Belastingdienst

Javascript staat uit in deze internetbrowser. U moet Javascript activeren om onze internetsite te zien.

Stappenplan

Stap 2 Gegevens werknemer administreren

Als u voor het eerst een werknemer in dienst neemt, moet u zich als werkgever aanmelden (zie paragraaf 2.1).

Voordat een werknemer bij u gaat werken, moet u:

  • de identiteit van de werknemer hebben vastgesteld (zie paragraaf 2.2)

  • de gegevens van de werknemer hebben verzameld voor de aangifte loonheffingen (zie paragraaf 2.3)

In bijzondere gevallen moet u voor uw werknemers eerstedagsmelding doen (zie paragraaf 2.4).

Let op!

Gaat uw werknemer werken op de dag waarop u hem aanneemt? Dan moet u deze verplichtingen nakomen voordat uw werknemer begint met werken.

Soms kunt u van deze regels afwijken, bijvoorbeeld bij een fusie of overname (zie paragraaf 2.5). Als u van een werknemer geen gegevens voor de loonheffingen hebt of als u zijn identiteit niet kunt vaststellen, past u voor deze werknemer het anoniementarief toe (zie paragraaf 2.6).

Naar boven

2.1 Aanmelden als werkgever

Als u voor het eerst een werknemer in dienst neemt, moet u zich als werkgever aanmelden.

U neemt bij de start van uw bedrijf personeel in dienst

Neemt u bij de start van uw bedrijf meteen 1 of meer werknemers in dienst? Dan meldt u zich tijdens uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel ook direct aan als werkgever.

U neemt pas later personeel in dienst

Neemt u niet direct, maar pas later personeel in dienst? Dan meldt u zich op dat moment als werkgever bij uw belastingkantoor. Dat doet u met het formulier 'Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever'. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.

In de volgende situaties gebruikt u niet het formulier 'Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever', maar 1 van de volgende formulieren:

  • 'Melding Loonheffingen Premies werknemersverzekeringen betalen'
    Dit formulier gebruikt u als u zich al hebt aangemeld als werkgever, maar nog geen premies werknemersverzekeringen betaalt. U krijgt na de melding een brief van ons waarin staat bij welke sector u bent aangesloten en een brief met het percentage voor de gedifferentieerde premie werkhervattingskas (Whk). U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.

  • 'Melding Loonheffingen Aangifte doen voor artiesten of beroepssporters'
    Dit formulier gebruikt u als u aangifte moet doen voor een optreden door artiesten, beroepssporters of groepen en nog geen loonheffingennummer hebt. Of als u al wel een loonheffingennummer hebt, maar voor artiesten of beroepssporters een afzonderlijk loonheffingennummer wilt. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl. Zie paragraaf 16.4 en 16.6 voor meer informatie.

  • 'Melding Loonheffingen Werkgever van personeel aan huis'
    Dit formulier gebruikt u als u als particulier aangifte loonheffingen moet doen voor personeel aan huis. U krijgt van ons dan een loonheffingennummer. U krijgt ook een aangiftebrief waarin staat over welke tijdvakken u aangifte moet doen. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl. Zie paragraaf 16.13.3 voor meer informatie.

  • 'Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten'
    Dit formulier gebruikt u om te melden dat u activiteiten overdraagt aan een andere werkgever, dat u activiteiten overneemt van een andere werkgever of dat de rechtsvorm van uw onderneming verandert, bijvoorbeeld van eenmanszaak in bv. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl. Zie paragraaf 2.5 voor meer informatie.

  • 'Melding Loonheffingen Werkgever van meewerkende kinderen'
    Dit formulier gebruikt u als een kind van u gaat meewerken in uw onderneming en u gebruik wilt maken van de vereenvoudigde regeling voor meewerkende kinderen. Als wij u toestemming geven om gebruik te maken van deze regeling, krijgt u voor deze dienstbetrekking een apart loonheffingennummer. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl. Zie paragraaf 16.11 voor meer informatie.

U neemt een onderneming met werknemers over

Als u uw bedrijf start door een onderneming met werknemers over te nemen, dan moet u:

  • zich inschrijven bij de Kamer van Koophandel en dan ook direct aanmelden als werkgever

  • samen met de overdragende werkgever het formulier 'Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten' opsturen
    U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.

Neemt u enige tijd na de start van uw bedrijf een onderneming met werknemers over, waardoor u voor het eerst werkgever wordt, dan moet u:

  • zich bij ons aanmelden als werkgever met het formulier 'Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever'
    U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.

  • samen met de overdragende werkgever het formulier 'Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten' opsturen
    U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.

Was de overdragende werkgever eigenrisicodrager voor de WGA en/of de ZW, dan kunt u dat niet automatisch voortzetten. U moet het eigenrisicodragerschap zelf aanvragen (zie paragraaf 5.16).

Als u zich hebt aangemeld

Als u zich als werkgever hebt aangemeld, krijgt u van ons:

  • een loonheffingennummer
    Dit loonheffingennummer hebt u nodig om aangifte loonheffingen te kunnen doen. U vermeldt het ook steeds op uw correspondentie met ons.

  • een aangiftebrief
    In deze brief staat over welke tijdvakken u aangifte moet doen.

  • als u voor de werknemer premies werknemersverzekeringen moet gaan betalen: een brief waarin staat bij welke sector u bent aangesloten en een brief met het percentage voor de gedifferentieerde premie Whk

Let op!

Misschien hebt u zich als werkgever aangemeld, maar werkt er nog geen werknemer bij u. U bent dan toch verplicht om op tijd aangifte te doen (zie ook hoofdstuk 11).

Nieuwe loonheffingennummers

Wij geven een nieuw loonheffingennummer af binnen 5 werkdagen nadat wij uw aanvraag hebben gekregen. Wij moeten dan wel alle gegevens hebben. In bijzondere gevallen of als de gegevens onvolledig zijn, vragen wij u om meer informatie. Hierdoor kan het langer duren voordat u uw loonheffingennummer krijgt.

Als de rechtsvorm van uw onderneming verandert, krijgt u ook een nieuw loonheffingennummer. Zie paragraaf 15.1.1 voor meer informatie over aangifte doen in deze situatie.

Naar boven

2.2 Identiteit van uw werknemer vaststellen

U moet de identiteit van uw werknemer vaststellen, vóórdat hij bij u gaat werken. Een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs bewaart u in uw loonadministratie.

Op de kopie moeten alle persoonsgegevens staan die ook op het originele identiteitsbewijs staan. Bij het paspoort model 2013 en de identiteitskaart (ID-kaart) model 2013 moet u ook de bladzijde met het burgerservicenummer (BSN) kopiëren.

Hoe u de identiteit vaststelt, leest u in het Stappenplan Verificatieplicht. U kunt dit stappenplan downloaden van inspectieszw.nl. Met dat plan kunt u in 5 stappen de identiteit van uw werknemer vaststellen en bepalen of een buitenlandse werknemer voor u mag werken. Maakt u gebruik van arbeidskrachten die niet op uw loonlijst staan, zoals uitzendkrachten? Kijk dan ook op eerlijkwerkenzelfinspectie.nl. Hier vindt u naast informatie over de identificatieplicht ook andere belangrijke zaken die u moet weten als u gebruikmaakt van dit type arbeidskrachten.

U hoeft alleen de identiteit vast te stellen van werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking en niet van werknemers met loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals (pre)pensioenuitkeringen.

In de volgende paragrafen vindt u informatie over:

  • samenhangende groep inhoudingsplichtigen (zie paragraaf 2.2.1)

  • de identificatieplicht op de werkplek (zie paragraaf 2.2.2)

  • verzuimboete (zie paragraaf 2.2.3)

Naar boven

2.2.1 Samenhangende groep inhoudingsplichtigen

Als een werknemer binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen van werkgever wisselt, hoeft de nieuwe werkgever niet opnieuw de identiteit van die werknemer vast te stellen (zie ook paragraaf 3.6).

Naar boven

2.2.2 Identificatie op de werkplek

Iedereen die op de werkplek is, moet op elk moment een geldig en origineel identiteitsbewijs kunnen laten zien. Werknemers uit Nederland en de EU/EER mogen hiervoor een rijbewijs gebruiken. U moet uw werknemers hierop wijzen. Bij een controle moet u uw werknemers de gelegenheid geven om aan hun identificatieplicht te voldoen.

Naar boven

2.2.3 Verzuimboete

Als u de identiteit van uw werknemer niet op de juiste manier kunt vaststellen, past u het anoniementarief toe (zie paragraaf 2.6). Anders kunt u direct, zonder strafprocedure, een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.

De werknemer zelf is ook verplicht om zijn identiteit op de juiste manier door u te laten vaststellen. Doet hij dat niet, dan kan hij ook een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.

Naar boven

2.3 Gegevens voor de loonheffingen krijgen

Nadat u een werknemer in dienst hebt genomen, moet u aangifte loonheffingen doen. Hiervoor hebt u gegevens van de werknemer nodig. De nieuwe werknemer geeft u de gegevens op papier door.

In de volgende paragrafen vindt u informatie over:

  • de gegevens die u van uw werknemer moet krijgen (zie paragraaf 2.3.1)

  • situaties waarin u geen gegevens van uw werknemer hoeft te krijgen (zie paragraaf 2.3.2)

  • het controleren en administreren van de gegevens (zie paragraaf 2.3.3)

  • het bewaren en opsturen van de gegevens (zie paragraaf 2.3.4)

  • verzuimboete (zie paragraaf 2.3.5)

Naar boven

2.3.1 Welke gegevens moet u krijgen?

U krijgt de volgende gegevens van uw werknemer:

  • naam en voorletters

  • burgerservicenummer
    Als uw werknemer nog geen burgerservicenummer heeft gekregen, gebruikt u zijn personeelsnummer, totdat hij wel een burgerservicenummer heeft.

  • adres

  • postcode en woonplaats

  • woonland en regio als de werknemer niet in Nederland woont

  • geboortedatum

  • een verzoek om de loonheffingskorting (zie paragraaf 23.1) toe te passen (als de werknemer wil dat u deze heffingskorting toepast)

De werknemer levert deze gegevens op papier aan, voorzien van datum en handtekening. Dat kan op verschillende manieren.

Uw werknemer kan de gegevens met het 'Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen' aan u doorgeven. U kunt het model downloaden van belastingdienst.nl. Maar u of uw werknemer mag ook een eigen model gebruiken met daarop alle hiervoor opgesomde gegevens. Een kopie van een geldig identiteitsbewijs met daarop alle hiervoor opgesomde gegevens (inclusief het verzoek om toepassing van de loonheffingskorting en handtekening met datum) is ook voldoende.

Let op!

Studenten en scholieren die gebruik willen maken van de studenten- en scholierenregeling, moeten hiervoor een verzoek toevoegen aan hun gegevens voor de loonheffingen (zie paragraaf 16.16). U kunt daarvoor ook het Model Opgaaf voor de loonheffingen (studenten- en scholierenregeling) downloaden van belastingdienst.nl.

Naar boven

2.3.2 Gegevens voor de loonheffingen niet nodig

Van de volgende werknemers hoeft u geen gegevens voor de loonheffingen te krijgen:

  • werknemers die binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen van werkgever wisselen (zie paragraaf 3.6)

  • werknemers die u opnieuw in dienst neemt
    Voorwaarde is wel dat de gegevens voor de loonheffingen intussen niet zijn veranderd. Uw werknemer moet bij het begin van de werkzaamheden ervoor tekenen dat de gegevens nog juist zijn.

  • werknemers die een uitkering krijgen op basis van de Participatiewet

  • (ex-)werknemers die een Ziektewet- of WW-uitkering krijgen en van wie u naam, adres, woonplaats en burgerservicenummer aan de uitkeringsinstantie hebt doorgegeven

  • werknemers jonger dan de AOW-leeftijd (in 2017: 65 jaar plus 9 maanden) met loon uit vroegere dienstbetrekking van wie u weet dat zij naast hun loon een Waz-, Wet Wajong- of Anw-uitkering hebben

  • werknemers die ouder zijn dan de AOW-leeftijd met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking

  • werknemers die ouder zijn dan de AOW-leeftijd met loon uit vroegere dienstbetrekking (waarin wel of geen AOW-uitkering is begrepen)

  • werknemers die ouder zijn dan de AOW-leeftijd met een AOW-uitkering

  • werknemers met een tegemoetkoming volgens de Wet tegemoetkomingen chronisch zieken en gehandicapten

Let op!

U moet wel de identiteit vaststellen van werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (zie paragraaf 2.2).

Loonheffingskorting

Of u de loonheffingskorting wel of niet toepast, bepaalt de werknemer. U past de loonheffingskorting alleen toe als de werknemer u daar schriftelijk om vraagt (zie paragraaf 2.3.1). Daarop zijn een aantal uitzonderingen. Voor de volgende werknemers ligt vast of u de loonheffingskorting moet toepassen:

  • meewerkende kinderen voor wie de bijzondere regeling voor meewerkende kinderen geldt (zie ook paragraaf 16.11)
    U past de loonheffingskorting toe.

  • werknemers die ook een AOW-uitkering krijgen
    U past de loonheffingskorting niet toe.

  • tegemoetkomingen volgens de Wet tegemoetkomingen chronisch zieken en gehandicapten
    U past de loonheffingskorting niet toe.

Naar boven

2.3.3 Gegevens voor de loonheffingen controleren en administreren

Als u gegevens voor de loonheffingen van uw werknemer krijgt, moet u deze controleren en vervolgens vastleggen in uw administratie (zie hoofdstuk 3).

Naar boven

2.3.4 Gegevens voor de loonheffingen bewaren en opsturen

U bewaart de gegevens voor de loonheffingen ten minste 5 kalenderjaren na het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigt. U bewaart de gegevens bij de loonadministratie. Wij kunnen om deze gegevens vragen (zie ook paragraaf 3.5).

Naar boven

2.3.5 Verzuimboete

Als u geen gegevens voor de loonheffingen van uw werknemer krijgt, past u het anoniementarief toe (zie paragraaf 2.6). Anders kunt u direct, zonder strafprocedure, een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.

De werknemer zelf is ook verplicht om u de gegevens voor de loonheffingen door te geven. Doet hij dat niet, dan kan hij ook een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.

Naar boven

2.4 Eerstedagsmelding doen

U hoeft geen eerstedagsmelding te doen, tenzij wij u verplichten om dat te doen. Dat doen wij in 1 van de volgende situaties:

  • U hebt een naheffingsaanslag gekregen, omdat u uw werknemers niet in de loonadministratie hebt opgenomen.

  • U hebt van ons een vergrijpboete gekregen, omdat u de loonheffingen niet of te laat hebt betaald.

  • U wordt strafrechtelijk vervolgd, omdat u:

    • werknemers in dienst hebt die illegaal in Nederland zijn

    • uw bedrijf niet bij het handelsregister hebt ingeschreven

    • uw verplichtingen voor de loonheffingen niet bent nagekomen

  • U hebt een boete gekregen, omdat u illegale werknemers in dienst hebt.

Als u eerstedagsmelding moet doen

Als wij u verplichten om eerstedagsmelding te doen, krijgt u een beschikking van ons. U moet dan 3 jaar lang eerstedagsmelding doen, tenzij we de verplichting eerder intrekken. Wij kunnen de verplichting telkens verlengen met 5 jaar als u geen eerstedagsmelding doet of als 1 van de bovengenoemde situaties opnieuw voorkomt.

In de volgende paragrafen vindt u informatie over:

  • voor wie u eerstedagsmelding doet (zie paragraaf 2.4.1)

  • wanneer u eerstedagsmelding doet (zie paragraaf 2.4.2)

  • welke gegevens u doorgeeft (zie paragraaf 2.4.3)

  • hoe u eerstedagsmelding doet (zie paragraaf 2.4.4)

  • hoe u een eerstedagsmelding wijzigt of intrekt (zie paragraaf 2.4.5)

Naar boven

2.4.1 Voor wie eerstedagsmelding doen?

Een eerstedagsmelding doet u voor alle werknemers met een echte of fictieve dienstbetrekking voor de loonheffingen. Zie hoofdstuk 1 voor meer informatie over echte en fictieve dienstbetrekkingen.

Als de dienstbetrekking met een werknemer eindigt en hij later weer voor u komt werken, doet u eerstedagsmelding voor de nieuwe dienstbetrekking.

Nul-urencontract

Werknemers met een nul-urencontract (zie paragraaf 16.12) meldt u alleen aan als zij voor de 1e keer voor u gaan werken. Zolang dit dienstverband bestaat, hoeft u niet opnieuw eerstedagsmelding te doen.

Eerstedagsmelding niet nodig

Een eerstedagsmelding is niet nodig voor:

  • uitzendkrachten die via een uitzendbureau bij u komen werken

  • artiesten en beroepssporters die onder de artiesten- en beroepssportersregeling vallen

  • personen die van u alleen een pensioen of uitkering krijgen en niet bij u werken

  • uw kinderen, als zij meewerken in uw onderneming en onder de vereenvoudigde regeling voor meewerkende kinderen vallen (zie paragraaf 16.11.1)

  • werknemers die u onder een ander subnummer in de aangifte opneemt, zonder dat er sprake is van een nieuwe dienstbetrekking (u plaatst bijvoorbeeld een werknemer van vestiging A met subnummer L01 over naar vestiging B met subnummer L02)

  • werknemers die binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen van werkgever wisselen

Let op!

Als u een samenhangende groep inhoudingsplichtigen wilt vormen samen met andere inhoudingsplichtigen, moet u dit bij ons aanvragen (zie paragraaf 3.6).

Naar boven

2.4.2 Wanneer eerstedagsmelding doen?

De eerstedagsmelding moet bij ons binnen zijn vóór de 1e werkdag van uw werknemer. U mag de melding alleen op de 1e werkdag doen, als u op deze dag ook uw werknemer aanneemt. U moet dit dan wel doen voordat uw werknemer begint met werken.

Boete

Wij kunnen bij een controle op de werkplek nagaan of u nieuwe werknemers hebt aangemeld. Hebt u dat niet of te laat gedaan, dan riskeert u een boete.

Naar boven

2.4.3 Welke gegevens geeft u door?

Met de eerstedagsmelding geeft u de volgende gegevens aan ons door:

  • uw loonheffingennummer

  • gegevens van de nieuwe werknemer:

    • de naam

    • de geboortedatum

    • het burgerservicenummer
      Als uw werknemer nog geen burgerservicenummer heeft, gebruikt u zijn personeelsnummer.

  • de 1e werkdag

Naar boven

2.4.4 Hoe eerstedagsmelding doen?

Een eerstedagsmelding doet u digitaal. Dat kan via Inloggen voor ondernemers op belastingdienst.nl of met uw eigen aangifte- en administratiesoftware. Uw belastingconsulent of administratiekantoor kan de eerstedagsmelding ook doen.

Digitaal eerstedagsmelding doen is verplicht. Wij kunnen eerstedagsmeldingen 24 uur per dag, 7 dagen per week ontvangen.

Naar boven

2.4.5 Eerstedagsmelding wijzigen of intrekken

Bevat de eerstedagsmelding fouten, dan kunt u deze corrigeren door het doen van een nieuwe eerstedagsmelding met de juiste gegevens. Was de eerstedagsmelding achteraf gezien niet nodig, dan hoeft u niets te doen. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als een beoogde werknemer uiteindelijk toch niet bij u gaat werken.

Let op!

Beëindigt u het dienstverband van een werknemer, dan hoeft u de eerstedagsmelding niet in te trekken. Het einde van een dienstbetrekking blijkt namelijk uit de aangifte loonheffingen. Gaat dezelfde werknemer later weer voor u werken, dan moet u wel opnieuw eerstedagsmelding voor hem doen.

Naar boven

2.5 Fusie of overname en dergelijke

Bij een fusie of overname van een onderneming en bij een splitsing of een verandering van de rechtsvorm van uw onderneming kan er sprake zijn van een verplichte, voortgezette dienstbetrekking. De oude en de nieuwe werkgever geven de verandering aan ons door met het formulier 'Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten'. U kunt dit formulier downloaden van onze internetsite.

Als de dienstbetrekking in deze situaties blijft bestaan, is er wel sprake van een nieuwe inkomstenverhouding (zie paragraaf 3.4.1). De werknemers zijn dan zonder onderbreking opgenomen in de aangifte loonheffingen: tot de fusie, overname, splitsing of verandering van rechtsvorm in de aangifte van de oude werkgever en daarna in de aangifte van de nieuwe werkgever onder een nieuw nummer inkomstenverhouding.

Van deze werknemers hoeft u niet opnieuw de gegevens voor de loonheffingen te krijgen en de identiteit vast te stellen.

Naar boven

2.6 Anoniementarief

Het anoniementarief past u toe in de volgende situaties:

  • U betaalt een werknemer loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (zie paragraaf 4.3). In dit geval past u het anoniementarief toe als u de gegevens voor de loonheffingen niet van uw werknemer krijgt vóór de 1e werkdag, of op de 1e werkdag als u op deze dag uw werknemer aanneemt. U past het anoniementarief ook toe als u de identiteit van uw werknemer niet kunt vaststellen of als u de gegevens niet op de juiste manier bij uw loonadministratie bewaart.

  • U betaalt een uitkeringsgerechtigde loon uit vroegere dienstbetrekking (zie paragraaf 4.3). In dit geval past u het anoniementarief toe als u de gegevens voor de loonheffingen niet van de uitkeringsgerechtigde krijgt vóór de 1e betaaldag van de uitkering.

Als u het anoniementarief toepast, houdt u 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen in. U houdt geen rekening met:

  • de loonheffingskorting (zie ook paragraaf 23.1)

  • het maximumpremieloon voor de premies werknemersverzekeringen (zie paragraaf 5.7.1)

  • het maximumbijdrageloon voor de werkgeversheffing Zvw (zie hoofdstuk 6)

  • het maximumbijdrageloon voor de bijdrage Zvw (zie hoofdstuk 6)

Let op!

Voor anonieme werknemers geldt een aparte tabel voor de eindheffing (zie tabel 5, 6a en 6b achter in dit handboek).

Naar boven