Extraterritoriale Kosten und die 30%-Regelung

Arbeitnehmer, die aus einem anderen Land in die Niederlande kommen, um dort zu arbeiten, erhalten häufig eine Erstattung der zusätzlichen Kosten für diesen Aufenthalt außerhalb des Herkunftslandes, die so genannten extraterritorialen Kosten. Sie können wählen, wie Sie diese Kosten erstatten: Erstattung der tatsächlichen extraterritorialen Kosten oder, unter bestimmten Bedingungen, Anwendung der 30%-Regelung.

Erstattung der tatsächlichen Kosten

Die Erstattung von extraterritorialen Kosten ist eine spezifische Befreiung (siehe Vergütungen, Sachleistungen und Bereitstellungen). Wenn Sie die tatsächlichen extraterritorialen Kosten erstatten, müssen Sie diese vernünftigerweise entstandenen Kosten nachweisen. Sie müssen dann die Kosten und die Erstattung pro Arbeitnehmer in Ihrer Lohnbuchhaltung aufzeichnen.

Erstattung mit der 30-%-Regelung

Wenn Sie die 30%-Regelung anwenden, können Sie ohne weitere Nachweise bis zu 30 % des Gehalts einschließlich der Erstattung unversteuert als gezielte Befreiung für die extraterritorialen Kosten gewähren. Sie können sich auch dafür entscheiden, 30/70 des Gehalts ohne die Erstattung als unversteuerte Erstattung zu gewähren. Wenn Sie auch eine Erstattung oder eine Sachleistung für die tatsächlichen extraterritorialen Kosten gewähren, ist diese Erstattung oder diese Sachleistung der Lohn Ihres Arbeitnehmers. Sie können diesen Lohn auch als steuerpflichtiges Endgehalt bezeichnen.

Wenn die tatsächlichen extraterritorialen Kosten die 30%-Erstattung übersteigen, dann sind die tatsächlichen Kosten eine gezielte Befreiung. Sie können dann die 30%-Regelung nicht mehr in Anspruch nehmen.

Jährliche Wahl: 30%-Regelung oder Erstattung der tatsächlichen Kosten

Dürfen Sie die 30%-Regelung anwenden? Dann müssen Sie ab dem 1. Januar 2023 für jedes Jahr wählen, ob Sie die 30%-Regelung anwenden oder die tatsächlichen extraterritorialen Kosten erstatten. Diese Wahl treffen Sie in der ersten Lohnperiode des Kalenderjahres, in dem Sie extraterritoriale Kosten erstatten. Ihre Wahl gilt für das gesamte Kalenderjahr, solange die 30%-Regelung in diesem Kalenderjahr läuft.

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