Inhoudsopgave

Rittenregistratie

De rittenregistratie moet het volgende vermelden:

het merk van de auto
het type van de auto
het kenteken van de auto
de periode waarin de auto ter beschikking stond

Voor elke rit moet u vermelden:

de datum
de begin- en eindstand van de kilometerteller
het adres van vertrek en het aankomstadres. Als u vanaf uw werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, schrijft u de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis
de route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
of het een privérit is of een zakelijke rit

De juistheid van een kilometeradministratie kan worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld kantooragenda's, orderbriefjes, garagenota's en elektronische routeplanners. Het is raadzaam om de rittenregistratie en deze informatie te bewaren, omdat de Belastingdienst hierom kan vragen.

Voor een goede rittenregistratie kunnen ook Black-Box-systemen worden gebruikt. Dit zijn geautomatiseerde registratiesystemen die de rittenregistratie ondersteunen. Ze leggen nauwkeurig de met de auto verreden kilometers vast. Vaak is in de schriftelijke rapportage die op deze vastleggingen is gebaseerd elke afzonderlijke rit terug te vinden. In dat opzicht kan de Black-Box een bijdrage leveren aan het inperken van de administratieve inspanningen, omdat automatisch een veelheid van ritgegevens wordt vastgelegd.

De bestuurder geeft zelf aan of het in dit geval om een zakelijke of privérit gaat. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenadministratie zal daarom een relatie tussen de rapportage en andere bescheiden (agenda's en dergelijke) nodig blijven.

Het samenstel van rapportage en onderliggende bescheiden vormt de (controleerbare) rittenregistratie die als bewijs van het feitelijke gebruik dient.