Belastingdienst

Javascript staat uit in deze internetbrowser. U moet Javascript activeren om onze internetsite te zien.

Stappenplan

Stap 3 Loonadministratie aanleggen

Als u 1 of meer werknemers in dienst neemt, moet u een loonadministratie gaan bijhouden. Deze administratie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Dat is onder meer nodig om ons de juiste gegevens te kunnen verstrekken.

Voor uw loonadministratie hebt u informatie van ons nodig (zie paragraaf 3.1). U hebt een aantal algemene (zie paragraaf 3.2) en bijzondere (zie paragraaf 3.3) administratieve verplichtingen. Daarnaast hebt u te maken met inkomstenverhoudingen (zie paragraaf 3.4). Verder stellen wij eisen aan de bewaarplaats en de bewaartermijnen van uw loonadministratie en kunnen wij een controle bij u instellen (zie paragraaf 3.5).

Bestaat uw bedrijf uit meerdere zelfstandige bedrijfsonderdelen en wilt u uw administratieve lasten verminderen? Vraag ons dan om u aan te wijzen als samenhangende groep inhoudingsplichtigen (zie paragraaf 3.6).

Naar boven

3.1 Informatie die u nodig hebt voor de loonadministratie

U hebt verschillende soorten informatie nodig voor uw loonadministratie. Een deel van die informatie krijgt u van ons. Wij zorgen ervoor dat u de informatie op tijd krijgt. Sommige informatie sturen wij per post (zie paragraaf 3.1.1), andere informatie vindt u op belastingdienst.nl (zie paragraaf 3.1.2). Hebt u een geautomatiseerde loonadministratie (zie paragraaf 3.1.3), dan is sommige informatie daar al in verwerkt. Bij een handmatige loonadministratie (zie paragraaf 3.1.4) moet u meer zelf doen.

Let op!

Wijzigt de rechtsvorm van uw onderneming? Dit heeft onder andere invloed op de informatie die u nodig hebt. Geef dit dus zo snel mogelijk door aan de Kamer van Koophandel. Ook moet u ons het formulier 'Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten' sturen. U kunt dit formulier downloaden van onze internetsite.

Naar boven

3.1.1 Informatie per post

Een deel van de informatie krijgt u van ons toegestuurd via de post. Het gaat bijvoorbeeld om:

  • de 'Aangiftebrief loonheffingen', waarin staat wanneer u aangifte moet doen
    U krijgt deze elk jaar in november.

  • de beschikking waarin staat bij welke sector u bent aangesloten, zodat u de juiste sectorpercentages gebruikt
    U krijgt deze na uw aanmelding als werkgever en als u een wijziging doorgeeft.

  • informatie over de premies werknemersverzekeringen, zoals de beschikking met het gedifferentieerde premiepercentage Werkhervattingskas (Whk)
    U krijgt de beschikking elk jaar in december.

Let op!

Verhuist uw bedrijf? Geef dan uw nieuwe adres zo snel mogelijk door aan de Kamer van Koophandel. De Kamer van Koophandel geeft de adreswijziging aan ons door. Door het snel door te geven, voorkomt u dat wij uw post naar het oude adres sturen.

Naar boven

3.1.2 Digitale informatie

Het loonheffingennieuws vindt u op belastingdienst.nl/loonheffingen bij 'Nieuws'. U komt dan op 'Belastingdienst actueel', onze nieuwsbrief voor ondernemers. Door de rss-feed te gebruiken, blijft u op de hoogte van het laatste nieuws. Een overzicht van alle veranderingen in 2017 vindt u op belastingdienst.nl/loonheffingen onder 'Veranderingen loonheffingen in de loop van 2017'.

Naar boven

3.1.3 Geautomatiseerde loonadministratie

Maakt u gebruik van een salarissoftwarepakket? Dan heeft uw softwareleverancier vaak al jaarafhankelijke gegevens, zoals tabellen, percentages en rekenvoorschriften, in het pakket verwerkt. Dit betekent dat het pakket de loonheffingen voor u berekent.

Zelf salarissoftware ontwikkelen

Ontwikkelt u zelf uw salarissoftware? Wij kunnen u daarbij helpen. Meld u aan voor een ondersteuningsabonnement op onze internetsite. U krijgt dan toegang tot oswo.nl, onze internetsite voor softwareontwikkelaars. U kunt dan bijvoorbeeld de rekenvoorschriften voor het salarissoftwarepakket al eind november downloaden. Dit is een maand eerder dan op belastingdienst.nl.

Naar boven

3.1.4 Handmatige loonadministratie

Gebruikt u geen salarissoftwarepakket? Dan gebruikt u de loonbelastingtabellen voor de berekening van de loonbelasting/premie volksverzekeringen (zie paragraaf 7.3). U kunt deze tabellen voor de jaren 2012 tot en met 2016 downloaden van onze internetsite. Voor de tabellen van 2017 gebruikt u de Rekenhulp Loonbelastingtabellen. Na het beantwoorden van enkele vragen genereert de rekenhulp de juiste loonbelastingtabel voor u. De rekenhulp vindt u op belastingdienst.nl/tabellen. Of kies op belastingdienst.nl voor 'Ondernemers' en klik daarna bij 'Loonheffingen' op 'Loonbelastingtabellen 2017'.

Tabellen met percentages van de overige loonheffingen vindt u in dit handboek.

Naar boven

3.2 Algemene administratieve verplichtingen

U moet alle gegevens van de werknemer administreren. Een deel van die gegevens zet u op de loonstaat, die u per dienstbetrekking moet aanleggen (zie paragraaf 3.2.1). Overige gegevens, zoals het arbeidscontract, bewaart u bij de loonadministratie (zie paragraaf 3.2.2). Verder moet u aan uw werknemers een loonstrook (zie hoofdstuk 10) en een jaaropgaaf (zie hoofdstuk 13) geven.

Naar boven

3.2.1 Loonstaat aanleggen

In een loonstaat houdt u gegevens van de werknemer en zijn loon bij, zoals persoonsgegevens, toepassing van de loonheffingskorting en het nummer inkomstenverhouding (zie paragraaf 3.4.2). Als uw werknemer meer dan 1 dienstbetrekking bij u heeft, moet u voor elke dienstbetrekking een loonstaat aanleggen. Jaarlijks legt u vóór de 1e loonbetaling een loonstaat aan. Als u gebruikmaakt van een salarissoftwarepakket, legt het pakket de loonstaten aan. U moet een loonstaat hebben voor elke werknemer of uitkeringsgerechtigde (hierna: werknemer) die bij u in echte of fictieve dienstbetrekking (zie hoofdstuk 1) is.

Voor een meewerkend kind (zie paragraaf 16.11) of iemand die van u een bijstandsuitkering krijgt, hoeft u geen loonstaat aan te leggen.

Let op!

Krijgt uw werknemer van u loon uit meerdere vroegere of tegenwoordige dienstbetrekkingen of uit meerdere inkomstenverhoudingen? Leg dan bij voorkeur een loonstaat per inkomstenverhouding aan (zie paragraaf 3.4). Houd voor de berekening van de loonheffingen rekening met het totaal van deze lonen (zie paragraaf 7.6).

In hoofdstuk 9 vindt u meer informatie over het bijhouden van de loonstaat.

Model loonstaat

Als u geen volledig geautomatiseerde loonadministratie gebruikt, of uw loonadministratie niet uitbesteedt, moet u zelf zorgen voor loonstaten. U kunt het Model loonstaat 2017 downloaden van onze internetsite. U mag afwijken van dit model, maar de loonstaten moeten op een duidelijke manier ten minste de gegevens bevatten die op het model staan.

Wilt u of het bureau dat uw loonadministratie verzorgt, een loonstaat gebruiken waarop niet al deze gegevens staan? Dan moet u daarvoor toestemming aan ons vragen. Wij kunnen voorwaarden stellen. U vraagt toestemming door een verzoek in te dienen bij uw belastingkantoor.

Naar boven

3.2.2 Overige gegevens bij de loonadministratie

Naast de loonstaat moet u alle gegevens over uw werknemer administreren die van belang zijn voor onze controles. Zoals:

  • het arbeidscontract

  • de opgaaf van gegevens voor de loonheffingen (zie paragraaf 2.3)

  • de kopie van het identiteitsbewijs (zie paragraaf 2.2)

  • verlof- en ziektestaten

Werken in uw bedrijf personen die in dienst zijn van een buitenlandse onderneming? Dan raden wij u aan een kopie te maken van de originele detacheringsverklaring. Het buitenlandse socialezekerheidsorgaan geeft deze detacheringsverklaring af. Bij een detachering binnen de EU is dit de zogenoemde E101-verklaring of het formulier A1/certificate of coverage.

Verder raden wij u aan om bij de loonadministratie alle berekeningen te bewaren waaruit de aansluiting blijkt tussen de aangiften en de boekhouding (zie paragraaf 3.5.3).

Naar boven

3.3 Bijzondere administratieve verplichtingen

Er gelden bijzondere administratieve verplichtingen voor:

  • vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (zie paragraaf 3.3.1)

  • loonbestanddelen die onder de eindheffing vallen (zie paragraaf 3.3.2)

  • beschikkingen, verklaringen en andere officiële documenten (zie paragraaf 3.3.3)

  • levensloopregeling (zie paragraaf 3.3.4)

  • afdrachtverminderingen (zie paragraaf 3.3.5)

  • vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor vervoer (zie paragraaf 3.3.6)

Naar boven

3.3.1 Vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen

Bij de loonadministratie moet u de gegevens vastleggen van:

  • vrijgestelde diensttijduitkeringen en -verstrekkingen (zie paragraaf 19.2.1)

  • eenmalige uitkeringen en verstrekkingen bij het overlijden van de werknemer, zijn echtgenoot of partner, zijn eigen kinderen of pleegkinderen (zie paragraaf 19.1.7 en 19.1.8)

U mag deze gegevens ook op een andere plaats dan bij de loonadministratie vastleggen. U moet dan voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • U meldt de bewaarplaats vooraf schriftelijk aan uw belastingkantoor.

  • Bij een controle zorgt u ervoor dat de gegevens beschikbaar zijn.

Regels bij een decentrale kas

Hebt u 1 loonadministratie voor meerdere vestigingen? Dan kan het zijn dat u vergoedingen en verstrekkingen doet vanuit de kas van een nevenvestiging. Dat zijn dan vergoedingen of verstrekkingen uit een decentrale kas. U kunt de administratie van deze vergoedingen en verstrekkingen bij de decentrale kas bewaren, als u voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • U meldt vooraf aan ons dat u gebruikmaakt van een decentrale kas.

  • De centrale loonadministratie bepaalt op welke manier de decentrale kas beoordeelt of de uitkeringen en verstrekkingen belast zijn.

  • De centrale loonadministratie bepaalt op welke manier de decentrale kas doorgeeft welk deel van de uitkeringen en verstrekkingen volledig of gedeeltelijk tot het loon horen.

  • De centrale loonadministratie bepaalt op welke manier de decentrale kas de gegevens en (bewijs)stukken archiveert.

  • In de centrale loonadministratie legt u vast waar de decentrale kassen zich bevinden.

  • U brengt de decentrale administratie volledig of gedeeltelijk over naar de centrale loonadministratie als wij daar bij een controle om vragen.

Naar boven

3.3.2 Loonbestanddelen die onder de eindheffing vallen

Voor bepaalde vormen van het loon berekent u de loonbelasting/premie volksverzekeringen of alleen de loonbelasting in de vorm van een eindheffing (zie hoofdstuk 8 en 24). De eindheffing houdt u niet in op het loon van de werknemer, maar komt voor uw rekening.

Bij de loonadministratie moet u de gegevens vastleggen van de loonbestanddelen waarop u een eindheffing toepast.

Eindheffing werkkostenregeling

Voor de eindheffing werkkostenregeling (zie hoofdstuk 8) moet u in ieder geval het volgende in uw administratie bijhouden:

  • op collectief niveau:

    • alle loonbestanddelen die u aanwijst als eindheffingsloon

    • de berekening van de eindheffing als u boven de vrije ruimte uitkomt

  • per werknemer: gerichte vrijstellingen, die u hebt aangewezen als eindheffingsloon

U houdt alle loonbestanddelen die u aanwijst als eindheffingsloon dus op collectief niveau bij in uw administratie, ook als het gaat om eindheffingsloon voor een gerichte vrijstelling. U boekt het eindheffingsloon niet per werknemer in de loonstaat. Zie paragraaf 4.6 voor meer informatie over vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen.

Als u gebruikmaakt van een gerichte vrijstelling, moet u dit eindheffingsloon bovendien per werknemer opnemen in uw administratie, maar niet in de loonstaat. Vergoedt of verstrekt u meer dan het normbedrag dat voor de gerichte vrijstelling geldt, dan is er sprake van een bovenmatig deel van de gerichte vrijstelling. Wijst u ook dit bovenmatige deel geheel of gedeeltelijk aan als eindheffingsloon, dan neemt u ook dat deel op collectief niveau in uw administratie op als eindheffingsloon. Behandelt u het bovenmatige deel geheel of gedeeltelijk als loon van de werknemer? Dan boekt u dat deel in zijn loonstaat. Zie paragraaf 20.1 voor meer informatie over gerichte vrijstellingen.

Overige loonbestanddelen die onder de eindheffing vallen

Voor de andere eindheffingen (zie hoofdstuk 24) moet u het volgende in uw administratie bijhouden:

  • het loon of de verstrekkingen die u met de eindheffing belast

  • hoe u de eindheffing hebt berekend

U houdt het eindheffingsloon op collectief niveau bij in uw administratie. U boekt het niet per werknemer in de loonstaat.

Naar boven

3.3.3 Beschikkingen, verklaringen en andere officiële documenten

Krijgt u van uw werknemer een kopie van een beschikking of een verklaring, bijvoorbeeld een machtiging om een lager percentage te gebruiken dan de tabel bijzondere beloningen aangeeft? Dan bewaart u die bij de loonadministratie. Ook kopieën van andere officiële documenten, zoals een identiteitsbewijs, bewaart u bij de loonadministratie.

Naar boven

3.3.4 Levensloopregeling

Sinds 1 januari 2012 is de levensloopregeling niet meer beschikbaar voor nieuwe deelnemers. Voor bestaande deelnemers geldt overgangsrecht (zie hoofdstuk 22). Zie paragraaf 22.3 voor de regels voor de administratie.

Naar boven

3.3.5 Afdrachtverminderingen

Er zijn 2 verschillende afdrachtverminderingen. Elke afdrachtvermindering heeft zijn eigen administratieve voorschriften. Zie hoofdstuk 25 voor meer informatie hierover.

Naar boven

3.3.6 Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor vervoer

Voor elk type vervoer, bijvoorbeeld een eigen auto, een auto van de zaak of een fiets, gelden aparte administratieve voorschriften. Zie hoofdstuk 21 voor meer informatie hierover.

Naar boven

3.4 Inkomstenverhouding

In de aangifte loonheffingen vragen wij u niet naar de gegevens van de dienstbetrekking, maar naar de gegevens van de inkomstenverhouding. Dat is omdat UWV de gegevens van uw werknemers per inkomstenverhouding administreert in de polisadministratie. Uw werknemer ziet deze gegevens per inkomstenverhouding terug in het 'Digitaal verzekeringsbericht' en in zijn vooraf ingevulde aangifte inkomstenbelasting. Daarom is het handig dat u uw loonadministratie inricht per inkomstenverhouding.

De inkomstenverhouding is meestal gelijk aan de echte dienstbetrekking (zie paragraaf 1.1.1), de fictieve dienstbetrekking (zie paragraaf 1.1.2) of de vroegere dienstbetrekking (zie paragraaf 1.1.3). Maar ook de relatie met sommige artiesten en beroepssporters (zie paragraaf 1.1.5) is een inkomstenverhouding. U kunt meer dan 1 inkomstenverhouding hebben met een werknemer (zie paragraaf 3.4.1).

In de aangifte loonheffingen en in de polisadministratie kenmerkt een inkomstenverhouding zich door de combinatie van de volgende 3 gegevens:

  • uw loonheffingennummer

  • het burgerservicenummer van de werknemer of, als dat er niet is, het personeelsnummer

  • het nummer inkomstenverhouding (zie paragraaf 3.4.2)

Een inkomstenverhouding is dus gekoppeld aan uw loonheffingennummer, een dienstbetrekking niet.

Naar boven

3.4.1 Begin en einde van een inkomstenverhouding

Als een dienstbetrekking ontstaat, ontstaat ook een inkomstenverhouding. Als een dienstbetrekking eindigt, eindigt ook de inkomstenverhouding. Er kan ook een nieuwe inkomstenverhouding ontstaan, terwijl de dienstbetrekking blijft bestaan of wordt voortgezet.

Nieuwe inkomstenverhouding

In de volgende gevallen ontstaat er een nieuwe inkomstenverhouding terwijl de dienstbetrekking blijft bestaan:

  • U geeft de werknemer aan onder een ander loonheffingensubnummer.

  • Er is sprake van een fusie of bedrijfsovername en het loonheffingennummer verandert.

  • De verzekeringssituatie van de werknemer voor de werknemersverzekeringen verandert, bijvoorbeeld wanneer:

    • een stagiair in vaste dienst komt

    • een werknemer met (pre)pensioen gaat

    • een werknemer de AOW-leeftijd bereikt en blijft werken
      In 2017 is de AOW-leeftijd 65 jaar plus 9 maanden. Als een werknemer de AOW-leeftijd bereikt en blijft werken, blijft hij verzekerd voor de ZW, maar niet voor de andere werknemersverzekeringen. Daarom is er vanaf dat moment een nieuwe inkomstenverhouding. U geeft in de aangifte aan dat hij verzekerd is voor de ZW. In bepaalde software kunt u in deze situatie geen nieuw nummer inkomstenverhouding opnemen. U neemt dan een nieuwe inkomstenperiode op binnen de bestaande inkomstenverhouding.

    Let op!

    Als een werknemer die niet verzekerd is voor de werknemersverzekeringen de AOW-leeftijd bereikt en blijft werken, is er geen sprake van een nieuwe inkomstenverhouding.

    • een werknemer een familierelatie krijgt met de directeur-grootaandeelhouder

    • een meewerkend kind dat bij de onderneming van de ouder in fictieve dienstbetrekking werkt, bij die onderneming in echte dienstbetrekking gaat werken

  • Uw werknemer is op 1 januari 61 jaar of ouder, hij neemt levensloopverlof op en hij blijft in deeltijd bij u werken. Voor deze opnamen geldt een nieuwe inkomstenverhouding (zie ook paragraaf 3.4.2).

In de eerste 2 gevallen verandert het loonheffingennummer, in de laatste 2 gevallen niet.

Let op!

Als u een ex-werknemer aanneemt, is er sprake van een nieuwe dienstbetrekking en dus ook van een nieuwe inkomstenverhouding (zie ook paragraaf 3.4.2).

Voorbeeld 1

U hebt 2 filialen, filiaal A met loonheffingennummer 111111111L01 en filiaal B met loonheffingennummer 111111111L02. Uw werknemer stopt per 1 juli met werken bij filiaal A en gaat bij filiaal B werken. De dienstbetrekking met de werknemer verandert niet. U geeft de werknemer per 1 juli aan onder het L02-nummer. De inkomstenverhouding bij filiaal A eindigt op 30 juni, de inkomstenverhouding bij filiaal B begint op 1 juli.

Voorbeeld 2

Bedrijf X fuseert op 1 oktober met bedrijf Y. Er ontstaat een nieuw bedrijf Z. Hoewel er een andere werkgever is met een ander loonheffingennummer, is er sprake van een voortgezette dienstbetrekking. De inkomstenverhoudingen bij bedrijf X en Y eindigen op 30 september, de inkomstenverhoudingen bij bedrijf Z beginnen op 1 oktober.

Inkomstenverhouding en vervallen van looncode 21 met ingang van 1 januari 2017 (Code soort inkomstenverhouding/inkomenscode)

In de rubriek looncode (Code soort inkomstenverhouding/inkomenscode) is met ingang van 2017 code 21 vervallen. Deze is vervangen door 10 nieuwe codes, 54 tot en met 63.

Tot en met 2016 gaf u onder code 21 betalingen op die vielen onder de omschrijving 'Overige pensioenen, lijfrenten, enz. (niet 23 Oorlogs- en verzetspensioenen)'. Vanaf 2017 kiest u uit 1 van de 10 nieuwe codes 54 t/m 63 (zie ook Codes voor de aangifte loonheffingen 2017).

Dit heeft voor de inkomstenverhouding de volgende gevolgen:

  • Een enkele wijziging van code 21 naar een andere code leidt niet tot een ander (nummer) inkomstenverhouding.
    Voorbeeld: u betaalde een ouderdomspensioen aan een werknemer. Dat pensioen heeft vanaf 2017 code 56.

  • Had u onder code 21 verschillende uitkeringen samengevoegd? Dan moet u splitsen. Per uitkering moet u de juiste code opgeven. Dat betekent dan ook dat u evenveel inkomstenverhoudingen (nummers inkomstenverhouding) gebruikt.
    Voorbeeld: u keerde een ouderdomspensioen uit en u deed levensloopuitkeringen voor een werknemer die op 1 januari 61 jaar of ouder was. U kon in 2016 beide uitkeringen gezamenlijk in 1 inkomstenverhouding opgeven met code 21. Vanaf 2017 doet u dat in 2 inkomstenverhoudingen, 1 met code 56 (ouderdomspensioen) en 1 met code 54 (opname levenslooptegoed).
    U kunt het nummer inkomstenverhouding dat u in 2016 gebruikte blijven gebruiken voor 1 van de uitkeringen. Bijvoorbeeld die met code 56. U gebruikt dan een ander (nummer) inkomstenverhouding voor code 54.

  • Was er in 2016 een samenloop van uitkeringen en kunt u deze per januari 2017 om technische redenen (nog) niet splitsen? Meld dit dan bij: servicedesk@oswo.nl. U mag dan tijdelijk code 63 gebruiken voor de (samengestelde) uitkering. Wij nemen contact met u op.

Geen nieuwe inkomstenverhouding

Er is geen nieuwe inkomstenverhouding zolang uw werknemer hetzelfde werk blijft doen en de verzekeringspositie niet verandert. Bijvoorbeeld:

  • U zet een tijdelijk arbeidscontract om in een vast arbeidscontract.

  • U zet een oproepcontract om in een tijdelijk of vast arbeidscontract.

  • U zet een nul-urencontract om in een tijdelijk of vast arbeidscontract.

  • De proeftijd verstrijkt.

  • De fase flex en zekerheid verandert (uitzendbranche).

  • U gaat tegelijk met het loon ook een WAO- of WIA-uitkering uitbetalen (als eigenrisicodrager of als u de uitkeringen van UWV doorbetaalt). U mag voor de uitkering die u namens UWV doorbetaalt, ook een ander nummer inkomstenverhouding gebruiken.

  • De functie van de werknemer verandert of de arbeidsvoorwaarden veranderen.

  • Uw werknemer is op 1 januari nog geen 61 jaar, hij neemt levensloopverlof op en hij blijft in deeltijd bij u werken.

  • De beëindiging van een dienstbetrekking wordt teruggedraaid. Bijvoorbeeld door inkeer, mediation of een uitspraak van een rechter.

  • U doet een ex-werknemer een nabetaling met de loon-in-systematiek. U geeft de nabetaling aan in de aangifte over het aangiftetijdvak waarin u de nabetaling doet. U gebruikt dan hetzelfde nummer inkomstenverhouding en dezelfde begin- en einddatum die u in uw eerdere aangifte gebruikte.

U blijft in deze situaties hetzelfde nummer inkomstenverhouding gebruiken. Zie paragraaf 3.4.2 voor meer informatie.

Meerdere inkomstenverhoudingen met dezelfde werknemer

U kunt met dezelfde werknemer meerdere inkomstenverhoudingen hebben. De volgende situaties zijn mogelijk:

  • U hebt binnen een loonheffingennummer meer dan 1 dienstbetrekking met een werknemer. Uw werknemer werkt bijvoorbeeld overdag als boekhouder en 's avonds in een andere dienstbetrekking en met andere voorwaarden als kantoorschoonmaker.

  • U hebt binnen een loonheffingennummer 1 dienstbetrekking met een werknemer, maar u splitst zijn loon in 2 (of meer) afzonderlijke delen. Uw werknemer werkt bijvoorbeeld deels in Nederland en deels in het buitenland en u splitst zijn loon in 2 delen (salary split).

  • U hebt 1 dienstbetrekking met een werknemer. U hebt 2 filialen en voor beide filialen hebt u een loonheffingennummer, bijvoorbeeld 111111111L01 en -L02. De werknemer werkt deels in filiaal A en deels in filiaal B. U hebt het loon van de werknemer gesplitst in een A- en een B-deel en geeft die afzonderlijk aan onder de verschillende loonheffingennummers.

  • U moet voor een uitkeringsgerechtigde werkgeversheffing Zvw betalen én bijdrage Zvw inhouden. U geeft het loon waarvoor u werkgeversheffing Zvw betaalt, en het loon waarop u bijdrage Zvw inhoudt, onder verschillende nummers inkomstenverhouding aan.

  • U betaalt in 1 kalenderjaar aan een werknemer loon waarvoor u de witte tabel gebruikt en loon waarvoor u de groene tabel gebruikt (bijvoorbeeld een ontslaguitkering die u tegelijk met het laatste reguliere loon uitbetaalt). U neemt deze werknemer onder verschillende nummers inkomstenverhouding in de aangifte op. Dat geldt niet alleen als u de 2 soorten loon in hetzelfde aangiftetijdvak uitbetaalt (bijvoorbeeld een ontslaguitkering tegelijk met het laatste reguliere loon), maar ook als u ze in verschillende tijdvakken uitbetaalt (bijvoorbeeld een ontslaguitkering enkele maanden na het ontslag).

Let op!

Krijgt uw werknemer van u loon uit meerdere vroegere of tegenwoordige dienstbetrekkingen of uit meerdere inkomstenverhoudingen? Houd voor de berekening van de loonheffingen rekening met het totaal van deze lonen (zie paragraaf 7.6).

Begindatum en einddatum inkomstenverhouding invullen in aangifte

In elke aangifte moet u de begindatum van de inkomstenverhouding invullen. In de aangifte over het tijdvak waarin de inkomstenverhouding is beëindigd, vult u ook de einddatum in. De begin- en einddatum mogen niet na het einde van het aangiftetijdvak liggen.

Voor uitzendbureaus gelden aparte regels voor het invullen van de begin- en einddatum van de inkomstenverhouding.

Begindatum inkomstenverhouding bij uitzendkrachten

De 1e betaalde werkdag van de uitzendkracht geldt als begindatum. U neemt deze datum op in de 1e aangifte loonheffingen van het aangiftetijdvak waarin dat loon wordt verwerkt. In de vervolgaangiften van deze uitzendkracht blijft u dezelfde begindatum gebruiken.

Merkt u later dat u een verkeerde begindatum hebt ingevuld in de aangifte? Dan neemt u vanaf de eerstvolgende aangifte waarin u loon voor deze inkomstenverhouding aangeeft, de juiste begindatum in de aangifte op. U hoeft deze datum in de eerdere aangiften niet te corrigeren. In de polisadministratie wordt namelijk automatisch met de nieuwe begindatum gewerkt.

Einddatum inkomstenverhouding bij inactiviteit en ziekte van uitzendkracht met uitzendbeding

Heeft een uitzendkracht 52 aaneengesloten weken niet gewerkt? Dan moet u de inkomstenverhouding in de eerstvolgende aangifte beëindigen. U gebruikt als einddatum de datum van de zondag van de laatst gewerkte week. Dit geldt ook als de uitzendkracht ziek is.

Einddatum inkomstenverhouding bij inactiviteit en ziekte van uitzendkracht zonder uitzendbeding

Heeft een uitzendkracht 52 aaneengesloten weken niet gewerkt? Dan moet u de inkomstenverhouding in de eerstvolgende aangifte beëindigen. U gebruikt als einddatum de einddatum van de overeenkomst. Gaat het om een uitzendovereenkomst zonder loondoorbetalingsverplichting? Dan gebruikt u als einddatum de datum van de zondag van de laatst gewerkte week. Dit geldt ook als de uitzendkracht ziek is.

Let op!

Alleen wijzigingen in de begindatum van de inkomstenverhouding van een uitzendkracht hoeft u niet te corrigeren. Andere wijzigingen in de inkomstenverhouding moet u wel corrigeren (zie hoofdstuk 12).

Naar boven

3.4.2 Nummer inkomstenverhouding

U geeft elke inkomstenverhouding een nummer en u vermeldt dit in de loonstaat. Veel salarissoftwarepakketten doen dit automatisch voor u. In de aangifte loonheffingen moet u dit nummer invullen. Voor het nummer inkomstenverhouding houdt u rekening met het volgende:

  • Als u voor de 1e keer een nummer inkomstenverhouding toekent aan een werknemer, kunt u het beste beginnen bij 0001. Als de inkomstenverhouding eindigt en er weer een nieuwe inkomstenverhouding begint met dezelfde werknemer, nummert u door. Zo loopt u weinig risico dat u nummers hergebruikt als u overstapt op een ander salaris- of aangiftepakket.

  • Hebt u voor een inkomstenverhouding eenmaal een bepaald nummer gekozen? Gebruik dat nummer dan in alle volgende aangiften voor die inkomstenverhouding. Dit geldt ook als u overstapt op een ander salaris- of aangiftepakket. Vraag uw softwareleverancier hoe u de nummers kunt vinden in de oude software en daaruit kunt kopiëren.

  • Is uw werknemer op 1 januari 61 jaar of ouder en neemt hij levenslooptegoed op? Dan gebruikt u voor deze opnamen een nieuw nummer inkomstenverhouding. Blijft hij in deeltijd voor u werken, dan gebruikt u voor het loon uit deeltijd het nummer inkomstenverhouding dat u al voor hem gebruikte.

  • Neemt u een ex-werknemer aan? U mag een gebruikt nummer inkomstenverhouding niet hergebruiken bij hetzelfde loonheffingennummer. Dit mag pas na 7 jaar na het jaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd.

  • U gebruikt voor iedere inkomstenverhouding in uw aangifte of correctie een unieke combinatie van burgerservicenummer en nummer inkomstenverhouding. Deze combinatie mag maar 1 keer voorkomen in uw aangifte of correctie. Komt dezelfde combinatie toch vaker voor? Dan krijgt de verzender een foutmelding of een brief met het verzoek om de fout te verbeteren (zie paragraaf 11.3, fase 3).

Let op!

Wij zien bij aangiften of correcties soms 2 keer dezelfde combinatie van burgerservicenummer en nummer inkomstenverhouding. Er worden (gecorrigeerde) gegevens voor de inkomstenverhouding aangeleverd en tegelijkertijd wordt deze inkomstenverhouding ingetrokken. Wij negeren in deze gevallen de intrekking. U krijgt geen foutmelding of een brief. Wilt u een eerdere inkomstenverhouding toch intrekken? Geef dat dan aan met een aanvullende aangifte voor het einde van de aangiftetermijn, of met een correctie bij de aangifte over het volgende of daaropvolgende tijdvak.

Meerdere nummers inkomstenverhouding gebruiken voor dezelfde werknemer

Hebt u meerdere inkomstenverhoudingen met dezelfde werknemer (zie paragraaf 3.4.1)? Dan geeft u elke inkomstenverhouding een apart nummer.

Nieuw nummer inkomstenverhouding gebruiken

Als er een nieuwe inkomstenverhouding ontstaat (zie paragraaf 3.4.1), moet u een nieuw nummer inkomstenverhouding gebruiken. Doet deze verandering zich tijdens het aangiftetijdvak voor? Neem dan de werknemer voor dat aangiftetijdvak 2 keer in de aangifte op, onder 2 verschillende nummers inkomstenverhouding.

Naar boven

3.5 Bewaarplaats, bewaartermijn en controle

Wij stellen eisen aan de bewaarplaats (zie paragraaf 3.5.1) en de bewaartermijnen (zie paragraaf 3.5.2) van uw administratie. Ook kunnen wij een controle bij u instellen (zie paragraaf 3.5.3).

Naar boven

3.5.1 Bewaarplaats

U moet de loonadministratie bewaren op de plaats waar uw bedrijf kantoor houdt of gevestigd is. Op uw verzoek kunnen wij toestemming geven om de loonadministratie op een andere plaats te bewaren, bijvoorbeeld op het kantoor van uw adviseur. U kunt dit verzoek naar uw belastingkantoor sturen.

Naar boven

3.5.2 Bewaartermijn

Bepaalde onderdelen van uw administratie zijn basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:

  • de loonadministratie

  • het grootboek

  • de debiteuren- en crediteurenadministratie

  • de voorraadadministratie

  • de in- en verkoopadministratie

Iedere ondernemer moet de basisgegevens van zijn administratie 7 jaar bewaren (fiscale bewaarplicht). Dit geldt dus ook voor de loonadministratie.

Let op!

Ook als u stopt met ondernemen of geen werknemers meer hebt, moet u de gegevens de volledige bewaartermijn bewaren.

Afwijkende bewaartermijnen binnen de loonadministratie

Voor sommige gegevens binnen de loonadministratie geldt een andere bewaartermijn. De volgende gegevens moet u ten minste 5 kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren:

  • loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen, zoals het 'Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen' en het 'Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen (studenten- en scholierenregeling)'
    U bewaart ook de oude verklaringen en formulieren als zij zijn vervangen door nieuwe.

  • kopieën van het identiteitsbewijs

  • kopieën van beschikkingen of verklaringen die u van uw werknemer hebt gekregen

Voor de overige gegevens kunt u met ons afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar. De kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kunt u nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

Computerprogramma's en bestanden

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. U moet ervoor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. U voldoet niet aan uw bewaarplicht als u uitsluitend een bestand in afgedrukte vorm bewaart. In de brochure 'Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht' vindt u meer informatie over de juiste manier van bewaren van uw digitale administratie. U kunt deze brochure downloaden van onze internetsite of bestellen bij de BelastingTelefoon: 0800 - 0543.

Laat u (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan geldt de fiscale bewaarplicht ook voor de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming.

Naar boven

3.5.3 Controle

Bij een controle vergelijken wij de aangiften, eventuele jaarloonopgaven en de administratie. Wij raden u aan om de berekeningen te bewaren die u hebt gemaakt bij het opstellen van de aangiften en de eventuele jaarloonopgaven. Dit maakt de controle makkelijker. Bij een controle moet u ons alle informatie geven die van belang kan zijn. Wij mogen kopieën maken van uw administratie. Zie paragraaf 14.4 voor meer informatie.

Naar boven

3.6 Samenhangende groep inhoudingsplichtigen

Grote bedrijven bestaan meestal uit meerdere zelfstandige bedrijfsonderdelen die elk inhoudingsplichtig zijn voor de loonheffingen. Als een werknemer binnen het bedrijf bij een ander onderdeel gaat werken, betekent dit extra administratieve lasten. De dienstbetrekking eindigt namelijk en een nieuwe dienstbetrekking begint. Dit geldt ook voor andere verbanden waarin inhoudingsplichtigen samenwerken.

Wilt u de extra administratieve lasten verminderen? Dan kunt u ons verzoeken uw samenwerkingsverband aan te wijzen als een samenhangende groep inhoudingsplichtigen. U kunt een werknemer dan eenvoudiger binnen uw groep laten wisselen, omdat:

  • u zijn identiteit niet opnieuw hoeft vast te stellen

  • de werknemer de gegevens voor de loonheffingen niet opnieuw aan u hoeft te geven

  • u het jaarloon voor de bijzondere beloningen niet opnieuw hoeft vast te stellen

  • een beschikking voor de 30%-regeling geldig blijft als de omstandigheden daarvoor bij de nieuwe inhoudingsplichtige gelijk blijven (zie paragraaf 17.4.2)

Het verzoek voor de aanwijzing als samenhangende groep doet u samen met de andere inhoudingsplichtigen. U stuurt het verzoek naar uw belastingkantoor. Wij beslissen op het verzoek met een beschikking waarin nadere voorwaarden kunnen staan. Tegen deze beschikking kunt u bezwaar maken. Wij kunnen beslissen om de aanwijzing als samenhangende groep en de eventuele voorwaarden te wijzigen of in te trekken. Dit kan ook gebeuren op verzoek van (1 van) de inhoudingsplichtigen. U krijgt dan een nieuwe beschikking. Ook tegen deze beschikking kunt u bezwaar maken.

Elke inhoudingsplichtige binnen de samenhangende groep moet wel apart aangifte doen. Elke inhoudingsplichtige moet ook een jaaropgaaf aan de werknemer(s) geven (zie hoofdstuk 13).

Naar boven