Inhoudsopgave

Wat moet er op een factuur staan?

Als u een factuur uitreikt, moet die aan de wettelijke eisen voldoen. Als uw facturen niet aan deze eisen voldoen, is het mogelijk dat uw afnemer geen recht heeft op aftrek van btw. Uw facturen moeten in elk geval de volgende verplichte gegevens bevatten:

uw btw-identificatienummer. Dit is het nummer waaronder u als ondernemer bij ons staat geregistreerd. Een btw-identificatienummer heeft altijd 14 posities en begint in Nederland met NL, bijvoorbeeld NL001234567B01.
het factuurnummer: facturen moeten doorlopend zijn genummerd, eventueel in meerdere reeksen
de factuurdatum
uw naam en adres
de naam en het adres van uw afnemer
de datum van de levering of de dienst
de hoeveelheid en de soort geleverde goederen
de omvang en de soort geleverde diensten
per tarief of per vrijstelling
- de eenheidsprijs exclusief btw
- eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen
- het toegepaste btw-tarief
- de vergoeding
bij vooruitbetaling:
- de datum van betaling, als die afwijkt van de factuurdatum
- het btw-bedrag

In de volgende gevallen moet u, behalve uw eigen btw-identificatienummer ook het btw-identificatienummer van uw afnemer op de factuur vermelden:

bij intracommunautaire leveringen
als een verleggingsregeling van toepassing is. De verschuldigde btw wordt dan geheven van de afnemer in plaats van de leverancier. Het gaat onder andere om de volgende gevallen:
- onderaanneming en uitlening van personen in de bouw, scheepsbouw, schoonmaak- en afvalbranche en confectie-industrie
- levering van een onroerende zaak, als koper en verkoper ervoor hebben gekozen om de levering met btw te belasten
- leveringen en diensten door een buitenlandse ondernemer zonder vaste inrichting in Nederland

Als een bijzondere regeling van toepassing is, moet dat uit de factuur blijken. Het gaat om de volgende gevallen:

toepassing van de margeregeling bij handel in gebruikte goederen
toepassing van een verleggingsregeling (vermeld dan 'btw verlegd' op de factuur)
toepassing van een vrijstelling van btw
intracommunautaire levering

U kunt uw facturen zowel elektronisch als op papier verzenden. Voor het elektronisch verzenden van facturen gelden aanvullende voorwaarden.

Alle berichten of papieren stukken met de hiervoor genoemde verplichte gegevens kunnen als factuur worden beschouwd, ongeacht onder welke benaming of met welke bestemming u deze uitreikt (zoals rekeningen, nota's, aktes, declaraties, kwitanties of bonnen). Facturen die niet aan de wettelijke eisen voldoen, moet u aanpassen aan deze eisen.

Het kan zijn dat u voor leveringen of diensten bonnen uitreikt die op zich niet aan de wettelijk eisen voldoen. Dan kunt u periodiek, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks, een verzamelnota verzenden waarin wordt verwezen naar de bonnen. De verzamelnota en de bonnen samen moeten alle verplichte gegevens bevatten.

Let op!

Om uw aangifte voor de btw in te kunnen vullen, moet u uw ontvangsten en facturen regelmatig en zorgvuldig administreren.

Zie ook: Verplichtingen voor de btw