Belastingdienst

Javascript staat uit in deze internetbrowser. U moet Javascript activeren om onze internetsite te zien.

Stappenplan

Stap 9 Bedragen in de loonstaat boeken

Voor iedere werknemer moet u een loonstaat bijhouden. Op de loonstaat vult u de gegevens in die voor de loonheffingen van belang zijn. Van belastingdienst.nl kunt u een model van de loonstaat 2017 downloaden. De modelloonstaat bestaat uit 2 delen:

  • een deel met rubrieken voor algemene gegevens
    In deze rubrieken vult u de persoonlijke gegevens van de werknemer in, uw eigen gegevens en de gegevens voor de tabeltoepassing (zie paragraaf 9.1).

  • een deel met kolommen voor specifieke gegevens
    In deze kolommen vult u iedere keer als u loon boekt, alle gegevens in (zie paragraaf 9.2).

Voor sommige rubrieken en kolommen van de loonstaat zijn er uitzonderingen voor bepaalde artiesten en beroepssporters. Zie voor meer informatie de aparte 'Handleiding Loonheffingen artiesten- en beroepssportersregeling'. U kunt de handleiding voor 2017 in de loop van het jaar downloaden van belastingdienst.nl.

Naar boven

9.1 Rubrieken loonstaat

De loonstaat heeft de volgende rubrieken:

  • werknemer

  • inhoudingsplichtige/werkgever

  • gegevens voor de tabeltoepassing

Rubriek: werknemer

In deze rubriek vult u de persoonlijke gegevens van de werknemer in. Een nieuwe werknemer moet deze gegevens vóór zijn 1e werkdag bij u inleveren. Zie paragraaf 2.3 voor meer informatie over het inleveren van deze gegevens. Als de persoonlijke gegevens veranderen, past u ze in de loonstaat aan.

Rubriek: inhoudingsplichtige/werkgever

In deze rubriek vult u uw naam, adres en loonheffingennummer in.

Rubriek: gegevens voor de tabeltoepassing

In deze rubriek vult u in of u voor de werknemer 1 of meer van de volgende kortingen toepast:

  • de loonheffingskorting

  • de jonggehandicaptenkorting

U vult bij elk van deze kortingen 'ja' in als u de korting toepast en 'nee' als u de korting niet (meer) toepast. Daarnaast geeft u aan vanaf welke datum u deze korting wel of niet (meer) toepast. Hebt u meer regels nodig om veranderingen aan te geven, maak deze dan zelf.

In de loonstaat bedoelen wij met loonheffingskorting: de algemene heffingskorting, de arbeidskorting, de ouderenkorting en de alleenstaande-ouderenkorting (alleen de SVB mag de laatste korting toepassen). Deze kortingen zijn in de loonbelastingtabellen verwerkt. Zie paragraaf 23.1 voor meer informatie over de loonheffingskorting.

Naar boven

9.2 Kolommen loonstaat

De loonstaat heeft de volgende kolommen:

  • kolom 1: loontijdvak

  • kolom 2: nummer inkomstenverhouding

  • kolom 3: loon in geld

  • kolom 4: loon anders dan in geld

  • kolom 5: fooien en uitkeringen uit fondsen

  • kolom 7: aftrekposten voor alle heffingen

  • kolom 8: loon voor de werknemersverzekeringen

  • kolom 12: loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw)

  • kolom 14: loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen

  • kolom 15: ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen

  • kolom 16: ingehouden bijdrage Zvw

  • kolom 17: uitbetaald bedrag

  • kolom 18: verrekende arbeidskorting

  • kolom 19: levensloopverlofkorting

Naar boven

9.2.1 Kolom 1: loontijdvak

Vul in deze kolom het loontijdvak in. Het loontijdvak is de periode waarover de werknemer loon krijgt. Dat kan bijvoorbeeld een dag, een week of een maand zijn. Het loontijdvak bepaalt welke tijdvaktabel, bijvoorbeeld de dagtabel, de weektabel of de maandtabel, u moet gebruiken voor de berekening van de loonbelasting/premie volksverzekeringen (zie ook paragraaf 7.3). Als u loon betaalt dat geen tijdvakloon is en als u daarop de tabel voor bijzondere beloningen toepast, zoals bij vakantiebijslag, overwerkloon en gratificaties, geeft u in deze kolom aan dat het om een bijzondere beloning gaat.

Naar boven

9.2.2 Kolom 2: nummer inkomstenverhouding

Vul in deze kolom - iedere keer als u loon boekt - het nummer inkomstenverhouding in.

Hebt u voor dezelfde persoon, met wie u 1 dienstbetrekking hebt, 2 of meer nummers inkomstenverhouding in uw administratie opgenomen (zie ook paragraaf 3.4.2)? Dan mag u de verschillende nummers in 1 loonstaat boeken als hiervoor dezelfde percentages premies werknemersverzekeringen gelden. Bij voorkeur legt u voor elk nummer inkomstenverhouding een aparte loonstaat aan.

Als u met 1 persoon 2 of meer dienstbetrekkingen hebt en dus ook meer dan 1 nummer inkomstenverhouding, bent u verplicht voor elke dienstbetrekking een aparte loonstaat bij te houden (zie ook paragraaf 3.2.1).

Naar boven

9.2.3 Kolom 3: loon in geld

Vul in deze kolom al het loon in geld in. Andere loonbestanddelen mag u niet in kolom 3 boeken. Het gaat hier om:

  • loon in geld uit tegenwoordige dienstbetrekking, zoals salaris, provisie, premies (toeslagen en dergelijke), uitbetaalde vakantiebijslag, gevarengeld, overwerkloon, tantièmes en gratificaties, maar ook (aanvullingen op) loon op grond van de doorbetalingsverplichting bij ziekte
    Als u met een werknemer een nettoloon afspreekt, vult u in kolom 3 toch het bijbehorende brutoloon in (zie ook paragraaf 4.4.1 en 7.4).

  • loon in geld uit vroegere dienstbetrekking, waaronder AOW-, Anw- en AAW-uitkeringen, pensioen, wachtgeld, lijfrenten en andere periodieke uitkeringen en uitkeringen uit fondsen aan ex-werknemers
    Als uw werknemer loon uit vroegere dienstbetrekking krijgt en u tegelijkertijd ook namens een andere inhoudingsplichtige loon uit vroegere dienstbetrekking uitbetaalt, vult u het totale bedrag van de 2 lonen in.
    Gelden er voor de verschillende vormen van loon uit vroegere dienstbetrekking verschillende coderingen voor de 'code soort inkomstenverhouding' uit de range 54 t/m 63? Dan administreert u die met verschillende codes en dus met verschillende inkomstenverhoudingen. Zie ook 3.4.1 en de Codes voor de aangifte loonheffingen 2017.

  • vergoedingen voor ziektekosten
    Het gaat dan bijvoorbeeld om volledige of gedeeltelijke vergoedingen van de nominale premie die een werknemer rechtstreeks aan zijn zorgverzekeraar moet betalen (zie ook paragraaf 19.1.1).

  • ZW-, WW- en WAO/WIA-uitkeringen en uitkeringen die vergelijkbaar zijn met ZW-uitkeringen, zoals ziekengeld, en die via u zijn betaald

  • uitkeringen van UWV die u namens UWV aan de werknemer uitbetaalt: werkgeversbetalingen of instantiebetalingen (zie paragraaf 7.6.2)
    U boekt de werkgeversbetalingen in kolom 3, 8, 12 en 14. Instantiebetalingen boekt u in kolom 3, 12 en 14 en niet in kolom 8.

  • uitkeringen die u betaalt aan de werknemer op grond van uw eigenrisicodragerschap

  • aanvullingen op een uitkering van UWV aan een werknemer die niet meer bij u in dienst is

  • periodieke uitkeringen die vergelijkbaar zijn met AAW-, WAO/WIA- of WW-uitkeringen aan werknemers die niet meer bij u in dienst zijn

  • aanvullingen op ZW-, WW- en WAO/WIA-uitkeringen en de aanvulling Toeslagenwet
    Deze boekt u ook in kolom 3 als de werknemer niet meer bij u in dienst is.

  • betalingen van derden die via u zijn betaald
    Dit zijn bijvoorbeeld uitkeringen uit fondsen of fooien. U neemt alleen die fooien op in kolom 3 waarmee u bij het bepalen van de hoogte van het loon rekening hebt gehouden.

  • bedragen die de werknemer moet betalen, maar die u voor hem betaalt
    Dit is bijvoorbeeld het geval als u de loonbelasting/premie volksverzekeringen en bijdrage Zvw voor de werknemer betaalt.

  • uitkeringen die de kinderbijslag vervangen of verhogen
    Het gaat hier om extra kinderbijslag op grond van een erkende kinderbijslagregeling, bijvoorbeeld de kinderbijslagregeling voor buitenlandse arbeiders.

  • negatief loon (zie ook paragraaf 4.9)
    U boekt het bedrag in deze kolom en zet er een minteken voor.

  • loon uit tegenwoordige dienstbetrekking dat u hebt uitbetaald na beëindiging van de dienstbetrekking
    Het gaat hier om een beloning voor werk tijdens de dienstbetrekking die u hebt uitbetaald na het ontslag, zoals salaris, vakantiebijslag of tantièmes.

  • postuum loon
    Dit is loon dat u aan erfgenamen van een overleden werknemer uitbetaalt of nog op naam van de overleden werknemer uitbetaalt (zie ook paragraaf 15.2.7). Als u rechtstreeks aan de erfgenamen een deel van het loon betaalt, dan moet u die erfgenamen in uw salarisadministratie opnemen en voor iedere erfgenaam apart een loonstaat maken.

  • vorstverletuitkeringen, voor zover ze niet betaald worden uit een wachtgeld- of werkloosheidsverzekering

  • zwangerschaps-, bevallings-, adoptie- en pleegzorguitkeringen op grond van de Wet arbeid en zorg

  • uitkeringen uit de levensloopregeling

  • brutogage voor een artiest of beroepssporter
    Zie voor meer informatie de 'Handleiding Loonheffingen artiesten- en beroepssportersregeling'. U kunt de handleiding voor 2017 in de loop van het jaar downloaden van belastingdienst.nl.

Let op!

Als de werknemer (tijdelijk) gedeeltelijk afziet van loon, bijvoorbeeld als hij gebruikmaakt van een cafetariaregeling, mag u dat loon niet als negatief loon in kolom 3 boeken. U boekt in dit geval het lagere loon in kolom 3.

Naar boven

9.2.4 Kolom 4: loon anders dan in geld

Vul in deze kolom het loon anders dan in geld in. Hierbij gaat het om loon in natura (verstrekkingen) en aanspraken (zie ook paragraaf 4.5 en 4.8). In deze kolom boekt u bijvoorbeeld de bijtelling voor het privégebruik van een auto van de zaak. Voor de waarde van bepaalde verstrekkingen - bijvoorbeeld maaltijden - zijn er normbedragen. Deze normbedragen kunnen periodiek worden bijgesteld (zie ook tabel 15). U vult in deze kolom de totale waarde in van de verstrekkingen en de aanspraken min de eventuele bijdrage van de werknemer. U mag er ook voor kiezen om de waarde en de eigen bijdrage van de werknemer apart te vermelden.

Voorbeeld

U geeft uw werknemer, die u maandelijks loon betaalt, een abonnement op een dagblad met een waarde van € 30 per maand. Uw werknemer draagt per maand € 10 bij. In kolom 4 van de loonstaat vult u dan € 20 in of u vult € 30 en € -10 in.

Bij aanspraken gaat het ook om:

  • de belaste waarde van een aanspraak: de totale waarde min de eventuele werknemersbijdrage (zie ook paragraaf 4.8)

  • de belaste waarde van vakantiebonnen (zie ook paragraaf 19.1.2).

Naar boven

9.2.5 Kolom 5: fooien en uitkeringen uit fondsen

Vul in deze kolom het loon in dat anderen aan de werknemer hebben uitbetaald. Het gaat hier om fooien en uitkeringen uit fondsen.

Fooien

U boekt alleen fooien waarmee u bij de vaststelling van het loon rekening hebt gehouden of waarvoor een bijtelling geldt (zie ook paragraaf 4.4.2). Als de werknemer dergelijke fooien rechtstreeks van derden krijgt, dan boekt u ze in kolom 5. Maar betaalt u de fooien uit namens derden, dan boekt u de fooien in kolom 3.

Let op!

Er gelden speciale regels voor fooien van horecapersoneel. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de BelastingTelefoon: 0800 - 0543.

Uitkeringen uit fondsen

Uitkeringen uit fondsen boekt u in kolom 5. Het gaat hier om niet-vrijgestelde uitkeringen die de werknemer rechtstreeks van fondsen krijgt, bijvoorbeeld uitkeringen uit een personeelsfonds. Het fonds dat een belastbare uitkering uitbetaalt, is verplicht u daarover in te lichten (zie ook paragraaf 19.2.2).

Betaalt u de uitkering uit namens een fonds, dan boekt u het bedrag als loon in geld in kolom 3, ook als het gaat om een uitkering aan een ex-werknemer.

Naar boven

9.2.6 Kolom 7: aftrekposten voor alle heffingen

Vul in deze kolom de bedragen in die u van het loon mag aftrekken voordat u de loonheffingen berekent, zoals:

  • de pensioenpremie die u op het loon van de werknemer inhoudt

  • de werknemersbijdrage in een regeling voor uitkeringen bij overlijden of invaliditeit door een ongeval, of regelingen die daaraan zijn gelijkgesteld

  • het bedrag van de kleinevergoedingsregeling of de kostenvergoedingsbeschikking voor artiesten en beroepssporters
    Zie voor meer informatie de 'Handleiding Loonheffingen artiesten- en beroepssportersregeling'. U kunt de handleiding voor 2017 in de loop van het jaar downloaden van belastingdienst.nl.

  • werknemersinleg in een levenslooptegoed

Pensioenpremie voor individuele modules

Een pensioenregeling kan ook individuele modules hebben waaruit de werknemer zelf een keuze kan maken. De premie die uw werknemer betaalt voor individuele vrijwillige modules, moet u ook in kolom 7 boeken.

Let op!

  • Hebt u voor een werknemer in een bepaalde periode geen loon in kolom 3, 4 en 5 geboekt? En heeft deze werknemer in die periode wel zijn werknemersbijdrage in de pensioenregeling aan u betaald? Boek deze werknemersbijdrage dan in kolom 7. In kolom 8, 12 en 14 komt u dan tot een negatief bedrag.

  • Als de werknemer (tijdelijk) gedeeltelijk afziet van loon, bijvoorbeeld als hij gebruikmaakt van een cafetariaregeling, mag u dat loon niet als aftrekpost in kolom 7 boeken. U boekt in dit geval het lagere loon in kolom 3.

Naar boven

9.2.7 Kolom 8: loon voor de werknemersverzekeringen

Alleen in de volgende 2 gevallen boekt u in deze kolom het loon voor de werknemersverzekeringen:

  • De werknemer is verplicht verzekerd voor 1 of meer werknemersverzekeringen.

  • U moet nog premies werknemersverzekeringen betalen over nabetalingen aan een ex-werknemer.

Het loon voor de werknemersverzekeringen is het totaal van kolom 3 + 4 + 5 – 7.

Let op!

  • Hebt u voor een werknemer in een bepaalde periode geen loon in kolom 3, 4 en 5 geboekt? En heeft deze werknemer in die periode wel zijn werknemersbijdrage in de pensioenregeling aan u betaald? Boek deze werknemersbijdrage dan in kolom 7. In kolom 8 boekt u de werknemersbijdrage als negatief bedrag.

  • Uitkeringen van UWV die u namens UWV aan de werknemer uitbetaalt en waarover UWV de premies werknemersverzekeringen betaalt, zogenoemde werkgeversbetalingen (zie paragraaf 7.6.2), boekt u ook in kolom 8. Instantiebetalingen (zie paragraaf 7.6.2) boekt u niet in kolom 8.

  • Als u loon betaalt aan een werknemer op wie de socialeverzekeringswetgeving van een ander land dan Nederland van toepassing is, vermeldt u in kolom 8 niets.

Naar boven

9.2.8 Kolom 12: loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw)

Als de werknemer verzekerd is voor de Zvw, boekt u in deze kolom het loon voor de Zvw. Dat loon is het totaal van kolom 3 + 4 + 5 – 7.

Als u loon betaalt aan een werknemer op wie de socialeverzekeringswetgeving van een ander land dan Nederland van toepassing is, vermeldt u in kolom 12 niets.

Is er sprake van een doorbetaaldloonregeling (zie paragraaf 4.14) waarbij de werknemer bij de doorbetaler is verzekerd voor de werknemersverzekeringen? En bent u de doorbetaler? Boek dan niets in kolom 12 (maar wel in kolom 8). Dit geldt bijvoorbeeld voor een directeur-grootaandeelhouder die via een eigen houdstermaatschappij werkt in een werkmaatschappij en daar is verzekerd voor de werknemersverzekeringen.

Naar boven

9.2.9 Kolom 14: loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen

Boek in deze kolom altijd het loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen, ook als de werknemer geen loonbelasting/premie volksverzekeringen hoeft te betalen. Dat loon is het totaal van kolom 3 + 4 + 5 – 7.

Voorbeeld

U hebt een werknemer die niet is verzekerd voor de werknemersverzekeringen, bijvoorbeeld een directeur-grootaandeelhouder. U vult dan kolom 12 (loon voor de Zorgverzekeringswet) en kolom 14 (loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen) in en u laat kolom 8 (loon voor de werknemersverzekeringen) leeg.

Let op!

Hebt u te maken met grensoverschrijdende arbeid? Dan geldt het volgende:

  • Ook als u loon betaalt waarover u geen loonbelasting hoeft in te houden, vult u dit loon in kolom 14 in. Dat is bijvoorbeeld het geval als een ander land dan Nederland op grond van een belastingverdrag mag heffen. Of als Nederland door het toepassen van de eenzijdige regeling afstand doet van heffing.

  • Als u loon betaalt aan een werknemer op wie de socialeverzekeringswetgeving van een ander land dan Nederland van toepassing is, vermeldt u in kolom 8 en 12 niets.

Is er sprake van een doorbetaaldloonregeling (zie paragraaf 4.14) waarbij de werknemer bij de doorbetaler is verzekerd voor de werknemersverzekeringen? En bent u de doorbetaler? Boek dan niets in kolom 14 (maar wel in kolom 8). Dit geldt bijvoorbeeld voor een directeur-grootaandeelhouder die via een eigen houdstermaatschappij werkt in een werkmaatschappij en daar is verzekerd voor de werknemersverzekeringen.

Naar boven

9.2.10 Kolom 15: ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen

Boek in deze kolom het bedrag dat u aan loonbelasting/premie volksverzekeringen hebt ingehouden (zie ook paragraaf 7.2).

Naar boven

9.2.11 Kolom 16: ingehouden bijdrage Zvw

Boek in deze kolom de bijdrage Zvw die u op het loon van uw werknemer hebt ingehouden.

Let op!

U boekt hier niet de werkgeversheffing Zvw.

Naar boven

9.2.12 Kolom 17: uitbetaald bedrag

Boek in deze kolom het uitbetaalde bedrag. Dit is het bedrag van kolom 3 min het bedrag van kolom 7, 15 en 16.

Als u een teruggaaf van te veel ingehouden bijdrage Zvw over 2012 of eerder in uw loonadministratie verwerkt, boekt u de teruggaaf als negatief loon in kolom 3 (zie ook paragraaf 9.2.3). U moet dan hetzelfde bedrag in kolom 17 bijtellen. Als u de teruggaaf niet in uw loonadministratie verwerkt en u het nettobedrag aan uw werknemer uitbetaalt, boek dan deze uitbetaling alleen in kolom 17.

Naar boven

9.2.13 Kolom 18: verrekende arbeidskorting

Boek in deze kolom de arbeidskorting die u hebt verrekend via de tijdvaktabel.

Naar boven

9.2.14 Kolom 19: levensloopverlofkorting

Boek in deze kolom de levensloopverlofkorting die u hebt verrekend.

Naar boven