Angaben zu den Lohnabgaben erhalten

Nachdem Sie einen Arbeitnehmer eingestellt haben, müssen sie eine Lohnsteuererklärung einreichen. Dazu benötigen Sie die Angaben des Arbeitnehmers. Der neue Arbeitnehmer muss Ihnen folgende Angaben mitteilen:

  • Name und Anfangsbuchstaben des/der Vornamen
  • Geburtsdatum
  • Bürgerservicenummer (BSN)
    Wenn Ihr Arbeitnehmer noch keine BSN erhalten hat, können Sie seine Mitarbeiternummer verwenden, bis er eine BSN erhalten hat. Siehe die Website government.nl für weitere Informationen über die BSN (nur auf Englisch verfügbar).
  • Straße
  • Postleitzahl und Wohnort
  • Land und Region, wenn der Arbeitnehmer nicht in den Niederlanden wohnt
  • einen Antrag auf Anwendung der Lohnsteuerpauschale

Der Mitarbeiter stellt diese Daten auf Papier oder digital, mit Datum und Unterschrift versehen, zur Verfügung. Sie können das Muster hier herunterladen (nur auf Niederländisch verfügbar). Sie oder Ihr Mitarbeiter können jedoch auch Ihr eigenes Modell verwenden, das alle dazu aufgeführten Daten enthält. Ausreichend ist auch die Kopie eines gültigen Personalausweises, mit allen hiervor aufgeführten Daten (einschließlich des Antrags auf Beantragung der Lohnsteuerermäßigung, falls der Arbeitnehmer will, dass Sie diese handhaben, sowie eine Unterschrift und das Datum).

Wenn Sie einen Arbeitnehmer erneut einstellen, muss dieser Arbeitnehmer nicht erneut alle Angaben zu den Lohnabgaben übermitteln. Bedingung dafür ist allerdings, dass sich die Daten des Arbeitnehmers in der Zwischenzeit nicht geändert haben. Zu Beginn der Tätigkeit muss Ihr Arbeitnehmer schriftlich bestätigen, dass sich seine Daten nicht geändert haben.

Wenn Sie die Angaben zu den Lohnabgaben nicht vor dem ersten Arbeitstag oder am ersten Arbeitstag, wenn Sie Ihren Arbeitnehmer an diesem Tag einstellen, von Ihrem Arbeitnehmer erhalten, müssen Sie den so genannten anonymisierten Pauschalsatz anwenden.

Kontrolle und Verwaltung

Wenn Sie von Ihrem Arbeitnehmer Angaben zu den Lohnabgaben erhalten, müssen Sie diese Angaben kontrollieren und anschließend in Ihrer Lohnbuchhaltung erfassen.

Wohnsitz des Arbeitnehmers überprüfen

Ab dem 1. Januar 2019 müssen Sie wissen, in welchem Land Ihr Arbeitnehmer wohnt, um die korrekte Lohnsteuertabelle anwenden zu können (siehe: Lohnabgaben/Einheitsversicherungsbetrag berechnen). Prüfen Sie daher auch, ob der Arbeitnehmer den korrekten Wohnsitz angibt. Wenn Ihr Arbeitnehmer Ihnen einen Wohnsitz in den Niederlanden übermittelt, heißt das noch nicht, dass er auch Einwohner der Niederlande ist.

Ein Arbeitnehmer, der hier seinen ständigen Aufenthalt oder Wohnsitz hat, ist Einwohner der Niederlande. Für einen Arbeitnehmer, der sowohl in den Niederlanden als auch im Ausland wohnt oder verbleibt, stellt sich die Frage, ob er Einwohner der Niederlande ist. Er ist nur in den Niederlanden ansässig, wenn sich sein soziales und wirtschaftliches Leben hier abspielt. Wohnt seine Familie beispielsweise im Ausland, gehen seine Kinder dort zur Schule und führt er dort Bankkonten, ist er nicht in den Niederlanden ansässig. Sie müssen selbst entscheiden, ob der von Ihrem Arbeitnehmer übermittelte Wohnsitz mit den anderen von ihm gemachten Angaben übereinstimmt. Wenn dem so ist, können Sie von diesem Wohnland ausgehen.

Wo ein Arbeitnehmer wohnt, bestimmen Sie daher auf der Grundlage aller Ihnen bekannten Tatsachen und Umstände. Zum Beispiel: Der Wohnort, den der Arbeitnehmer Ihnen als eine der Angaben zu den Lohnabgaben übermittelt, die Fahrtkostenerstattungen, die Sie ihm zahlen, und die Angaben zur Beurteilung der Versicherungspflicht.

Aufbewahrung und Übermittlung der Angaben zu den Lohnabgaben

Sie müssen die Angaben zu den Lohnabgaben bis mindestens 5 Kalenderjahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses des Arbeitnehmers. Sie bewahren diese Angaben zusammen mit den Lohnbuchhaltungsunterlagen auf. Wir können Sie jederzeit bitten, uns diese Angaben zur Verfügung zu stellen.

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