12.50.00 Vereenvoudigde douaneaangiften en overige vereenvoudigingen

3 Aangifte door inschrijving in de administratie van de aangever situatie NA implementatie DMS met de uitbreiding inschrijving in de administratie van de aangever

3.1 Inleiding

Voor alle goederen die bestemd zijn om onder een douaneregeling te worden geplaatst, moet een douaneaangifte worden gedaan. Deze aangifte moet in beginsel elektronisch worden gedaan en de goederen moeten zijn aangebracht bij de Douane om de aangifte te kunnen aanvaarden.

(artikel 5 punt 33, 158 lid 1 DWU en artikel 6 lid 1 DWU)

De douaneautoriteiten kunnen toestaan dat de douaneaangifte wordt gedaan in de vorm van een inschrijving in de administratie van de aangever.

(artikel 182 DWU en 150 lid 1 GVo.DWU)

Deze vorm van aangifte doen kan worden toegestaan voor de volgende douaneregelingen:

• In het vrije verkeer brengen;

• Douane-entrepot;

• Tijdelijke invoer;

• Bijzondere bestemming;

• Actieve veredeling;

• Passieve veredeling;

• Uitvoer;

• Wederuitvoer

(artikel 150 lid 2 GVo.DWU)

Voor de douaneregeling douanevervoer is het doen van een aangifte door inschrijving in de administratie van de aangever niet mogelijk.

In de komende paragrafen wordt achtereenvolgens ingegaan op de vergunning inschrijving in de administratie van de aangever, de diverse onderdelen van de procedure inschrijving in de administratie van de aangever, de ketenregeling en de mogelijkheden van vertegenwoordiging.

3.1.1 Vergunning Inschrijving in de administratie van de aangever

Om gebruik te kunnen maken van de procedure inschrijving in de administratie van de aangever, is een vergunning vereist. Deze vergunning heeft na afgifte een onbeperkte geldigheidsduur.

(artikel 182 lid 1 DWU en artikel 22 lid 5 DWU)

Het is niet mogelijk om de vergunning voor alle soorten goederen of in alle situaties te gebruiken. In paragraaf 3.1.5 worden de beperkingen in het gebruik nader toegelicht.

3.1.2 persoon aanvrager

De persoon die een vergunning aanvraagt moet binnen het douanegebied van de Unie gevestigd zijn.

(artikel 182 lid 1 DWU en artikel 170 lid 2 DWU)

De vergunning inschrijving in de administratie van de aangever kan bij de bijzondere regelingen (douane-entrepot, tijdelijke invoer, bijzondere bestemming, actieve veredeling en passieve veredeling) slechts worden verleend aan personen die in het bezit zijn van vergunningen voor deze bijzondere regelingen.

(artikel 170 lid 1 DWU)

3.1.3 Vergunning-voorwaarden

In de vergunning worden de volgende zaken opgenomen:

- de goederencodes van de goederen waarvoor de vergunning inschrijving in de administratie kan worden gebruikt

- de termijn waarbinnen de aanvullende aangifte moet worden ingediend bij het daarvoor aangewezen douanekantoor

- de voorwaarden waaronder een algemene, periodieke aangifte moet worden ingediend

- een eventuele ontheffing van de verplichting om de goederen aan te brengen door middel van het insturen van het daarvoor te gebruiken bericht.

3.1.4 Eisen aan de administratie van de aangever

De administratie van de aangever moet zodanig zijn ingericht dat een juiste, tijdige en volledige vastlegging van de gegevens over de goederen is gewaarborgd.

Zodra de goederen in de bedrijfsruimte of op een andere aangewezen of goedgekeurde plaats zijn aangekomen moeten de goederen worden ingeschreven in de administratie.

Op het moment van inschrijving in de administratie van de aangever moet de informatie van de aangifte ter beschikking staan van de Douane in het elektronische systeem van de aangever. Dit ter beschikking staan houdt in dat de Douane op ieder gewenst moment toegang moet kunnen krijgen tot het systeem waarin de informatie van de aangifte staat. De inschrijving in de administratie is immers een douaneaangifte, die door de Douane moet kunnen worden gecontroleerd.

(artikel 188 DWU)

3.1.5 Beperkingen in gebruik

Er kan geen vergunning inschrijving in de administratie van de aangever worden verleend voor in het vrije verkeer brengen voor goederen die zijn vrijgesteld van btw overeenkomstig artikel 138 van Richtlijn 2006/112/EG of voor goederen waarvoor de accijns is geschorst overeenkomstig artikel 17 van Richtlijn 2008/118/EG.

(artikel 150 lid 3 GVo.DWU)

Er kan ook geen vergunning inschrijving in de administratie van de aangever worden verleend voor zendingen waarvoor een gestandaardiseerde inlichtingenuitwisseling (INF) tussen de douaneautoriteiten moet worden gebruikt.

(artikel 150 lid 6 GVo.DWU)

INF worden afgegeven en bijgehouden in een elektronisch systeem (hierna INF-systeem). Het INF systeem moet in de actualiteit worden bijgewerkt door de Douane op het moment dat goederen worden vrijgegeven voor een regeling of op het moment dat de goederen de Unie verlaten. Bij de procedure inschrijving in de administratie van de aangever heeft de Douane niet tijdig beschikking over de gegevens die nodig zijn om het INF systeem bij te werken. Deze komen namelijk pas beschikbaar als de aanvullende aangifte wordt gedaan.

Wanneer de aanvraag voor een vergunning betrekking heeft op uitvoer en wederuitvoer, wordt de vergunning alleen verleend als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

a) er wordt afgezien van de verplichting tot indiening van een aangifte vóór vertrek overeenkomstig artikel 263 lid 2 DWU en

b) het douanekantoor van uitvoer is ook het douanekantoor van uitgang of het douanekantoor van uitvoer en het douanekantoor van uitgang hebben een regeling getroffen om ervoor te zorgen dat de goederen bij uitgang aan douanetoezicht onderworpen zijn.

(artikel 150 lid 4 GVo.DWU)

Praktisch gezien betekent de voorwaarde dat de procedure inschrijving in de administratie van de aangever alleen gebruikt kan worden voor gevallen waarin geen aangifte voor vertrek hoeft worden ingediend, dat slechts een beperkt aantal goederen met gebruik van deze procedure kunnen uitgevoerd (waaronder ook uitvoer in het kader van passieve veredeling) of wederuitgevoerd. Alleen de goederen die zijn opgesomd in artikel 245 GVo.DWU kunnen ten uitvoer of wederuitvoer worden aangegeven via de procedure inschrijving in de administratie van de aangever.

(artikel 263 lid 2 DWU en artikel 245 GVo.DWU)

De procedure inschrijving in de administratie van de aangever kan niet worden gebruikt bij uitvoer van accijnsgoederen (waaronder ook uitvoer in het kader van passieve veredeling).

Bij aangifte door inschrijving in de administratie van de aangever is een koppeling met het export controlesysteem (ECS) niet altijd goed mogelijk. In artikel 150 lid 4 letter b van de GVo DWU staat daarom dat douanekantoor van uitgang en douanekantoor van plaatsing afspraken moeten maken over het daadwerkelijk vaststellen van het verlaten van de Unie. In de situatie van de aanvullende aangifte die gelijktijdig met de inschrijving in de administratie wordt gedaan kunnen we hiervoor aansluiten bij ECS en is daarmee aan deze voorwaarde voldaan.

(artikel 150 lid 4 letter b GVo. DWU)

(artikel 150, lid 5 GVo.DWU)

Het zal verder maar zelden voorkomen dat een vergunning inschrijving in de administratie van de aangever verleend kan worden voor de regeling passieve veredeling. Er is bij passieve veredeling namelijk bijna altijd een INF vereist. Bovendien hebben we bij uitvoer in het kader van passieve veredeling net als bij uitvoer en wederuitvoer te maken met de eis dat het moet gaan om goederen die zijn genoemd in artikel 245 lid 1 GVo. DWU om aangifte door inschrijving in de administratie van de aangever te mogen doen.

(artikel 150 lid 4 letter a en lid 6 DWU)

Ten slotte kan ook geen gebruik gemaakt worden van inschrijving in de administratie van de aangever om een vergunning op aangifte aan te vragen voor de bijzondere regelingen tijdelijke invoer, bijzondere bestemming, actieve veredeling of passieve veredeling.

De Douane kan in een dergelijke situatie niet in de actualiteit beschikken over die informatie die zij nodig heeft om deze vergunning te kunnen afgegeven en ook zijn de goederen niet aangebracht op het douanekantoor. Vergunningen voor deze regelingen kunnen dus alleen worden aangevraagd op aangiften gedaan in de standaard procedure, waarbij de goederen zijn aangebracht bij de Douane.

(artikel 163 lid 1 en lid 2 letter c GVo.DWU)

3.2 De procedure

De procedure inschrijving in de administratie van de aangever bestaat uit drie onderdelen, namelijk

- Aanbrengen van de goederen

- Inschrijven in de administratie en

- Doen van de aanvullende aangifte

Er is een één op één op één relatie tussen het aanbrengbericht, de inschrijving in de administratie van de aangever en de aanvullende aangiften. Met andere woorden ieder aanbrengbericht moet gekoppeld kunnen worden aan een inschrijving in de administratie en iedere inschrijving in de administratie moet worden opgevolgd door een aanvullende aangifte.

In bepaalde gevallen is het echter mogelijk om ontheffing te geven van de verplichting om de goederen aan te brengen of is het niet nodig om een aanvullende aangifte te doen.

Bij de procedure inschrijving in de administratie van de aangever is het ook mogelijk om gebruik te maken van vertegenwoordiging. Voor de mogelijkheden van vertegenwoordiging bij deze procedure zie verder onder paragraaf 3.4

3.2.1 Aanbrengen van de goederen

Aanbrengen van de goederen is het sturen van een bericht aan de Douane dat de goederen zijn aangekomen bij een douanekantoor of bij een goedgekeurde locatie en dat ze beschikbaar zijn voor controle.

(artikel 5 punt 33 DWU)

Bij inschrijving in de administratie van de aangever worden de goederen aangebracht door het sturen van een aanbrengbericht voor iedere afzonderlijke inschrijving in de administratie van de aangever. Het aanbrengbericht bevat een voorgeschreven dataset en moet elektronisch worden gedaan in DMS.

In bepaalde gevallen kan ontheffing van aanbrengen worden vergund (zie hierna). Goederen moeten echter altijd worden aangebracht als de voorafgaande regeling tijdelijke opslag na binnenbrengen is. De Douane heeft het aanbrengbericht nodig om de aangifte voor tijdelijke opslag geautomatiseerd te kunnen afschrijven.

Bij plaatsen van goederen onder een douaneregeling en met name bij het in het vrije verkeer brengen van goederen, zijn er vanuit de VGEM wetgeving bepaalde wettelijk verplichte controles die uitgevoerd moeten worden voordat de goederen kunnen worden vrijgegeven. Ook kan het voorkomen dat vanuit geharmoniseerd Europees risicobeheer wordt voorgeschreven dat bepaalde goederen gecontroleerd moeten worden op het tijdstip dat ze in het vrije verkeer worden gebracht.

Eén voorbeeld van zo’n wettelijke verplichting is dat veterinaire goederen pas mogen worden vrijgegeven nadat alle veterinaire controles zijn uitgevoerd.

Om te kunnen vaststellen dat alle controles zijn of worden uitgevoerd voordat de goederen worden vrijgegeven, moet de Douane de goederen kunnen identificeren op het moment dat ze worden aangebracht. Het aanbrengbericht bevat daarom gegevens die nodig zijn om goederen voor controle te kunnen selecteren.

Ontheffing van aanbrengen

Vergunninghouders inschrijving in de administratie van de aangever kunnen op verzoek een ontheffing krijgen voor het aanbrengen van de goederen bij de Douane als zij aan bepaalde voorwaarden voldoen. De voorwaarden voor verlenen van ontheffing zijn:

- de aangever is een AEO-vergunninghouder voor douanevereenvoudigingen;

- de aard van de goederen en de goederenstroom van de betrokken goederen rechtvaardigen ontheffing van aanbrengen en zijn bekend bij de Douane;

- de Douane heeft toegang tot alle informatie die zij nodig acht om, indien nodig, de goederen te controleren;

- op het moment van de inschrijving in de administratie van de aangever zijn de goederen niet langer onderhevig aan verboden of beperkingen, tenzij in de vergunning anders is bepaald.

Let op: ook als ontheffing is verleend voor het aanbrengen, moet de vergunninghouder in staat zijn de goederen alsnog aan te brengen als de Douane daarom vraagt.

De eis, vermeld bij het tweede gedachtestreepje is niet uitgewerkt in de douanewetgeving. Dat betekent dat de Douane hieraan een eigen invulling moet geven, met inachtneming van eerdere opmerkingen van de Europese instellingen tijdens controles op de bestaande regelingen. In Nederland wordt ontheffing in principe alleen verleend als sprake is van de zogenaamde ketenregeling (zie paragraaf 3.3).

Eisen aan de plaats van aanbrengen

Bij aangifte doen via de inschrijving in de administratie van de aangever staan de goederen niet op of in de nabijheid van een douanekantoor, maar moet een eventuele controle door de Douane plaatsvinden op de bedrijfsruimte of andere goedgekeurde of aangewezen locatie van de vergunninghouder.

(artikel 5 punt 33 DWU)

Een locatie kan alleen worden goedgekeurd of aangewezen als de locatie bereikbaar is en als de Douane er zich van verzekerd heeft dat op deze locatie het onderzoek aan en/of monstername van de goederen volledig, juist, maar ook veilig voor de controlerende ambtenaren kan worden uitgevoerd.

Locaties die onveilig of ongeschikt zijn voor het uitvoeren van een controle, kunnen niet worden goedgekeurd door de Douane als aanbrenglocatie. Dit zijn bijvoorbeeld algemeen te gebruiken parkeerplaatsen, braakliggende terreinen en weilanden, maar ook locaties waarbij onvoldoende faciliteiten voor het uitvoeren van een controle zijn. Essentieel is ook dat op deze locatie de Douane toegang kan krijgen tot het administratieve systeem waarin de aangifte is ingeschreven in de administratie van de aangever en dat de eventueel over te leggen bewijsstukken op die locatie aanwezig zijn.

Ook moet de vergunninghouder in staat zijn op deze locaties medewerking te verlenen bij het uitvoeren van de controle en ook eventueel personeel en/of hulpmiddelen hiervoor op elk gewenst moment ter beschikking kunnen stellen.

(artikel 189 lid 2 DWU)

Het voldoen aan bovenstaande eisen zal weinig tot geen problemen opleveren als de vergunninghouder zelf eigenaar van het pand of het terrein is en het aanwezige personeel in zijn dienst is, maar het kan voorkomen dat de aanvrager de goederen wil aanbrengen op plaatsen op een zee- of luchthaven waar zijn goederen zijn binnengekomen en tijdelijk zijn opgeslagen.

In beginsel is het mogelijk om bijvoorbeeld een containerterminal, aangewezen als ruimte voor tijdelijke opslag of douane-entrepot, aan te wijzen als een goedgekeurde plaats waar de goederen onder een regeling geplaatst mogen worden via inschrijving in de administratie van de aangever.

De goederen liggen dan opgeslagen onder beheer van een andere vergunninghouder dan de vergunninghouder inschrijving in de administratie van de aangever en deze laatste vergunninghouder heeft dus geen directe beschikkingsbevoegdheid over deze locatie.

Het is nu voor de afgifte van de vergunning van belang dat de Douane dus ook tot deze locaties toegang heeft en de controle efficiënt en veilig kan uitvoeren. De vergunninghouder moet dus opdracht kunnen verstrekken aan de beheerder van de opslaglocatie om toegang te verlenen en om aan de Douane alle medewerking te verlenen bij het uitvoeren van een controle. Hij moet dus de fysieke beschikkingsmacht over de goederen hebben.

Ook hier geldt weer dat als de controle niet juist, volledig en ook veilig kan worden uitgevoerd, de locatie niet kan goedgekeurd. De eisen waaraan een locatie moet voldoen zijn ook opgenomen in het Handboek Douane, onderdeel 14.45.00, hoofdstuk 2, paragraaf 2.1.3 Eisen locaties’.

3.2.2 Inschrijving in de administratie van de aangever

Bij de procedure inschrijving in de administratie van de aangever wordt de douaneaangifte gedaan door de gegevens die verplicht zijn voor de douaneregeling waarvoor de goederen worden aangegeven in te schrijven in de administratie van de aangever. Praktisch gezien komt dit er op neer dat de gegevens die bij een aangifte in de standaard procedure bij de Douane worden ingediend, nu moeten worden vastgelegd in de administratie van de aangever. Op het moment dat de inschrijving plaatsvindt, moeten ten minste de gegevens van een vereenvoudigde aangifte worden vastgelegd.

De gegevens bij aangifte door inschrijving in de administratie van de aangever

In Annex 1, Bijlage B, hoofdstuk 3, deel 1 van de GVo.DWU wordt bepaald welke gegevens ten minste in de administratie van de aangever ingeschreven moeten worden op het moment van inschrijving. Via kolom C 1 voor de vereenvoudigde aangifte ten uitvoer en via kolom I 1 voor de vereenvoudigde aangifte ten invoer.

(artikel 162 DWU en artikel 234 lid 1 letter b UVo.DWU)

Let op!

Bij toepassing van kolom I 1 is sprake van het begrip invoer. Deze vorm van vereenvoudigde aangifte is echter niet alleen van toepassing voor aangiften in het vrije verkeer brengen, maar ook voor aangiften voor bijzondere regelingen actieve veredeling, tijdelijke invoer, douane-entrepot en bijzondere bestemming.

Bij de toepassing van kolom C1 is sprake van het begrip uitvoer. Onder dit begrip worden begrepen de aangiften voor de bijzondere regeling passieve veredeling en aangifte voor wederuitvoer.

De vereiste bewijsstukken

De wettelijk vereiste bewijsstukken voor de desbetreffende douaneregeling moeten in bezit van de aangever zijn op het moment waarop de douaneaangifte wordt gedaan, dat wil zeggen het moment van inschrijving in de administratie van de aangever.

Deze bewijsstukken moeten dus aan de Douane ter beschikking kunnen worden gesteld op het moment dat een verificatie van de aangifte plaatsvindt op de locatie van de aangever of op moment dat de Douane vraagt om deze bewijsstukken aan te bieden op het in de vergunning aangewezen douanekantoor.

Aanvaarding van de aangifte

Als de gegevens van de douaneaangifte zijn ingeschreven in de administratie van de aangever, wordt de aangifte geacht te zijn aanvaard. Dit betekent dus dat op deze datum de eventuele douaneschuld verschuldigd wordt, maar ook dat deze datum bepalend is voor de toepassing van de regels die gelden voor de douaneregeling waarvoor de goederen worden aangegeven. Dit geldt bijvoorbeeld voor het wel of niet ter beschikking hebben van bewijsstukken en het eventueel van toepassing zijn van verboden of beperkende maatregelen.

(artikel 182 lid 2 en artikel 172 lid 2 DWU)

De verificatie

Op basis van een selectie van het aanbrengbericht bepaalt de Douane of tot een controle van aangifte en goederen wordt overgegaan. De aangever ontvangt hiervan bericht via DMS.

Vrijgave van de goederen

De voorwaarden waaronder de goederen worden vrijgegeven worden in de vergunning vastgelegd. Goederen worden in het algemeen vrijgegeven voor de regeling waarvoor ze zijn aangegeven nadat het aanbrengbericht door DMS is verwerkt. De aangever ontvangt een zgn. toestemming tot wegvoering vanuit DMS. Als de goederen niet geselecteerd zijn voor controle ontvangt de indiener dit bericht automatisch binnen enkele seconden na de aanvaarding. Als de goederen wel geselecteerd zijn, dan ontvangt de indiener het bericht nadat een douaneambtenaar de goederen heeft vrijgegeven.

(artikel 182 lid 4 DWU)

In die gevallen dat ontheffing van aanbrengen is verleend, worden de goederen geacht te zijn vrijgegeven op het moment dat de gegevens van de douaneaangifte zijn ingeschreven in de administratie van de aangever.

3.2.3 De aanvullende aangifte

Als gebruik wordt gemaakt van inschrijving in de administratie van de aangever moet binnen een bepaalde termijn een aanvullende aangifte worden gedaan. Via de aanvullende aangifte krijgt de Douane de beschikking over alle aangiftegegevens die nodig zijn voor de betrokken douaneregeling. De aanvullende aangifte moet, samen met het aanbrengbericht, dezelfde gegevens bevatten als een aangifte in de normale procedure. De aanvullende aangifte moet, net als het aanbrengbericht, in DMS worden ingediend

De aanvullende aangifte vormt samen met de inschrijving in de administratie van de aangever een enkele en ondeelbare akte, die geldig is vanaf de datum van aanvaarding van de aangifte door inschrijving in de administratie van de aangever. Dit betekent dat als door de aanvaarding van de inschrijving in de administratie van de aangever een douaneschuld is ontstaan, de douanerechten worden toegepast geldend op de datum van inschrijving in de administratie van de aangever, en dus niet de douanerechten die van toepassing zijn op het moment van het indienen van de aanvullende aangifte en de controle van de aangifte.

(artikel 167, lid 4 DWU en artikel 85 lid 1 DWU)

De aanvullende aangifte bij inschrijving in de administratie van de aangever heeft in Nederland een periodiek karakter waarbij uiterlijk 10 dagen na het einde van een vooraf vastgestelde periode (tijdvak) in één keer alle aanvullende aangiften gedaan moeten worden voor alle goederen die tijdens dat tijdvak zijn ingeschreven in de administratie van de aangever. Iedere aanvullende aangifte heeft betrekking op één inschrijving in de administratie van de aangever. Afhankelijk van het aantal inschrijvingen in de administratie van de aangever en de lengte van het tijdvak kan het hier dus gaan om een groot aantal aanvullende aangiften die op één tijdstip worden ingediend.

In Nederland is het tijdvak vastgesteld op één kalenderdag. Voor alle goederen die worden ingeschreven in de administratie op bijvoorbeeld 1 januari 2023, moeten de aanvullende aangiften ingediend worden op 11 januari 2023.

(artikel 167 lid 1 DWU)

Wordt de aangifte voor plaatsing onder de bijzondere regeling douane-entrepot gedaan door inschrijving in de administratie van de aangever, dan hoeft geen aanvullende aangifte te worden ingediend. De informatie m.b.t de opgeslagen goederen wordt opgenomen in de administratie van de aangever van het betreffende douane-entrepot.

(artikel 167 lid 2 letter a en artikel 214 lid 1 DWU)

Aanvraag tariefcontingent bij aangifte door inschrijving in de administratie van de aangever

Het verzoek om toepassing van een tariefcontingent zal via de aanvullende aangifte worden ingediend en op dezelfde wijze worden afgehandeld via DMS als in de situatie van de standaard aangifte.

(artikel 236 UVo.DWU)

3.3. Ketenregeling

Een deel van de huidige vergunninghouders geeft goederen aan voor opeenvolgende douaneregelingen en maakt voor iedere aangifte gebruik van de procedure inschrijving in de administratie van de aangever. Deze vergunninghouders hebben als het ware een keten van opvolgende aangiften en regelingen.

Als de hele goederenstroom te volgen is in één enkele administratie, dan is het mogelijk om de aard van de goederen en de goederenstroom vast te stellen aan het begin van die keten en die goederen daarna aan de hand van vastleggingen in de administratie, de aanvullende aangiften en de auditfile te volgen. Om de aard van de goederen en goederenstroom vast te stellen moeten de goederen worden aange-bracht bij de eerste schakel in de keten. Bij opvolgende schakels in de keten hoeven de goederen niet opnieuw te worden aangebracht. Dit wordt de ketenregeling genoemd.

Als voorbeeld van een veelvoorkomende keten de volgende situatie: goederen komen met de bijzondere regeling douanevervoer aan bij de opslaglocatie van een douane-entrepot. De goederen worden door inschrijving in de administratie van de aangever geplaatst onder de regeling douane-entrepot en na verloop van tijd door inschrijving in de administratie van de aangever in het vrije verkeer gebracht. Door bij plaatsing in het douane-entrepot de goederen aan te brengen is het mogelijk de aard van de goederen vast te stellen en is het niet langer nodig om de goederen aan te brengen als de goederen in het vrije verkeer gebracht worden.

Voor de duidelijkheid: op grond van de ketenregeling geldt geen ontheffing voor het indienen van de aanvullende aangifte.

Om de ketenregeling te kunnen toepassen, geldt één zeer belangrijke voorwaarde. Bij de eerste schakel moet de aangever voldoende gegevens en/of bescheiden overleggen om controles die uitgevoerd moeten worden bij de latere schakels uit te kunnen voeren. Bij in het vrije verkeer brengen moet de Douane bijvoorbeeld controleren of aan alle veterinaire verplichtingen is voldaan. Als bij plaatsing in het douane-entrepot al gecontroleerd kan worden dat dit is gebeurd, hoeft dit niet nogmaals te gebeuren bij in het vrije verkeer brengen.

In uitzonderlijke situaties kan het voorkomen dat een bedrijf toch verplicht wordt om goederen bij latere schakels aan te brengen.

Groot voordeel van de ketenregeling is dat eventuele fysieke controles worden uitgevoerd op logische rustpunten in de logistieke keten (bij aankomst van de goederen bij de 1e schakel).

3.4 Vertegenwoordiging bij inschrijving in de administratie van de aangever

De mogelijkheden bij vertegenwoordiging bij inschrijving in de administratie van de aangever zijn afhankelijk van de vraag aan wie de vergunning inschrijving in de administratie van de aangever is verleend. Hierbij zijn twee situaties te onderscheiden:

1. de vergunninghouder treedt op als vertegenwoordiger voor één of meer andere personen;

2. de vergunninghouder vraagt of iemand hem wil vertegenwoordigen.

Bij situatie 1 kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een logistiek dienstverlener die niet alleen op eigen naam en voor eigen rekening aangiften doet, maar die ook voor één of meer importeurs wil optreden als vertegenwoordiger. Bij situatie 2 kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een importeur die zijn eigen vergunning heeft, maar die anderen inhuurt om namens hem bepaalde activiteiten uit te voeren.

Vertegenwoordiging kan direct of indirect zijn.

Het lijkt in eerste instantie dat er bij inschrijving in de administratie van de aangever vier soorten vertegenwoordigingsrelatie mogelijk zijn, namelijk dat de vergunninghouder:

• wil optreden als indirect vertegenwoordiger;

• wil optreden als direct vertegenwoordiger;

• een indirect vertegenwoordiger wil inschakelen om hem te vertegenwoordigen; of

• een direct vertegenwoordiger wil inschakelen om hem te vertegenwoordigen.

Maar door de specifieke eisen en omstandigheden bij een vergunning inschrijving in de administratie van de aangever zijn niet al deze vormen van vertegenwoordiging mogelijk. In de volgende paragrafen wordt nader op ieder van deze vier varianten ingegaan en wordt aangegeven waarom ze wel of niet mogelijk zijn.

De vergunninghouder (logistiek dienstverlener) als indirect vertegenwoordiger

Bij gebruik van indirecte vertegenwoordiging is wettelijk gezien de vertegenwoordiger (de logistiek dienstverlener) de aangever. De indirect vertegenwoordiger heeft de vergunning inschrijving in de administratie van de aangever en voldoet aan alle vergunning-voorwaarden. De aangifte wordt gedaan door de goederen in te schrijven in de eigen administratie van de logistiek dienstverlener, ongeacht het aantal personen die indirect worden vertegenwoordigd.

De indirect vertegenwoordiger brengt de goederen aan en doet de aanvullende aangifte. Eén bijzondere eigenschap van indirecte vertegenwoordiging is dat zowel de aangever als de persoon voor wiens rekening de aangifte wordt gedaan (de indirect vertegenwoordigde) schuldenaar zijn.

Conclusie: deze vorm van vertegenwoordiging is mogelijk.

Vergunninghouder (logistiek dienstverlener) als direct vertegenwoordiger

Bij gebruik van directe vertegenwoordiging is wettelijk gezien de vertegenwoordigde persoon de aangever. De aangifte moet gedaan worden door de goederen in te schrijven in de administratie van de aangever. Deze administratie moet vooraf zijn goedgekeurd door de Douane (initieel onderzoek). Als de logistiek dienstverlener voor tien klanten wil optreden als direct vertegenwoordiger, dan moeten de administraties van deze tien klanten vooraf worden goedgekeurd. Daarnaast zal de vertegenwoordiger direct en online toegang moeten hebben tot elke administratie.

De vertegenwoordiger brengt de goederen aan bij de Douane en dient de aanvullende aangifte in. Hoewel wetstechnisch niet onmogelijk, zijn er praktische bezwaren bij deze vorm van vertegenwoordiging:

- Een vergunninghouder moet aan de in artikel 39 DWU onder a, b en d vastgestelde criteria voldoen. Dit zal in veel gevallen lastig zijn. Hoe kan de vergunninghouder zich bijvoorbeeld verzekeren dat de eigenaar van de administratie de toegang tot de administratie beperkt houdt, dat geen wijzigingen worden doorgevoerd zonder goedkeuring van de douaneautoriteiten, dat hij na beëindigen van een vertegenwoordigersrelatie de Douane nog toegang tot de gegevens kan bieden, etc.

- Vertegenwoordigden in andere lidstaten. Als de vertegenwoordigde (en dus de aangever) in een andere Lidstaat is gevestigd, dan kan de Nederlandse Douane diens administratie niet zelf beoordelen. Hier zal wederzijdse bijstand bij nodig zijn. Doorgaans betekent dit een forse toename van de doorlooptijd van het vergunningverleningsproces.

- De administratieve lasten voor de Douane zijn zowel initieel als gedurende de looptijd van de vertegenwoordiging erg hoog. Per vertegenwoordigde moet een initieel onderzoek worden uitgevoerd.

- Administratieve controles zijn complex en kunnen soms alleen maar in kader van wederzijdse bijstand worden uitgevoerd.

- De vertegenwoordiger moet real-time en online toegang hebben tot ieder van de administraties van bedrijven waarvoor hij op treedt als direct vertegenwoordiger.

Daarnaast zijn er goede alternatieven beschikbaar die deze zware investering aan de kant van de Douane niet noodzakelijk maken. Eén alternatief is dat de logistiek dienstverlener optreedt als direct vertegenwoordiger in de normale procedure. Ook is het mogelijk om (financiële) verantwoordelijkheden af te dekken middels civiele contracten tussen de logistiek dienstverlener en de opdrachtgever.

Conclusie: in theorie is deze vorm van directe vertegenwoordiging mogelijk, maar in praktijk zal ze niet snel voorkomen. Mocht zich in een specifiek geval een situatie voordoen waarbij er toch een daadwerkelijke behoefte bestaat aan deze vorm van vertegenwoordiging en waarbij de kosten die de Douane moet maken op een reële manier in verhouding staan tot de voordelen van zo’n vergunning, dan zal de Douane dat niet per definitie afwijzen. Hierbij is het argument dat ‘er minder fysieke controles worden uitgevoerd door de Douane bij een vergunning inschrijving in de administratie van de aangever’ overigens in ieder geval niet toereikend.

Vergunninghouder (importeur) wil indirect vertegenwoordiger inschakelen

Als een vertegenwoordiger als indirect vertegenwoordiger een douaneaangifte doet dan doet hij dat in zijn eigen naam als aangever en niet in de naam van een ander maar wel voor rekening van die ander. In de in deze paragraaf beschreven situatie heeft de importeur de vergunning en voldoet de importeur aan alle eisen die voor die vergunning gelden. Dit zijn met name de criteria zoals bedoeld in artikel 39 onder a, b en d DWU (geen ernstige of herhaalde overtredingen, handelingen en goederenstromen zijn goed onder controle dankzij een administratie die passende controles mogelijk maakt en praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificatie).

Als een persoon die een aangifte doet de voordelen wil benutten van een vereenvoudiging, dan moet hij zelf aan de vereiste voorwaarden voldoen en niet de importeur namens wie hij handelt. Douanevereenvoudigingen zijn met name gericht op het vereenvoudigen van de wijze waarop een aangifte gedaan kan worden, ofwel het vereenvoudigen van formaliteiten en procedures. Het is gebaseerd op het vertrouwen van de Douane dat de aangever de procedures correct toepast. De voorwaarden voor het gebruik van een vereenvoudiging moeten dan ook worden nagekomen door de aangever (in dit geval dus de indirect vertegenwoordiger zelf ) en niet door een andere persoon.

Conclusie: deze vorm van vertegenwoordiging is niet mogelijk.

Vergunninghouder(importeur) wil direct vertegenwoordiger inschakelen

De importeur heeft de vergunning inschrijving in de administratie van de aangever en voldoet aan alle vergunning-voorwaarden, de inschrijving vindt plaats in zijn administratie en hij is de aangever. De importeur heeft iemand ingehuurd om namens hem en voor zijn rekening bepaalde (douane)activiteiten te verrichten, zoals bijvoorbeeld het indienen van de aanvullende aangifte.

Conclusie: deze vorm van vertegenwoordiging is mogelijk.