Unieregeling: registratie, melding, betaling, administratie en facturering

Voor uw registratie en meldingen gebruikt u Mijn Belastingdienst Zakelijk. Gaat het om een fiscale eenheid voor de btw? Alleen de ondernemingen die deel uitmaken van de fiscale eenheid kunnen zich registreren. Geef bij de registratie het btw-identificatienummer door van de onderneming en niet het omzetbelastingnummer van de fiscale eenheid.

Registratie

Als Nederlandse ondernemer registreert u zich voor de Unieregeling via Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Ga naar Mijn Belastingdienst Zakelijk

Kies voor 'EU-btw éénloketsysteem'. En daarna voor 'Registratie' en 'Verzoek registratie éénloketsysteem'. Dit formulier vult u in.

We beoordelen uw registratie

U krijgt een brief waarin we uw registratie bevestigen of afwijzen. Tegen een afwijzing kunt u bezwaar maken. Bevestigen we uw registratie? Dan kunt u met uw btw-identificatienummer meedoen aan de regeling. In onze brief noemen we dat uw 'deelnamenummer'.

Wilt u uw registratie wijzigen of stopzetten?

Ga dan weer naar 'Registratie'. En kies dan voor de optie 'Verzoek wijzigen registratie' of 'Verzoek beëindigen registratie '. Wilt u de Invoerregeling gebruiken? Dan moet u zich hiervoor apart registeren.

Btw melden

Btw melden doet u elk kwartaal. Doe ook een btw-melding als u een kwartaal geen goederen of diensten levert die onder de Unieregeling vallen.

U kunt de Unieregeling gebruiken vanaf de 1e dag van het kwartaal dat volgt op uw registratie. Levert u voor het eerst een dienst of product? Dan mag u meteen melden met de Unieregeling. Uw registratie moet dan wel uiterlijk de 10e van de maand die volgt op de maand van de levering bij ons binnen zijn.

Meldt u 2 jaar lang dat u een kwartaal geen goederen of diensten hebt geleverd? Of voldoet u niet meer aan de voorwaarden, bijvoorbeeld doordat u niet op tijd betaalt of meldt? Dan kunt u niet meer meedoen met de regeling. U krijgt dan bericht van ons.

Hoe meld ik de btw?

U meldt de btw ieder kwartaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Kies voor 'EU-btw éénloketsysteem'. En daarna voor 'Btw-meldingen'.

Wanneer btw melden?

U moet de btw melden in de maand die volgt op het kalenderkwartaal waarvoor u de melding doet. Uw melding moet uiterlijk op de laatste dag van die maand bij ons binnen zijn. U mag de btw-melding niet doen voordat het kwartaal voorbij is.

De btw-melding over het 3e kalenderkwartaal bijvoorbeeld doet u in oktober. Uw melding moet uiterlijk 31 oktober bij ons binnen zijn. U mag niet al in september uw melding doen.

U doet geen btw-melding of u bent te laat

Doet u geen btw-melding of te laat? Dan kan de hoogte van de door u verschuldigde btw worden geschat. Als u 3 opeenvolgende kwartalen geen btw-melding doet, sluiten wij u uit: u kunt de Unieregeling dan 2 jaar niet meer gebruiken. Ook wordt u voor 2 jaar uitgesloten voor de Invoerregeling.

Btw-melding wijzigen

Moet u uw btw-melding corrigeren? Doe dat dan in uw eerstvolgende btw-melding. En uiterlijk binnen 3 jaar na de datum waarop u de oorspronkelijke btw-melding moest doen. Na 3 jaar kunt u geen correcties meer doen binnen het éénloketsysteem. U moet dit dan regelen met de belastingdienst van het land waar u een correctie wil doorgeven.

Is uw registratie beëindigd, en wilt u nog correcties doorgeven? Dan kunt u de Unieregeling niet meer gebruiken, geef de wijzigingen zelf door aan het EU-land.

Uw btw-melding corrigeren doet u níet door de btw-melding opnieuw in te dienen.

Btw betalen

De btw-melding doet u in euro’s. Moet u valuta naar euro’s omrekenen? Dan gebruikt u de wisselkoers die de Europese Centrale Bank bekendmaakt op de laatste dag van het kwartaal waarvoor u de btw-melding doet.

U betaalt de btw voor de verschillende EU-landen in 1 keer. Wij sturen uw melding en de betaalde btw door naar de belastingdiensten van die landen.

U kunt betalen op rekeningnummer NL88 INGB 0000 4410 47, BIC: INGB NL2A, ten name van de Belastingdienst in Apeldoorn.

Niet, te weinig of te veel betalen

Betaalt u de btw niet of niet helemaal? Dan sturen wij u een herinnering. Betaalt u daarna nog niet, dan kan de belastingdienst van het EU-land waar u de btw verschuldigd bent verdere stappen nemen.

Als u 3 opeenvolgende kwartalen een herinnering van ons krijgt en niet binnen 10 dagen betaalt, sluiten wij u uit: u kunt de Unieregeling dan 2 jaar niet meer gebruiken. Ook wordt u voor 2 jaar uitgesloten voor de Invoerregeling.

Betaalt u meer btw dan u hebt aangegeven? Dan storten wij het bedrag dat u te veel betaalde terug.

Geen aftrek voorbelasting

Terugvragen van btw regelt u niet met de Unieregeling. Kijk hiervoor bij Btw terugvragen uit andere EU-landen.

Administratie

Als u de Unieregeling gebruikt, hebt u een 'boekhoudverplichting'. Dit betekent dat u in uw administratie alle gegevens moet bewaren die met de Unieregeling te maken hebben. Zo kunnen EU-landen uw btw-melding controleren.

Gegevens 10 jaar bewaren

Na afloop van het jaar waarin u de goederen of diensten hebt geleverd, moet u de gegevens die te maken hebben met de Unieregeling 10 jaar bewaren. Dat is dus langer dan de normale termijn van 7 jaar. Vraagt de Nederlandse Belastingdienst, of een lidstaat waar u belasting verschuldigd bent, om deze gegevens? Dan moet u de gegevens digitaal verstrekken. Als u de gevraagde gegevens niet verstrekt dan kan dit leiden tot uitsluiting. U kunt de Unieregeling dan 2 jaar niet meer gebruiken. Ook wordt u voor 2 jaar uitgesloten voor de Invoerregeling.

Facturering

Gebruikt u de Unieregeling? Dan gelden de Nederlandse regels voor facturering en niet de regels van het land waar u levert. Dit betekent dat u voor de btw geen factuur hoeft uit te reiken voor uw diensten voor particulieren binnen de EU. Ook voor uw afstandsverkopen binnen de EU hoeft u geen factuur uit te reiken. Gebruikt u de Unieregeling niet? Dan gelden de regels voor facturering en administratie van het land waar u btw moet betalen. En dus niet de Nederlandse regels.