Een administratie opzetten voor uw belastingaangiften
Als ondernemer bent u wettelijk verplicht een goede administratie op te zetten en bij te houden. Een goede administratie is ook van belang voor uw belastingzaken. U vult uw belastingaangiften in op basis van uw administratie. Wij moeten deze aangiften snel en goed kunnen controleren.
Is uw administratie niet volledig? Of bewaart u uw administratie niet lang genoeg? Dan kan dat vervelende gevolgen hebben. Wij zullen dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het niet eens bent met die berekening, zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet 'omkering van bewijslast'.
Als u geen duidelijke overzichten hebt van uw aan- en verkopen, zult u uw aangifte omzetbelasting (btw-aangifte) en uw aangifte inkomstenbelasting niet kunnen invullen. En zonder een goede administratie kunt u geen aanspraak maken op voordelige regelingen. Zoals de kleineondernemersregeling voor de btw, of de investeringsaftrek voor de inkomstenbelasting.
Op Ondernemersplein vindt u algemene informatie over het opzetten van uw administratie.
Hier leest u hoe u uw administratie inricht zodat u op tijd en correct belastingaangifte kunt doen. U krijgt antwoord op de volgende vragen:
Welke gegevens moet u bewaren?
Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:
- kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
- financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
- tussentijds gemaakte controleberekeningen
- ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
- bankafschriften
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- agenda's en afsprakenboeken
- correspondentie
- software en databestanden
- gegevens over het aantal kilometers dat u hebt gereden met een zakelijke auto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie
Hoe moet u gegevens bewaren?
U kunt uw administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij uw onderneming. Zorg er wel voor dat wij uw administratie binnen een redelijke termijn kunnen controleren.
U kunt met ons afspraken maken over:
- de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch)
- het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa)
Neem daarvoor contact op met uw belastingkantoor.
Computerprogramma’s en bestanden
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht.
Administratieve verplichtingen voor de btw
Voor uw aangifte btw moet u nog met een aantal andere zaken rekening houden. Daarover leest u meer bij Btw/Administratie bijhouden.
Administratieve verplichtingen voor de loonheffingen
Ook voor uw aangifte loonheffingen zijn er nog andere zaken waar u op moet letten. Over de loonadministratie leest u meer in het Handboek Loonheffingen. U vindt dit handboek via Loonheffingen.
Keurmerken
Er zijn keurmerken voor kassasystemen, systemen voor rittenregistratie en administratiesoftware.
Maakt u gebruik van een systeem met zo’n keurmerk, dan gaan wij ervan uit dat uw gegevens betrouwbaar zijn.
Hoelang moet u gegevens bewaren?
Dat hangt ervan af om wat voor soort gegevens het gaat.
Bewaartermijnen voor administratieve gegevens
| Soort gegevens | Hoe lang bewaren? |
|---|---|
| Basisgegevens | 7 jaar |
| Gegevens onroerende zaken | 10 jaar |
| Gegevens elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten | 10 jaar |
| Andere gegevens | 7 jaar, of korter als u hierover met ons afspraken maakt |
Wat zijn basisgegevens?
De basisgegevens zijn de gegevens die wij per se nodig hebben om uw belastingaangiften te kunnen controleren. Denk onder andere aan:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de voorraadadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie
Hoe maakt u afspraken met ons over een kortere bewaartermijn?
Neem daarvoor contact op met uw belastingkantoor.
