1 september 2016 stopt u de vaste reiskostenvergoeding. Op 1 december 2016 gaat uw werknemer weer aan het werk en vanaf 1 december 2016 betaalt u de vergoeding weer. Volgens deze regeling moet uw werknemer voor de vaste onbelaste vergoeding van € 169,42 per maand in de periode januari tot en met augustus 2016 op minstens 85 dagen (8/12 x 128 dagen) naar de vaste plek reizen en in december 2016 op minstens 10 dagen (1/12 x 128 dagen). Als uw werknemer hieraan niet voldoet, mag u maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden over de werkelijk afgelegde woon-werkkilometers. Voor eventueel te veel gegeven vaste onbelaste vergoedingen moet u correcties verzenden (zie hoofdstuk 12). U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Naar boven

21.1.3 Vergoeding totale autokosten

Hebt u afgesproken om de totale kosten (inclusief de afschrijving) van de eigen auto van uw werknemer te vergoeden, dan gelden de regels voor een auto die u aan uw werknemer ter beschikking hebt gesteld. Dat is ook zo voor een auto die uw werknemer heeft geleased en waarvan u de kosten vergoedt. Het maakt daarbij niet uit of uw werknemer u een vergoeding betaalt voor het privégebruik van de auto (zie paragraaf 21.3 en 21.4).

Naar boven

21.1.4 Vergoeding hoger dan € 0,19 per kilometer en andere vergoedingen

Als u aan uw werknemer voor reizen met een eigen vervoermiddel meer vergoedt dan € 0,19 per kilometer, is de vergoeding boven die € 0,19 loon van de werknemer. Maar u mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Variabele kilometervergoedingen

Bij variabele kilometervergoedingen mag u per werknemer het gemiddelde nemen van de betaalde kilometervergoedingen om te bepalen of de vergoeding gemiddeld meer is dan € 0,19 per kilometer. Dat mag alleen als u schriftelijk hebt vastgelegd dat hogere kilometervergoedingen ook bedoeld zijn voor reiskosten waarvoor u een lagere kilometervergoeding hebt gegeven dan € 0,19. U kunt de regeling bijvoorbeeld vastleggen in een aanvulling op de (collectieve) arbeidsovereenkomst of uw vergoedingsregeling.

U berekent het gemiddelde van de hogere kilometervergoedingen en de lagere kilometervergoedingen in december van het lopende kalenderjaar. Als de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar eindigt, moet u het gemiddelde van de hogere en lagere kilometervergoedingen berekenen in de maand waarin de dienstbetrekking eindigt. In de maand waarin u het gemiddelde berekent, moet u ook loonheffingen betalen als er sprake is van loon van de werknemer. Maar u mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Voorbeeld

U betaalt aan uw werknemer in 2016 de volgende kilometervergoedingen voor reizen voor het werk:

  • 3.000 km à € 0,30 per km = € 900

  • 1.000 km à € 0,10 per km = € 100

  • kilometervergoeding: € 900 + € 100 = € 1.000

Berekening van het loon in december 2016:

  • vergoed in 2016: € 1.000

  • onbelast te vergoeden in 2016: 4.000 km à € 0,19 per km = € 760

  • loon: € 1.000 - € 760 = € 240

Andere vergoedingen

Vergoedingen voor reiskosten die u naast de € 0,19 per kilometer betaalt, zijn loon. Dat zijn bijvoorbeeld vergoedingen voor parkeer-, veer- en tolgelden, voor (extra) afschrijving en slijtage van de auto, voor het inbouwen van een carkit, voor extra benzineverbruik door een aanhangwagen of voor schade aan de auto.

Vervoer per veerpont

U kunt de werkelijke kosten voor vervoer per veerpont voor uw rekening nemen als dit vervoer openbaar vervoer is (zie paragraaf 21.2). U geeft dan geen vergoeding van € 0,19 per kilometer voor de afstand met de veerpont.

Parkeergelegenheid

Informatie over de vergoeding van een parkeergelegenheid vindt u in paragraaf 21.10.

Let op!

Voldoet de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van navigatieapparatuur aan het noodzakelijkheidscriterium (zie paragraaf 20.1.7)? Dan is het gericht vrijgesteld.

Naar boven

21.1.5 Vergoedingen administreren en bewaren

U moet de gegevens van de kostenvergoedingen voor een eigen vervoermiddel van uw werknemer bij de loonadministratie bewaren. Voor iedere werknemer moet u per betalingstijdvak het aantal kilometers bijhouden waarvoor u een vergoeding hebt gegeven. U moet ook de gegevens van de kostenvergoedingen voor een eigen vervoermiddel van uw werknemer bij incidentele reizen bewaren, maar dat hoeft niet bij uw loonadministratie. Om de onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer aannemelijk te kunnen maken, is het verstandig om per reis de gevolgde route en het bezochte adres te noteren.

Naar boven

21.1.6 Vergoedingen voor laadpaal en elektriciteit voor elektrische auto

U laat een laadpaal bij uw werknemer thuis plaatsen of u vergoedt de kosten van het plaatsen van een laadpaal. Dit valt onder de onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer. Vergoedingen boven € 0,19 per kilometer zijn loon. Dit geldt ook voor de elektriciteit voor de auto en eventuele nodige aanpassingen, zoals een extra groep in de meterkast en een meter om het verbruik te meten.

Naar boven

21.2 Reizen met openbaar vervoer

Onder openbaar vervoer verstaan we personenvervoer volgens een dienstregeling dat voor iedereen beschikbaar is. Dat kan bijvoorbeeld vervoer zijn per auto, bus, veerpont, trein, tram of metro. Vervoer per taxi, boot of vliegtuig is geen openbaar vervoer. Daarvoor geldt een aparte regeling (zie paragraaf 21.6).

In deze paragraaf behandelen we de volgende onderwerpen:

  • vergoeden van kosten (zie paragraaf 21.2.1)

  • verstrekken van vervoerbewijzen (zie paragraaf 21.2.2)

  • ter beschikking stellen van vervoerbewijzen (zie paragraaf 21.2.3)

  • vervoer van en naar een station of halte (zie paragraaf 21.2.4)

  • reisaftrek voor de inkomstenbelasting (zie paragraaf 21.2.5)

  • stroomschema openbaar vervoer (zie paragraaf 21.2.6)

Naar boven

21.2.1 Vergoeden van kosten

U kunt kosten voor het openbaar vervoer onbelast vergoeden (gerichte vrijstelling) als u deze als eindheffingsloon aanwijst, bijvoorbeeld door ze als eindheffingsloon in uw administratie op te nemen. Hiervoor hebt u de volgende mogelijkheden:

  • Als uw werknemer met het openbaar vervoer reist, mag u maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. U kunt er ook voor kiezen om de werkelijke reiskosten te vergoeden. Ook dat mag onbelast. Daarbij hoeft u geen rekening te houden met een vertragingsvergoeding die de vervoerder eventueel geeft aan uw werknemer.

  • Als uw werknemer deels met eigen vervoer reist en deels per openbaar vervoer, mag u voor de volledige reisafstand een onbelaste vergoeding geven van € 0,19 per kilometer. U mag ook de werkelijke openbaarvervoerkosten onbelast vergoeden en daarnaast maximaal € 0,19 per kilometer voor het eigen vervoer onbelast vergoeden.

  • U mag uw werknemer een onbelaste vaste vergoeding voor reizen geven als u kiest voor vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer (zie paragraaf 21.1.2).

Als u de werkelijke openbaarvervoerkosten onbelast wilt vergoeden, moet u aannemelijk maken dat uw werknemer met het openbaar vervoer heeft gereisd. U bewaart bij uw administratie bijvoorbeeld de (kopieën van de) vervoerbewijzen of de overzichten van de reizen en kosten die gemaakt zijn met de ov-chipkaart.

Vergoeden van een ov-chipkaart

Vergoedt u aan uw werknemer de aanschafkosten van een ov-chipkaart? Dan telt u de vergoeding bij het loon van uw werknemer. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Vergoeden van een ov-abonnement

Vergoedt u aan uw werknemer een ov-abonnement, bijvoorbeeld een jaartrajectkaart of een ov-jaarkaart? Of deze vergoeding onbelast is, hangt af van de kosten van de zakelijke reizen die de werknemer met het abonnement maakt. Deze kosten kunt u op 2 manieren bepalen:

  • U maakt met uw werknemer een afspraak over nacalculatie.

  • U maakt de kosten aannemelijk.

U maakt met uw werknemer een afspraak over nacalculatie

Binnen 1 maand na het einde van de geldigheid van het ov-abonnement bepaalt u met nacalculatie samen met uw werknemer het zakelijke gebruik van het abonnement. Zijn de kosten van het zakelijke gebruik minder dan de vergoeding die u de werknemer hebt betaald, dan moet de werknemer het verschil aan u terugbetalen. U kunt ook met uw werknemer afspreken dat een eventueel resterend bedrag loon is voor de werknemer. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Voorbeeld 1

U vergoedt een ov-jaarkaart van € 6.000. De prijs van de zakelijke reizen waarvoor de werknemer de kaart gebruikt, is € 8.000. De vergoeding van de ov-jaarkaart is dan volledig onbelast.

Voorbeeld 2

U vergoedt een ov-jaarkaart van € 6.000. De prijs van de zakelijke reizen waarvoor de werknemer de kaart gebruikt, is € 4.000. De vergoeding van de ov-jaarkaart is dan voor € 4.000 onbelast en voor € 2.000 belast loon van de werknemer. Maar u mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

U maakt de kosten van het zakelijke gebruik aannemelijk

De vergoeding is alleen onbelast als u aannemelijk kunt maken dat de kosten van de zakelijke reizen ten minste even groot zijn als de kosten van het ov-abonnement. Voor het aannemelijk maken van deze kosten mag u de volgende methoden gebruiken:

  • U berekent de kosten van de zakelijke reizen over 1 maand. In dat geval moeten deze kosten minstens even hoog zijn als 1/12 van de kosten van het abonnement.

  • U berekent de kosten van de zakelijke reizen over een periode van 6 maanden of langer. In dat geval moeten deze kosten in de 1e 6 maanden minstens de helft zijn van de kosten van het abonnement.

Vergoeden voordeelabonnement

Vergoedt u aan uw werknemer een voordeelabonnement? Of deze vergoeding onbelast is, hangt af van de hoogte van de kosten van de zakelijke reizen die de werknemer met het voordeelabonnement maakt:

  • Is de prijs van het voordeelabonnement lager dan de korting op de zakelijke reizen? Dan is de vergoeding van het voordeelabonnement onbelast.

  • Is de prijs van het voordeelabonnement hoger dan de korting op de zakelijke reizen? Dan is het verschil tussen de prijs van het voordeelabonnement en de korting belast loon van de werknemer. Maar u mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Naar boven

21.2.2 Verstrekken van vervoerbewijzen

Uw werknemer kan voor zakelijke reizen en voor woon-werkverkeer per openbaar vervoer reizen met vervoerbewijzen die u voor hem hebt gekocht. Dit kunnen losse kaartjes zijn of ov-abonnementen. Er is dan sprake van vervoer vanwege de werkgever (zie paragraaf 21.9). U mag de plaatsbewijzen onbelast aan uw werknemer verstrekken (gerichte vrijstelling) als u de plaatsbewijzen als eindheffingsloon aanwijst, bijvoorbeeld door ze als eindheffingsloon op te nemen in uw administratie. Uw werknemer wordt dan eigenaar van het vervoerbewijs. Hij heeft geen reiskosten, zodat u hem geen onbelaste reiskostenvergoeding mag betalen. U kunt wel een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 0,19 per kilometer voor de reizen van en naar bijvoorbeeld een station of bus- of tramhalte (zie paragraaf 21.2.4).

Verstrekken van een voordeelabonnement

Verstrekt u aan uw werknemer een voordeelabonnement? Of deze verstrekking onbelast is, hangt af van de hoogte van de kosten van de zakelijke reizen die de werknemer met het voordeelabonnement maakt:

  • Is de prijs van het voordeelabonnement lager dan de korting op de zakelijke reizen? Dan is de verstrekking van het voordeelabonnement onbelast.

  • Is de prijs van het voordeelabonnement hoger dan de korting op de zakelijke reizen? Dan is het verschil tussen de prijs van het voordeelabonnement en de korting belast loon van de werknemer. Maar u mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Verstrekken van een ov-abonnement

Verstrekt u aan uw werknemer een ov-abonnement, bijvoorbeeld een jaartrajectkaart of een ov-jaarkaart? Of deze verstrekking onbelast is, hangt af van de kosten van de zakelijke reizen die de werknemer met het abonnement maakt. Deze kosten kunt u op 2 manieren bepalen:

  • U maakt met uw werknemer een afspraak over nacalculatie.

  • U maakt de kosten aannemelijk.

U maakt met uw werknemer een afspraak over nacalculatie

Binnen 1 maand na het einde van de geldigheid van het ov-abonnement bepaalt u met nacalculatie samen met uw werknemer het zakelijke gebruik van het abonnement. Zijn de kosten van het zakelijke gebruik minder dan de kostprijs van het abonnement, dan moet de werknemer het verschil aan u terugbetalen. U kunt ook met uw werknemer afspreken dat een eventueel resterend bedrag loon is voor de werknemer. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Voorbeeld 1

U verstrekt een ov-jaarkaart van € 6.000. De prijs van de zakelijke reizen waarvoor de werknemer de kaart gebruikt, is € 8.000. De verstrekking van de ov-jaarkaart is dan volledig onbelast.

Voorbeeld 2

U verstrekt een ov-jaarkaart van € 6.000. De prijs van de zakelijke reizen waarvoor de werknemer de kaart gebruikt, is € 4.000. De verstrekking van de ov-jaarkaart is dan voor € 4.000 onbelast en voor € 2.000 belast loon van de werknemer. Maar u mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

U maakt de kosten van het zakelijke gebruik aannemelijk

De verstrekking is alleen onbelast als u aannemelijk kunt maken dat de waarde van de zakelijke reizen ten minste even hoog is als de kosten van het ov-abonnement. Voor het aannemelijk maken van deze waarde mag u de volgende methoden gebruiken:

  • U berekent de waarde van de zakelijke reizen over 1 maand. In dat geval moet de waarde minstens even hoog zijn als 1/12 van de kosten van het abonnement.

  • U berekent de waarde van de zakelijke reizen over een periode van 6 maanden of langer. In dat geval moet de waarde in de 1e 6 maanden minstens de helft zijn van de kosten van het abonnement.

Naar boven

21.2.3 Ter beschikking stellen van vervoerbewijzen

De volgende vervoerbewijzen kunt u onbelast ter beschikking stellen aan uw werknemer:

  • ov-abonnementen (nihilwaardering)

  • voordeelabonnementen die recht geven op een korting van maximaal 50% op de standaardtarieven (nihilwaardering)

  • losse plaatsbewijzen voor zakelijke reizen (gerichte vrijstelling)

Reizen voor woon-werkverkeer zijn ook zakelijke reizen.

Ter beschikking stellen van een ov-abonnement

Stelt u aan uw werknemer een ov-abonnement ter beschikking? Dan moet u beoordelen of u daarvoor iets bij het loon moet tellen. U hoeft niets bij het loon te tellen als uw werknemer het ov-abonnement (ook) gebruikt voor reizen voor het werk. Daarvan is sprake als uw werknemer het ov-abonnement doorgaans op ten minste 10% van de werkdagen in het loontijdvak gebruikt voor zakelijke reizen. Normale onderbrekingen, zoals een korte periode van ziekte of verlof, hebben dus geen invloed op het voldoen aan de voorwaarde. Hierbij geldt het volgende:

  • Stelt u een maandabonnement ter beschikking en maakt uw werknemer minimaal 2 zakelijke ritten per maand? Dan telt u niets bij het loon voor het ter beschikking stellen van het maandabonnement.

  • Stelt u een jaarabonnement ter beschikking? Maak dan zelf een inschatting of uw werknemer het abonnement op jaarbasis voldoende gebruikt voor zakelijke reizen.

Gebruikt uw werknemer het ov-abonnement niet voldoende voor zakelijke reizen, dan is de factuurwaarde loon van de werknemer. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Een ov-abonnement dat u ter beschikking stelt, kan op naam van uw werknemer staan.

Ter beschikking stellen van een voordeelabonnement

Stelt u aan uw werknemer een voordeelabonnement ter beschikking die recht geeft op een korting van maximaal 50% op de standaardtarieven? Dan hoeft u niets bij het loon te tellen als uw werknemer deze kaart (ook) voor reizen voor het werk gebruikt. U mag daarnaast maximaal de prijs van de zakelijke treinreizen onbelast vergoeden.

Wijziging van omstandigheden: terbeschikkingstelling niet meer onbelast

Het ov-abonnement dat u ter beschikking stelt, is loon als de reisomstandigheden van de werknemer ingrijpend wijzigen. Bijvoorbeeld:

  • Uw werknemer krijgt een auto van de zaak en gebruikt deze auto voor zakelijke reizen.

  • U of uw werknemer verhuist, waardoor uw werknemer het abonnement of de kaart niet meer voor zakelijke reizen gebruikt.

  • De dienstbetrekking met uw werknemer eindigt.

U kunt de werknemer dan vragen het ov-abonnement bij u in te leveren. Als uw werknemer het ov-abonnement van u mag blijven gebruiken, dan is bij een abonnement dat nog niet is ingegaan, de factuurwaarde ervan loon van uw werknemer. Maar u mag het loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Bij een ov-abonnement dat al wel is ingegaan, is de waarde in het economische verkeer loon van de werknemer. Maar u mag het loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Heeft de werknemer een voordeelabonnement en mag hij dat na het einde van de dienstbetrekking blijven gebruiken? Dat telt u hiervoor niets bij het loon.

Ter beschikking stellen van losse plaatsbewijzen voor zakelijke reizen

Uw werknemer kan voor zakelijke reizen en voor woon-werkverkeer per openbaar vervoer reizen met losse plaatsbewijzen die u aan hem ter beschikking stelt. Er is dan sprake van vervoer vanwege de werkgever (zie paragraaf 21.9). U mag de plaatsbewijzen onbelast aan uw werknemer ter beschikking stellen (gerichte vrijstelling) als u de plaatsbewijzen als eindheffingsloon aanwijst, bijvoorbeeld door ze als eindheffingsloon op te nemen in uw administratie. Uw werknemer heeft geen reiskosten, zodat u hem geen onbelaste reiskostenvergoeding mag betalen. U kunt wel een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 0,19 per kilometer voor de reizen van en naar bijvoorbeeld een station of bus- of tramhalte (zie paragraaf 21.2.4).

Naar boven

21.2.4 Vervoer van en naar een station of halte

Voor reizen met een eigen vervoermiddel van uw werknemer van zijn woning of een vaste plek voor het werk naar bijvoorbeeld een station of bus- of tramhalte, mag u maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden (zie paragraaf 21.1.1). Bij gebruik van een taxi mag u de werkelijke taxikosten onbelast vergoeden (zie paragraaf 21.6).

Naar boven

21.2.5 Reisaftrek voor de inkomstenbelasting

Als uw werknemer voor zijn werk met het openbaar vervoer reist, kan hij voor de inkomstenbelasting recht hebben op de reisaftrek. Dat kan onder de volgende voorwaarden:

  • U verstrekt uw werknemer geen vervoerbewijzen, omdat er dan sprake is van vervoer vanwege de werkgever (zie paragraaf 21.9).

  • Uw werknemer reist minimaal 1 keer per week of 40 keer per kalenderjaar met het openbaar vervoer naar zijn werk.

Uw werknemer vermindert het bedrag van de reisaftrek met de reiskostenvergoeding die u betaalt. Verder moet uw werknemer ons voor de reisaftrek een verklaring kunnen overleggen. In de meeste gevallen is dat een openbaarvervoerverklaring die het openbaarvervoerbedrijf aan uw werknemer heeft afgegeven. Als uw werknemer niet met abonnementen reist, omdat hij bijvoorbeeld in deeltijd werkt, kan hij toch voor de reisaftrek in aanmerking komen. Daarvoor moet hij een reisverklaring van u kunnen overleggen en aannemelijk maken dat hij de reizen heeft gemaakt. Dat kan hij doen door de vervoersbewijzen te overleggen. Als uw werknemer een ov-chipkaart gebruikt, heeft hij geen vervoerbewijzen en moet hij overzichten van de reizen en kosten overleggen.

In de door u ondertekende reisverklaring moet in ieder geval het volgende staan:

  • uw naam en adres

  • de naam en het adres van uw werknemer

  • het aantal dagen per week waarop uw werknemer meestal per openbaar vervoer naar zijn werk reist

Naar boven

21.2.6 Stroomschema openbaar vervoer

Gebruik dit stroomschema als uw werknemer per openbaar vervoer reist om te bepalen of de vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen daarvan belast of onbelast zijn.

01_WKR_openbaar_vervoer 

Naar boven

21.3 Reizen met een personenauto van de zaak

Als u aan uw werknemer ook voor privédoeleinden een personenauto ter beschikking stelt, geldt een bijzondere regeling voor het privégebruik. U stelt een auto voor privédoeleinden ter beschikking als uw werknemer zelf van u mag bepalen voor welke ritten hij de auto gebruikt. De regeling voor privégebruik geldt in het algemeen ook voor het ter beschikking stellen van een bestelauto, maar voor deze auto's zijn er ook specifieke regels. Die regels vindt u in paragraaf 21.4. In deze paragraaf komen de volgende onderwerpen aan de orde:

  • begrip 'personenauto' (zie paragraaf 21.3.1)

  • regeling voor privégebruik auto (zie paragraaf 21.3.2)

  • wachtdienstregeling (zie paragraaf 21.3.3)

  • hoogte privégebruik auto (zie paragraaf 21.3.4)

  • auto's zonder CO2-uitstoot en met een CO2-uitstoot van maximaal 50 gram per kilometer: 0%, 4%, 7% en 15% bijtelling (zie paragraaf 21.3.5)

  • auto's met een CO2-uitstoot van meer dan 50 gram per kilometer: 14%, 20%, 21% en 25% bijtelling (zie paragraaf 21.3.6)

  • privégebruik auto en eigen bijdrage werknemer (zie paragraaf 21.3.7)

  • privégebruik auto en weinig of geen loon in geld (zie paragraaf 21.3.8)

  • vergoedingen voor laadpaal en elektriciteit voor elektrische auto (zie paragraaf 21.3.9)

  • grondslag voor de bijtelling privégebruik auto (zie paragraaf 21.3.10)

  • een deel van het kalenderjaar een auto ter beschikking stellen (zie paragraaf 21.3.11)

  • in de loop van het kalenderjaar een andere auto ter beschikking stellen (zie paragraaf 21.3.12)

  • meer dan 1 auto tegelijk ter beschikking stellen (zie paragraaf 21.3.13)

  • auto's die ingericht en uiterlijk herkenbaar zijn voor bepaalde diensten (zie paragraaf 21.3.14)

  • (collectieve) afspraak over privégebruik auto met de Belastingdienst (zie paragraaf 21.3.15)

  • geen bijtelling bij maximaal 500 kilometer privégebruik (zie paragraaf 21.3.16)

  • 'Verklaring geen privégebruik auto' (zie paragraaf 21.3.17)

  • wijzigen of intrekken 'Verklaring geen privégebruik auto' (zie paragraaf 21.3.18)

  • rittenregistratie (zie paragraaf 21.3.19)

  • ander bewijs (zie paragraaf 21.3.20)

  • auto's van 15 jaar en ouder (zie paragraaf 21.3.21)

  • bijtelling privégebruik auto voor de autobranche (zie paragraaf 21.3.22)

  • gevolgen bijtelling voor loongerelateerde regelingen (zie paragraaf 21.3.23)

  • verwerking privégebruik auto in de aangifte loonheffingen (zie paragraaf 21.3.24)

  • stroomschema ter beschikking gestelde personenauto (zie paragraaf 21.3.25)

Let op!

Het voordeel van het privégebruik van de auto van de zaak is altijd loon van de werknemer. U kunt dit loon dus niet aanwijzen als eindheffingsloon. Er is 1 uitzondering: de bijtelling voor de buitengewone beveiligingsmaatregelen (zie paragraaf 21.3.10) kunt u wel aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Meer informatie

Als u na het lezen van paragraaf 21.3 nog vragen hebt over privégebruik auto, kunt u meer informatie krijgen bij:

  • de BelastingTelefoon: 0800 - 0543

  • Belastingdienst/team Auto/PGA, Postbus 4660, 8000 KA Zwolle

Uw werknemer kan hier ook informatie krijgen.

Let op!

Een auto of een ander vervoermiddel kan een werkplek zijn als een werknemer daarin werkt en u arboverantwoordelijk bent voor dat vervoermiddel (zie paragraaf 20.2.1).

Naar boven

21.3.1 Begrip 'personenauto'

Onder het begrip 'personenauto' valt een auto (geen bestelauto) die uw werknemer met het rijbewijs B mag besturen.

Naar boven

21.3.2 Regeling voor privégebruik auto

De bijtelling voor het privégebruik van de auto die u aan uw werknemer ter beschikking stelt (hierna: bijtelling privégebruik auto), is niet in geld genoten loon (ook wel: loon in natura). U moet over de bijtelling privégebruik auto loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden en premies werknemersverzekeringen betalen, en werkgeversheffing Zvw betalen of de bijdrage Zvw inhouden.

Kilometers voor woon-werkverkeer behandelen wij als zakelijke kilometers. Onder woon-werkverkeer vallen ook de kilometers die uw werknemer in de loop van een werkdag rijdt tussen de plek van het werk en zijn woning, bijvoorbeeld de kilometers om thuis te lunchen. Kilometers die uw werknemer uit privéoverwegingen omrijdt naar of van zijn werk, zijn niet zakelijk.

Ook in de volgende situaties stelt u een auto aan uw werknemer ter beschikking:

  • U hebt met uw werknemer de afspraak gemaakt dat hij de auto alleen voor zakelijke ritten gebruikt.

  • De auto is niet uw eigendom, maar u hebt deze voor uw werknemer gehuurd of geleased.

  • U hebt afgesproken om de totale kosten (inclusief de afschrijving) van de eigen auto van uw werknemer te vergoeden. Als uw werknemer met zijn eigen auto rijdt en u geeft alleen een vergoeding van € 0,19 per kilometer voor zakelijke ritten, is er geen sprake van een door u ter beschikking gestelde auto.

  • U vergoedt alle kosten van een auto die uw werknemer zelf heeft gehuurd of geleased.

Als uw werknemer in de laatste 3 situaties aan u nog een bedrag vergoedt voor privégebruik van de auto, is er nog steeds sprake van terbeschikkingstelling van de auto.

Maximaal 500 km privégebruik: geen bijtelling

Als uw werknemer niet meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met de auto van de zaak, hoeft u onder voorwaarden het privégebruik niet bij zijn loon te tellen (zie paragraaf 21.3.16).

Let op!

Als u een auto aan uw werknemer ter beschikking stelt, is er sprake van vervoer vanwege de werkgever. U mag geen onbelaste kilometervergoeding aan uw werknemer betalen (zie paragraaf 21.9). Een eventuele vergoeding is dan loon van de werknemer. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Specifieke regels gelden voor:

  • auto's die ingericht en uiterlijk herkenbaar zijn voor bepaalde diensten, bijvoorbeeld politie- en brandweerauto's (zie paragraaf 21.3.14)

  • auto's van 15 jaar en ouder (zie paragraaf 21.3.10 en 21.3.21)

Let op!

Er zijn ook specifieke regels voor bestelauto's (zie paragraaf 21.4).

Naar boven

21.3.3 Wachtdienstregeling

Als u aannemelijk kunt maken dat u aan uw werknemer een auto ter beschikking hebt gesteld voor een wachtdienst (een roulatiesysteem waarbij uw werknemer een bepaalde periode oproepbaar moet zijn), mag u alle kilometers tijdens deze wachtdienst als zakelijk behandelen. Daarvoor gelden de volgende voorwaarden:

  • Uw werknemer heeft geen invloed op de keuze van de auto.

  • Uw werknemer heeft een eigen auto die voor privégebruik even goed geschikt is als, of beter geschikt is dan de auto van de zaak.

  • Uw werknemer moet tijdens de wachtdienst binnen redelijke afstand van zijn woonplaats blijven.

  • U of uw werknemer houdt bij hoeveel kilometer hij tijdens de wachtdienst rijdt en de plek(ken) waarvoor hij wordt opgeroepen.

Naar boven

21.3.4 Hoogte privégebruik auto

In deze paragraaf leggen wij een paar belangrijke begrippen uit.

Datum 1e tenaamstelling

De datum waarop het kenteken van de auto voor het eerst op naam is gesteld (hierna: datum 1e tenaamstelling), is bepalend voor de hoogte van de bijtelling privégebruik auto. Dit is de datum waarop het voertuig (waar ook ter wereld) voor het eerst is geregistreerd.

Hoogte privégebruik

De bijtelling privégebruik auto is per kalenderjaar 0%, 4%, 7%, 14%, 15%, 20%, 21% of 25% (of 35% voor een auto van 15 jaar en ouder) van de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto (zie paragraaf 21.3.10). U telt per loontijdvak een tijdsevenredig deel van de bijtelling privégebruik auto bij het loon van uw werknemer.

Als u in de loop van het aangiftetijdvak een (andere) auto ter beschikking stelt, gaat u voor dat tijdvak uit van het werkelijke aantal kalenderdagen waarop de auto ter beschikking is gesteld.

Voorbeeld

U stelt vanaf 17 april een auto ter beschikking aan uw werknemer. U doet aangifte per maand. De bijtelling voor de aangifte over april is voor die auto (14/30 x 25% van de grondslag voor de bijtelling): 12.

Excessief privégebruik

Als de waarde van het privégebruik meer is dan 25% (of 35% voor een auto van 15 jaar en ouder), moet u van de hogere waarde uitgaan. In dat geval spreken we van excessief privégebruik van de auto.

Let op!

Het komt steeds vaker voor dat werkgevers een werknemer niet alleen een auto ter beschikking stellen, maar bijvoorbeeld ook een mobiliteitskaart. De werknemer kan dan kiezen welk vervoermiddel hij neemt voor zijn reis. Gebruikt de werknemer het openbaar vervoer voor zijn zakelijke reizen, dan heeft dat geen invloed op de hoogte van de bijtelling privégebruik auto. Pas bij excessief privégebruik van de auto is de bijtelling meer dan 35% (bij auto's van 15 jaar en ouder), 25%, 21%, 20%, 15%, 14%, 7%, 4% of 0%.

CO2-uitstootgrenzen

De CO2-uitstoot van een auto staat op het milieulabel (voor nieuwe personenauto's van na 19 januari 2001) en op het zogenoemde certificaat van overeenstemming. U kunt dit certificaat opvragen bij de fabrikant of de importeur. U kunt ook het CO2-uitstootgegeven gebruiken van het brandstofverbruiksboekje dat de Rijksdienst voor Wegverkeer (RDW) elk jaar uitgeeft. U vindt deze uitgave op www.rdw.nl.

Naar boven

21.3.5 Auto's zonder CO2-uitstoot en met een CO2-uitstoot van maximaal 50 gram per kilometer: 0%, 4%, 7% en 15% bijtelling

Voor auto's zonder CO2-uitstoot of met een uitstoot van maximaal 50 gram per kilometer geldt het volgende:

  • Voor auto's zonder CO2-uitstoot of met een CO2-uitstoot van maximaal 50 gram per kilometer waarvan de datum 1e tenaamstelling ligt vóór 1 januari 2012, geldt een bijtelling van 0% tot 1 januari 2017. Het bijtellingspercentage is gekoppeld aan het kentekenbewijs: het blijft gelden als de auto van eigenaar wisselt of als u de auto aan een andere werknemer ter beschikking stelt.

  • Voor auto's zonder CO2-uitstoot of met een CO2-uitstoot van maximaal 50 gram per kilometer waarvan de datum 1e tenaamstelling ligt in de periode van 1 januari 2012 tot 1 januari 2014, geldt een bijtelling van 0% gedurende 60 maanden (zie hieronder '60-maandenregeling').

  • Voor auto's zonder CO2-uitstoot waarvan de datum 1e tenaamstelling ligt in de periode 1 januari 2014 tot 1 januari 2017, geldt een bijtelling van 4% gedurende 60 maanden (zie hieronder '60-maandenregeling').

  • Voor auto's met een CO2-uitstoot van maximaal 50 gram per kilometer waarvan de datum 1e tenaamstelling ligt in de periode van 1 januari 2014 tot 1 januari 2016, geldt een bijtelling van 7% gedurende 60 maanden (zie hieronder '60-maandenregeling').

  • Voor auto's met een CO2-uitstoot van meer dan 0 gram en maximaal 50 gram per kilometer waarvan de datum 1e tenaamstelling ligt op of na 1 januari 2016, geldt een bijtelling van 15% gedurende 60 maanden (zie hieronder '60-maandenregeling').

60-maandenregeling voor auto's met een datum 1e tenaamstelling op of na 1 januari 2012

Het verlaagde bijtellingspercentage van 0%, 4%, 7% of 15% voor auto's met een datum 1e tenaamstelling op of na 1 januari 2012, geldt 60 maanden. De termijn van 60 maanden start op de 1e dag van de maand na de maand waarin de datum 1e tenaamstelling valt. Op de laatste dag van de termijn van 60 maanden bepaalt u opnieuw het bijtellingspercentage volgens de normen die dan gelden. Dit nieuwe percentage geldt dan weer voor 60 maanden.

Het bijtellingspercentage en de termijn van 60 maanden zijn gekoppeld aan het kentekenbewijs: ze blijven gelden als de auto van eigenaar of van werknemer wisselt.

Excessief privégebruik van auto zonder CO2-uitstoot

Bij excessief privégebruik van een auto zonder CO2-uitstoot met een datum 1e tenaamstelling in 2016 is de werkelijke waarde van het gebruik belast. In 2016 trekt u daar 21% van de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van af.

Voorbeeld

De grondslag voor de bijtelling privégebruik van een auto zonder CO2-uitstoot met een datum 1e tenaamstelling in 2016 is € 40.000. De werkelijke waarde van het privégebruik is € 13.000. Dit is meer dan 25% van € 40.000. De bijtelling is nu € 13.000 -/- 21% van € 40.000 = € 4.600.

Excessief privégebruik van auto met CO2-uitstoot van meer dan 0 gram en maximaal 50 gram per kilometer

Bij excessief privégebruik van een auto met een CO2-uitstoot van maximaal 50 gram per kilometer met een datum 1e tenaamstelling in 2016 is de werkelijke waarde van het gebruik belast. In 2016 trekt u daar 10% van de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van af.

Voorbeeld

De grondslag voor de bijtelling privégebruik van een auto met een CO2-uitstoot van maximaal 50 gram per kilometer met een datum 1e tenaamstelling in 2016 is € 40.000. De werkelijke waarde van het privégebruik is € 13.000. Dit is meer dan 25% van € 40.000. De bijtelling is nu € 13.000 -/- 10% van € 40.000 = € 9.000.

Naar boven

21.3.6 Auto's met een CO2-uitstoot van meer dan 50 gram per kilometer: 14%, 20%, 21% en 25% bijtelling

De CO2-uitstootgrenzen voor auto's zijn tot en met 2016 vastgesteld. In de tabel hierna vindt u de CO2-uitstootgrenzen en de bijbehorende bijtellingspercentages voor het privégebruik van de auto van de zaak. Daarbij moet u rekening houden met de datum 1e tenaamstelling (zie paragraaf 21.3.4). Die datum bepaalt:

  • welk percentage u moet gebruiken

  • of u gebruik kunt maken van een overgangsregeling

  • of u de zogenoemde 60-maandenregeling moet toepassen

In de volgende 3 tabellen vindt u de CO2-uitstootgrenzen en bijtellingspercentages voor het privégebruik auto in 2011 tot en met 2013, in 2014 en 2015, en in 2016.

CO2-uitstootgrenzen en bijtellingspercentages privégebruik auto met datum 1e tenaamstelling in 2011, 2012 en 2013
 

CO2-uitstoot in gram per kilometer

 

2011

1 januari 2012 – 1 juli 2012

1 juli 2012 – 1 januari 20131

2013

Geen diesel

       

auto's met 14% bijtelling

≤110

>50 - ≤110

>50 - ≤102

>50 - ≤95

auto's met 20% bijtelling

>110 - ≤140

>110 - ≤140

>102 - ≤132

>95 - ≤124

auto's met 25% bijtelling

>140

>140

>132

>124

auto's van 15 jaar of ouder: 35% bijtelling2

       

Diesel

       

auto's met 14% bijtelling

≤95

>50 - ≤95

>50 - ≤91

>50 - ≤88

auto's met 20% bijtelling

>95 - ≤116

>95 - ≤116

>91 - ≤114

>88 - ≤112

auto's met 25% bijtelling

>116

>116

>114

>112

auto's van 15 jaar of ouder: 35% bijtelling2

       
  1. In 2012 zijn de CO2-uitstootgrenzen ook op 1 juli aangepast. Die gelden alleen voor auto's met een CO2-uitstoot van meer dan 50 gram per kilometer waarvan de datum 1e tenaamstelling valt in de periode van 1 juli 2012 tot 1 januari 2013.

  2. Bij auto's die ouder zijn dan 15 jaar, is de waarde in het economische verkeer van de auto de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto. Zie paragraaf 21.3.21 voor informatie over hoe u de waarde in het economische verkeer berekent.

CO2-uitstootgrenzen en bijtellingspercentages privégebruik auto met datum 1e tenaamstelling in 2014 en 2015
 

CO2-uitstoot in gram per kilometer

Geen diesel

2014

20151

auto's met 14% bijtelling

>50 - ≤88

>50 - ≤82

auto's met 20% bijtelling

>88 - ≤117

>82 - ≤110

auto's met 25% bijtelling

>117

>110

auto's van 15 jaar of ouder: 35% bijtelling2

   

Diesel

   

auto's met 14% bijtelling

>50 - ≤85

>50 - ≤82

auto's met 20% bijtelling

>85 - ≤111

>82 - ≤110

auto's met 25% bijtelling

>111

>110

auto's van 15 jaar of ouder: 35% bijtelling2

   
  1. In 2015 maakt het niet uit op wat voor brandstof de auto rijdt: de bijtelling is hetzelfde.

  2. Bij auto's die ouder zijn dan 15 jaar, is de waarde in het economische verkeer van de auto de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto. Zie paragraaf 21.3.21 voor informatie over hoe u de waarde in het economische verkeer berekent.

CO2-uitstootgrenzen en bijtellingspercentages privégebruik auto met datum 1e tenaamstelling in 2016

In 2016 maakt het niet uit op wat voor brandstof de auto rijdt: de bijtelling is hetzelfde.

 

CO2-uitstoot in gram per kilometer

auto's met 21% bijtelling

>50 - ≤106

auto's met 25% bijtelling

>106

auto's van 15 jaar of ouder: 35% bijtelling1

 
  1. Bij auto's die ouder zijn dan 15 jaar, is de waarde in het economische verkeer van de auto de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto. Zie paragraaf 21.3.21 voor informatie over hoe u de waarde in het economische verkeer berekent.

Overgangsregeling voor auto's met 14% en 20% bijtelling en datum 1e tenaamstelling vόόr 1 juli 2012

Voor auto's met 14% en 20% bijtelling waarvan de datum 1e tenaamstelling ligt vόόr 1 juli 2012, geldt een overgangsregeling. Er zijn 3 situaties mogelijk:

1 De auto stond op 30 juni 2012 en daarna aan dezelfde werknemer ter beschikking

Het verlaagde bijtellingspercentage van 14% of 20% dat op 30 juni 2012 gold, blijft gelden voor de werknemer die op 30 juni 2012 over de auto beschikte en nog steeds in deze auto rijdt. Als uw werknemer naar een andere werkgever gaat en in dezelfde auto blijft rijden, bijvoorbeeld bij een leaseauto, verandert er niets in het bijtellingspercentage.

Stelde u deze auto op of na 1 juli 2012 aan een andere werknemer ter beschikking, dan gelden de regels die staan onder punt 2.

2 De auto stond vόόr 1 juli 2012 op uw naam (of op naam van de leasemaatschappij) en u stelde of stelt de auto op of na 1 juli 2012 aan een (andere) werknemer ter beschikking

Als u de auto op of na 1 juli 2012 voor het eerst aan een werknemer ter beschikking stelde of stelt, blijft het verlaagde bijtellingspercentage van 14% of 20% dat op 30 juni 2012 gold, gelden. Dat geldt ook als u deze auto later aan een andere werknemer ter beschikking stelt.

3 De auto wisselde of wisselt op of na 1 juli 2012 van eigenaar

Voor auto's die op of na 1 juli 2012 van eigenaar wisselden of wisselen, zijn 2 situaties mogelijk:

  • Heeft de werknemer die de auto direct voor de eigendomsoverdracht ter beschikking had, diezelfde auto na de overdracht nog steeds ter beschikking? Dan blijft voor deze auto het verlaagde bijtellingspercentage dat op 30 juni 2012 gold, van toepassing zolang deze werknemer in deze auto blijft rijden.

  • Krijgt een andere werknemer de auto ter beschikking na de eigendomsoverdracht? Dan blijft voor deze auto het verlaagde bijtellingspercentage dat op 30 juni 2012 gold, tot 1 juli 2017 van toepassing.

Voorbeeld

U stelde vanaf 1 april 2012 uw werknemer een dieselauto ter beschikking met een CO2-uitstoot van 115 gram per kilometer die in 2012 voor het eerst op naam is gesteld. De auto is eigendom van een leasemaatschappij. Uw werknemer gebruikt de auto ook privé. U telt 20% bijtelling privégebruik auto bij het loon.

De leasemaatschappij verkoopt de auto op 31 maart 2015 aan een andere leasemaatschappij, die het contract met u voortzet. U blijft voor uw werknemer 20% bijtellen zolang deze auto hem ter beschikking blijft staan.

Als u de auto op 18 augustus 2016 aan een andere werknemer ter beschikking stelt, geldt tot 1 juli 2017 het bijtellingspercentage dat hoort bij de CO2-uitstootgrenzen van 30 juni 2012. Vanaf 1 juli 2017 gebruikt u voor de 60 maanden die daarop volgen, de bijtellingspercentages die op 30 juni 2017 van toepassing zijn.

60-maandenregeling voor auto's met 14%, 20% en 21% bijtelling en datum 1e tenaamstelling op of na 1 juli 2012

Het verlaagde bijtellingspercentage van 14%, 20% of 21% voor auto's met een datum 1e tenaamstelling op of na 1 juli 2012, geldt 60 maanden. De termijn van 60 maanden start op de 1e dag van de maand na de maand waarin de datum 1e tenaamstelling valt. Op de laatste dag van de termijn van 60 maanden bepaalt u opnieuw het bijtellingspercentage volgens de normen die dan gelden. Dit nieuwe percentage geldt dan weer voor 60 maanden.

Het bijtellingspercentage en de termijn van 60 maanden zijn gekoppeld aan het kentekenbewijs: ze blijven gelden als de auto van eigenaar of van werknemer wisselt.

Voorbeeld

Op 1 september 2016 stelt u werknemer A een nieuwe benzineauto ter beschikking. De datum 1e tenaamstelling is 1 juli 2016. De auto heeft een CO2-uitstoot van 85 gram per kilometer. De bijtelling privégebruik voor deze auto is dus 21% van de grondslag.

Omdat de datum 1e tenaamstelling 1 juli 2016 is, geldt de bijtelling van 21% voor een termijn van 60 maanden vanaf 1 augustus 2016. Deze periode loopt tot 1 augustus 2021.

Excessief privégebruik

Bij excessief privégebruik van de auto is de werkelijke waarde van het gebruik belast. Daarvan mag u, afhankelijk van de CO2-uitstootcategorie, het volgende aftrekken:

  • auto's met 14% bijtelling: 11% van de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto

  • auto's met 20% bijtelling: 5% van de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto

  • auto's met 21% bijtelling: 4% van de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto

Voorbeeld auto met 14% bijtelling

De grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van een auto met 14% bijtelling is € 25.000. De werkelijke waarde van het privégebruik is € 7.500. Dit is meer dan 25% van € 25.000. De bijtelling is nu € 7.500 -/- 11% van € 25.000 = € 4.750.

Voorbeeld auto met 20% bijtelling

De grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van een auto met 20% bijtelling is € 25.000. De werkelijke waarde van het privégebruik is € 7.500. Dit is meer dan 25% van € 25.000. De bijtelling is nu € 7.500 -/- 5% van € 25.000 = € 6.250.

Voorbeeld auto met 21% bijtelling

De grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van een auto met 21% bijtelling is € 25.000. De werkelijke waarde van het privégebruik is € 7.500. Dit is meer dan 25% van € 25.000. De bijtelling is nu € 7.500 -/- 4% van € 25.000 = € 6.500.

Zie paragraaf 21.3.10 voor informatie over hoe u de grondslag berekent.

Naar boven

21.3.7 Privégebruik auto en eigen bijdrage werknemer

Een eventuele eigen bijdrage uit het nettoloon van uw werknemer trekt u af van de bijtelling privégebruik auto. Voorwaarden zijn dat de bijdrage bestemd is voor het privégebruik en u dat vooraf met uw werknemer hebt afgesproken.

Let op!

Het is niet de bedoeling dat uw werknemer een eigen bijdrage voor het privégebruik auto aftrekt voor de inkomstenbelasting.

Voorbeelden van afspraken die u met uw werknemer kunt maken voor eigen bijdragen zijn: parkeerkosten die de werknemer maakt, kosten voor accessoires die geen eigendom van de werknemer zijn of worden, een vast bedrag per gereden privékilometer en een eigen bijdrage bij schade. Hiervoor geldt als voorwaarde dat de schade niet het gevolg mag zijn van onrechtmatig of onzorgvuldig handelen van uw werknemer.

Let op!

Bij een hoger leasebedrag voor een auto uit een duurdere klasse komt alleen het bedrag dat de werknemer aan u betaalt voor het privégebruik, in mindering op de bijtelling privégebruik auto. Als u met uw werknemer hebt afgesproken dat zijn hogere eigen bijdrage (bovennormbijdrage) volledig is bedoeld als een bijdrage voor het privégebruik, mag u de hele bijdrage in mindering brengen. Maar als u en uw werknemer niets of iets anders hebben afgesproken, mag dit niet. Bijvoorbeeld als de werknemer ook een bijdrage moet betalen terwijl hij geen bijtelling privégebruik auto heeft.

Verder moet u onderscheid maken tussen betalingen aan u en betalingen aan derden. Een betaling aan derden vermindert de bijtelling privégebruik auto niet. Dit is alleen anders als u met uw werknemer hebt afgesproken dat hij de betaling aan derden voor u of namens u doet en u die betaling verrekent als bijdrage voor het privégebruik.

Let op!

Een boete die u uw werknemer geeft, omdat hij de auto privé heeft gebruikt tegen uw verbod in, is geen eigen bijdrage voor het privégebruik.

Het saldo van de bijtelling privégebruik auto en de eigen bijdrage voor privégebruik van uw werknemer mag op kalenderjaarbasis niet negatief zijn. U moet over het saldo loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden en premies werknemersverzekeringen betalen, en werkgeversheffing Zvw betalen of de bijdrage Zvw inhouden. In de aangifte loonheffingen vermeldt u de waarde van het privégebruik en de eigen bijdrage van uw werknemer (zie paragraaf 21.3.24).

Voorbeeld

U stelt aan uw werknemer een auto ter beschikking waarvan de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto € 24.000 is. Het loontijdvak is 1 maand. Uw werknemer betaalt een eigen bijdrage voor privégebruik van € 100 per maand. U rekent dan voor ieder loontijdvak tot zijn loon 1/12 x 25% x € 24.000 - € 100 (eigen bijdrage) = € 400.

Let op!

Het kan voorkomen dat uw werknemer de ter beschikking gestelde auto een tijd lang niet zakelijk gebruikt, omdat hij tijdelijk arbeidsongeschikt is of zijn loopbaan onderbreekt. Ook dan blijft de bijtelling privégebruik auto gelden.

Het kan voorkomen dat de eigen bijdrage in een loontijdvak meer is dan de bijtelling privégebruik auto. Dan mag het saldo in dat loontijdvak wel negatief zijn, als het totale saldo op kalenderjaarbasis maar niet negatief is. Als aan het einde van het kalenderjaar blijkt dat per saldo te veel eigen bijdrage is verrekend, kan het zijn dat u 1 of meer correcties moet doen op de eerdere aangiften loonheffingen (zie ook hoofdstuk 12).

Voorbeeld

U stelt een auto ter beschikking aan uw werknemer. Het loontijdvak is 1 maand. De bijtelling privégebruik auto is € 500 per maand. Uw werknemer betaalt u een eigen bijdrage voor privégebruik auto van € 560 per maand. In de aangiften loonheffingen over januari tot en met november 2016 hebt u rekening gehouden met € 500 privégebruik auto en € 560 eigen bijdrage van uw werknemer. Bij de aangifte over december 2016 constateert u dat er eind november 2016 per saldo sprake is van een negatieve bijtelling van 11 x € 500 - 11 x € 560 = € 660.

Op kalenderjaarbasis mag de totale bijtelling privégebruik auto niet negatief zijn. U moet dit als volgt herstellen:

  • In de aangifte over december 2016 houdt u geen rekening met de eigen bijdrage.

  • Voor november stuurt u een correctie in. U corrigeert daarbij de eigen bijdrage van € 560 naar € 400.

Schematisch overzicht van de maandelijkse verwerking

Loontijdvak

Waarde privégebruik auto (aangifte)

Werknemers-bijdrage privégebruik auto (aangifte)

Correctie versturen

Waarde privégebruik auto (aangifte na correctie)

Werknemersbijdrage privégebruik auto (aangifte na correctie)

Januari

€ 500

€ 560

nee

€ 500

€ 560

Februari

€ 500

€ 560

nee

€ 500

€ 560

Maart

€ 500

€ 560

nee

€ 500

€ 560

April

€ 500

€ 560

nee

€ 500

€ 560

Mei

€ 500

€ 560

nee

€ 500

€ 560

Juni

€ 500

€ 560

nee

€ 500

€ 560

Juli

€ 500

€ 560

nee

€ 500

€ 560

Augustus

€ 500

€ 560

nee

€ 500

€ 560

September

€ 500

€ 560

nee

€ 500

€ 560

Oktober

€ 500

€ 560

nee

€ 500

€ 560

November

€ 500

€ 560

ja

€ 500

€ 400

December

€ 500

€ 0

nee

€ 500

€ 0

totaal

€ 6.000

€ 6.160

 

€ 6.000

€ 6.000

Naar boven

21.3.8 Privégebruik auto en weinig of geen loon in geld

Als uw werknemer weinig of geen loon in geld krijgt (bijvoorbeeld door onbetaald verlof), moet u over de bijtelling privégebruik auto alle loonheffingen betalen. U mag de loonbelasting/premie volksverzekeringen en bijdrage Zvw, als u die inhoudt, verhalen op uw werknemer (maar niet de werkgeversheffing Zvw). U kunt dit doen via verrekening in het eerstvolgende loontijdvak. Als u dat niet doet, kunnen zich 2 situaties voordoen:

  • U verhaalt dit bedrag pas in een later loontijdvak in het kalenderjaar. U geeft uw werknemer een lening voor dit bedrag tot het moment waarop u de bedragen alsnog verhaalt. Het rentevoordeel over deze lening is loon voor uw werknemer (zie paragraaf 20.2.5). U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

  • U verhaalt dit bedrag niet meer op uw werknemer. Het bedrag is nettoloon van uw werknemer. U moet dit voordeel omrekenen naar een brutoloon (zie paragraaf 7.4). U kunt dit nettoloon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Werknemers met vakantiebonnen

Er zijn speciale tabellen voor werknemers met vakantiebonnen (zie ook paragraaf 7.3.7). Deze tabellen gaan uit van minder loontijdvakken per jaar, omdat deze werknemers in de vakantieperiode geen loon genieten. Als u voor deze werknemers privégebruik auto bij het loon moet tellen, moet u dit ook doen in hun vakantieperiode. Hierdoor berekent u op jaarbasis een te laag bedrag aan loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw of bijdrage Zvw. Om dit te voorkomen mag u de bijtelling privégebruik auto over de vakantieperiode bij het loon tellen over het loontijdvak dat aan de vakantieperiode voorafgaat of daarop volgt. U mag de bijtelling ook over deze 2 loontijdvakken verdelen.

Naar boven

21.3.9 Vergoedingen voor laadpaal en elektriciteit voor elektrische auto

U laat een laadpaal bij uw werknemer thuis plaatsen of u vergoedt de kosten van het plaatsen van een laadpaal. Deze kosten maken deel uit van de bijtelling privégebruik en zijn geen loon. Dit geldt ook voor de elektriciteit voor de auto en eventuele nodige aanpassingen, zoals een extra groep in de meterkast en een meter om het verbruik te meten.

Naar boven

21.3.10 Grondslag voor de bijtelling privégebruik auto

U berekent de waarde van het privégebruik over de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto. Tot de grondslag horen ook de kosten voor buitengewone beveiligingsmaatregelen, bijvoorbeeld kogelvrij glas, doorrijbanden en deur- of vloerbepantsering. Het voordeel van het privégebruik van de auto van de zaak is altijd loon van de werknemer. U kunt de bijtelling voor buitengewone beveiligingsmaatregelen ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Voor de grondslag is bepalend wanneer het kenteken is toegekend.

Het kenteken is toegekend vóór 1 juli 2006

De grondslag voor de bijtelling privégebruik auto is de cataloguswaarde inclusief de btw en de belasting van personenauto's en motorrijwielen (hierna: bpm). De grondslag is inclusief de accessoires die 'af fabriek' of door de dealer of de importeur zijn aangebracht vóór de datum van de toekenning van het kenteken, ongeacht of u de auto dan al aan uw werknemer ter beschikking hebt gesteld.

Let op!

Voor een bestelauto geldt een specifieke regeling, als het kenteken is toegekend vóór 1 juli 2005 (zie paragraaf 21.4.5).

De grondslag voor de bijtelling privégebruik auto berekent u als volgt:

 

Nettocatalogusprijs berekend door de fabrikant of de importeur

+

accessoires aangebracht door dealer (vóór datum kenteken)

+

btw

+

bpm-bedrag vermeld op het kenteken

=

Grondslag bijtelling privégebruik auto

Let op!

Accessoires die waren vrijgesteld voor de bpm, tellen ook mee voor de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto. Voor auto's waarvan het kenteken is toegekend voor 1 januari 2003, tellen ook accessoires mee die op de dag van toekenning van het kenteken werden aangebracht.

Het kenteken is toegekend op of na 1 juli 2006

De grondslag voor de bijtelling privégebruik auto is de cataloguswaarde inclusief de btw en de bpm. Accessoires die door of namens de fabrikant of de importeur zijn aangebracht vóór de datum van toekenning van het kenteken, tellen ook mee voor de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto. Andere accessoires tellen niet mee, ook niet als ze vóór de datum van toekenning van het kenteken zijn aangebracht.

De grondslag voor de bijtelling privégebruik auto berekent u als volgt:

 

Nettocatalogusprijs berekend door de fabrikant of de importeur (inclusief accessoires)

+

btw

+

bpm-bedrag vermeld op het kenteken

=

Grondslag bijtelling privégebruik auto

Catalogusprijzen auto's in online database RDW

U kunt de catalogusprijzen van auto's vinden in een online database van de RDW. De RDW legt in deze database de catalogusprijzen vast van auto's die vanaf 1 januari 2005 voor het eerst zijn geregistreerd. U vindt de database op www.rdw.nl.

Voor oudere auto's kunt u de historische prijslijsten van de officiële importeurs gebruiken.

Auto's van 15 jaar en ouder

Vanaf het moment dat de ter beschikking gestelde auto 15 jaar of ouder is, vormt de waarde in het economische verkeer van de auto de grondslag voor de berekening van de bijtelling privégebruik auto (zie paragraaf 21.3.21).

Geïmporteerde gebruikte auto's en datum 1e toelating

Voor een geïmporteerde gebruikte auto geldt de Nederlandse catalogusprijs op de datum waarop de auto voor het eerst (in het buitenland) is toegelaten. Deze datum staat op het kentekenbewijs. Daarmee is de catalogusprijs van een geïmporteerde auto gelijk aan die van een auto die in Nederland als nieuwe auto voor het eerst in gebruik is genomen.

Naar boven

21.3.11 Een deel van het kalenderjaar een auto ter beschikking stellen

Stelt u uw werknemer voor een deel van het kalenderjaar een auto ter beschikking? Bijvoorbeeld omdat hij niet het hele kalenderjaar bij u werkt? Dan moet u de regeling voor privégebruik auto naar tijdsgelang toepassen. Om daarbij vast te stellen of uw werknemer op kalenderjaarbasis de grens van 500 kilometer privégebruik overschrijdt (zie paragraaf 21.3.16), moet u de privékilometers over het kalenderjaargedeelte omrekenen tot het aantal privékilometers dat uw werknemer zou rijden in een heel kalenderjaar.

Voorbeeld 1

U stelt van 1 januari tot en met 31 maart een auto ter beschikking met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 24.000. Voor deze auto geldt een bijtelling van 25%. Uw werknemer rijdt in die periode 100 kilometer privé. Omgerekend naar een heel jaar zou uw werknemer 12/3 x 100 = 400 kilometer privé rijden. U hoeft nu niets bij het loon te tellen, omdat uw werknemer op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt.

Voorbeeld 2

Uw werknemer rijdt in dezelfde periode niet 100, maar 200 kilometer privé. Omgerekend naar een heel jaar zou uw werknemer 12/3 x 200 = 800 kilometer privé rijden. Dat is dus meer dan 500 kilometer. Op kalenderjaarbasis is de bijtelling 25% van € 24.000 = € 6.000. Over de periode 1 januari tot en met 31 maart is de bijtelling privégebruik auto 3/12 x € 6.000 = € 1.500. Bij een loontijdvak van 1 maand is de bijtelling € 500 per maand.

Naar boven

21.3.12 In de loop van het kalenderjaar een andere auto ter beschikking stellen

Als u in de loop van het kalenderjaar een andere auto aan uw werknemer ter beschikking stelt, moet u het privégebruik auto bij het loon tellen als uw werknemer in dat jaar in totaal meer dan 500 kilometer privé rijdt (zie paragraaf 21.3.16). U moet het privégebruik voor elke auto naar tijdsgelang berekenen.

Voorbeeld 1

U stelt van 1 januari tot en met 31 maart een auto ter beschikking. Uw werknemer rijdt in die periode 50 kilometer privé met deze auto. Van 1 april tot en met 31 december stelt u een andere auto ter beschikking. Met deze auto rijdt uw werknemer 300 kilometer privé. U hoeft nu niets bij het loon te tellen, omdat uw werknemer op kalenderjaarbasis in totaal 350 kilometer privé rijdt.

Voorbeeld 2

U stelt van 1 januari tot en met 31 oktober een auto ter beschikking met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 24.000. Van 1 november tot en met 31 december krijgt uw werknemer een auto met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 30.000. Voor beide auto's geldt een bijtelling van 25%. Uw werknemer rijdt in de periode 1 januari tot en met 31 oktober 450 kilometer privé. In de periode 1 november tot en met 31 december rijdt hij 100 kilometer privé. In totaal rijdt hij in dat kalenderjaar 550 kilometer privé.

Op kalenderjaarbasis is de bijtelling privégebruik auto voor de 1e auto 25% van € 24.000 = € 6.000. Over de periode 1 januari tot en met 31 oktober is de bijtelling 10/12 x € 6.000 = € 5.000. Op kalenderjaarbasis is de bijtelling privégebruik auto voor de 2e auto 25% van € 30.000 = € 7.500. Over de periode 1 november tot en met 31 december is de bijtelling 2/12 x € 7.500 = € 1.250. De totale bijtelling is € 5.000 + € 1.250 = € 6.250.

Het kan zijn dat u in een kalenderjaar een andere auto ter beschikking stelt en dat uw werknemer maar met 1 van die auto's privé rijdt. Als dat op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer is, moet u toch ook voor de auto waarmee niet privé is gereden, privégebruik auto berekenen en bijtellen.

Voorbeeld 3

U stelt van 1 januari tot en met 31 juli een auto ter beschikking met een grondslag voor de bijtelling van € 24.000. Uw werknemer rijdt met deze auto niet privé. U telt daarom voor de loontijdvakken van januari tot en met juli niets bij het loon van uw werknemer. Van 1 augustus tot en met 31 december stelt u een auto ter beschikking met een grondslag voor de bijtelling privégebruik van € 30.000. Met deze auto rijdt uw werknemer van augustus tot en met december 1.000 kilometer privé. Voor beide auto's geldt een bijtelling van 25%. Omdat uw werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt, moet u voor het hele kalenderjaar privégebruik auto bij het loon tellen. Over de periode januari tot en met juli moet u dus alsnog bij het loon tellen 7/12 x 25% van € 24.000 = € 3.500. Bij een loontijdvak van 1 maand is de bijtelling € 500 per maand. Voor de aangiftetermijnen die voorbij zijn, moet u een correctie insturen (zie hoofdstuk 12). Vanaf 1 augustus moet u per maand bij het loon tellen 1/12 x 25% van € 30.000 = € 625.

Let op!

Als u een andere auto ter beschikking stelt in de loop van een kalendermaand, gaat u uit van het aantal kalenderdagen bij het naar tijdsgelang berekenen van het privégebruik auto voor die maand.

Naar boven

21.3.13 Meer dan 1 auto tegelijk ter beschikking stellen

Stelt u een werknemer gelijktijdig 2 of meer auto's ter beschikking? Dan moet u het privégebruik per auto beoordelen. De bijtelling privégebruik auto past u toe voor elke auto waarmee de werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 privékilometers rijdt. Als uw werknemer met geen enkele auto op kalenderjaarbasis meer dan 500 privékilometers rijdt, hoeft u niets bij te tellen (zie paragraaf 21.3.16).

Voorbeeld

U stelt een werknemer 2 auto's gelijktijdig ter beschikking. De werknemer rijdt met auto 1 op jaarbasis meer dan 500 privékilometers. De werknemer kan aantonen dat hij auto 2 niet privé gebruikt. In dat geval moet u alleen voor auto 1 bijtellen.

Let op!

Redelijke toepassing van deze regels betekent dat de bijtelling privégebruik auto bij meerdere ter beschikking gestelde auto's beperkt kan blijven tot 1 auto als de werknemer alleenstaand is of als in zijn gezin 1 persoon een rijbewijs heeft. U houdt alleen rekening met de bijtelling van de auto met de hoogste cataloguswaarde. Als in het gezin van de werknemer 2 personen een rijbewijs hebben, berekent u de bijtelling over 2 auto's. U houdt alleen rekening met de bijtelling van de 2 auto's met de hoogste cataloguswaarde. Maar als uw werknemer een eigen auto heeft die voor privégebruik net zo geschikt is als 1 van deze auto's, kan de bijtelling beperkt blijven tot 1 auto. Weet u niet voor hoeveel auto's u moet bijtellen, neem dan contact op met Belastingdienst/team Auto/PGA, Postbus 4660, 8000 KA Zwolle.

Naar boven

21.3.14 Auto's die ingericht en uiterlijk herkenbaar zijn voor bepaalde diensten

Voor auto's die ingericht zijn voor bepaalde diensten en uiterlijk als zodanig herkenbaar zijn, geldt een afwijkende regeling voor privégebruik. Voor deze auto's nemen we aan dat uw werknemers op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijden, tenzij anders blijkt. Het gaat om auto's die worden gebruikt:

  • door de politie

  • door de brandweer

  • voor het vervoer van zieken en gewonden

  • voor het vervoer van stoffelijke overschotten

  • voor het vervoer van gevangenen

  • voor het vervoer van zieke of gewonde dieren

  • voor geldtransport

Naar boven

21.3.15 (Collectieve) afspraak over privégebruik auto met de Belastingdienst

U kunt met Belastingdienst/team Auto/PGA (Postbus 4660, 8000 KA Zwolle) een collectieve afspraak voor (een groep van) uw werknemers maken over het privégebruik van een auto. U kunt bijvoorbeeld afspreken dat privégebruik van een auto niet is toegestaan en dat u daarop toezicht houdt. U legt de afspraak schriftelijk vast. Uw werknemer kan deze afspraak als bewijsmiddel gebruiken om bijtelling privégebruik auto te voorkomen. Hij hoeft dan geen rittenregistratie bij te houden.

Naar boven

21.3.16 Geen bijtelling bij maximaal 500 kilometer privégebruik

U mag de bijtelling privégebruik auto achterwege laten als blijkt dat uw werknemer op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt. Dat blijkt uit:

  • een sluitende rittenregistratie van uw werknemer (zie paragraaf 21.3.19)

  • een ander soort bewijs van uw werknemer volgens de zogenoemde vrije bewijsleer (zie paragraaf 21.3.20)

  • een kopie van de 'Verklaring geen privégebruik auto' van uw werknemer (zie paragraaf 21.3.17).

Naar boven

21.3.17 Verklaring geen privégebruik auto

Als uw werknemer met een ter beschikking gestelde auto op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt, kan hij een 'Verklaring geen privégebruik auto' aanvragen. Uw werknemer kan het aanvraagformulier online invullen en versturen. Daarvoor heeft hij een DigiD nodig. Werknemers zonder DigiD kunnen een aanvraagformulier bestellen bij de BelastingTelefoon: 0800 - 0543.

Let op!

Uw werknemer kan geen verklaring aanvragen als hij in een auto rijdt waarvoor u met ons een (collectieve) afspraak hebt gemaakt voor het privégebruik (zie paragraaf 21.3.15).

Voor een bestelauto mag uw werknemer in sommige situaties geen verklaring aanvragen (zie paragraaf 21.4.8).

Op ons verzoek moet uw werknemer in of na afloop van een kalenderjaar overtuigend kunnen bewijzen dat hij maximaal 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt of heeft gereden. Bent u autodealer van personenauto's, dan kunnen u en uw werknemer hierbij de brochure 'Waarde auto's bepalen voor autokostenforfait en tegenbewijs' gebruiken. U kunt deze brochure downloaden van www.belastingdienst.nl of bestellen bij de BelastingTelefoon: 0800 - 0543. Zie paragraaf 21.3.22 voor informatie over de bijtelling privégebruik auto voor de autobranche.

U bewaart een kopie van de 'Verklaring geen privégebruik auto' bij uw administratie. Met de verklaring mag u geen privégebruik auto bij het loon tellen vanaf het eerstvolgende loontijdvak waarover u het loon moet berekenen. U mag de bijtelling privégebruik auto dus niet corrigeren voor loontijdvakken waarover uw werknemer al loon heeft gekregen.

Voorbeeld

U hebt aan uw werknemer een auto ter beschikking gesteld. Op 23 mei hebt u aan hem het loon over mei betaald. Bij de loonberekening hebt u rekening gehouden met de bijtelling privégebruik auto. Op 25 mei geeft uw werknemer u een kopie van zijn 'Verklaring geen privégebruik auto'. Door deze verklaring moet u de bijtelling privégebruik auto vanaf juni achterwege laten. U mag de loonberekening voor januari tot en met mei niet corrigeren. Wel kan uw werknemer tegen de bijtelling van mei bezwaar bij ons maken.

U mag geen rekening houden met een verklaring als u weet dat uw werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt met een ter beschikking gestelde auto.

Voorbeeld

Uw werknemer beschikt van januari tot en met mei over een auto met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 24.000. Uw werknemer rijdt in deze periode met de auto 1.000 kilometer privé. De bijtelling is op kalenderjaarbasis 25% van € 24.000 = € 6.000. Bij een loontijdvak van 1 maand telt u € 500 per maand bij het loon.

Op 1 juni krijgt uw werknemer een andere auto met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 30.000. Uw werknemer geeft u voor deze auto een 'Verklaring geen privégebruik auto'. Omdat u weet dat hij van januari tot en met mei al 1.000 kilometer privé heeft gereden, mag u geen rekening houden met de verklaring. Vanaf 1 juni moet u daarom per maand bij het loon tellen 1/12 x 25% van € 30.000 = € 625.

Door de 'Verklaring geen privégebruik auto' krijgt u geen naheffingsaanslag als achteraf blijkt dat uw werknemer de verklaring ten onrechte heeft aangevraagd, bijvoorbeeld omdat hij toch meer dan 500 kilometer privé gaat rijden. In zo'n geval krijgt uw werknemer een naheffingsaanslag voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen, de premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zvw over de loontijdvakken die al voorbij zijn. U betaalt zelf dan geen werkgeversheffing Zvw en premies werknemersverzekeringen. Wij kunnen de naheffingsaanslag verhogen met heffingsrente of belastingrente en een boete. Naheffen kan tot en met 5 jaar na afloop van een kalenderjaar.

Let op!

Als u weet dat uw werknemer de 'Verklaring geen privégebruik auto' ten onrechte heeft gekregen, moet u de bijtelling privégebruik auto bij het loon tellen.

Voorbeeld

Uw werknemer rijdt in een auto die hij niet privé gebruikt met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 24.000. U hebt van hem een 'Verklaring geen privégebruik auto' gekregen. Eind september vraagt hij om intrekking van de verklaring, omdat hij op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer gaat rijden. Het loontijdvak is 1 maand.

Op basis van deze gegevens krijgt uw werknemer van ons een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zvw over de bijtelling privégebruik auto over januari tot en met september. De bijtelling privégebruik auto is 9/12 x 25% van € 24.000 = € 4.500. We kunnen de aanslag verhogen met een boete. Bovendien berekenen we belastingrente als we de aanslag in een volgend kalenderjaar opleggen.

Vanaf 1 oktober moet u maandelijks bij het loon tellen 1/12 x 25% van € 24.000 = € 500. Over de bijtelling privégebruik auto moet u loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden en premies werknemersverzekeringen betalen, en werkgeversheffing Zvw betalen of de bijdrage Zvw inhouden.

Naar boven

21.3.18 Wijzigen of intrekken Verklaring geen privégebruik auto

De 'Verklaring geen privégebruik auto' geldt voor onbepaalde tijd. Uw werknemer moet alle wijzigingen aan ons doorgeven. Het kan dan gaan om een (nieuw) kenteken of om wijzigingen die leiden tot het intrekken van de verklaring.

(Nieuw) kenteken opgeven

Uw werknemer kan een (nieuw) kenteken opgeven met het formulier 'Verklaring geen privégebruik auto: (nieuw) kenteken opgeven'. Hij kan dit formulier online invullen en versturen. Daarvoor heeft hij een DigiD nodig. Werknemers zonder DigiD kunnen een formulier bestellen bij de BelastingTelefoon: 0800 - 0543. Uw werknemer krijgt binnen 8 weken na ontvangst bericht van Belastingdienst/team Auto/PGA over de wijziging van de verklaring.

Verklaring intrekken

Wijzigingen die leiden tot het intrekken van de 'Verklaring geen privégebruik auto', moet uw werknemer zo snel mogelijk aan ons doorgeven. Als hij dit niet of niet op tijd doet, kan uw werknemer een boete krijgen van maximaal € 5.278.

Uw werknemer trekt de verklaring in met het formulier 'Verklaring geen privégebruik auto: intrekken'. Hij kan dit formulier online invullen en versturen. Daarvoor heeft hij een DigiD nodig. Werknemers zonder DigiD kunnen een formulier bestellen bij de BelastingTelefoon: 0800 - 0543. Uw werknemer krijgt binnen 8 weken na ontvangst bericht van Belastingdienst/team Auto//PGA over de intrekking van de verklaring.

Bij intrekking van de verklaring moet uw werknemer u zo spoedig mogelijk informeren. Als uw werknemer bij ons aangeeft dat hij in het kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé gaat rijden, krijgt u een brief over de intrekking met informatie die voor u als werkgever belangrijk is.

De volgende wijzigingen leiden tot intrekken van de verklaring:

  • Uw werknemer gaat in het kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé rijden.

  • Uw werknemer heeft niet langer een auto tot zijn beschikking.

  • Uw werknemer gaat in een bestelauto rijden die hij buiten werktijd niet kan gebruiken.

  • Uw werknemer gaat in een bestelauto rijden waarvoor een schriftelijk verbod op privégebruik geldt.

  • Uw werknemer gaat in een bestelauto rijden die (bijna) uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen.

  • Uw werknemer gaat in een bestelauto rijden waarvoor eindheffing geldt (zie paragraaf 21.4.7).

  • Uw werknemer gaat in een (bestel)auto rijden waarvoor u met ons een (collectieve) afspraak voor het privégebruik hebt gemaakt.

Let op!

Als u namens uw werknemer een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' indient, moet uw werknemer de 'Verklaring geen privégebruik auto' zelf intrekken (zie paragraaf 21.4.9).

De volgende wijzigingen leiden niet tot intrekken van de verklaring:

  • Uw werknemer geeft een verandering van het kenteken op.

  • Uw werknemer geeft het kenteken op dat nog niet bekend was toen hij de verklaring aanvroeg.

Naar boven

21.3.19 Rittenregistratie

Door een sluitende rittenregistratie kan uw werknemer bewijzen dat hij in het kalenderjaar maximaal 500 kilometer privé heeft gereden. Een rit is de enkelereisafstand tussen 2 adressen. Er is sprake van een rit met een gemengd karakter als uw werknemer tijdens de rit zowel zakelijke kilometers als privékilometers rijdt.

Gegevens voor een volledig sluitende rittenregistratie

De rittenregistratie is volledig sluitend als uw werknemer de volgende gegevens registreert:

Autogegevens

  • merk

  • type

  • kenteken

  • beschikkingsperiode
    Uw werknemer moet de begindatum en de einddatum van de beschikkingsperiode invullen.

Ritgegevens

  • datum

  • ritnummer
    Uw werknemer moet de ritten per dag nummeren.

  • beginstand

  • eindstand

  • vertrekadres

  • afwijkende route
    Uw werknemer hoeft deze route alleen in te vullen als die afwijkt van de gebruikelijke route.

  • bezoekadres
    Uw werknemer moet het bezoekadres invullen als het gaat om een zakelijke rit of als het gaat om een rit met zakelijke kilometers en privékilometers. Het bezoekadres is in beide gevallen het zakelijke adres dat uw werknemer bezoekt.

  • privérit?
    Uw werknemer moet invullen of de rit privé was. Alleen het doel van een rit bepaalt of deze zakelijk of privé was. Als uw werknemer tijdens zijn werk bijvoorbeeld een bezoek aan de dokter brengt en daarbij de auto gebruikt om tijd te besparen, geldt dit als een privérit.

  • privé-omrijkilometers
    Uw werknemer hoeft de privé-omrijkilometers alleen in te vullen als er sprake is van een rit met een gemengd karakter.

Zijn er meer gebruikers per auto, dan moet uit de rittenregistratie blijken welke gebruiker een rit heeft gemaakt. Dat kan bijvoorbeeld door een extra kolom in de registratie.

De rapportages met de bijbehorende documenten vormen de controleerbare rittenregistratie die als bewijs dient dat uw werknemer maximaal 500 kilometer privé rijdt. U kunt de juistheid van een rittenregistratie controleren met bijvoorbeeld kantooragenda's, orderbriefjes, garagenota's en digitale routeplanners. Deze gegevens moet u ook bij uw loonadministratie bewaren, zodat u ze kunt laten zien tijdens een onderzoek door ons en wij de gegevens kunnen controleren.

Rittenregistratiesysteem

De rittenregistratie kunt u ook geautomatiseerd laten doen met een zogenoemd rittenregistratiesysteem. Daarmee laat de bestuurder nauwkeurig het aantal kilometers vastleggen dat hij met de auto heeft gereden. Het systeem legt automatisch per rit een aantal gegevens vast waarvan u een schriftelijke rapportage kunt krijgen. Het systeem draagt zo bij aan verminderen van het administratieve werk. De bestuurder moet zelf wel aangeven of het om een zakelijke rit of privérit gaat. Daarom blijft het bij een geautomatiseerde registratie nodig om bijvoorbeeld agenda's en orderbriefjes te bewaren.

Maakt u gebruik van een systeem met een Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaan wij ervan uit dat uw rittenregistratie sluitend is. Wij kunnen nog wel controleren of een rit zakelijk of privé is.

Als u een rittenregistratiesysteem gebruikt, moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • In het rittenregistratiesysteem moeten dezelfde gegevens staan als in een handmatige volledig sluitende rittenadministratie.

  • Als de afgelegde afstand wordt bepaald met externe systemen zoals gps, wijkt deze afstand af van de afgelegde kilometers volgens de kilometerteller. In dat geval moet u minimaal elke 2 maanden het verschil tussen de afgelegde afstand volgens de kilometerteller en de afgelegde afstand volgens het rittenregistratiesysteem met een aparte correctierit verwerken in de rittenregistratie. Het verschil verdeelt u evenredig over de zakelijke kilometers en privékilometers die in die periode zijn gereden.

Voorbeeld 1

Uw werknemer reist op een werkdag van zijn woning naar zijn werk. Hij werkt de hele dag op dezelfde plek en rijdt 's avonds weer naar huis. In zijn rittenregistratie moet hij die dag 2 ritten registreren.

Voorbeeld 2

Uw werknemer reist op een werkdag van zijn woning naar zijn werk. Van zijn werk reist hij naar klant A, van klant A naar klant B, van klant B naar klant C, van klant C weer naar zijn werk en aan het einde van zijn werkdag naar huis. Uw werknemer moet die dag dus 6 ritten registreren.

Let op!

Als uw werknemer tijdens een zakelijke rit omrijdt, bijvoorbeeld om zijn kind naar de crèche te brengen, dan heeft die rit een gemengd karakter. De omrijkilometers zijn privékilometers.

Rij-instructeurs

Rij-instructeurs hoeven om praktische redenen per werkdag alleen de begin- en eindkilometerstand te noteren.

Vereenvoudigde rittenregistratie bestelauto's

Voor bestelauto's mag u een vereenvoudigde rittenregistratie gebruiken (zie paragraaf 21.4.10).

Naar boven

21.3.20 Ander bewijs

Een sluitende rittenregistratie, eventueel met een 'Verklaring geen privégebruik auto', is een manier om te bewijzen dat uw werknemer met een auto maximaal 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt. Maar uw werknemer is niet aan deze manier gebonden. Ook andere vormen van bewijs zijn aanvaardbaar. Dit heet de vrije bewijsleer. We noemen hier enkele vormen die in de praktijk aanvaardbaar zijn als bewijs en enkele vormen die dat niet zijn.

Aanvaardbaar bewijs

De volgende manieren zijn aanvaardbaar als bewijs:

  • U en uw werknemer hebben schriftelijk afgesproken dat privégebruik niet is toegestaan, bijvoorbeeld als een aanvulling op de arbeidsovereenkomst. Kenmerken hierbij zijn:

    • U controleert het autogebruik en u administreert uw bevindingen.

    • Uw werknemer is niet verzekerd voor privégebruik.

    • Uw werknemer heeft zelf ook een auto.

  • U gebruikt als dealer van personenauto's de methode uit de brochure 'Waarde auto's bepalen voor autokostenforfait en tegenbewijs' (zie paragraaf 21.3.22). U kunt deze brochure downloaden van www.belastingdienst.nl.

Voor ondersteunend bewijs kunt u (in overleg met ons) ook andere gegevens vastleggen, bijvoorbeeld werkroosters, vakantieoverzichten, ziekte- en verlofstaten, garagenota's, schaderapporten, bekeuringen en dergelijke.

Bij een onregelmatig reispatroon, bijvoorbeeld het reispatroon van een vertegenwoordiger, moet u vaker aandacht besteden aan de controle van het autogebruik dan bij een regelmatig reispatroon. In overleg met ons kunt u de controle steekproefsgewijs doen. Bij een onderzoek door ons moet u aannemelijk kunnen maken dat u voldoende aandacht hebt besteed aan controle van het autogebruik.

Onaanvaardbaar bewijs

De volgende manieren zijn in ieder geval niet aanvaardbaar als bewijs:

  • Er is uitsluitend een schriftelijke afspraak tussen u en uw werknemer dat privégebruik is verboden. Misschien is daarbij wel een sanctie opgenomen, maar niets over controle van de afspraak. Er is ook niet gebleken dat er feitelijk wel controle is.

  • Er is alleen een gespecificeerde schatting van het zakelijk gebruik van de auto en van het woon-werkverkeer.

Naar boven

21.3.21 Auto's van 15 jaar en ouder

Vanaf het moment dat een auto 15 jaar of ouder is, vormt de waarde in het economische verkeer van de auto de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto. Het bijtellingspercentage voor alle auto's van 15 jaar en ouder is 35% in plaats van 25%. Als de auto bijvoorbeeld op 1 mei 15 jaar oud is, neemt u voor de 1e 4 maanden als grondslag het totaalbedrag van de cataloguswaarde inclusief btw, de bpm en de accessoires (zie paragraaf 21.3.10). Daarna gaat u uit van de waarde in het economische verkeer. Voor de vaststelling van deze waarde kunnen veilingprijzen een indicatie geven. U kunt ook kijken naar de taxatiewaarde van de auto voor de verzekering of naar de actuele kilometer- en leaseprijzen. De waarde in het economische verkeer kan hoger zijn dan de oorspronkelijke nieuwprijs van de auto.

Naar boven

21.3.22 Bijtelling privégebruik auto voor de autobranche

Als u werkgever bent in de autobranche, kan het zijn dat uw werknemers auto's wisselend gebruiken. Hierdoor kan het moeilijk zijn om de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto vast te stellen. Daarom kunt u de grondslag op een praktische manier vaststellen met de 'Handreiking bijtelling privégebruik auto voor de autobranche'. U kunt deze handreiking downloaden van www.belastingdienst.nl of bestellen bij de BelastingTelefoon: 0800 - 0543.

Toezicht

Telt u bij op grond van de 'Handreiking bijtelling privégebruik auto voor de autobranche'? Dan moet u ervoor zorgen dat voor elke werknemer uit uw administratie blijkt op welke auto de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto per dag is gebaseerd. En waarom u de grondslag op die auto hebt gebaseerd. Daarom moet u de juistheid en volledigheid van de registratie regelmatig controleren, zodat u de bijtelling correct in uw aangifte loonheffingen kunt verwerken. In de 'Handreiking toezicht bijtelling privégebruik auto en geen bijtelling privégebruik auto voor de autobranche' vindt u hiervoor richtlijnen. In deze handreiking staan ook richtlijnen voor het toezicht dat u moet houden als u niet bijtelt. U kunt de handreiking downloaden van www.belastingdienst.nl.

Aantal privékilometers bewijzen

In de brochure 'Waarde auto's bepalen voor autokostenforfait en tegenbewijs' staat hoe uw werknemer kan bewijzen dat hij niet meer dan 500 privékilometers met de auto rijdt. Uw werknemer kan deze brochure downloaden van www.belastingdienst.nl.

Autoverhuurbranche: aantal privékilometers bewijzen

Bent u werkgever in de autoverhuurbranche? Dan hebt u waarschijnlijk werknemers die verschillende personenauto's uit het verhuurwagenpark tot hun beschikking hebben voor uitsluitend de volgende werkzaamheden:

  • ophalen en wegbrengen

  • door de wasstraat halen

  • aftanken

  • wegbrengen en ophalen voor onderhoud en reparatie

Voor u en deze werknemers (hikers) is het bijhouden van een rittenregistratie vaak een grote last. Om praktische redenen mag u daarom het bewijs voor het aantal gereden privékilometers leveren met een verbod op privégebruik en op gebruik voor woon-werkverkeer van de personenauto's van uw zaak. Daarbij gelden de volgende voorwaarden:

  • U legt het verbod vast in een schriftelijke overeenkomst.

  • U ziet toe op de naleving van het verbod.

  • Bij overtreding van het verbod legt u een sanctie op.

  • Uw werknemer vraagt geen 'Verklaring geen privégebruik auto' aan.

U kunt een Voorbeeldovereenkomst verbod op privégebruik en gebruik woon-werkverkeer ter beschikking gestelde personenauto's downloaden van www.belastingdienst.nl.

Naar boven

21.3.23 Gevolgen bijtelling voor loongerelateerde regelingen

De bijtelling privégebruik auto heeft ook invloed op loongerelateerde regelingen zoals de gebruikelijkloonregeling (zie paragraaf 16.1) en de 30%-regeling (zie paragraaf 17.4). Door de bijtelling privégebruik auto zijn er ook gevolgen voor bijvoorbeeld de zorg- en huurtoeslag.

Privégebruik auto geldt niet voor de pensioenopbouw. Dit betekent dat over de bijtelling privégebruik auto geen pensioen mag worden opgebouwd.

Naar boven

21.3.24 Verwerking privégebruik auto in de aangifte loonheffingen

Per loontijdvak telt u bij het loon van uw werknemer een tijdsevenredig deel van de bijtelling privégebruik auto. Dat bedrag boekt u in kolom 4 van de loonstaat. De eigen bijdrage voor privégebruik auto van uw werknemer vermeldt u ook in kolom 4 van de loonstaat als negatief bedrag.

Bij de werknemersgegevens in de aangifte loonheffingen vermeldt u het loon waarover u de loonheffingen hebt berekend. Daarnaast vermeldt u de volgende gegevens:

  • de waarde van het privégebruik auto vóór aftrek van de eigen bijdrage voor privégebruik auto van uw werknemer

  • de eigen bijdrage van uw werknemer voor het privégebruik auto

Het kan zijn dat u een auto aan uw werknemer ter beschikking hebt gesteld, maar geen privégebruik auto bij zijn loon telt. In dit geval moet u in de aangifte loonheffingen 1 van de volgende codes vermelden:

  • code 1 (Afspraak via werkgever met de Belastingdienst) als u met ons een collectieve afspraak hebt gemaakt (zie paragraaf 21.3.15)
    U moet deze code ook gebruiken als u privégebruik van een bestelauto hebt verboden.

  • code 2 (Werknemer heeft een 'Verklaring geen privégebruik auto' van de Belastingdienst) als uw werknemer een kopie van de 'Verklaring geen privégebruik auto' bij u heeft ingeleverd (zie paragraaf 21.3.17)

  • code 3 (Ander bewijs personen- en bestelauto) als u geen collectieve afspraak met ons hebt gemaakt, of als uw werknemer geen 'Verklaring geen privégebruik auto' bij u heeft ingeleverd

    Deze code gebruikt u ook voor een bestelauto die uitsluitend geschikt is voor vervoer van goederen (zie paragraaf 21.4.4), of die uw werknemer buiten werktijd niet kan gebruiken (zie paragraaf 21.4.3).

  • code 5 (Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto) als u voor de werknemer eindheffing toepast, omdat hij en andere werknemers de bestelauto doorlopend afwisselend gebruiken (zie paragraaf 21.4.7 en 24.6)

  • code 6 (0% bijtelling)
    U mag deze code alleen gebruiken voor auto’s met een CO2-uitstoot van maximaal 50 gram per kilometer waarvan de datum 1e tenaamstelling ligt vóór 1 januari 2014. U vermeldt deze code niet als u toch moet bijtellen in verband met excessief privégebruik van de auto (zie paragraaf 21.3.5).

  • code 7 ('Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto') als u namens uw werknemer deze verklaring bij ons hebt ingediend (zie paragraaf 21.4.9)

Naar boven

21.3.25 Stroomschema ter beschikking gestelde personenauto

Gebruik het stroomschema hierna als u een personenauto aan uw werknemer ter beschikking stelt.

Let op!

In het stroomschema gelden de CO2-uitstootgrenzen alleen voor personenauto's met een datum 1e tenaamstelling in 2016. Zie paragraaf 21.3.5 en 21.3.6 voor informatie over personenauto's met een eerdere datum 1e tenaamstelling.

 

Naar boven

21.4 Reizen met een bestelauto van de zaak

Als u aan uw werknemer een bestelauto ter beschikking stelt, geldt een bijzondere regeling voor het privégebruik. Hierbij geldt hetzelfde als voor het ter beschikking stellen van een personenauto (zie paragraaf 21.3), maar voor bestelauto's zijn er daarnaast aanvullende regels. Die regels vindt u in dit gedeelte. De volgende onderwerpen komen aan de orde:

  • begrip 'bestelauto' (zie paragraaf 21.4.1)

  • verbod privégebruik bestelauto (zie paragraaf 21.4.2)

  • gebruik bestelauto buiten werktijd niet mogelijk (zie paragraaf 21.4.3)

  • bestelauto (bijna) uitsluitend geschikt voor vervoer van goederen (zie paragraaf 21.4.4)

  • berekening van de bijtelling (zie paragraaf 21.4.5)

  • vergoedingen voor laadpaal en elektriciteit voor elektrische auto (zie paragraaf 21.4.6)

  • doorlopend afwisselend gebruik bestelauto (zie paragraaf 21.4.7)

  • 'Verklaring geen privégebruik auto' (zie paragraaf 21.4.8)

  • 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' (zie paragraaf 21.4.9)

  • vereenvoudigde rittenregistratie (zie paragraaf 21.4.10)

  • stroomschema ter beschikking gestelde bestelauto (zie paragraaf 21.4.11)

De 'Handreiking bijtelling privégebruik auto voor de autobranche' kunt u als werkgever in de autobranche ook toepassen voor bestelauto's (zie paragraaf 21.3.22).

Let op!

Het voordeel van het privégebruik van de auto van de zaak altijd loon van de werknemer. U kunt dit loon dus niet aanwijzen als eindheffingsloon. Er is 1 uitzondering: de bijtelling voor de buitengewone beveiligingsmaatregelen (zie paragraaf 21.3.10) kunt u wel aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Naar boven

21.4.1 Begrip 'bestelauto'

Onder een bestelauto verstaan wij een auto met een laadruimte die niet is ingericht voor het vervoer van personen en die is voorzien van een laadvloer. De auto moet voldoen aan de inrichtingseisen voor de laadruimte van een bestelauto en moet met rijbewijs B bestuurd mogen worden.

Naar boven

21.4.2 Verbod privégebruik bestelauto

Als u een bestelauto ter beschikking stelt waarvoor u privégebruik verbiedt, geldt de bijtelling privégebruik auto niet. U moet dan wel voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • U legt uw verbod vast in een schriftelijke afspraak en bewaart deze bij uw loonadministratie.

  • U ziet toe op de naleving van uw verbod. Bij controle door ons moet u uw toezicht aannemelijk kunnen maken. Daarom moet u uw waarnemingen vastleggen en bewaren bij uw loonadministratie. U kunt met Belastingdienst/team Auto/PGA (Postbus 4660, 8000 KA Zwolle) afspraken maken over de mate van toezicht en de bewaartermijn(en) van uw waarnemingen. U kunt toezicht op de naleving van het verbod houden door bijvoorbeeld:

    • de kilometerstanden te vergelijken met de meldingen van het aantal gereden kilometers die u met de leasemaatschappij(en) bent overeengekomen

    • de kilometerstanden te vergelijken met de hoeveelheid gebruikte brandstof

    • gegevens te controleren over verkeersboetes, schademeldingen of tanken buiten werktijd

  • Bij overtreding van het verbod legt u een sanctie op, bijvoorbeeld:

    • een geldboete die in verhouding is met de loonheffingen over het privégebruik

    • verhaal op uw werknemer van de nageheven loonheffingen

    • ontslag

In overleg met VNO-NCW en EVO hebben wij een voorbeeldafspraak gemaakt waarmee u uw verbod op privégebruik schriftelijk kunt vastleggen. U kunt de voorbeeldafspraak downloaden van www.belastingdienst.nl.

Als u de voorbeeldafspraak niet gebruikt of als u deze wijzigt, kan het zijn dat de schriftelijke vastlegging van uw verbod niet (meer) voldoet. Om dit te voorkomen kunt u uw afspraak voor goedkeuring voorleggen aan Belastingdienst/team Auto/PGA, Postbus 4660, 8000 KA Zwolle.

Bij een verbod op privégebruik van een bestelauto is de regeling voor privégebruik auto niet van toepassing. Een verbod op privégebruik van een bestelauto geeft u in de aangifte loonheffingen toch aan met code 1 (Afspraak via werkgever met Belastingdienst).

Naar boven

21.4.3 Gebruik bestelauto buiten werktijd niet mogelijk

Kan uw werknemer een ter beschikking gestelde bestelauto niet buiten werktijd gebruiken, dan geldt de bijtelling privégebruik auto niet. Dat is bijvoorbeeld zo bij een bestelauto die uw werknemer buiten werktijd op uw bedrijfsterrein zet, waarbij controleerbaar is dat privégebruik niet mogelijk is.

Naar boven

21.4.4 Bestelauto (bijna) uitsluitend geschikt voor vervoer van goederen

Is een ter beschikking gestelde bestelauto (bijna) uitsluitend geschikt voor vervoer van goederen, dan geldt de bijtelling privégebruik auto niet. Dat is bijvoorbeeld zo bij een auto met alleen een bestuurdersstoel als de bevestigingspunten van de passagiersstoel zijn weggeslepen of dichtgelast. Als uw werknemer deze auto privé gebruikt, moet u de waarde in het economische verkeer van het privégebruik aanmerken als loon. Die waarde is het aantal privékilometers vermenigvuldigd met de kilometerprijs van de bestelauto. De kilometerprijs bestaat uit de kosten per kilometer van de auto aan brandstof, onderhoud, reparatie, afschrijving, motorrijtuigenbelasting en verzekering. Dit loon vermindert u met de eigen bijdrage van uw werknemer voor het privégebruik van de bestelauto. De uitkomst mag niet negatief zijn. Uw werknemer hoeft voor deze bestelauto geen rittenregistratie bij te houden.

Naar boven

21.4.5 Berekening van de bijtelling

Voor de berekening van de bijtelling privégebruik auto gelden dezelfde regels als voor een personenauto (zie paragraaf 21.3.10). Dat is niet zo als het kenteken van de bestelauto is toegekend vóór 1 juli 2005. Dan moet u uitgaan van de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto, inclusief de btw en zonder de bpm. Deze grondslag is in de regel inclusief de accessoires die 'af fabriek' of door de dealer of de importeur zijn aangebracht vóór de datum van de toekenning van het kenteken, ongeacht of u de auto dan al aan uw werknemer ter beschikking hebt gesteld.

Accessoires die waren vrijgesteld voor de bpm, tellen ook mee voor de vaststelling van de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto. Voor bestelauto's waarvan het kenteken is toegekend voor 1 januari 2003, tellen accessoires die op de dag van toekenning van het kenteken werden aangebracht ook mee.

Naar boven

21.4.6 Vergoedingen voor laadpaal en elektriciteit voor elektrische bestelauto

U laat een laadpaal bij uw werknemer thuis plaatsen of u vergoedt de kosten van het plaatsen van een laadpaal. Deze kosten maken deel uit van de bijtelling privégebruik en zijn geen loon. Dit geldt ook voor de elektriciteit voor de bestelauto en eventuele nodige aanpassingen, zoals een extra groep in de meterkast en een meter om het verbruik te meten.

Naar boven

21.4.7 Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto

Het kan zijn dat 2 of meer werknemers door de aard van het werk een bestelauto doorlopend afwisselend gebruiken. In principe moet u ook dan gebruikmaken van de normale regeling voor privégebruik auto (zie paragraaf 21.3.2). Maar in deze situatie kan het bezwaarlijk zijn de regeling individueel toe te passen. In dat geval moet u eindheffing toepassen voor het privégebruik.

Voorbeeld 1

Een bedrijf heeft 3 bestelauto's en 7 monteurs. Bij een melding gebruiken ze willekeurig 1 van de beschikbare bestelauto's. In deze situatie is sprake van doorlopend afwisselend gebruik en moet u eindheffing toepassen.

Voorbeeld 2

2 van uw werknemers hebben ieder een bestelauto. Ze besluiten deze auto's dagelijks te ruilen. Er is nu geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik. Eindheffing is voor deze bestelauto's niet mogelijk. Er is ook geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik als werknemer A een bestelauto de ene week gebruikt en werknemer B de volgende week.

De eindheffing is op jaarbasis een vast bedrag van € 300 per bestelauto. Bij een loontijdvak van 1 maand geeft u dan in elke aangifte loonheffingen € 25 per bestelauto aan (zie paragraaf 24.8). De toepassing van de eindheffing geeft u in de aangiften loonheffingen aan met code 5 (Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto). Bij deze eindheffing hoeft uw werknemer geen rittenregistratie bij te houden.

Naar boven

21.4.8 Verklaring geen privégebruik auto

Voor een bestelauto mag uw werknemer geen 'Verklaring geen privégebruik auto' aanvragen, als hij:

  • in een bestelauto rijdt waarvoor u een (collectieve) afspraak met ons hebt gemaakt over het privégebruik (zie paragraaf 21.3.15)

  • in een bestelauto rijdt waarvoor de regeling privégebruik auto niet geldt (zie paragraaf 21.4.2 tot en met 21.4.4)

  • in een bestelauto rijdt waarvoor u eindheffing toepast, omdat 2 of meer werknemers deze auto door de aard van het werk doorlopend afwisselend gebruiken (zie paragraaf 21.4.7)

  • voor deze bestelauto een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' heeft (zie paragraaf 21.4.9)

Zie paragraaf 21.3.17 voor informatie over de 'Verklaring geen privégebruik auto'.

Naar boven

21.4.9 Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

Heeft uw werknemer een bestelauto van de zaak die hij uitsluitend zakelijk (dus: 0 kilometer privé) gebruikt? Dan kunt u namens uw werknemer de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' bij ons indienen. Vanaf de ingangsdatum van de verklaring:

  • hoeft u geen bijtelling privégebruik auto bij het loon van uw werknemer te tellen

  • hoeft uw werknemer geen rittenregistratie bij te houden

Heeft een werknemer voor een bestelauto een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto'? Dan kunt u voor die werknemer voor die bestelauto geen andere regeling voor bestelauto's gebruiken.

Verklaring indienen

U dient de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' in namens uw werknemer. Dat doet u digitaal via het beveiligde gedeelte van onze internetsite. Na het verzenden maakt u een afdruk van de verklaring. Deze laat u door uw werknemer ondertekenen en bewaart u bij de loonadministratie. De verklaring is voor onbepaalde tijd geldig. U en uw werknemer krijgen allebei van ons een ontvangstbevestiging van de verklaring.

Vanaf de ingangsdatum van de verklaring mag uw werknemer de bestelauto niet privé gebruiken. Als wij de bestelauto bij een controle op een ongebruikelijk tijdstip of op een bijzondere locatie aantreffen, kunnen wij u en uw werknemer vragen het zakelijke karakter van de rit aan te tonen. Bewaar bewijsstukken daarom goed.

Wat u moet weten over de verklaring

Heeft uw werknemer een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto', dan is het volgende van belang:

  • De 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' geldt niet met terugwerkende kracht. Heeft uw werknemer de bestelauto al op 1 januari 2016 tot zijn beschikking en dient u de verklaring pas later voor hem in? Dan moet uw werknemer kunnen bewijzen dat hij tot de ingangsdatum van de verklaring op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden met de bestelauto (zie paragraaf 21.3.16).

  • Als uw werknemer een 'Verklaring geen privégebruik auto' voor de bestelauto heeft, moet hij deze intrekken en u dat laten weten. Hij moet deze verklaring intrekken op de dag waarop u voor hem de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' indient.

  • Voor iedere combinatie van een werknemer met een bestelauto is een aparte 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' nodig. 2 werknemers die dezelfde bestelauto uitsluitend zakelijk gebruiken, moeten dus ieder een verklaring hebben. En een werknemer die verschillende bestelauto's uitsluitend zakelijk gebruikt, moet voor iedere bestelauto een verklaring hebben.

  • In de aangifte loonheffingen gebruikt u code 7 om aan te geven dat u voor een werknemer niets hebt bijgeteld omdat hij een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' heeft.

  • Verandert er iets in de situatie? Bijvoorbeeld omdat uw werknemer een andere bestelauto krijgt? Of omdat uw werknemer de bestelauto toch privé gaat gebruiken? Dan hebben zowel u als uw werknemer een meldingsplicht om deze veranderingen op tijd aan ons door te geven. Dat kan betekenen dat uw werknemer u moet vragen om de verklaring in te trekken.

'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' niet mogelijk

In een aantal gevallen kunt u voor uw werknemer geen 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' indienen:

  • Uw werknemer heeft in het kalenderjaar al meer dan 500 kilometer privé gereden.

  • Uw werknemer rijdt in een bestelauto waarvoor u een (collectieve) afspraak met ons hebt gemaakt over het privégebruik auto (zie paragraaf 21.3.15).

  • Uw werknemer rijdt in een bestelauto waarvoor de regeling privégebruik auto niet geldt (zie paragraaf 21.4.2 tot en met 21.4.4).

  • Uw werknemer rijdt in een bestelauto waarvoor u eindheffing toepast, omdat 2 of meer werknemers deze auto door de aard van het werk doorlopend afwisselend gebruiken (zie paragraaf 21.4.7).

Verklaring op verzoek van uw werknemer intrekken

In de volgende situaties moet uw werknemer u vragen de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' in te trekken:

  • Uw werknemer heeft de bestelauto niet meer.

  • Uw werknemer gaat privé met de bestelauto rijden.

  • Uw werknemer heeft de verklaring onterecht ingediend.

  • Uw werknemer mag de bestelauto door een andere regeling niet privé gebruiken.

U trekt de verklaring namens uw werknemer in. Dat doet u digitaal met het formulier 'Intrekking verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto'. U vindt dit formulier op het beveiligde gedeelte van onze internetsite. Na het verzenden maakt u een afdruk van de intrekking van de verklaring. Deze laat u door uw werknemer ondertekenen en bewaart u bij de loonadministratie. Zowel u als uw werknemer krijgen daarna van ons een ontvangstbevestiging waarin staat dat de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' is ingetrokken.

Voor het niet of niet op tijd intrekken van de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' kunnen uw werknemer en u een boete krijgen van maximaal € 5.278.

Als u de verklaring intrekt voordat uw werknemer de bestelauto privé gebruikt, gaan wij ervan uit dat hij in de periode waarin hij de verklaring had, geen privékilometers met de bestelauto heeft gereden. De werknemer kan dan een 'Verklaring geen privégebruik auto' bij ons aanvragen en vanaf die datum alsnog een rittenregistratie bijhouden.

Verklaring op eigen initiatief intrekken

Het kan voorkomen dat u weet of vermoedt dat uw werknemer de bestelauto toch privé gebruikt, maar hij de verklaring niet wil intrekken. In dat geval moet u dat aan ons melden. U stuurt dan een brief naar:
Belastingdienst/team Auto/PGA
Antwoordnummer 2555
8000 WZ Zwolle

In de brief legt u uit waarom u vermoedt of weet dat uw werknemer privé rijdt. Daarnaast vermeldt u:

  • uw gegevens

  • uw loonheffingennummer

  • de naam en het adres van uw werknemer

  • het burgerservicenummer van uw werknemer

  • het kenteken van de bestelauto

Uw werknemer kan dan van ons een beschikking krijgen, waarin staat dat wij de verklaring intrekken en per wanneer. Uw werknemer kan hiertegen bezwaar maken. Daarnaast kan uw werknemer een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en eventueel bijdrage Zvw krijgen voor de periode waarin hij de beschikking had over de bestelauto. In dat geval krijgt u van ons bericht vanaf wanneer u de bijtelling privégebruik bestelauto bij het loon van de werknemer moet tellen.

Als u weet dat uw werknemer privé rijdt met de bestelauto, moet u vanaf dat moment rekening houden met de bijtelling voor privégebruik auto. Als u vermoedt dat er sprake is van privégebruik, wacht u na uw melding onze beslissing af.

Naheffingsaanslag en boete

Kunt u of uw werknemer het zakelijke gebruik niet aantonen? Dan gaan wij ervan uit dat uw werknemer meer dan 500 kilometer per jaar privé met de bestelauto heeft gereden. Uw werknemer krijgt een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zvw voor de periode waarover u ten onrechte niets hebt bijgeteld voor het privégebruik van de bestelauto. Uw werknemer kan ook een boete krijgen.

Hebt u niet voldaan aan uw meldingsplicht? Of hebt u toestemming gegeven voor het privégebruik van de bestelauto? Dan moet u uw aangifte over 2016 corrigeren. Voor aangiftetijdvakken van 2015 en eerder dient u losse correcties in en krijgt u een naheffingsaanslag (zie hoofdstuk 12). U kunt ook een boete krijgen. De loonbelasting/premie volksverzekeringen en de bijdrage Zvw verhaalt u op uw werknemer. Doet u dat niet, dan moet u dit voordeel als loon van de werknemer belasten. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Voorbeeld: gedeeltelijk privégebruik auto

Een werknemer start bij u op 1 maart. Omdat de nieuwe bestelauto nog niet beschikbaar is, krijgt hij de 1e maand een personenauto tot zijn beschikking. Uw werknemer dient een 'Verklaring geen privégebruik auto' in en houdt een rittenregistratie bij. In maart rijdt hij 60 kilometer privé.

Per 1 april krijgt de werknemer de nieuwe bestelauto tot zijn beschikking. Hij geeft aan ons door dat de 'Verklaring geen privégebruik auto' per 1 april moet worden ingetrokken. Op 1 april dient u namens hem de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' in met als ingangsdatum 5 april. Uw werknemer houdt nog 4 dagen een rittenregistratie bij, rijdt geen privékilometers met de bestelauto en stopt daarna met het bijhouden van de rittenregistratie. Hij bewaart zijn agenda met afspraken. U bewaart alle werkbonnen, zodat u altijd kunt aantonen welke ritten uw werknemer heeft gemaakt.

Per 1 november krijgt uw werknemer een andere functie. Bij de functie hoort een personenauto, die uw werknemer ook graag privé wil gebruiken. Hij moet u vragen de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' per 1 november in te trekken, omdat hij de bestelauto dan niet meer tot zijn beschikking heeft. Als uw werknemer privé gaat rijden zonder rittenregistratie bij te houden, moet u per 1 november bijtellen voor de personenauto. En uw werknemer krijgt een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zvw voor de periode van maart tot november.

Om dit te voorkomen vraagt uw werknemer meteen weer een 'Verklaring geen privégebruik auto' aan en houdt hij vanaf 1 november weer een rittenregistratie bij. Hij berekent hoeveel privékilometers hij tot 1 januari kan rijden. In totaal mag hij dit jaar 416 (10/12 van 500) kilometer privé rijden, omdat hij pas vanaf 1 maart een auto van u tot zijn beschikking had. In maart reed hij al 60 kilometer privé. In de periode van 1 november tot 1 januari kan hij dus nog maximaal 356 kilometer privé rijden, zonder belasting te hoeven betalen voor het privégebruik van de ter beschikking gestelde auto's.

Per 1 januari van het nieuwe jaar laat uw werknemer de 'Verklaring geen privégebruik auto' door ons intrekken, omdat hij meer dan 500 kilometer privé gaat rijden met de personenauto. U rekent de bijtelling privégebruik auto tot het loon van de werknemer.

Naar boven

21.4.10 Vereenvoudigde rittenregistratie

U mag de bijtelling privégebruik bestelauto achterwege laten als blijkt dat uw werknemer op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt. U mag de bijtelling ook achterwege laten als u van uw werknemer een kopie van zijn 'Verklaring geen privégebruik auto' hebt gekregen. In beide situaties kan de werknemer het bewijs met een rittenregistratie leveren. Hierin moet hij elke zakelijke rit en elke privérit registreren.

Als uw werknemer door de aard van de werkzaamheden (vaak) veel ritten op een dag heeft, kan het bijhouden van een rittenregistratie een grote administratieve en financiële last zijn voor u en uw werknemer, omdat de zakelijke ritten tijdens werktijd worden bijgehouden. In dit geval kan om praktische redenen het bewijs met een vereenvoudigde rittenregistratie geleverd worden. Hierbij geldt de voorwaarde dat u met uw werknemer schriftelijk hebt afgesproken dat:

  • de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie heeft

  • privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan

  • u in uw administratie informatie hebt over zakelijke bestemmingen

In overleg met de organisaties VNO-NCW, EVO, Uneto-Vni, Fosag en Bouwend Nederland hebben wij een voorbeeldafspraak gemaakt waarmee u de afspraak schriftelijk kunt vastleggen. In de toelichting bij de voorbeeldafspraak staat hoe de vereenvoudigde rittenregistratie eruitziet. U kunt deze voorbeeldafspraak downloaden van www.belastingdienst.nl.

Als u de voorbeeldafspraak niet gebruikt of als u deze wijzigt, kan het zijn dat de schriftelijke vastlegging van de afspraak niet (meer) voldoet. Om dit te voorkomen kunt u uw afspraak voor goedkeuring voorleggen aan Belastingdienst/team Auto/PGA, Postbus 4660, 8000 KA Zwolle.

Naar boven

21.4.11 Stroomschema ter beschikking gestelde bestelauto

Gebruik het stroomschema hierna als u een bestelauto aan uw werknemer ter beschikking stelt.

Let op!

In het stroomschema gelden de CO2-uitstootgrenzen alleen voor bestelauto's met een datum 1e tenaamstelling in 2016. Zie paragraaf 21.3.5 en 21.3.6 voor meer informatie over bestelauto's met een eerdere datum 1e tenaamstelling.

 

Naar boven

21.5 Reizen met een ander vervoermiddel van de zaak

Als u een ander vervoermiddel dan een personen- of bestelauto aan uw werknemer ter beschikking stelt, zoals een motor, bromfiets, (elektrische) scooter of (elektrische) fiets, is de waarde in het economische verkeer van het privégebruik loon van uw werknemer. Deze waarde is het aantal privékilometers vermenigvuldigd met de werkelijke kilometerprijs en verminderd met de eigen bijdrage van uw werknemer voor het privégebruik. De kilometerprijs bestaat uit de kosten per kilometer van een vervoermiddel aan brandstof, onderhoud, reparatie, afschrijving, motorrijtuigenbelasting en verzekering. De waarde kan niet negatief zijn. Bij de berekening van het aantal privékilometers zijn de kilometers voor woon-werkverkeer zakelijk. Zie paragraaf 21.7.3 voor meer informatie over de ter beschikking gestelde fiets.

Let op!

U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Als u een vervoermiddel ter beschikking stelt aan uw werknemer, is er sprake van vervoer vanwege de werkgever. Een kilometervergoeding is dan loon van uw werknemer (zie paragraaf 21.9).

Let op!

Een auto of een ander vervoermiddel kan een werkplek zijn als een werknemer daarin werkt en u arboverantwoordelijk bent voor dat vervoermiddel (zie paragraaf 20.2.1).

Naar boven

21.6 Reizen met een taxi, boot of vliegtuig

Als uw werknemer voor zijn werk met een taxi, boot of vliegtuig reist, mag u de werkelijke reiskosten onbelast vergoeden. Voor deze vervoermiddelen geldt de maximale onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer dus niet. Voor deze vervoermiddelen mag u een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven als u voldoet aan de voorwaarden (zie paragraaf 4.6.1).

Let op!

Het onbelast vergoeden van de werkelijke reiskosten is een gerichte vrijstelling. U moet de vergoeding dan wel aanwijzen als eindheffingsloon, bijvoorbeeld door deze in uw administratie op te nemen als eindheffingsloon.

Als u boot- of vliegtickets verstrekt aan uw werknemer voor reizen voor zijn werk, is dat onbelast. Er is dan sprake van vervoer vanwege de werkgever. U mag dan geen onbelaste kilometervergoeding aan uw werknemer betalen (zie paragraaf 21.9). Een eventuele vergoeding is dan loon van uw werknemer. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Naar boven

21.7 Fietsen

In deze paragraaf leest u welke regels gelden als u een fiets aan uw werknemer vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt. Deze regels gelden ook voor een elektrische fiets.

In deze paragraaf komt aan bod:

  • vergoeden van een fiets (zie paragraaf 21.7.1)

  • verstrekken van een fiets (zie paragraaf 21.7.2)

  • ter beschikking stellen van een fiets (zie paragraaf 21.7.3)

  • met de fiets samenhangende zaken en fietsverzekering (zie paragraaf 21.7.4)

  • stroomschema fiets (zie paragraaf 21.7.5)

Naar boven

21.7.1 Fiets vergoeden

Vergoedt u aan uw werknemer (een deel van) de aanschafprijs van een fiets die hij heeft gekocht? Dan is die vergoeding loon van de werknemer. Maar u mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

U mag uw werknemer een onbelaste (vaste) vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer (gerichte vrijstelling) betalen voor zakelijke reizen waarvoor hij de fiets gebruikt, als u de vergoeding als eindheffingsloon aanwijst. Dat kunt u bijvoorbeeld doen door de vergoeding als eindheffingsloon op te nemen in uw administratie (zie paragraaf 21.1.1 en 21.1.2).

Zie paragraaf 21.10.1 voor informatie over het vergoeden van stallingskosten en het ter beschikking stellen van een stallingsplaats.

Naar boven

21.7.2 Fiets verstrekken

Hebt u aan uw werknemer een fiets verstrekt, dan wordt uw werknemer eigenaar van de fiets. De factuurwaarde of de waarde in het economische verkeer van de fiets is loon van uw werknemer. Maar u mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

U mag uw werknemer een onbelaste (vaste) vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer (gerichte vrijstelling) betalen voor zakelijke reizen waarvoor hij de fiets gebruikt, als u de vergoeding als eindheffingsloon aanwijst. Dat kunt u bijvoorbeeld doen door de vergoeding als eindheffingsloon op te nemen in uw administratie (zie paragraaf 21.1.1 en 21.1.2).

Zie paragraaf 21.10.1 voor informatie over het vergoeden van stallingskosten en het ter beschikking stellen van een stallingsplaats.

Naar boven

21.7.3 Ter beschikking stellen van een fiets

Als u een fiets aan uw werknemer ter beschikking stelt, dan blijft de fiets uw eigendom. U hoeft niets bij het loon te tellen als uw werknemer de fiets alleen gebruikt voor reizen voor het werk. Gebruikt hij de fiets ook privé? Dan is de waarde in het economische verkeer van het privégebruik loon van de werknemer. Deze waarde is het aantal privékilometers vermenigvuldigd met de kilometerprijs. De kilometerprijs bestaat uit de kosten per kilometer van de fiets aan elektriciteit, onderhoud, reparatie, afschrijving en verzekering. Een eigen bijdrage van uw werknemer voor het privégebruik trekt u van de waarde in het economische verkeer af. Als dat een negatief bedrag oplevert, mag u dat niet van het loon aftrekken.

Bij de berekening van het aantal privékilometers telt u de kilometers voor woon-werkverkeer niet mee: dit zijn zakelijke kilometers. Onder woon-werkverkeer vallen ook de kilometers die uw werknemer in de loop van een werkdag rijdt tussen de plek van het werk en zijn woning, bijvoorbeeld de kilometers om thuis te lunchen.

U mag uw werknemer geen (vaste) onbelaste vergoeding betalen voor zakelijke reizen waarvoor hij de fiets gebruikt, omdat er sprake is van vervoer vanwege de werkgever (zie paragraaf 21.9).

Zie paragraaf 21.10.2 voor informatie over het vergoeden van stallingskosten en het ter beschikking stellen van een stallingsplaats.

Naar boven

21.7.4 Met de fiets samenhangende zaken en fietsverzekering

Een vergoeding voor of een verstrekking van met de fiets samenhangende zaken en een fietsverzekering is loon van de werknemer. Maar u mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Voorbeelden van zaken die met de fiets samenhangen, zijn: een regenpak, reparatiekosten, een extra slot of een steun voor de tas. Als u een fiets ter beschikking stelt, is de vergoeding van de reparatiekosten, een extra slot of een steun voor de tas geen loon, maar een vergoeding voor intermediaire kosten. Een regenpak dat u aan uw werknemer ter beschikking stelt, is wel loon van uw werknemer. Maar u mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Naar boven

21.7.5 Stroomschema fiets

Gebruik dit stroomschema als uw werknemer met de fiets reist.

06_WKR_fiets 

Naar boven

21.8 Carpoolregeling

Het kan zijn dat uw werknemer 1 of meer collega's in de auto meeneemt naar het werk, het zogenoemde carpoolen. Voor de vraag welke onbelaste reiskostenvergoedingen u dan kunt betalen, onderscheiden we de volgende situaties:

  • Uw werknemer reist met een eigen auto (zie paragraaf 21.8.1).

  • Uw werknemer reist met een auto van de zaak (zie paragraaf 21.8.2).

Naar boven

21.8.1 Uw werknemer reist met een eigen auto

U mag aan uw werknemer de onbelaste maximale vergoeding van € 0,19 per kilometer betalen. Dit is een gerichte vrijstelling. U moet de vergoeding dan wel aanwijzen als eindheffingsloon, bijvoorbeeld door deze in uw administratie op te nemen als eindheffingsloon (zie paragraaf 21.1.1 en 21.1.2).

Als u het carpoolen zelf organiseert en regelt dat uw werknemer 1 of meer collega's ophaalt, moet hij misschien omrijden. Dan mag u uw werknemer ook voor de omrijkilometers een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. Voor de collega's die meerijden, is er sprake van vervoer vanwege de werkgever (zie paragraaf 21.9). U mag aan hen geen onbelaste vergoeding betalen.

Als uw werknemer zélf besluit om 1 of meer collega's mee te nemen, mag u ook aan die collega('s) een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. U mag dan aan uw werknemer die rijdt, geen onbelaste vergoeding betalen voor eventuele omrijkilometers, omdat deze kilometers een privékarakter hebben.

Let op!

U organiseert het carpoolen niet zelf als u bijvoorbeeld voor uw werknemers een belangstellingsregistratie bijhoudt. En ook niet als u uw werknemers vraagt om aan u door te geven hoe zij het carpoolen hebben georganiseerd.

Naar boven

21.8.2 Uw werknemer reist met een auto van de zaak

Als uw werknemer met een auto van de zaak reist, is voor hem sprake van vervoer vanwege de werkgever. U mag hem dan geen onbelaste reiskostenvergoeding betalen (zie paragraaf 21.9).

Als u zelf organiseert dat uw werknemer in de auto van de zaak 1 of meer collega's meeneemt, is er ook voor die collega('s) sprake van vervoer vanwege de werkgever. Dan mag u ook aan hen geen onbelaste reiskostenvergoeding betalen.

Als uw werknemer zelf besluit 1 of meer collega's mee te nemen in de auto van de zaak, mag u aan die collega('s) wel een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer betalen. Dit is een gerichte vrijstelling. U moet de vergoeding dan wel aanwijzen als eindheffingsloon, bijvoorbeeld door deze in uw administratie op te nemen als eindheffingsloon.

Naar boven

21.9 Vervoer vanwege de werkgever

In de volgende situaties is er sprake van vervoer vanwege de werkgever:

  • U organiseert het vervoer van uw werknemer, bijvoorbeeld met een personeelsbus of door een auto of fiets van de zaak ter beschikking te stellen.

  • U regelt dat uw werknemer meerijdt in het privévervoermiddel van een collega die daarvoor een vergoeding krijgt.

  • Uw werknemer reist per openbaar vervoer met vervoerbewijzen die u hebt gekocht.

U mag in deze situaties geen onbelaste kilometervergoeding betalen. Als u een vergoeding betaalt, is deze loon van uw werknemer. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Naar boven

21.10 Parkeergelegenheid

In deze paragraaf leest u met welke regels u rekening moet houden als u aan uw werknemer parkeergelegenheid vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt. Het maakt daarbij uit of:

  • uw werknemer met een eigen vervoermiddel reist (zie paragraaf 21.10.1)

  • uw werknemer met een vervoermiddel van de zaak reist (zie paragraaf 21.10.2)

In beide situaties moet u vervolgens kijken waar de parkeergelegenheid zich bevindt: in of bij de woning van uw werknemer of bij de plek van het werk. Bij een parkeergelegenheid kunt u denken aan een (vaste) parkeerplaats, parkeerdek, garage of oprijlaan voor een auto, maar ook aan een stallingsruimte voor een motor of een fiets. De plek van het werk kan de vaste arbeidsplaats van uw werknemer zijn, maar ook het adres van een klant.

Naar boven

21.10.1 Uw werknemer reist met een eigen vervoermiddel

Parkeren bij de woning van de werknemer

Het vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van parkeergelegenheid in of bij de woning van uw werknemer is belast. Maar u mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Parkeren bij het werk: parkeren bij de werkplek

Gebruiken uw werknemers een parkeerplaats of garage bij uw bedrijfsterrein? Dan maken deze deel uit van de werkplek (zie paragraaf 20.2.1). Deze parkeervoorziening is onbelast (nihilwaardering).

Gebruiken uw werknemers een andere parkeerplaats in de omgeving van de werkplek? Dan maakt deze ook deel uit van de werkplek als u verantwoordelijk bent voor die parkeerplaats. Dat wil zeggen dat een werknemer u met succes aansprakelijk kan stellen als door uw nalatigheid bijvoorbeeld zijn auto beschadigd raakt. Deze parkeergelegenheid mag u onbelast ter beschikking stellen.

Parkeren bij het werk: parkeren op andere plekken

Voor andere parkeerplaatsen en garages die uw werknemers gebruiken, hebt u geen (arbo)verantwoordelijkheid. Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van parkeergelegenheid bij het werk, bijvoorbeeld met een parkeerkaart voor het parkeren bij een klant, is in deze gevallen loon van de werknemer voor zover dit loon samen met een kilometervergoeding van u (of een vast bedrag) hoger is dan € 0,19 per kilometer (zie paragraaf 21.1.4). Deze parkeervoorzieningen waardeert u op de waarde in het economische verkeer of de factuurwaarde. Maar u mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Naar boven

21.10.2 Uw werknemer reist met een vervoermiddel van de zaak

Bij het vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van een parkeergelegenheid of stalling geldt het volgende:

  • Heeft uw werknemer een parkeervergunning of een stalling op zijn naam voor een parkeergelegenheid bij zijn woning die ook gebruikt kan worden voor andere vervoermiddelen? Dan is de vergoeding van de kosten van de parkeervergunning of stalling, of de verstrekking of terbeschikkingstelling ervan, loon van uw werknemer. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

  • Heeft uw werknemer een parkeervergunning op kenteken of een stalling die alleen bestemd is voor het vervoermiddel van de zaak, dan hoort de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van de vergunning of stalling niet tot het loon. De kosten van de parkeervergunning of stalling horen tot de intermediaire kosten (zie paragraaf 4.12.2).

  • Als de werknemer het vervoermiddel van de zaak in zijn garage zet, is er soms sprake van een reële (zakelijke) verhuursituatie. Dat is het geval als uw werknemer de garage uitsluitend voor het vervoermiddel van de zaak gebruikt. U kunt de werknemer dan voor het gebruik van de garage een onbelaste vergoeding geven in de vorm van huur. Als de garage gedeeltelijk ter beschikking van uw werknemer blijft staan, bijvoorbeeld voor opslag, is er geen sprake van een reële verhuursituatie. Een vergoeding voor het gebruik van de garage is dan loon van uw werknemer. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Naar boven

21.11 Reiskosten voor periodiek gezinsbezoek

Vergoedt u reiskosten aan werknemers die verblijven in de plaats waar ze werken (bijvoorbeeld op kamers of intern) en periodiek hun gezin bezoeken? Dan geldt voor deze reiskostenvergoeding hetzelfde als voor andere zakelijke reizen (zie paragraaf 21.1 en 21.2). Als uw werknemer een eigen vervoermiddel gebruikt, mag u hem dus maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Als uw werknemer per taxi, boot of vliegtuig reist, mag u de werkelijke reiskosten onbelast vergoeden (zie paragraaf 21.6).

Reiskosten zeevarenden

Uw werknemers die als kapitein, scheepsofficier of scheepsgezel werken op een zeeschip, maken reizen met een eigen vervoermiddel tussen de woning of de verblijfsplaats aan de wal en de ligplaats van het schip. De reiskostenvergoedingen aan deze zeevarenden voor reizen tussen de woning of verblijfplaats aan de wal en de ligplaats van het schip zijn onbelast tot maximaal € 0,19 per kilometer.

Als de partner of de kinderen die tot het gezin horen van deze zeevarenden, reizen maken tussen de woning of de verblijfplaats van uw werknemer aan de wal en het schip, mag u deze reiskosten tot maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden aan de werknemer. Dat mag alleen als het schip voor zeer korte tijd in de haven van Duinkerken of Hamburg ligt of in 1 van de havens die in de kuststrook daartussen liggen.

Let op!

Als u een hogere vergoeding dan € 0,19 per kilometer aan uw werknemer betaalt, is het meerdere loon van de werknemer. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Naar boven

21.12 Tijdelijk ander vervoer door wegwerkzaamheden

Maakt uw werknemer gebruik van tijdelijk, speciaal georganiseerd, vervoer van werknemers bij wegwerkzaamheden? Dan is de vergoeding die u voor dat speciale vervoer betaalt, loon van de werknemer. Maar u mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Naar boven