Belastingdienst

Javascript staat uit in deze internetbrowser. U moet Javascript activeren om onze internetsite te zien.

Stappenplan

Stap 4 Bepalen wat tot het loon hoort

U moet de loonheffingen berekenen over het loon. Daarom is het belangrijk te weten wat precies tot het loon hoort. In het kort: loon is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Daarbij geldt het volgende:

  • Het maakt niet uit of de werknemer recht heeft op het loon. Een vrijwillig gegeven gratificatie is net zo goed loon als het winstaandeel waarop de werknemer recht heeft volgens zijn arbeidsvoorwaarden.

  • Het maakt niet uit of de werknemer voor het loon heeft gewerkt. Loon over verzuimde uren is ook loon.

  • Het maakt niet uit of de werknemer het loon in geld of in een andere vorm krijgt. Beloningen in natura en aanspraken zijn ook loon.

  • Het maakt niet uit van wie de werknemer het loon krijgt. Uitkeringen uit een fonds dat aan de dienstbetrekking is verbonden, zijn ook loon. Denk bijvoorbeeld aan uitkeringen uit een scholingsfonds of uit een fonds voor ondersteuning van werknemers in financiële moeilijkheden. Fooien en ander loon van derden kunnen ook loon zijn.

Uitgangspunt is dat het loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen ook het loon is voor de werknemersverzekeringen en de Zorgverzekeringswet (Zvw). Dit noemen we het uniforme loonbegrip (zie paragraaf 4.1). Zie paragraaf 4.2 voor uitleg over het begrip 'loon'.

Vormen van loon

We maken onderscheid tussen loon uit tegenwoordige en loon uit vroegere dienstbetrekking (zie paragraaf 4.3). Daarbinnen kunnen de volgende vormen voorkomen:

  • loon in geld (zie paragraaf 4.4)

  • loon in natura (zie paragraaf 4.5)

  • vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen (zie paragraaf 4.6)

  • uitkeringen en verstrekkingen bij bijzondere gebeurtenissen (zie paragraaf 4.7)

  • aanspraken, en uitkeringen op grond van aanspraken (zie paragraaf 4.8)

  • negatief loon (zie paragraaf 4.9)

  • verzekeringsuitkeringen die belast zijn voor de loonheffingen (zie paragraaf 4.10)

  • aandelenopties (zie paragraaf 4.11)

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn geen loon of geen belast loon (zie paragraaf 4.12). Zie paragraaf 4.13 voor een schema van het loon.

Doorbetaaldloonregeling

Krijgt een werknemer voor zijn dienstbetrekking bij u ook loon van een andere werkgever? Dan kan de doorbetaaldloonregeling gelden. Deze regeling bepaalt wie de loonheffingen moet inhouden en betalen. Zie paragraaf 4.14 voor meer informatie.

Cafetariaregeling

Zie paragraaf 4.15 voor meer informatie over de cafetariaregeling.

Naar boven

4.1 Uniform loonbegrip voor de loonheffingen

Het loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen, het loon voor de werknemersverzekeringen en het loon voor de Zvw zijn gelijk op 2 verschillen na:

  • Loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals (pre)pensioenuitkeringen, is loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen en Zvw, maar in het algemeen geen loon voor de werknemersverzekeringen (zie paragraaf 4.3).

  • Eindheffingsloon (zie hoofdstuk 24) is loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen, maar geen loon voor de werknemersverzekeringen en de Zvw. Loon waarbij wij door het opleggen van een naheffingsaanslag eindheffing toepassen, is een uitzondering: dit is loon voor alle loonheffingen, tenzij u deze loonbestanddelen had kunnen of moeten aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Loon uit vroegere dienstbetrekking soms toch loon voor alle loonheffingen

De volgende loonbestanddelen zijn altijd loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen, de werknemersverzekeringen en de Zvw, ook als deze loonbestanddelen loon uit vroegere dienstbetrekking zijn:

  • WW-, ZW- en WAO/WIA-uitkeringen

  • aanvullingen op de WW-, ZW- en WAO/WIA-uitkeringen
    Voor de werknemersverzekeringen zijn deze aanvullingen loon zolang de dienstbetrekking bestaat.

  • de aanvulling Toeslagenwet

  • loon op grond van de loondoorbetalingsverplichting bij ziekte en de aanvulling daarop en vergelijkbare regelingen voor ambtenaren

  • uitkeringen voor zwangerschap, bevalling, adoptie en de zorg voor pleegkinderen op grond van de Wet arbeid en zorg

Let op!

In tegenstelling tot WW-, ZW- en WAO/WIA-uitkeringen zijn uitkeringen die een bank of verzekeringsmaatschappij betaalt in verband met ziekte, invaliditeit of ongeval, en (de afkoopsom van) een lijfrente geen loon voor de werknemersverzekeringen (zie paragraaf 4.10). Het gaat om uitkeringen die betaald worden vanwege een verzekering die de werknemer zelf heeft afgesloten.

Naar boven

4.2 Loon

Loon is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Welke vormen dat loon kan hebben, leest u in paragraaf 4.4 tot en met 4.11. Daarnaast zijn er een aantal vergoedingen en verstrekkingen die geen loon of geen belast loon zijn (zie paragraaf 4.12).

Let op!

Bij het bepalen van de hoogte van het loon mag u geen rekening houden met de betaalde werkgeversheffing Zvw of ingehouden bijdrage Zvw. Dat geldt ook voor bijdragen voor vergelijkbare buitenlandse wettelijke zorgverzekeringen.

U kunt maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. U wijst deze vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen dan als eindheffingsloon aan, bijvoorbeeld door ze in uw administratie als eindheffingsloon op te nemen, en brengt ze vervolgens onder in uw vrije ruimte. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Zie hoofdstuk 8 voor meer informatie.

Altijd eindheffingsloon of altijd loon van de werknemer

Bij een aantal vormen van loon kunt u niet kiezen voor eindheffingsloon of loon van de werknemer. Altijd eindheffingsloon zijn:

  • vergoedingen voor de aanschaf van producten uit uw eigen bedrijf of uit het bedrijf van een verbonden vennootschap voor postactieve werknemers die u ook aan uw actieve werknemers geeft
    Dit geldt alleen als u over de grenzen heen gaat van de gerichte vrijstelling voor korting op producten uit uw eigen bedrijf (zie paragraaf 20.1.8).

  • verstrekkingen voor postactieve werknemers die u of een verbonden vennootschap ook aan uw actieve werknemers geeft, zoals een kerstpakket

Altijd loon van de werknemer zijn:

  • een auto van de zaak (behalve de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen van die auto)

  • een (dienst)woning (behalve het pied-à-terre en de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de woning, zie paragraaf 20.3.4)

  • de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u niet als eindheffingsloon hebt aangewezen (zie paragraaf 4.6)

  • vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor criminele activiteiten

  • het deel van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen dat boven de 30%-grens van de gebruikelijkheidstoets uitkomt

  • vergoedingen voor een boete die de werknemer heeft gekregen

  • loon uit vroegere dienstbetrekking

  • het rentevoordeel inclusief de kosten van een personeelslening voor een eigen woning waarvan de rente (inclusief de kosten) aftrekbaar is in de inkomstenbelasting

Let op!

  • Hebt u een boete gekregen voor een overtreding van de werknemer en verhaalt u deze niet op de werknemer? Dan mag u het voordeel van het niet verhalen voor de werknemer als eindheffingsloon aanwijzen als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.

  • Betaalt u de werknemer naast loon uit vroegere dienstbetrekking ook loon uit waarop de arbeidskorting van toepassing is? Dan mag u het loon uit vroegere dienstbetrekking aanwijzen als eindheffingsloon als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.

Gebruikelijkheidstoets

Bij het aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang als eindheffingsloon (bijvoorbeeld door ze in uw administratie op te nemen als eindheffingsloon) mogen die vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit noemen we de gebruikelijkheidstoets. Het moet dus gebruikelijk zijn dat uw werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang belastingvrij krijgt en dat u de loonbelasting/premie volksverzekeringen via de eindheffing voor uw rekening neemt.

Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwen wij in ieder geval als gebruikelijk. De afwijking van 30% geldt niet voor dit bedrag.

Bij de gebruikelijkheidstoets kijkt u in ieder geval naar:

  • de soort vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen en de waarde ervan

  • de hoogte van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen

  • wie de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen krijgen

  • de vraag of tariefsvoordeel een doorslaggevende rol speelt bij de aanwijzing als eindheffingsloon

De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. Als u twijfelt, doet u het volgende:

  • U beoordeelt de aanwijzing als eindheffingsloon van iedere vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling op gebruikelijkheid. Toets de aanwijzing in ieder geval aan de bovenstaande 4 criteria.

  • U beoordeelt in de loop van het kalenderjaar het totaal van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Als dit totaal meer dan 30% ongebruikelijk is, is het bedrag boven de 30%-grens loon van de werknemer. Dat kan dus ook al bij de eerste vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling het geval zijn.

Als wij vinden dat de aanwijzing als eindheffingsloon van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen ongebruikelijk is, moeten wij dat aantonen. U kunt dan toelichten waarom de aanwijzing als eindheffingsloon toch gebruikelijk is.

Voorbeeld 1

U geeft enkele werknemers elk jaar een belaste bonus van € 6.000. Deze werknemers krijgen dan netto elk ongeveer € 3.000. Dit jaar geeft u dezelfde werknemers dezelfde bonus, maar dan onbelast. Iedere werknemer krijgt dan netto € 6.000. U mag de bonus dan niet aanwijzen als eindheffingsloon, omdat dit ongebruikelijk is.

Voorbeeld 2

U geeft een van uw werknemers een elektrische fiets van € 1.000. Deze werknemer komt op deze fiets naar het werk. U mag de verstrekking van de fiets aanwijzen als eindheffingsloon. Want het is niet ongebruikelijk om een fiets met zo'n waarde te verstrekken en aan te wijzen als eindheffingsloon.

Voorbeeld 3

Een bedrijf heeft behalve een directeur-grootaandeelhouder (dga) geen andere werknemers. De dga krijgt een vergoeding voor zijn werk van € 250.000. Het bedrijf bestempelt € 100.000 als loon van de dga en wijst de overige € 150.000 aan als eindheffingsloon. Het is duidelijk dat zo'n 'knip' ongebruikelijk is.

Voorbeeld 4

U geeft uw werknemers met kerst een kerstpakket. De directeur heeft net zijn vliegbrevet gehaald en hij vertelt altijd gepassioneerd over zijn hobby. U geeft de directeur met kerst een zelfbouwpakket van een sportvliegtuig van € 25.000. Een kerstpakket van € 25.000 is niet gebruikelijk: de waarde van het pakket wijkt meer dan 30% af van de waarde van pakketten die andere werkgevers in vergelijkbare omstandigheden aan hun directeuren geven. Het is dus ook niet gebruikelijk om dit kerstpakket volledig als eindheffingsloon aan te wijzen. U rekent het deel van de verstrekking dat meer dan gebruikelijk is, tot het loon van de directeur.

Naar boven

4.3 Loon uit tegenwoordige of vroegere dienstbetrekking

Loon uit tegenwoordige dienstbetrekking

Loon uit tegenwoordige dienstbetrekking is loon van de werknemer voor het werk dat hij doet. Bijvoorbeeld het periodieke loon, de vakantiebijslag, de vakantietoeslag, de dertiendemaanduitkering, gratificaties en tantièmes. Het is niet van belang wanneer u het loon uitbetaalt. Vakantiebijslag dat u na het einde van de dienstbetrekking betaalt, is bijvoorbeeld ook loon uit tegenwoordige dienstbetrekking.

De volgende loonbestanddelen zijn ook loon uit tegenwoordige dienstbetrekking:

  • loon waarvoor u een betalingsverplichting hebt aan een werknemer die tijdelijk inactief is door een oorzaak die in redelijkheid voor uw rekening komt
    Dit is bijvoorbeeld het geval als de werknemer door een arbeidsconflict met behoud van loon thuiszit. Het loon is maximaal 104 weken loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, daarna is het loon uit vroegere dienstbetrekking.

  • loon voor oproepkrachten zonder werkgarantie bij een oproep voor minder dan 3 uur
    Als u met uw werknemer een overeenkomst hebt zonder werkgarantie en u roept die werknemer op voor minder dan 3 uur, dan moet u toch het loon over 3 uur betalen.

  • loon dat u bij ziekte of zwangerschap maximaal 2 jaar doorbetaalt of zolang de dienstbetrekking nog duurt

  • Ziektewetuitkeringen die u bij ziekte of zwangerschap maximaal 2 jaar doorbetaalt of zolang de dienstbetrekking nog duurt, met uitzondering van de Ziektewetuitkering op grond van de vrijwillige verzekering

Loon uit vroegere dienstbetrekking

Loon uit vroegere dienstbetrekking heeft meestal te maken met een beëindigde dienstbetrekking. Het is geen vergoeding voor het werk zelf, maar iets wat de werknemer krijgt omdat hij vroeger heeft gewerkt. Pensioen-, prepensioen- en vroegpensioen-uitkeringen zijn dus loon uit vroegere dienstbetrekking. Ook een aantal andere uitkeringen zijn loon uit vroegere dienstbetrekking. De voornaamste uitkeringen zijn:

  • AOW-, Anw-, IOAW-, IOAZ-, Waz-, Wet Wajong-, WAO/WIA-, ZW- en WW-uitkeringen en uitkeringen op grond van de Toeslagenwet

  • bijstandsuitkeringen, uitkeringen op grond van de wet REA en gemeentelijke inkomensondersteunende uitkeringen, voor zover deze zijn belast voor de inkomstenbelasting

  • lijfrente-uitkeringen, uitgekeerd aan uitkeringsgerechtigden die in Nederland wonen

  • uitkeringen aan verzetsdeelnemers en oorlogsslachtoffers

  • uitkeringen die loon uit vroegere dienstbetrekking zijn en die worden uitbetaald aan een ander dan de werknemer

Naar boven

4.4 Loon in geld

De belangrijkste vorm van loon is loon in geld: salaris, provisie, premie, gevarengeld, overwerkloon, tantième, gratificatie en alles wat u, onder welke naam dan ook, aan een werknemer op grond van zijn dienstbetrekking in geld uitbetaalt. Dit betekent dat ook de volgende betalingen loon in geld zijn:

  • uitbetalingen op grond van een nettoloonafspraak (zie paragraaf 4.4.1)

  • fooien en ander loon van derden (zie paragraaf 4.4.2)

  • WW-, ZW- en WAO/WIA-uitkeringen die u aan een werknemer doorbetaalt (zie paragraaf 4.4.3)

Naar boven

4.4.1 Nettoloonafspraak

Hebt u een nettoloonafspraak met uw werknemer, dan neemt u in feite de loonheffingen voor uw rekening. U berekent het loon waarover u loonheffingen moet betalen, door het nettoloon te herleiden tot een brutoloon (bruteren) (zie paragraaf 7.4).

Naar boven

4.4.2 Fooien en ander loon van derden

U houdt loonheffingen in over het bedrag aan fooien en ander loon van derden waarmee u bij de vaststelling van het loon rekening hebt gehouden.

Voorbeeld

U spreekt met uw werknemer af dat het loon € 1.100 is en u betaalt de werknemer € 1.000. De rest (€ 100) moet hij verdienen met fooien. Voor het berekenen van de loonheffingen gaat u uit van een loon van € 1.100.

Fooien voor horecapersoneel

Er zijn speciale regels voor fooien voor horecapersoneel. Als u een horecamedewerker minder loon betaalt dan waarop hij – bijvoorbeeld op grond van de cao – recht heeft, gaat u ervan uit dat het verschil wordt aangevuld door fooien. U berekent de loonheffingen dus over het loon waar de werknemer recht op heeft. Maar als u en uw werknemer de fooien op een hoger bedrag schatten, dan gaat u voor de loonheffingen uit van dat hogere bedrag.

Voorbeeld

U hebt met uw werknemer een loon afgesproken van € 1.000 per maand. Maar volgens de cao heeft deze werknemer recht op een loon van € 1.100. Voor het berekenen van de loonheffingen gaat u uit van een loon van € 1.100. Maar als u samen met uw werknemer de fooien schat op € 300 per maand, gaat u voor het berekenen van de loonheffingen uit van € 1.300.

Uw werknemer moet de fooien die hij werkelijk heeft gekregen, en ander loon van derden in zijn aangifte inkomstenbelasting opgeven. Hiervan mag hij het bedrag aftrekken dat u al tot het loon hebt gerekend.

Loongegevens doorgeven

Krijgt uw werknemer loon van derden? Dan moet u de hoogte van dat loon doorkrijgen om daarover loonheffingen in te kunnen houden. Als u loon betaalt aan een medewerker die niet bij u in dienst is, dan geeft u de loongegevens en het burgerservicenummer schriftelijk door aan de instantie of werkgever bij wie deze medewerker wel in (fictieve) dienstbetrekking is. U moet bijvoorbeeld aan UWV het voordeel doorgeven van het privégebruik van een auto die u ter beschikking stelt aan iemand die van UWV een uitkering krijgt en bij u op proef werkt. Hetzelfde geldt als uitzendkrachten die u inleent, een bedrijfsauto van u privé mogen gebruiken. U moet het voordeel van het privégebruik dan aan het uitzendbureau doorgeven.

Naar boven

4.4.3 WW-, ZW- en WAO/WIA-uitkeringen die u aan een werknemer doorbetaalt

Als u een WW-, ZW- of WAO/WIA-uitkering aan een werknemer doorbetaalt, is er sprake van een werkgeversbetaling of een instantiebetaling.

Werkgeversbetaling

De werkgeversbetaling is bedoeld voor de situatie waarin de werknemer nog loon uit tegenwoordige dienstbetrekking van u krijgt. Hebt u met UWV een werkgeversbetaling afgesproken, dan krijgt u van UWV het brutobedrag van de uitkering, vermeerderd met de premies werknemersverzekeringen en de werkgeversheffing Zvw. U betaalt de uitkering door aan de werknemer. U moet alle loonheffingen over het totaal van de uitkering en het loon berekenen (zie paragraaf 7.6.2).

Let op!

  • U past zelf een premiekorting toe.

  • Bent u aangesloten bij een sector met meerdere risicopremiegroepen (zie paragraaf 5.1.1), dan past u het percentage toe dat hoort bij uw risicopremiegroep.

Instantiebetaling

De instantiebetaling is bedoeld voor de situatie waarin de werknemer geen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking meer van u krijgt, maar u hem nog wel een aanvulling op zijn uitkering betaalt. De aanvulling is dan loon uit vroegere dienstbetrekking en geen loon voor de werknemersverzekeringen. Hebt u met UWV een instantiebetaling afgesproken, dan betaalt UWV de premies werknemersverzekeringen over de uitkering. U krijgt van UWV het brutobedrag van de uitkering, vermeerderd met de werkgeversheffing Zvw. U betaalt de uitkering door aan de werknemer. U berekent over het totaal van de uitkering en de aanvulling daarop de werkgeversheffing Zvw en de loonbelasting/premie volksverzekeringen, maar niet de premies werknemersverzekeringen (zie paragraaf 7.6.2).

Naar boven

4.5 Loon in natura

Loon in natura is loon dat u niet in geld uitbetaalt. Het is een voordeel uit de dienstbetrekking en is daarom belast voor de loonheffingen. U kunt loon in natura aan uw werknemer verstrekken of ter beschikking stellen. In het eerste geval wordt uw werknemer eigenaar en in het 2e geval blijft u eigenaar.

De waarde van loon in natura is het bedrag inclusief btw van de inkoopfactuur. Als u aangifte loonheffingen moet doen en u hebt nog geen inkoopfactuur, gaat u voor de aangifte uit van de offerte of van een redelijke schatting. Nadat u de factuur hebt gekregen, corrigeert u zo nodig de eerdere aangifte.

In 2 gevallen moet u uitgaan van de waarde in het economische verkeer (de gebruikelijke verkoop- of winkelwaarde inclusief btw):

  • U hebt geen factuur.

  • U hebt een factuur van een verbonden vennootschap (zie paragraaf 20.1.8 onder 'Korting op producten uit eigen bedrijf').

Producten uit eigen bedrijf

Producten uit eigen bedrijf zijn ook loon in natura. Deze producten zijn gericht vrijgesteld tot een bepaald normbedrag (zie paragraaf 20.1.8).

Eigen bijdrage van de werknemer

Voor specifieke vormen van loon in natura gelden normbedragen. Als u op het loon van de werknemer een bedrag inhoudt voor de verstrekking of terbeschikkingstelling, trekt u deze eigen bijdrage af van de te belasten waarde of het normbedrag. Deze aftrek mag niet hoger zijn dan de te belasten waarde of het normbedrag. Wijst u de waarde van het loon in natura aan als eindheffingsloon? Dan trekt u het totaal van de eigen bijdragen van uw werknemers af van het totaal van de te belasten waarde en/of het totaal van de normbedragen.

Zie de normbedragen in paragraaf 20.3 en tabel 15 achter in het handboek.

Loon in natura: nihilwaarderingen

Alles wat u uw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt voor zijn dienstbetrekking, is loon. Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen op de werkplek in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Zie paragraaf 20.2 voor meer informatie.

Let op!

Nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura, meestal in de vorm van een terbeschikkingstelling, en niet voor vergoedingen in geld.

Naar boven

4.6 Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen

Alles wat u uw werknemer vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt voor zijn dienstbetrekking, is loon. Als u voor een verstrekking of terbeschikkingstelling een bedrag inhoudt op het loon, trekt u dit bedrag af van de te belasten waarde of het normbedrag. Maar dat mag niet leiden tot een negatief bedrag. Alleen bij een eigen bijdrage voor een auto van de zaak kan de bijtelling in een loontijdvak soms negatief zijn (zie paragraaf 21.3.7).

Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zijn geen loon of geen belast loon (zie paragraaf 4.12). Verder zijn er voor bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zogenoemde gerichte vrijstellingen (zie paragraaf 20.1) en nihilwaarderingen (zie paragraaf 20.2). Deze gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen zijn geen belast loon voor uw werknemer en gaan niet ten koste van uw vrije ruimte. Gerichte vrijstellingen moet u daarvoor wel aanwijzen als eindheffingsloon (bijvoorbeeld door ze in uw administratie op te nemen als eindheffingsloon, zie paragraaf 8.1.3). Daarnaast kunt u een vaste (onbelaste) kostenvergoeding geven (zie paragraaf 4.6.1).

Naar boven

4.6.1 Vaste kostenvergoedingen

Voor gerichte vrijstellingen (zie paragraaf 20.1) en intermediaire kosten (zie paragraaf 4.12.2) mag u een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven, die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. U moet dan wel voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • U kunt het bedrag van de vrijstellingen en kosten aannemelijk maken.

  • U omschrijft elke vrijstelling en kostenpost en geeft een schatting van het bedrag.

  • U geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd (bedragen voor vrijstellingen en andere kostenposten).

  • U onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u herhaalt dit als wij daarom vragen of als de omstandigheden wijzigen. Deze voorwaarde geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat u de werkkostenregeling ging toepassen, hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop u de vergoeding hebt gebaseerd, gelijk zijn gebleven.

  • Voor gerichte vrijstellingen: U wijst de kostenvergoeding voor de gerichte vrijstelling aan als eindheffingsloon.

Als u niet aan deze voorwaarden voldoet, zijn de vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten loon van de werknemer. Als u de vaste kostenvergoeding in dat geval aanwijst als eindheffingsloon, gaat dat wel ten koste van uw vrije ruimte (zie paragraaf 8.1.3).

Vergoedingen die niet gericht zijn vrijgesteld en die geen intermediaire kosten zijn, kunt u aanwijzen als eindheffingsloon. Wijst u de vergoedingen niet aan als eindheffingsloon, dan horen ze tot het loon van de werknemer.

Naar boven

4.6.2 Cao-beoordelingen

In collectieve arbeidsovereenkomsten (cao's) staan vaak afspraken over (vaste) vergoedingen en verstrekkingen. Daarom beoordelen wij cao's op de gevolgen voor de loonheffingen. Ga voor deze beoordelingen naar belastingdienst.nl en zoek op 'cao-beoordelingen'.

Naar boven

4.7 Uitkeringen en verstrekkingen bij bijzondere gebeurtenissen

De volgende uitkeringen en verstrekkingen bij bijzondere gebeurtenissen zijn onder bepaalde voorwaarden geen loon:

  • diensttijduitkeringen of -verstrekkingen, bijvoorbeeld bij een jubileum van de werknemer (zie paragraaf 19.2.1)

  • uitkeringen en verstrekkingen uit fondsen die aan de dienstbetrekking zijn verbonden (zie paragraaf 19.2.2)

  • eenmalige uitkeringen bij overlijden tot maximaal driemaal het loon over een maand (zie paragraaf 19.1.7 en 19.1.8)

De volgende uitkeringen en verstrekkingen bij bijzondere gebeurtenissen zijn wel loon:

  • ontslagvergoedingen (zie paragraaf 4.7.1)

  • geschenken (zie paragraaf 4.7.2)

  • kinderbijslag, anders dan op grond van de Algemene kinderbijslagwet (AKW) (zie paragraaf 4.7.3)

Naar boven

4.7.1 Ontslagvergoedingen

Geeft u uw werknemer bij ontslag een ontslagvergoeding? Dan is dit loon uit vroegere dienstbetrekking. Voor het bepalen van de loonbelasting/premie volksverzekeringen gebruikt u de groene tabel voor bijzondere beloningen (zie paragraaf 7.3.6).

Een ontslagvergoeding compenseert het loon dat uw werknemer zou hebben gekregen bij voortzetting van de dienstbetrekking tot aan het reguliere einde daarvan. Onder het reguliere einde van een dienstbetrekking verstaan wij:

  • bij een dienstbetrekking voor onbepaalde tijd: de pensioendatum die voor uw werknemer geldt

  • bij een dienstbetrekking voor bepaalde tijd: de datum die u met uw werknemer bent overeengekomen

Stamrecht

Het is niet mogelijk om onbelast een ontslagvergoeding te gebruiken voor een stamrecht (aanspraak op periodieke uitkeringen) of voor banksparen (zie paragraaf 19.3).

RVU-regeling

Is de ontslagvergoeding te beschouwen als een regeling voor vervroegde uittreding (RVU-regeling), dan moet u pseudo-eindheffing VUT-regeling betalen. U kunt aan ons vragen of wij de ontslagvergoeding zien als een RVU-regeling. Dat doet u voordat u de ontslagvergoeding uitbetaalt. U krijgt dan van ons een beschikking, waartegen u bezwaar kunt maken (zie ook paragraaf 24.7).

Excessieve vertrekvergoeding

Als u een excessieve vertrekvergoeding betaalt aan uw werknemer, moet u pseudo-eindheffing excessieve vertrekvergoedingen betalen. Zie paragraaf 24.8 voor meer informatie.

Naar boven

4.7.2 Geschenken

Geschenken horen tot het loon van de werknemer. Het maakt niet uit om wat voor soort geschenken het gaat. U kunt er ook voor kiezen om de waarde ervan aan te wijzen als eindheffingsloon.

Let op!

Soms is een geschenk geen loon van de werknemer. Zie paragraaf 4.12.1 voor meer informatie.

Naar boven

4.7.3 Kinderbijslag anders dan op grond van de AKW

Kinderbijslag op grond van de AKW hoort niet tot het loon. Kinderbijslagvervangende uitkeringen en kinderbijslagverhogende uitkeringen horen wel tot het loon. U mag deze uitkeringen ook als eindheffingsloon aanwijzen (zie paragraaf 8.1.3).

Naar boven

4.8 Aanspraken, en uitkeringen op grond van aanspraken

Een aanspraak is een recht om na verloop van tijd of onder een voorwaarde 1 of meer uitkeringen of verstrekkingen te krijgen. Een aanspraak hoort in het algemeen tot het loon, maar kan ook volledig of gedeeltelijk zijn vrijgesteld. Als de aanspraak is vrijgesteld, is de uitkering in het algemeen belast.

Zie paragraaf 19.1 voor meer informatie over aanspraken.

Naar boven

4.9 Negatief loon

De 2 meest voorkomende situaties waarin er sprake kan zijn van negatief loon, zijn:

  • U hebt een werknemer te veel loon uitbetaald en de werknemer betaalt dit terug (zie paragraaf 4.9.1).

  • De werknemer moet u een vergoeding terugbetalen (zie paragraaf 4.9.2).

Let op!

Bijdragen van de werknemer aan onbelaste verstrekkingen zijn geen negatief loon.

Naar boven

4.9.1 Werknemer betaalt te veel uitbetaald loon terug

Als een werknemer een bedrag terugbetaalt dat hij ten onrechte als loon heeft gekregen, kunnen zich 3 situaties voordoen:

  • De werknemer meldt het te veel betaalde loon en betaalt het binnen een redelijke termijn terug.

  • U vraagt een bedrag terug in het jaar van betaling.

  • U vraagt een bedrag terug na afloop van het jaar van betaling.

De werknemer meldt het te veel betaalde loon en betaalt het binnen een redelijke termijn terug

De werknemer meldt u kort na ontvangst dat hij te veel loon heeft gekregen en hij betaalt dit binnen een redelijke termijn terug. Wij beschouwen de loonbetaling dan als niet gedaan. U moet dan de gegevens in de loonstaat over het loon en de loonheffingen verbeteren.

Als u al aangifte hebt gedaan over het tijdvak waarin u te veel loon hebt betaald, moet u deze fout corrigeren (zie hoofdstuk 12). Dit doet u als volgt:

  • Is de aangiftetermijn niet voorbij, dan doet u nog een nieuwe volledige aangifte loonheffingen of stuurt u ons voor een specifiek deel van de aangifte vervangende of aanvullende gegevens toe.

  • Is de aangiftetermijn wel voorbij, dan verzendt u een correctie bij een aangifte waarvan de aangiftetermijn nog niet voorbij is.

U vraagt een bedrag terug in het jaar van betaling

Na een foute betaling vraagt u in hetzelfde jaar het nettobedrag terug dat u te veel hebt betaald aan uw werknemer. Dan hebt u 2 mogelijkheden:

  • U past de loon-over-systematiek toe (zie paragraaf 7.2.1).

  • U past de loon-in-systematiek toe (zie paragraaf 7.2). Het brutobedrag dat hoort bij het nettobedrag dat u terugvraagt, is negatief loon in het tijdvak van terugbetaling. Dit loon en de bijhorende loonheffingen neemt u als negatieve bedragen op in de loonstaat in het tijdvak van terugbetaling. Heeft de werknemer in dit tijdvak geen loon of een lager loon dan het negatieve loon, dan vult u voor deze werknemer in de aangifte loonheffingen over dat tijdvak bij het loon en alle loonheffingen negatieve bedragen in.

U vraagt een bedrag terug na afloop van het jaar van betaling

Na afloop van het kalenderjaar vraagt u na een foute betaling het brutobedrag terug dat u te veel hebt betaald aan uw werknemer. Het bedrag dat de werknemer terugbetaalt, is in het jaar van terugbetaling voor de werknemer negatief loon. U corrigeert de eerdere foute betaling niet in de loonstaat. U hoeft ook de aangifte niet te corrigeren.

U kunt kiezen uit de volgende 2 werkwijzen:

  • U verrekent over 1 of meer loontijdvakken het negatieve loon volledig met het positieve loon. Dit mag niet leiden tot een negatief bedrag. U berekent de loonheffingen over het saldo.

  • U verrekent het negatieve loon niet of niet helemaal met positief loon. Het bedrag dat u niet verrekent, kan de werknemer als negatief loon aftrekken in zijn aangifte inkomstenbelasting. In dit geval maakt u een negatieve jaaropgaaf. Bij de loonheffingen vult u dan niets in.

Naar boven

4.9.2 Werknemer betaalt vergoeding terug

Als een werknemer een vergoeding moet terugbetalen, kan er sprake zijn van negatief loon. Of dat zo is, hangt af van het oorspronkelijke karakter van de vergoeding:

  • Als u de vergoeding in het verleden hebt belast bij de werknemer, is de terugbetaling negatief loon voor de werknemer.

  • Als u de vergoeding in het verleden niet hebt belast bij de werknemer, dan is de terugbetaling geen negatief loon voor de werknemer als het gaat om:

    • een gericht vrijgestelde vergoeding

    • een vergoeding die u hebt aangewezen als eindheffingsloon

Als de werknemer een vergoeding terugbetaalt waarover u eindheffing hebt betaald, trekt u deze terugbetaling af van het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen waarover u als werkgever eindheffing betaalt (zie hoofdstuk 24). Als u de terugbetaalde vergoeding hebt aangewezen als eindheffingsloon, wordt hierdoor uw vrije ruimte groter.

Naar boven

4.10 Verzekeringsuitkeringen die belast zijn voor de loonheffingen

Banken, levensverzekeringsmaatschappijen, schadeverzekeraars en andere financiële instellingen moeten loonbelasting/premie volksverzekeringen en de bijdrage Zvw inhouden op bepaalde categorieën verzekeringsuitkeringen. Het gaat om de volgende categorieën verzekeringsuitkeringen:

  1. periodieke uitkeringen die tot box 1 horen, bijvoorbeeld uitkeringen in verband met invaliditeit, ziekte of een ongeval

  2. lijfrente-uitkeringen aan minderjarigen (lijfrente-uitkeringen aan meerderjarigen vallen al langer onder de loonbelasting/premie volksverzekeringen, net als uitkeringen uit een lijfrentespaarrekening of uit een lijfrentebeleggingsrekening)

  3. afkoopsommen van lijfrenten 'oude stijl' (contracten die vóór 1992 zijn gesloten en waarvoor de Wet op de inkomstenbelasting 1964 van vóór 1992 nog geldt) en afkoopsommen van rechten op periodieke uitkeringen die tot box 1 horen

  4. negatieve uitgaven voor inkomensvoorzieningen bij 'fysieke afkoop' – afkoopsommen in geld – van lijfrenten en andere periodieke uitkeringen waarvoor de Wet op de inkomstenbelasting 2001 geldt
    Dit zijn grofweg contracten die vanaf 1992 zijn gesloten. Een uitzondering geldt voor kleine afkoopsommen met een waarde van maximaal € 4.316. Kleine afkoopsommen behandelt u als categorie 3.

Geen premies werknemersverzekeringen

Verzekerden die deze uitkeringen krijgen, zijn geen werknemers voor de werknemersverzekeringen. U betaalt dus geen premies werknemersverzekeringen.

Bijdrage Zvw inhouden

U moet de bijdrage Zvw inhouden als er sprake is van een loontijdvak. Dat is bij verzekeringsuitkeringen uit categorie 1 en 2 het geval. In die situaties moet u dus behalve loonbelasting/premie volksverzekeringen ook de bijdrage Zvw inhouden.

De afkoopsommen van categorie 3 en 4 zijn eenmalige uitkeringen. Ze zijn niet te koppelen aan een bepaald loontijdvak. Krijgt een verzekerde in een jaar alléén een afkoopsom uit categorie 3 of 4? Dan houdt u geen bijdrage Zvw in. Maar krijgt die verzekerde in hetzelfde jaar ook een periodieke uitkering van u, waarvoor er wel sprake is van een loontijdvak? Dan moet u op de afkoopsommen van categorie 3 en 4 niet alleen loonbelasting/premie volksverzekeringen, maar ook de bijdrage Zvw inhouden.

Bij het inhouden van de bijdrage Zvw moet u rekening houden met een eventueel inhaaleffect van het voortschrijdend cumulatief rekenen (zie paragraaf 5.7.3).

Verzekeringsuitkeringen in de aangifte loonheffingen verwerken

In uw aangifte loonheffingen gebruikt u voor de verschillende categorieën verzekeringsuitkeringen de volgende codes en tarieven:

Categorie uitkering

Tarief loonbelasting/premie volksverzekeringen

Inkomenscode

Code loonbelastingtabel

1

Normale tarieven (groene tabel)

32

021, 022, 023, 024 of 025 (afhankelijk van het loontijdvak)

2

Normale tarieven (groene tabel)

59 of 60

021, 022, 023, 024 of 025 (afhankelijk van het loontijdvak)

3

Tarieven voor bijzondere beloningen

59 of 60

020 (tabel bijzondere beloningen)

4

Vast tarief van 52%

  • 32 voor uitkeringen in verband met ziekte, invaliditeit of ongeval

  • 63 voor alle andere uitkeringen

950 ('52%-tarief in verband met negatieve uitgaven bij afkoop van inkomensvoorzieningen')

Betaalt u aan 1 verzekerde meerdere uitkeringen? En zijn de code loonbelastingtabel of de inkomenscode die u moet gebruiken niet hetzelfde? Gebruik dan voor iedere uitkering een eigen nummer inkomstenverhouding (zie paragraaf 3.4). Maar ook als de codes wel hetzelfde zijn, kunt u het beste verschillende nummers inkomstenverhouding gebruiken. Dit is handig voor uw en onze administratie. Verder moet u, voor het berekenen van de bedragen die u moet inhouden, rekening houden met de samenvoegingsregels (zie paragraaf 7.6.1).

Naar boven

4.11 Aandelenopties

Een aandelenoptierecht is een recht om 1 of meer aandelen of daarmee gelijk te stellen rechten te kopen in de vennootschap van de werkgever of in een vennootschap waarmee de werkgever is verbonden. Onder verbonden vennootschap wordt verstaan:

  • een vennootschap waarin de werkgever voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft

  • een vennootschap die voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft in de werkgever

  • een vennootschap waarin een derde partij voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft, terwijl deze derde partij ook voor minimaal 1/3 gedeelte belang heeft in de werkgever

U berekent de loonheffingen over het werkelijk gerealiseerde voordeel op het moment van uitoefening of vervreemding van de optierechten. Als u aan de werknemer een bedrag in rekening hebt gebracht voor het optierecht, dan mag u dit bedrag in mindering brengen op het voordeel dat de werknemer heeft genoten. Bij een negatief saldo mag u niets op het loon in mindering brengen.

Niet alleen voor opties

De hiervoor genoemde regels zijn niet alleen van toepassing op aandelenoptierechten, maar ook op daarmee gelijk te stellen rechten, zoals warrants en conversierechten, die deel uitmaken van een converteerbare personeelsobligatie.

Naar boven

4.12 Geen loon of geen belast loon

De volgende vergoedingen en verstrekkingen zijn geen loon of geen belast loon voor de werknemer:

  • voordelen buiten de dienstbetrekking (zie paragraaf 4.12.1)

  • vergoedingen voor intermediaire kosten (zie paragraaf 4.12.2)

  • vrijgesteld loon (zie paragraaf 4.12.3)

  • verstrekkingen en terbeschikkingstellingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage betaalt (zie paragraaf 4.12.4)

  • nihilwaarderingen (zie paragraaf 4.12.5)

  • gerichte vrijstellingen (zie paragraaf 4.12.6)

Deze vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zijn onbelast en gaan niet ten koste van uw vrije ruimte.

Naar boven

4.12.1 Voordelen buiten de dienstbetrekking

Als u een werknemer een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling geeft die buiten de relatie werkgever-werknemer valt, is dat geen loon. Er is dan namelijk geen verband met de dienstbetrekking.

Voorbeeld

Uw werknemer is ziek en u geeft hem een fruitmand. Of uw werknemer is overleden en u stuurt zijn nabestaanden een rouwkrans. U doet dit uit wellevendheid, sympathie of piëteit op grond van een persoonlijke relatie en niet zozeer op basis van de relatie werkgever-werknemer. Daarom is er geen sprake van loon.

Als u aan de volgende 3 voorwaarden voldoet, kunt u er van uitgaan dat uw kleine geschenk (attentie) geen loon is:

  • U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo'n attentie zouden geven.

  • U geeft geen geld of een waardebon.

  • De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25.

Naar boven

4.12.2 Vergoedingen voor intermediaire kosten

Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet. Deze vergoedingen zijn geen loon voor uw werknemer en u kunt deze onbelast vergoeden. Uw werknemer kan bijvoorbeeld het volgende voorschieten:

  • kosten voor zaken die tot het vermogen van uw bedrijf gaan horen

  • kosten voor zaken die tot het vermogen van uw bedrijf horen en die u aan uw werknemer ter beschikking hebt gesteld

  • kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van uw werknemer

  • kosten die hij maakt voor externe representatie van uw bedrijf

Als u zaken die uw werknemer heeft voorgeschoten, daarna aan hem verstrekt of ter beschikking stelt, kan er wel weer sprake zijn van loon.

Intermediaire kosten kunnen ook deel uitmaken van een vaste kostenvergoeding (zie paragraaf 4.6).

Voorbeeld 1

Uw werknemer geeft een presentatie bij een klant. Hij koopt hiervoor markeerstiften en hij koopt een fles wijn voor de klant. De markeerstiften neemt hij na zijn presentatie mee naar kantoor. De vergoeding voor de markeerstiften is een vergoeding voor intermediaire kosten. Dat geldt ook voor de vergoeding voor de fles wijn, want vergoedingen voor kosten die uw werknemers maken voor uw externe representatie of voor relatiegeschenken voor externe relaties en klanten van uw bedrijf, zijn vergoedingen voor intermediaire kosten en dus onbelast.

Voorbeeld 2

Uw werknemer maakt voor zijn werk een rit in een auto van uw bedrijf. Deze werknemer tankt onderweg en rekent zelf de benzine af. De benzinekosten die u aan uw werknemer vergoedt, zijn vergoedingen voor intermediaire kosten en dus onbelast.

Voorbeeld 3

U bestelt een notebook en uw werknemer schiet de rekening voor. U stelt de notebook ter beschikking aan deze werknemer voor thuiswerk. De vergoeding van de rekening aan uw werknemer is een vergoeding voor intermediaire kosten en dus onbelast.

Naar boven

4.12.3 Vrijgesteld loon

Onder vrijgesteld loon vallen:

  • vrijgestelde aanspraken

  • vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen

  • vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken

Vrijgestelde aanspraken

Een aanspraak is in principe loon, maar is meestal volledig of gedeeltelijk vrijgesteld. Als de aanspraak is vrijgesteld, is de uitkering op grond van die aanspraak meestal belast. De volgende aanspraken zijn vrijgesteld:

  • aanspraken op uitkeringen bij overlijden of invaliditeit door een ongeval (zie paragraaf 19.1.7)

  • aanspraken op een eenmalige uitkering of verstrekking bij overlijden, tot maximaal driemaal het loon over een maand (zie paragraaf 19.1.7 en 19.1.8)

  • aanspraken op een eenmalige uitkering bij einde dienstbetrekking (zie paragraaf 19.1.5)

  • pensioen-, prepensioen- en vroegpensioen-regelingen (zie paragraaf 19.4)

  • stamrechten (zie paragraaf 19.3)

  • aanspraken op verlof (zie paragraaf 19.1.3)

  • aanspraken op grond van de ZW, de Wet Wajong, de WAZO, de WW, de WAO/WIA en overeenkomstige aanspraken (zie paragraaf 19.1.4)

Vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen

Ook vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen horen niet tot het loon van uw werknemer. Het gaat dan om:

  • eenmalige uitkeringen en verstrekkingen bij overlijden tot maximaal driemaal het loon over een maand (zie paragraaf 19.1.7 en 19.1.8)

  • diensttijduitkeringen (zie paragraaf 19.2.1)

  • uitkeringen uit fondsen (zie paragraaf 19.2.2)

  • vergoedingen aan uw partner voor arbeid in uw onderneming lager dan € 5.000

  • eenmalige premies voor projecten om bijstandsgerechtigden aan het werk te helpen

Vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken

Beschadigt of verliest uw werknemer een persoonlijk eigendom (bijvoorbeeld kleding) en geeft u daar een vergoeding of een verstrekking voor? Dan is die vergoeding of verstrekking vrijgesteld loon. Voorwaarde is wel dat de schade of het verlies is veroorzaakt door een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met de dienstbetrekking.

In alle andere gevallen is de vergoeding of verstrekking loon van de werknemer. U kunt deze vergoeding of verstrekking ook als eindheffingsloon aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3).

Voorbeeld 1

U geeft uw werknemer in uw kantoor geen bedrijfskleding. Uw werknemer loopt per ongeluk te dicht langs een scherpe rand van het bureau en daardoor scheurt de privékleding. Als u uw werknemer een vergoeding of verstrekking voor de beschadigde kleding geeft, dan is die vergoeding of verstrekking vrijgesteld loon.

Voorbeeld 2

U geeft uw werknemer in uw kantoor geen bedrijfskleding. Door het werken slijt de privékleding van uw werknemer. Als u uw werknemer een vergoeding of verstrekking geeft voor de kleding, dan is die vergoeding of verstrekking wel loon.

Voorbeeld 3

Uw werknemer is kleuterjuf. Tijdens de les gooit een kleuter een glas limonade over haar jurk, waardoor de jurk onherstelbare schade heeft. Deze gebeurtenis hoort bij de functie van kleuterjuf. Als u de schade aan de jurk vergoedt, is de vergoeding belast loon.

Naar boven

4.12.4 Verstrekkingen of terbeschikkingstellingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage betaalt

Als u een werknemer iets verstrekt of ter beschikking stelt (loon in natura) en hij betaalt ten minste de (factuur)waarde daarvan, dan is dat geen belast loon.

Naar boven

4.12.5 Nihilwaarderingen

Voorzieningen waarvoor een nihilwaardering geldt, zijn onbelast. U hoeft nihilwaarderingen niet als eindheffingsloon aan te wijzen en als eindheffingsloon in uw administratie op te nemen. Zie voor meer informatie paragraaf 20.2.

Let op!

Als loon in natura onder de nihilwaarderingen en onder de gerichte vrijstellingen zou kunnen vallen, behandelt u het loon als nihilwaardering.

Naar boven

4.12.6 Gerichte vrijstellingen

Voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bestaan er zogenoemde gerichte vrijstellingen.

Om een gerichte vrijstelling te kunnen toepassen moet u de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3). De vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling is dan volledig onbelast of onbelast tot een bepaald normbedrag. Een gerichte vrijstelling gaat niet ten koste van uw vrije ruimte. Zie voor meer informatie paragraaf 20.1.

Let op!

Als loon in natura onder de nihilwaarderingen en onder de gerichte vrijstellingen zou kunnen vallen, behandelt u het loon als nihilwaardering.

Naar boven

4.13 Schema loon

In onderstaand schema ziet u de indeling van het loon.

Loon

  • loon in geld

  • loon in natura

  • vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen

  • aanspraken, en uitkeringen op grond van aanspraken

  • (verzekerings)uitkeringen

  • negatief loon

Geen belast loon

  • vrijgestelde aanspraken, uitkeringen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen (vrijgesteld loon)

  • verstrekkingen en terbeschikkingstellingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt

  • nihilwaarderingen

  • gerichte vrijstellingen (met uitzondering van het bovenmatige deel)

Altijd loon van de werknemer

  • loon dat u niet hebt aangewezen als eindheffingsloon (zoals vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen)
    Dit kan ook het bovenmatige deel van een gerichte vrijstelling zijn of een deel daarvan.

  • auto van de zaak (behalve de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen van die auto)

  • (dienst)woning (behalve het pied-à-terre en de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de woning)

  • vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor criminele activiteiten

  • deel van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen dat uitkomt boven de 30%-grens (gebruikelijkheidstoets)

  • vergoedingen voor een boete (tenzij u de boete niet op de werknemer verhaalt; in dat geval mag u het voordeel voor de werknemer aanwijzen als eindheffingsloon als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.)

  • loon uit vroegere dienstbetrekking (tenzij u de werknemer daarnaast ook nog loon uitbetaalt waarop de arbeidskorting van toepassing is; in dat geval mag u het loon uit vroegere dienstbetrekking aanwijzen als eindheffingsloon als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.)

  • het rentevoordeel en de kosten van een personeelslening voor een eigen woning waarvan de rente (inclusief de kosten) aftrekbaar is in de inkomstenbelasting

Loon dat niet ten koste gaat van de vrije ruimte

Loon dat u hebt aangewezen als eindheffingsloon en dat gericht is vrijgesteld

Loon dat in de vrije ruimte valt

  • al het andere loon dat u hebt aangewezen als eindheffingsloon
    Dit kan ook het bovenmatige deel van een gerichte vrijstelling zijn of een deel daarvan.

  • de volgende 2 verstrekkingen aan postactieve werknemers:

    • vergoedingen voor de aanschaf van producten uit eigen bedrijf of uit het bedrijf van een verbonden vennootschap die u ook aan uw actieve werknemers geeft

    • verstrekkingen die u of een verbonden vennootschap ook aan uw actieve werknemers geeft, zoals een kerstpakket

Geen loon

  • voordelen buiten de dienstbetrekking

  • vergoedingen voor intermediaire kosten

Naar boven

4.14 Doorbetaaldloonregeling (afstaan van loon)

Een werknemer kan voor zijn dienstbetrekking bij een werkgever (hierna: de hoofdwerkgever) ook in dienst zijn bij een andere werkgever. De werknemer is dan vaak verplicht om het loon dat hij van die andere werkgever krijgt, af te staan aan zijn hoofdwerkgever. Onder voorwaarden geldt dan de doorbetaaldloonregeling: de andere werkgever (hierna: de doorbetaler) hoeft geen loonheffingen in te houden. Deze regeling is bijvoorbeeld van belang voor commissarissen die hebben gekozen voor opting-in (zie ook paragraaf 16.14). Andere werknemers en directeuren-grootaandeelhouders kunnen er ook gebruik van maken.

Als aan de volgende voorwaarden voor de doorbetaaldloonregeling is voldaan, hoeft de doorbetaler geen loonheffingen in te houden:

  • De werknemer is voor zijn dienstbetrekking bij de hoofdwerkgever ook in dienst bij de doorbetaler.

  • De werknemer woont in Nederland. Als de werknemer niet in Nederland woont, geldt als extra voorwaarde dat Nederland het recht heeft om loonheffingen in te houden op het doorbetaalde loon.

  • De hoofdwerkgever is gevestigd of woont in Nederland.

  • De doorbetaler betaalt het loon en de bijbehorende vergoedingen rechtstreeks aan de hoofdwerkgever.

  • De doorbetaler geeft geen verstrekkingen aan de werknemer zonder dit vooraf aan de hoofdwerkgever te laten weten.

De doorbetaler, de hoofdwerkgever en de werknemer moeten ons samen vragen om vast te stellen dat zij voldoen aan de voorwaarden. Wij sturen dan een beschikking waartegen u bezwaar kunt maken. De doorbetaler mag pas stoppen met het inhouden van loonheffingen na een positieve beslissing van ons.

Let op!

Als de werknemer een aanmerkelijk belang (zie paragraaf 16.1) heeft in de doorbetaler en in de hoofdwerkgever, dan hoeft u ons niet te vragen of u aan de voorwaarden voldoet. Voor een aanmerkelijkbelanghouder die aandelen houdt in een werkmaatschappij via een houdstermaatschappij en die voor beide vennootschappen werkt, kunt u de doorbetaaldloonregeling dus toepassen zonder dat eerst aan ons te vragen.

Doorbetaaldloonregeling als werknemer bij doorbetaler is verzekerd

U mag de doorbetaaldloonregeling ook toepassen als de werknemer bij de hoofdwerkgever niet verzekerd is voor de werknemersverzekeringen. Is de werknemer bij de doorbetaler verzekerd voor de werknemersverzekeringen en niet bij de hoofdwerkgever, dan moet de doorbetaler aangifte doen van het premieloon en de premies werknemersverzekeringen van de werknemer betalen. In dat geval geldt de doorbetaaldloonregeling dus alleen voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. De hoofdwerkgever moet de werkgeversheffing Zvw betalen of op het nettoloon bijdrage Zvw inhouden. Werkgeversheffing betaalt hij bijvoorbeeld voor een commissaris. Bijdrage Zvw houdt de werkgever bijvoorbeeld in op het nettoloon van een directeur-grootaandeelhouder.

Naar boven

4.15 Cafetariaregeling

U kunt gebruikmaken van een cafetariaregeling. Een cafetariaregeling is een regeling waarbij de werknemer belast loon ruilt voor onbelast loon. Hij kan dus voor een deel van het loon kiezen hoe hij dit geniet (keuzeloon). De werknemer kan bijvoorbeeld kiezen voor een beloning in natura, een onbelaste verstrekking, vergoeding of terbeschikkingstelling in de plaats van loon in geld. Of, bij een Individueel Keuze Budget (IKB), voor belast loon. Het keuzeloon is dus geen gegarandeerd loon, omdat u pas aan het eind van het jaar weet waarvoor de werknemer het heeft gebruikt.

Let op!

Binnen een cafetariaregeling zijn vergoedingen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet gericht vrijgesteld, omdat ze niet voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Zie ook paragraaf 20.1.7.

Voor de werknemer heeft een cafetariaregeling 2 voordelen:

  • Hij kan de arbeidsvoorwaarden beter afstemmen op zijn persoonlijke behoeften.

  • Hij kan beter gebruikmaken van de fiscale mogelijkheden.

Maakt een werknemer gebruik van een cafetariaregeling, dan wijzigt zijn brutoloon. Deze wijziging moet u vastleggen in de arbeidsovereenkomst of een aanvulling daarop. Een nadeel kan dan zijn dat uitkeringen en verstrekkingen waarvan de hoogte wordt bepaald door het loon in geld, lager worden. Bijvoorbeeld uitkeringen in het kader van de WW, vakantiebijslag en doorbetaald loon bij ziekte.

De werknemer kan ervoor kiezen om belast loon om te ruilen voor loon waarvoor een gerichte vrijstelling geldt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een vergoeding voor studiekosten. Kiest de werknemer voor loon waarvoor geen gerichte vrijstelling geldt, dan moet u het belaste loon aanwijzen als eindheffingsloon (zie paragraaf 8.1.3). Wordt de vrije ruimte overschreden, dan betaalt u over het meerdere 80% eindheffing (zie hoofdstuk 8).

U mag een cafetariaregeling ter beoordeling aan ons opsturen. Wij keuren de regeling dan goed of af. Wij doen alleen geen uitspraak over de regeling als deze bepalingen bevat die in strijd zijn met wettelijke bepalingen waarvan u niet mag afwijken, bijvoorbeeld uit de Wet op het minimumloon of het Burgerlijk Wetboek.

Voorbeeld van een cafetariaregeling: variabele kilometervergoedingen

Een werknemer heeft recht op een dertiendemaanduitkering in december. Hij krijgt een vergoeding van € 0,10 per kilometer voor zijn woon-werkverkeer. Hij reist per jaar 4.280 kilometer tussen zijn woning en zijn werk. De fiscaal toegestane vergoeding voor deze werknemer is 4.280 × € 0,19 = € 813,20, maar hij krijgt van u een vrijgestelde vergoeding van € 428. Het verschil tussen de beide vergoedingen is € 385,20.

In maart komt u met de werknemer overeen dat hij voor een bedrag van € 385,20 afziet van zijn 13e maand. In plaats daarvan krijgt de werknemer een aanvullende vergoeding voor het woon-werkverkeer van € 385,20. Deze aanvullende vergoeding hoort niet tot het loon van de werknemer. Bovendien hoort de aanvullende vergoeding tot de gerichte vrijstellingen en komt dus niet ten laste van uw vrije ruimte.

Zie paragraaf 21.1.4 voor meer informatie over variabele kilometervergoedingen.

Naar boven

4.15.1 Cafetariaregeling en de fiets

U kunt de cafetariaregeling ook gebruiken voor een fiets. U kunt uw werknemers dan onder gunstige voorwaarden faciliteiten voor de fiets bieden: krijgt uw werknemer van u een renteloze lening voor de aanschaf van een fiets, dan is het voordeel van deze renteloze lening geen loon voor de werknemer (zie ook paragraaf 20.2.5).

Voorbeeld 1: aanschaf van een fiets

Een werknemer koopt een elektrische fiets van € 1.500. U zet € 1.500 van het brutoloon van de werknemer om in een vergoeding voor de aanschaf van de fiets. Deze aanschafkosten wijst u aan als eindheffingsloon. Als de vrije ruimte niet wordt overschreden, betaalt u daarover geen belasting. Bij een belastingtarief van 40,8% heeft de werknemer een belastingvoordeel van € 612.

Voorbeeld 2: combinatie van aanschaf en gebruik

U verstrekt uw werknemer een renteloze lening van € 1.500 om een fiets te kopen. De werknemer krijgt van u bovendien een vergoeding van € 0,15 per kilometer voor woon-werkverkeer. De woon-werkafstand van de werknemer is 4 kilometer. Per werkdag krijgt hij dus een vergoeding van € 1,20. De werknemer zet deze vergoeding in voor aflossing van de lening. Als de werknemer 20 dagen per maand werkt, krijgt hij maandelijks een vergoeding van € 24. De werknemer heeft de lening van € 1.500 dan na ongeveer 5 jaar terugbetaald.

De aanschaf van de fiets gaat niet ten koste van uw vrije ruimte omdat er sprake is van een lening aan de werknemer die hij moet terugbetalen. De terugbetaling van de lening gaat eveneens niet ten koste van uw vrije ruimte omdat de werknemer de lening aflost met een gerichte vrijstelling (de kilometervergoeding). Het rentevoordeel is onbelast.

Naar boven