Belastingdienst

Javascript staat uit in deze internetbrowser. U moet Javascript activeren om onze internetsite te zien.

30.03.00 Cultuurgoederen

8 Proces klantmanagement en werkzaamheden

Ook bij klantmanagement (KM) worden op het gebied van cultuurgoederen werkzaamheden verricht.

Naar boven

8.1 Afgifte vergunningen/certificaten (incl. initieel onderzoek)

Bij de afweging om een vergunning te verlenen en bij het beheer van bestaande vergunningen, wordt de manier waarop Douane toezicht uitoefent op de handhaving van VGEM-bepalingen meegenomen.

In de douanevergunning neemt u geen bepalingen of voorwaarden op die voortkomen uit de VGEM-bepalingen. Wel legt u in de individuele afspraken en het behandelplan de waarborgen en voorwaarden vast voor uitoefenen van het toezicht door de Douane.

Opleggen actieve meldplicht

Zo kunt u de vergunninghouder bijvoorbeeld een actieve meldplicht opleggen voor goederen waarop VGEM-belangen van toepassing zijn als deze worden aangegeven voor een douaneregeling.

Bij de afgifte van de vergunning vermeldt de aanbiedingsbrief dat de vergunning alleen uit het oogpunt van douanewetgeving wordt verleend. Dit ontslaat de houder er niet van de verplichtingen op grond van andere wettelijke bepalingen na te komen.

Naar boven

8.1.1 Vergunning inschrijving in de administratie van de aangever (invoer)

Bij een aangifte voor brengen in het vrije verkeer via AGS wordt door het plaatsen van selectie-, en procedureprofielen invulling gegeven aan de mogelijkheid tot controle op formele vereisten. Dit geeft o.a. de mogelijkheid tot controle op de oorsprong/herkomst van mogelijke cultuurgoederen.

De vergunning inschrijving in de administratie van de aangever is een vereenvoudigde aangifteprocedure. De aangifte voor het in het vrije verkeer brengen wordt niet gedaan via AGS maar via een inschrijving in de administratie van de vergunninghouder. Daarna wordt deze inschrijving gevolgd door een periodiek aanvullende aangifte. Het toezicht moet dus op een andere wijze worden uitgeoefend.

Tijdens het initieel onderzoek moet bepaald worden of mogelijk sprake is van invoer van cultuurgoederen. Is dit het geval moet beoordeeld worden in hoeverre er door aanvrager rekening gehouden wordt met de wettelijke verplichtingen bij mogelijke onrechtmatige invoer van cultuurgoederen op basis van:

Naar boven

8.1.2 AEO certificaat

Bij de behandeling van aan aanvraag voor een AEO-certificaat kan de Douane - via het Landelijk centrum AEO (LCAEO) - het ministerie van OCW/IOE consulteren over bedrijven die handelen in cultuurgoederen en die een certificaat hebben aangevraagd in het kader van de regeling AEO als bedoeld in DWU, artikel 38.

Als het ministerie van OCW/IOE relevante gegevens heeft die een beletsel kunnen vormen voor het aangaan van afspraken dan wel de afgifte van het AEO-certificaat, deelt zij dit mee aan het LCAEO. Het LCAEO koppelt aan het betreffende ministerie terug wat met de gegevens is gedaan en of de afspraken zijn aangegaan dan wel het certificaat al dan niet is verleend.

Tot dusver zijn hierover geen specifieke afspraken met het ministerie van OCW/IOE gemaakt, waarmee bij de afgifte van een AEO-certificaat rekening moet worden gehouden.

Naar boven

8.1.3 Modernisering toezicht Douane

De Douane consulteert het ministerie van OCW/IOE over bedrijven die met de Douane afspraken willen maken in het kader van modernisering toezicht Douane.

Naar boven

8.2 Klantmanagement

8.2.1 Groepsgewijze klantmanagement

Het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s is - net als bij fiscale risico’s - een gedeelde verantwoordelijkheid van respectievelijk de HHB en Klantmanagement. Daarbij zal veelal sprake zijn van voldoen aan de formele VGEM-bepalingen die gelden voor de cultuurgoederen alsmede het leveren van een bijdrage aan de risicovinding.

Naar boven

8.2.2 Individueel klantmanagement

De klantmanager is verantwoordelijk voor de specifieke risicoafdekking bij een individuele klant. Hij/zij onderzoekt in hoeverre VGEM-risico’s spelen, welke maatregelen het bedrijf heeft genomen om de risico’s te beperken en de wijze waarop de resterende risico’s moeten worden afgedekt. Hiervoor maakt hij/zij gebruik van de compliancetoets.

Bij de beoordeling van de compliance worden VGEM-vragen en -risico’s meegenomen. Voor de interpretatie van de resultaten kan de klantmanager een collega van de VGEM-kennisstructuur raadplegen.

Om na te gaan in hoeverre het goederenpakket van een klant betrekking heeft op VGEM-aspecten, moet de klantmanager gebruik maken van de VGEM tool. Ook moet (VGEM)informatie verkregen worden uit de in de GPA ingebrachte profielen.

De uitkomsten van de compliancetoets zijn bepalend voor de specifieke detectie- en afdekkingactiviteiten die moeten worden verricht.

Compliancetoets

In de compliancetoets zijn naast vragen op fiscaal gebied ook VGEM-vragen opgenomen. Deze vragen ondersteunen de klantmanager bij het meten van het complianceniveau van zijn klant.

Wat betreft het interpreteren van de resultaten op VGEM-terrein verkregen uit bijvoorbeeld de VGEM-tool en de compliancetoets kan de klantmanager een collega van de VGEM-kennisstructuur raadplegen. De klantmanager bepaalt vervolgens hoe de vergunninghouder gecontroleerd moet worden.

Naar boven

8.3 Administratief toezicht

Door administratief toezicht op vereenvoudigingen en vergunningen, overwegend via de administratie van een bedrijf, wordt vastgesteld of aan alle wettelijke bepalingen is voldaan.

De medewerker die de administratieve controle verricht, is verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van de controleopdracht. Als de controleopdracht een cultuurgoederenaspect bevat, maakt hij of zij gebruik van in de controleopdracht verwerkte (VGEM)informatie, de controlekaarten AC (Douanenet, menu Hulpmiddelen: AC controlekaarten) dan wel het behandelprogramma in controleapplicatie Toezicht Ondersteunend Programma (TOP).

Voor cultuurgoederen is een controlekaart AC beschikbaar. Deze is ook opgenomen in de Controleset. Er bestaat nog geen behandelprogramma voor cultuurgoederen in de controleapplicatie TOP.

Naar boven

8.3.1 Administratieve controle vergunning inschrijving in de administratie van de aangever (invoer)

Vergunninghouders inschrijving in de administratie van de aangever dienen periodiek (meestal maandelijks) een aanvullende aangifte in. Bij de behandeling van de maandaangifte kunnen zaken naar voren komen die nadere controle behoeven. Dit kan via een administratieve controle.

Bij de voorbereiding van de administratieve controle moet via de eerder ingediende periodieke aangiften beoordeeld worden of er sprake is geweest van de invoer van cultuurgoederen. Die beoordeling moet plaatsvinden door gebruik te maken van de VGEM-tool en GPA werkzame profielen.

De hierbij 'geraakte' aangifteregels moeten onderzocht worden op een mogelijk onrechtmatige invoer op basis van:

Naar boven

8.3.2 Administratieve controle vergunning inschrijving in de administratie van de aangever (uitvoer)

In situaties waarbij vereenvoudigde regelingen zijn toegestaan - en de aangifte dus niet via AGS wordt gedaan - moet het toezicht op een andere wijze worden vorm gegeven. Met name in de situatie dat aan een aangever een vergunning inschrijving in de administratie van de aangever wordt toegestaan, moet de klantmanager/relatiebeheerder maatregelen nemen om het toezicht mogelijk te maken.

Bij de voorbereiding van de administratieve controle moet via de VGEM-tool worden beoordeeld of sprake is geweest van de uitvoer van cultuurgoederen. De hierbij 'geraakte' goederencodes moeten worden onderzocht op mogelijk onrechtmatige uitvoer.

Bij het opstellen van een controleopdracht AC moet ook aandacht geschonken worden aan de VGEM-verplichtingen. De verplichtingen die voor cultuurgoederen van belang zijn moeten onderzocht worden:

  • Zijn het cultuurgoederen in de zin van Verordening 116/2009.

    • Zo ja, is er een uitvoervergunning gebruikt.

    • Zo ja, is in de aangifte bescheidcode E012 vermeld.

  • Stel vast of de juiste goederen uitgevoerd zijn.

  • Controleer of het een definitieve of tijdelijke uitvoer betrof.

  • Zijn de cultuurgoederen binnen de geldigheidsduur uitgevoerd.

  • Is de vergunning door de juiste instantie afgegeven.

  • Controleer op doorhalingen, overschrijvingen of andere veranderingen in de uitvoervergunning.

  • Controleer of het 3e exemplaar van de standaardvergunning naar de vergunningverlenende instantie is teruggestuurd.

Naar boven

8.3.3 Controle na invoer / uitvoer

De Douane voert ook administratieve controles uit bij importeurs en exporteurs die niet in het bezit zijn van een douanevergunning. Bij invoer spreken we dan van een controle na invoer (CNI) en bij uitvoer van een controle na uitvoer (CNU).

Tijdens een CNI(U) wordt de juistheid van de vermeldingen in de aangifte gecontroleerd ( DWU, artikel 48). De controle dient vaak een financieel belang, maar kan ook van belang zijn voor de wettelijke verplichtingen met betrekking tot cultuurgoederen.

Ook de Adw biedt de ruimte voor een soortgelijke controle, waarbij de vermelding in de aangifte geen vereiste is. De Douane heeft dan een ruime bevoegdheid voor een controle na invoer en uitvoer op VGEM aspecten. In theorie hebben we een ruimere bevoegdheid. In de praktijk maken we van de geboden ruimte geen gebruik zolang daarover met de beleidsverantwoordelijke departementen geen afspraken zijn gemaakt.

CNI

Bij de uitvoering van een CNI moet ook aandacht zijn voor het niet naleven van verplichtingen die voortkomen uit bepalingen betreffende cultuurgoederen.

Geldt de controleopdracht ook cultuurgoederen of treft u deze aan dan
moet onderzocht worden of de ingevoerde cultuurgoederen op een onrechtmatige wijze het land van oorsprong hebben verlaten. Bij het vermoeden van een onregelmatigheid neemt u contact op met de contactpersoon.

De volgende wetgeving is hierbij relevant:

CNU

De controleopdracht voor een CNU beschrijft uitvoerig welke items met betrekking tot welke uitvoeraangiften moeten worden onderzocht. Uitvoeraangiften die (ook) voor een CNU op het gebied van cultuurgoederen zijn geselecteerd of treft u tijdens de controle cultuurgoederen aan moeten op de navolgende aspecten worden beoordeeld:

  • Waren het cultuurgoederen in de zin van Verordening 116/2009.

    • Zo ja, is er een uitvoervergunning gebruikt.

    • Zo ja, is in de aangifte bescheidcode E012 vermeld.

  • Stel vast of de juiste goederen uitgevoerd zijn.

  • Controleer of het een definitieve of tijdelijke uitvoer betrof.

  • Zijn de cultuurgoederen binnen de geldigheidsduur uitgevoerd.

  • Is de vergunning door de juiste instantie afgegeven.

  • Controleer op doorhalingen, overschrijvingen of andere veranderingen in de uitvoervergunning.

  • Controleer of het 3e exemplaar van de standaardvergunning naar de vergunningverlenende instantie is teruggestuurd.

Naar boven

8.3.4 IT 16 / deelinventarisatie

IT 16-controles zijn deelinventarisaties in een opslaginstituut, die in opdracht van KM worden uitgevoerd. De controles worden aangestuurd door de klantmanagers en relatiebeheerders. Bij sommige regiokantoren is deze taak echter speciaal toegewezen aan andere functionarissen.

Van het totale aantal VGEM-terreinen waarin de Douane een controletaak heeft, is er slechts een beperkt aantal waarop bij de uitvoering van de IT 16-werkzaamheden mogelijkheden zijn. Er bestaat een standaard controleopdracht geformuleerd voor de deelinventarisaties. De opdrachten kunnen worden uitgebreid met relevante VGEM-aspecten. Bij het opstellen van de controleopdracht IT 16 onderzoeken de verantwoordelijke medewerkers vooraf of een (of meer) van deze taakgebieden ook daadwerkelijk relevant is tijdens de controle. Als het mogelijk is maken zij hierbij gebruik van de VGEM-tool en vragen indien nodig de input van vraagbaken of VGEM-deskundige. De medewerker voegt de relevante controlekaart(en) IT 16 bij de controleopdracht.

Controlekaarten IT 16

Om de controlemedewerkers te ondersteunen bij deelinventarisaties zijn de controlekaarten IT 16 ontwikkeld. De controlekaarten IT 16 zijn te vinden op DouaneNet (menu: Hulpmiddelen IT-16 Controlekaarten). Naast een algemene IT 16-controlekaart bestaat er een specifieke kaart voor cultuurgoederen. Iedere controlekaart IT 16 beschrijft waar de controlemedewerker tijdens de controle met betrekking tot dat VGEM-onderwerp, op moet letten en welke acties moeten worden ondernemen indien er tijdens controle mogelijke onregelmatigheden worden geconstateerd.

Naar boven

8.3.5 Behandeling aanvullende aangifte vergunning inschrijving in de administratie van de aangever

Deze aangiften worden geautomatiseerd aangeleverd en behandeld met behulp van de applicatie GPA (geautomatiseerd periodieke aangifte). De door DLTC gemaakte AGS-profielen zijn opgenomen in de GPA. Hierdoor wordt rekening gehouden met de wettelijke (VGEM)verplichtingen, die van toepassing kunnen zijn. De GPA is dan ook een tool geworden, die de medewerkers van KM ondersteunt bij het detecteren en afdekken van VGEM-risico's.

Bij de controle van de aanvullende aangifte wordt vastgesteld of op het moment dat de goederen hun bestemming (brengen in het vrije verkeer) kregen ook voldeden aan de wettelijke verplichtingen op het gebied van cultuurgoederen.

Bij het proces Maandaangifte kunnen de VGEM-risico's blijken uit de in de GPA werkzame profielen. Voor individueel te behandelen klanten is de klantmanager verantwoordelijk voor het beoordelen van deze risicosignalen. Zo nodig neemt hij de nodige maatregelen, zoals bijvoorbeeld het omzetten van risico's in controleopdrachten. Voor groepsgewijze te behandelen klanten zullen deze signalen terechtkomen bij de relatiebeheerder. De relatiebeheerder beslist wat er met deze signalen moet gebeuren (doorsturen naar de fase AC of als signaal opnemen in de risicodatabase). Daarnaast is het mogelijk om de gegevens uit de maandaangifte met behulp van de VGEM-tool te beoordelen. Beide zo nodig in aanvulling op de generieke risicobeheersing door de HHB.
Verplichtingen die bij de behandeling van de periodieke aangifte gecontroleerd kunnen worden zijn terug te vinden in het hoofdstuk aangiftebehandeling.

De door in de GPA werkzame profielen 'geraakte' aangifteregels moeten onderzocht worden op een mogelijk onrechtmatige invoer op basis van:

  • Sanctieregelingen Irak en Syrië

  • Teruggave cultuurgoederen uit bezet gebied (Erfgoedwet, paragraaf 6.2)

  • Teruggave cultuurgoederen uit partijstaten UNESCO 1970 (Erfgoedwet, paragraaf 6.1)

Naar boven

8.3.6 Hulpmiddelen voor VGEM-werkzaamheden binnen KM

Door het grote aantal VGEM-onderwerpen is het lastig om vast te stellen welke VGEM-onderwerpen van belang zijn in relatie tot een klant, aangifte of goederencode. Om een indicatie te kunnen geven welke VGEM-onderwerpen mogelijk relevant zijn, zijn er enkele tools ontwikkeld. Deze tools ondersteunen de medewerkers KM bij het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s. In deze paragraaf worden de tools besproken.

VGEM-tool

De VGEM-tool ondersteunt medewerkers bij het inzichtelijk maken van de VGEM-indicaties die van toepassing zijn bij de diverse goederencodes. De VGEM-tool is niet meer dan een hulpmiddel om VGEM-rakingen in beeld te brengen. Op basis van de informatie die de VGEM-tool oplevert, zal een nadere analyse moeten plaatsvinden.

Profielen in de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA)

De door DLTC gemaakte profielen zijn ook opgenomen in de applicatie GPA. Hiermee is de GPA ook een tool geworden die de medewerkers van KM ondersteunt bij het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s.

Naar boven

8.3.7 Afhandeling onregelmatigheden

Als niet aan de voorwaarden wordt voldaan, beoordeelt u of er sprake is van een onregelmatigheid en handelt u deze volgens de instructies af.

Naar boven