Loonadministratie bijhouden

Als u loonheffingen gaat inhouden, moet u een loonadministratie bijhouden. Een loonadministratie is nodig om de juiste loonheffingen in te houden en de juiste gegevens aan de Belastingdienst te kunnen doorgeven.

Om u te helpen een loonadministratie op te zetten, zal de Belastingdienst u verschillende documenten toesturen. Het gaat onder andere om:

• uitnodiging om aangifte te doen (aangiftebrief loonheffingen);
• herinneringen voor het doen van aangifte;
• beschikking sectoraansluiting;
• informatie over de premies werknemersverzekeringen;
• nieuwsbrieven en mededelingen.

De algemene informatie kunt u ook altijd op deze site vinden.

Een loonstaat bijhouden

U bent verplicht uw werknemer een loonstaat te verstrekken. Hierop staan de gegevens die voor de loonheffingen van belang zijn. U vult een loonstaat in voor iedere werknemer. Een model van een loonstaat kunt u downloaden. U mag een eigen loonstaat gebruiken, maar die moet dan in ieder geval dezelfde gegevens bevatten.

De loonstaat bestaat uit 2 delen:

• 1 deel met rubrieken. In deze rubrieken vermeldt u de persoonlijke gegevens van de werknemer, de gegevens van uzelf en het loonheffingennummer;
• 1 deel met kolommen. In deze kolommen vermeldt u loonbedragen, aftrekposten, inhoudingen, het uit te betalen loon enzovoort.

Geautomatiseerde loonadministratie

Bij een geautomatiseerde loonadministratie kunt u de loonstaten op 2 manieren bijhouden:

• U legt alle gegevens vast en u zorgt ervoor dat u deze gegevens op elk moment in de vorm van een volledige loonstaat kunt laten zien.
• U houdt voor iedere werknemer een basiskaart bij. Op deze basiskaart vermeldt u de gegevens die bovenaan de modelloonstaat worden gevraagd. Bij de basiskaart moet u van de overige gegevens de loonspecificaties bewaren, zoals de loonbedragen en de inhoudingen. Voorwaarde voor het gebruiken van een basiskaart is dat u op de loonspecificaties (of daarmee corresponderende lijsten) ook de cumulatieve bedragen vermeldt.

Detacheringsverklaring bewaren

Bij een werknemer die door u in Nederland ter beschikking is gesteld, maar die niet in Nederland woont, is het aan te raden een kopie van zijn originele detacheringsverklaring te bewaren bij uw loonadministratie. Detacheringsverklaringen worden afgegeven door het buitenlandse socialezekerheidsorgaan. Bij een detachering binnen de EER zijn dit meestal de E-101- of E-102-verklaringen.

Controle door de Belastingdienst

De loonadministratie moet door de Belastingdienst gecontroleerd kunnen worden. Voor een aantal regelingen gelden bijzondere administratieve verplichtingen. Ook moet u rekening houden met bewaartermijnen. In het Handboek Loonheffingen leest u hier meer over. U ontvangt het handboek als u zich aanmeldt als werkgever, maar u kunt het ook downloaden.