20.03.00 Flora & Fauna

11 Proces klantmanagement en werkzaamheden

Dit hoofdstuk beschrijft de werkzaamheden van de Douane binnen het proces Klantmanagement bij het toezicht op de naleving van de wetgeving die geldt ten aanzien van beschermde en verboden dieren of planten, producten van die dieren of planten, eieren of nesten van die dieren.

Naar boven

11.1 Afgifte vergunningen/certificaten (inclusief initieel onderzoek)

Bij de afweging om een vergunning te verlenen en bij het beheer van bestaande vergunningen, wordt de manier waarop de Douane toezicht uitoefent op de handhaving van VGEM-bepalingen meegenomen.

Zo kunt u de vergunninghouder een actieve meldplicht opleggen voor goederen waarop VGEM-bepalingen van toepassing zijn als deze worden aangegeven voor een douaneregeling.

In de vergunning neemt u geen bepalingen of voorwaarden op die voortkomen uit de VGEM-bepalingen. Wel legt u in de individuele afspraken en het behandelplan de waarborgen en voorwaarden vast voor uitoefenen van het toezicht door de Douane.

In de aanbiedingsbrief bij de afgegeven vergunning staat vermeld dat de vergunning alleen uit het oogpunt van douanewetgeving wordt verleend. Dit ontslaat de houder er niet van de verplichtingen op grond van andere wettelijke bepalingen na te komen.

Naar boven

11.1.1 Vergunning inschrijving in de administratie van de aangever (brengen in het vrije verkeer)

Bij een aangifte voor brengen in het vrije verkeer (via DMS), wordt door het plaatsen van selectie- en procedureprofielen invulling gegeven aan de mogelijkheid tot controle op formele vereisten. Dit geeft onder meer de mogelijkheid tot controle op het document dat bij een aangifte met beschermde of verboden goederen aanwezig dient te zijn.

Vergunninghouders met een vergunning inschrijving in de administratie van de aangever moeten op 1 januari 2024 op het DMS zijn aangesloten. De aangifte voor het in het vrije verkeer brengen wordt dan ook via DMS gedaan. Tijdens het initiële onderzoek bepaalt u of sprake is van invoer van goederen waarop de OW en het BAL van toepassing zijn. Is dit het geval, dan moet beoordeeld worden in hoeverre door de aanvrager rekening gehouden wordt met de wettelijke verplichtingen. Zie hiervoor het stappenplan. Neem bij twijfel altijd contact op met de vraagbaak.

Naar boven

11.1.2 Overige vergunningen

Vergunning inschrijving in de administratie van de aangever (plaatsing onder een bijzondere regeling)

De plaatsing onder een bijzondere regeling middels inschrijving in de administratie is een vereenvoudigde procedure. De aangifte om goederen onder een bijzondere regeling te plaatsen wordt gedaan middels een inschrijving in de administratie van de vergunninghouder. Afhankelijk van de regeling waaronder de goederen worden geplaatst, moet al dan niet periodiek een aanvullende aangifte worden ingediend. Het toezicht moet dus op een andere wijze uitgeoefend worden. Tijdens het initiële onderzoek bepaalt u of de OW en het BAL van toepassing zijn. Is dit het geval, dan moet beoordeeld worden in hoeverre door de aanvrager rekening gehouden wordt met de wettelijke verplichtingen. Zie hiervoor het stappenplan. Neem bij twijfel altijd contact op met de vraagbaak.

Ompakken van kaviaar

Gelet op artikel 220 DWU en bijlage 71-03 van de GVO DWU kan sprake zijn van toegestane gebruikelijke behandelingen, hiervoor gelden speciale regels.

In paragraaf 9.5 zijn deze bijzondere regels beschreven.

Naar boven

11.1.3 Behandeling aanvullende aangifte

Bij de behandeling van de aanvullende (periodieke) aangifte moet rekening worden gehouden met de verplichtingen vanuit de OW en het BAL. Zo moet op het moment van aangifte worden vastgesteld of de documenten behandeld zijn door de Douane.

In iedere aangifteregel vermeldt de aangever:

• het nummer van het document afgegeven door het CITES-bureau
  of

• een vergelijkbaar document afgegeven door de aangever zelf

Indien bij controle blijkt dat hieraan niet is voldaan, dan heeft invoer zonder behandeling van documenten plaatsgevonden en is sprake van een onregelmatigheid. Neem hiervoor contact op met de vraagbaak. U handelt de onregelmatigheden op de voorgeschreven wijze af.

Naar boven

11.1.4 Behandeling aanvraag AEO vergunning

De Douane consulteert via het Landelijk centrum AEO (LCAEO) het Ministerie van LNV over bedrijven die bij de Douane een aanvraag hebben ingediend in het kader van de vergunning Authorised Economic Operator (AEO) als bedoeld in het DWU artikel 38.

LNV onderzoekt of er zaken zijn die een beletsel kunnen vormen voor de afgifte van de vergunning AEO. De resultaten daarvan delen zij mee aan het LCAEO. Het LCAEO koppelt aan LNV terug wat met de gegevens is gedaan en of de vergunning al dan niet is verleend.

LNV wijst voor deze informatie-uitwisseling een contactpersoon aan en maakt deze bekend aan het LCAEO. Procedures en termijnen worden nader overeengekomen tussen het LCAEO en LNV.

Naar boven

11.2 Klantmanagement

11.2.1 Cyclisch toezicht

De klantmanager is verantwoordelijk voor de cyclische controle van zijn klanten. Hierbij maakt hij gebruik van de beschikbare klantgegevens, het klantgedrag, de uitgevoerde controles en de controleresultaten.

Hij onderzoekt in hoeverre VGEM-risico’s spelen, welke maatregelen het bedrijf heeft genomen om de risico’s te beperken en de wijze waarop de resterende risico’s moeten worden afgedekt. Op basis van zijn constateringen bepaalt hij de vorm van toezicht en de uit te voeren controlediepgang.

Om na te gaan in hoeverre het goederenpakket van een klant betrekking heeft op VGEM-aspecten, moet de klantmanager gebruik maken van de aanwijzingen en informatiebuttons binnen de Audit Tool Douane (ATD) en de VGEM-controlekaarten.

De uitkomsten hiervan zijn bepalend voor de specifieke detectie- en afdekkingactiviteiten die moeten worden verricht in het kader van cyclisch toezicht.

Naar boven

11.2.2 Vergunningbeheer en onderhoud

Periodieke toetsing juistheid klantbeeld

Ook nadat het initiële onderzoek is afgesloten en de nadere voorwaarden zijn gesteld in de vergunning(en), moet regelmatig getoetst worden of door wijziging van de regelgeving of het goederenpakket, het klantbeeld nog actueel is en in hoeverre één en ander aanleiding geeft de gestelde voorwaarden te wijzigen. Voor de wijze waarop dit gebeurt zie paragraaf 11.1.1 en 11.1.2.

Als een aangifte via geautomatiseerde douanesystemen wordt gedaan, is controle van de aangifte en/of de goederen mogelijk doordat in het systeem selectieprofielen zijn opgenomen.

In situaties met vereenvoudigde aangiften, bijvoorbeeld door een vergunninghouder inschrijving in de administratie van de aangever, moet de controle op een andere wijze worden aangestuurd.

De volgende mogelijkheden om controles gericht aan te sturen staan tot uw beschikking:

Naar boven

11.3 Administratief toezicht

Het toezicht op vereenvoudigde procedures en vergunningen afgegeven door de Douane vindt overwegend plaats aan de hand van de administratie van een bedrijf. Hierbij moet worden vastgesteld of aan alle wettelijke verplichtingen is voldaan.

De medewerker die de administratieve controle uitvoert, is verantwoordelijk voor het op een juiste wijze uitvoeren van de controleopdracht. Indien de controleopdracht een Flora en Fauna aspect bevat, maakt hij gebruik van:

• de in de controleopdracht verwerkte VGEM informatie

• de VGEM-controlekaarten

• het behandelprogramma in de controleapplicatie Audit Tool Douane (ATD)

Naar boven

11.3.1 Administratieve Controle vergunning inschrijving in de administratie van de aangever (brengen in het vrije verkeer)

De vergunninghouders dienen periodiek (meestal maandelijks) een aanvullende aangifte in. Bij de behandeling van de maandaangifte kunnen zaken naar voren komen die nadere controle behoeven. Dit kan via een administratieve controle. Raadpleeg zo nodig de vraagbaak.

Naar boven

11.3.2 Administratieve Controle bij overige vergunningen

Tijdens de controle wordt ook nagegaan of de verplichtingen die gelden voor goederen die zijn onderworpen aan bepalingen uit de OW en het BAL, zijn nagekomen.

Naar boven

11.3.3 Controle achteraf

De Douane voert ook administratieve controles uit bij importeurs en exporteurs die niet in het bezit zijn van een vergunning. We spreken dan van een controle achteraf. Dit staat ook bekend onder de begrippen controle na invoer (CNI) en controle na uitvoer (CNU).

Tijdens een CNI of CNU wordt de juistheid van de vermeldingen in de aangifte gecontroleerd (DWU, artikel 48). De controle dient vaak een fiscaal belang, maar ziet ook op naleving van de verplichtingen met betrekking tot de OW/BAL.

CNI
Bij de uitvoering van een CNI moet aandacht zijn voor het niet naleven van verplichtingen die voortkomen uit de OW en het BAL en waarvoor de Douane taken heeft. Zo nodig wordt de controleopdracht hiermee uitgebreid. Bij invoeraangiften die (ook) voor een CNI op het gebied van Flora en Fauna zijn geselecteerd, controleert u of de specimen op rechtmatige wijze het land zijn binnengekomen.

CNU
De controleopdracht voor een CNU beschrijft uitvoerig welke items met betrekking tot welke uitvoeraangiften moeten worden onderzocht. Bij uitvoeraangiften die (ook) voor een CNU op het gebied van Flora en Fauna zijn geselecteerd controleert u of de specimen op rechtmatige wijze het land hebben verlaten.

Bij de uitvoering van controles in de administratie van importeurs of exporteurs en vergunninghouders voert u de volgende werkzaamheden uit:

Naar boven

11.3.4 Deelinventarisatie (IT 16 controles)

Deelinventarisaties worden in opdracht van KM uitgevoerd. De controles worden aangestuurd door de klantmanagers en relatiebeheerders. Niet voor elke VGEM-taak zijn deelinventarisaties noodzakelijk. Er is een standaard controleopdracht geformuleerd voor de deelinventarisaties. Deze opdracht kan worden uitgebreid met relevante VGEM-aspecten. Bij het opstellen van de controleopdracht onderzoekt u vooraf of een (of meer) van deze VGEM-taakonderdelen relevant is tijdens de controle. Maak hierbij gebruik van de VGEM-controlekaarten en vraag indien nodig de input van VGEM-deskundigen. Voor diverse VGEM-onderwerpen zijn controlekaarten ontwikkeld. Deze beschrijven waar de controlemedewerker tijdens de controle met betrekking tot een VGEM-onderwerp op moet letten. De controlemedewerker voegt de relevante controlekaart(en) bij de controleopdracht.