Wat hoort er allemaal bij uw administratie?

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

  • kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
  • financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen
  • ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
  • bankafschriften
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • agenda's en afsprakenboeken
  • correspondentie
  • software en databestanden

Veel gegevens worden eerst digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook om de zakelijke agenda die u bijhoudt met uw mobiele telefoon. Of de verkoopgegevens die u registreert met een kassasysteem en de administratie en delen van het bedrijfsproces (zoals verkoop via een webwinkel) die via internet gaan.

Tip!

Houd bij hoeveel uren u en eventueel uw fiscale partner aan de onderneming besteden. Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat u aan de onderneming besteedt. U vindt meer informatie over het urencriterium, de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek bij Ondernemersaftrek.

U kunt uw administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij uw onderneming. U moet er wel rekening mee houden dat uw administratie de basis is voor uw aangiften. Als uw administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, dan kan dat vervelende gevolgen hebben. Wij kunnen dan uw omzet en winst vaststellen en de belasting berekenen.   

Bewaartermijn

U moet alle gegevens van uw administratie en over uw bedrijfsproces 7 jaar bewaren. Als u digitale gegevens (direct of later) afdrukt, moet u deze gegevens alsnog digitaal bewaren gedurende 7 jaar. U mag de gegevens alleen op papier bewaren als u een zeer kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren.

Keurmerk kassasystemen

Sommige kassasystemen voldoen niet aan onze eisen. Laat u daarom bij de aanschaf van een kassasysteem goed adviseren. In de brochure Het kassasysteem in uw bedrijf vindt u meer informatie hierover.

Leveranciers van kassasystemen hebben een keurmerk voor kassasystemen ontwikkeld: 'Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen'. Het keurmerk garandeert een gesloten kassasysteem. Deze techniek voorkomt misbruik en beschermt u tegen ongewenste wijzigingen in uw gegevens. Dit keurmerk bevordert het vertrouwen van uw bank, uw adviseur en de Belastingdienst dat uw kassasysteem betrouwbare informatie levert. In het toezicht van de Belastingdienst kan dit ook tijdwinst opleveren.

Keurmerk rittenregistratie

Met een sluitende rittenadministratie kunt u aantonen dat u niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden met een zakelijke auto.

Leveranciers van systemen voor rittenregistratie hebben een keurmerk ontwikkeld. Maakt u gebruik van een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaan wij er vanuit dat uw rittenregistratie sluitend is. Wij kunnen nog wel een controle instellen en onderzoeken of een rit zakelijk of privé is.

Keurmerk administratiesoftware

Goede administratiesoftware helpt u om uw administratie op orde te hebben en zorgt dat uw gegevens 7 jaar beschikbaar blijven. Een betrouwbare administratie is de basis voor een goede bedrijfsvoering en belastingaangifte. 

Voor administratiesoftware is in samenwerking met ons het keurmerk Zeker-Online ontwikkeld. Als administratiesoftware dit keurmerk heeft, weet u dat die software veilig en betrouwbaar is. En dat deze geschikt is om gegevens mee te bewaren waar de Belastingdienst om vraagt.

Javascript staat uit in deze internetbrowser. U moet Javascript activeren om onze internetsite te zien.