AEO-self-assessment

Om een AEO-vergunning aan te vragen moet u een zelfbeoordeling doen, de AEO-self-assessment. U kunt hiermee zelf beoordelen wat de kwaliteit is van het interne beheersingssysteem van uw bedrijf. Met deze beoordeling stelt u vast:

  • welke bedrijfsrisico's er zijn in uw bedrijf
  • welke interne maatregelen deze risico's afdekken (procedures, instructies, controles, enzovoort)

De normen waaraan uw bedrijf moet voldoen voor een AEO-status zijn 'open normen': ze zijn niet tot in detail vastgelegd.

De 6 stappen van het AEO-self-assessment

Het AEO-self-assessment bestaat uit 6 stappen:

  1. Bepaal welke vergunning u aan wilt vragen.
  2. Verzamel informatie.
  3. Bepaal de risicogebieden.
  4. Bepaal de (aanvullende) maatregelen.
  5. Vraag de AEO aan.
  6. Onderhoud de AEO.

Stap 1: Bepaal welke AEO-vergunning u wilt aanvragen

Ga na voor welke AEO-vergunning u in aanmerking wilt komen. Er zijn 3 mogelijkheden:

  • AEO Douanevereenvoudigingen (AEO-C)
  • AEO Veiligheid (AEO-S)
  • beide vergunningen

Om in aanmerking te komen voor een AEO-vergunning moet uw bedrijf voldoen aan een aantal eisen:

  • Uw bedrijf is de afgelopen 3 jaren alle douane- en belastingverplichtingen nagekomen.
  • U hebt geen strafblad met zware misdrijven in verband met de economische activiteit.
  • Uw bedrijf voert een deugdelijke handels- en/of vervoersadministratie.
  • Uw bedrijf is financieel gezond.

Voor de Vergunning AEO Douanevereenvoudigingen geldt nog een aanvullende eis:

  • Er is voldoende vakbekwaamheid beschikbaar over douanezaken.

Deze aanvullende eis stellen we niet voor de Vergunning AEO Veiligheid. Uw bedrijf moet voor de vergunning AEO Veiligheid wel passende veiligheidsmaatregelen hebben getroffen.

Stap 2: Verzamel informatie

Verzamel informatie op basis van de rol van uw bedrijf in de keten.

  • Stel vast of de AEO-status reëel is op basis van de formele eisen.
  • Registreer de verzamelde informatie:
    • Maak een dossier aan.
    • Kopieer beschrijvingen en documenten.
    • Verzamel bestaande certificeringen binnen uw bedrijf.
  • Maak een stakeholder-analyse (welke rol speelt uw bedrijf binnen de supply chain?).

Stap 3: Bepaal de risicogebieden

Bepaal de risicogebieden binnen uw bedrijf. U kunt de AEO-Guidelines van de EU als hulpmiddel gebruiken. U vindt hier namelijk een opsomming van de meest voorkomende risico's per bedrijfsproces (zoals inkoop, opslag en productie).

  • AEO-Guidelines bijlage 1 (Vragenlijst voor zelfbeoordeling, SAQ) en 2 (Dreigingen, risico's en mogelijke oplossingen) zijn het uitgangspunt voor het bepalen van de potentiële risico's.
  • Stel vast welke secties van belang zijn op basis van de aard van uw bedrijf en activiteiten.
  • Bepaal of de gevonden risico's volledig zijn. Vul deze eventueel aan met risico's die verband houden met de specifieke situatie van uw bedrijf.
  • Zorg voor draagvlak bij uw management.

U gebruikt de AEO-Guidelines als leidraad om een overzicht te maken met verwijzingen naar de maatregelen binnen uw bedrijf. Maak deze verwijzingen zo specifiek en concreet mogelijk. Noem bijvoorbeeld het hoofdstuk of pagina van elke procedure, instructie of handboek.

Stap 4: Bepaal de (aanvullende) maatregelen

Bepaal de (aanvullende) maatregelen voor de risicobeheersing. Bepaal welke risico's (nog) niet worden afgedekt.

  • Beoordeel de risico's en de bestaande maatregelen.
  • Bepaal welke acties u moet nemen.
  • Bepaal welke vastgestelde risico's u kunt beheersen met bestaande maatregelen.
  • Motiveer overgebleven risico's (die niet worden afgedekt).

Stap 5: Vraag de AEO aan

Dien de AEO-aanvraag volledig in. Deze bestaat uit de aanvraag AEO via het EU Customs Trader Portal. Stuur de managementverklaring bij de aanvraag AEO en de Vragenlijst voor zelfbeoordeling mee als bijlage. 

Stap 6: Onderhoud de AEO

U moet zelf regelmatig vaststellen of u nog voldoet aan de AEO-voorwaarden. Stel periodiek vast of uw risico's zijn gewijzigd. En of de interne beheersingsmaatregelen nog passend zijn en goed werken. Geef wijzigingen door om de AEO-status te behouden.

Javascript staat uit in deze internetbrowser. U moet Javascript activeren om onze internetsite te zien.