Btw terugvragen uit andere EU-landen

Hebt u btw betaald in een ander EU-land? Over goederen, diensten of bij de invoer van goederen uit een niet-EU-land en u doet daar geen btw-aangifte? U kunt deze btw dan terugvragen uit dat EU-land via de Nederlandse belastingdienst. De manier waarop u dit doet als Nederlandse ondernemer verandert in 2026 - daarover leest u verderop op deze pagina meer.

Voorwaarden om btw terug te vragen

Om via de Nederlandse belastingdienst btw terug te vragen uit een ander EU-land moet u aan voorwaarden voldoen. Bij Wanneer kunt u een verzoek doen? leest u hier meer over.

Hoe werkt het nu?

U kunt btw terugvragen op de internetsite Teruggaaf van btw uit andere EU-landen. Maak hierbij gebruik van de Vereisten en toelichting bij het verzoek om teruggaaf btw uit andere EU-landen. Raadpleeg hiervoor ook de lijst van bedrijfsactiviteiten en NACE-codes.

Wij sturen uw verzoek door naar de belastingdienst in het EU-land waar u btw terugvraagt. Voor deze internetsite hebt u inloggegevens nodig.

Inloggegevens aanvragen

Om btw terug te vragen, hebt u inloggegevens nodig. Met het hulpmiddel Aanvraag inloggegevens voor terugvragen btw uit andere EU-landen komt u te weten of u inloggegevens kunt aanvragen. Het hulpmiddel brengt u naar het juiste formulier om inloggegevens aan te vragen.

U moet via dit hulpmiddel ook inloggegevens aanvragen als uw fiscaal dienstverlener uw teruggaafverzoek verzorgt.

Inloggegevens voor fiscaal dienstverleners

Bent u fiscaal dienstverlener en wilt u voor uw klanten of voor uzelf btw terugvragen? En hebt u nog geen inloggegevens? Gebruik dan het formulier Aanvraag inloggegevens intermediairs voor terugvragen btw uit andere EU-landen.

Hoe corrigeert u een verzoek?

Wilt u een verzoek om teruggaaf aanpassen? Dat kan pas nadat wij uw verzoek hebben doorgestuurd naar de belastingdienst van het EU-land waar u de btw terugvraagt.  Op de site Teruggaaf van btw uit andere EU-landen kunt u bij 'Correctieverzoek' zien vanaf wanneer dit mogelijk is. Daarna kunt u:

• uw correctieverzoek openen
• alleen de laatste versie van uw verzoek aanpassen
• een correctie doen

Uw correctie krijgt een verzoeknummer, uw oorspronkelijk verzoek om teruggaaf houdt hetzelfde referentienummer.

Wat verandert er vanaf het tweede kwartaal van 2026?

De manier waarop u als Nederlandse ondernemer een verzoek om teruggaaf van btw doet, verandert in 2026. De Belastingdienst verandert het IT-systeem voor de btw. Daardoor verandert ook de manier waarop ondernemers hun verzoek om teruggaaf van btw doen en volgen.

Voortaan btw terugvragen via Mijn Belastingdienst Zakelijk

Vanaf het 2e kwartaal van 2026 doet u uw verzoek digitaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk. U kunt btw terugvragen door in te loggen bij 'Inloggen voor ondernemers'. Ga vervolgens naar 'Btw' en dan 'VAT refund'. Om in te loggen op Mijn Belastingdienst Zakelijk, hebt u een geldig inlogmiddel nodig: DigiD of eHerkenning.

Iemand machtigen of gemachtigd worden

Wil uw belastingadviseur of administratiekantoor uw dossier bekijken? Dat heeft die een geldige machtiging nodig voor teruggaaf van btw (VAT refund) via DigiD of eHerkenning. Heeft uw adviseur deze machtiging nog niet? Regel dit dan zo snel mogelijk. Hierover leest u meer bij Hulp bij inloggen op Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Wat verandert er nog meer?

Vanaf de invoering van het nieuwe systeem:

• kunt u geen verzoeken meer op papier doen
• verloopt alle communicatie over uw verzoek via Mijn Belastingdienst Zakelijk
• ontvangt u e-mailmeldingen zodra er nieuwe documenten of acties klaarstaan

De exacte ingangsdatum in 2026 publiceren wij op deze site, zodra de overgang is afgerond.

Facturen en invoerdocumenten

U kunt btw terugvragen over goederen en diensten die u hebt gekocht in een ander EU-land. Maar terugvragen kan ook als u in een ander EU-land btw hebt betaald over de invoer van goederen uit een niet-EU-land. Een aantal EU-landen vraagt u facturen of invoerdocumenten mee te sturen. Papieren facturen of invoerdocumenten moet u dan scannen. In de Vereisten en toelichting bij verzoek om teruggaaf btw uit andere EU-landen (per land) vindt u een overzicht van de vereisten per land.

Als u een creditfactuur wilt toevoegen aan uw verzoek om teruggaaf, zet u mintekens voor het factuurbedrag en het btw-bedrag. Zorg dat er geen spatie staat tussen het minteken en het bedrag.

Als u een creditfactuur hebt gekregen van een factuur die u al eerder in een verzoek om teruggaaf hebt aangegeven, voegt u de creditfactuur toe aan uw eerstvolgende verzoek om teruggaaf.

Proratapercentage van een al ingediend verzoek wijzigen

U kunt het proratapercentage van ingediende verzoeken wijzigen. Het percentage wijzigt u op de site Teruggaaf van btw uit andere EU-landen via 'Percentage belaste bedrijfsactiviteiten (pro rata)'. Dit vindt u boven aan de pagina's. U kunt het gewijzigde percentage naar meerdere landen tegelijk sturen.

Het proratapercentage dat u invult, is het deel van uw bedrijfsactiviteiten dat belast is met btw. Dat deel komt in aanmerking voor teruggaaf van btw. Hebt u het percentage nog nooit gewijzigd? Het percentage staat dan standaard op 100%.

Wilt u tijdens het invullen van een verzoek het percentage belaste bedrijfsactiviteiten aanpassen? U kunt dat doen bij 'Aankoopgegevens'.

Coulancerente

Hebt u een teruggaafverzoek gedaan? En duurde het langer dan 15 dagen voordat wij dit verzoek doorstuurden naar het land van teruggaaf? Dan komt u mogelijk in aanmerking voor een rentevergoeding: de zogenoemde coulancerente. Lees meer hierover bij Coulancerente vertraagde behandeling teruggaafverzoek.

Onderhoudswerkzaamheden en storingen

Er zijn op dit moment geen storingen of onderhoudswerkzaamheden aan de website Teruggaaf van btw uit andere EU-landen. Als dit wel het geval is, dan leest u dat hier.