Elektronisch factureren

Er is verschil tussen elektronisch factureren en digitaal factureren.

Elektronisch factureren

Een elektronische factuur (e-factuur) is een gestructureerd elektronisch bestand, waarbij:

  • alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan, en 
  • hun eigen betekenis hebben.

Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Dat in tegenstelling tot een papieren factuur (of een e-mail met een factuur als pdf-bijlage). 
Handmatige verwerking van een e-factuur is niet meer nodig. Dat heeft voordelen voor kleine en grote ondernemers.

Een e-factuur moet aan dezelfde eisen voldoen als een papieren factuur of een pdf-factuur via e-mail.
Zie: Wettelijke eisen aan facturen.

Verstuurt u uw facturen al elektronisch?

Digitaal factureren

Bij digitaal factureren verstuurt u via e-mail de factuur als pdf-bestand.

Elektronisch factureren tussen bedrijven onderling

Hoe u factureert mag u zelf weten.

Bedrijven kunnen onderling afspraken maken of zij elektronische facturen willen uitwisselen. De meeste administratieve software is in staat elektronische facturen aan te maken. Natuurlijk moet uw klant wel elektronische facturen kunnen ontvangen.

Elektronische facturen moeten voldoen aan de wettelijke eisen die ook gelden voor papieren facturen en facturen via e-mail met pdf-bijlage. De Belastingdienst stelt als extra eis aan elektronisch factureren, dat de afnemer de elektronische factuur moet aanvaarden.

Bovendien mag u elektronisch factureren binnen de hele Europese Unie.

E-factureren aan de Rijksoverheid en andere overheden in Nederland

Leveranciers van de Rijksoverheid zijn vanaf 1 januari 2017 verplicht om e-facturen te sturen. De plicht van e-facturatie geldt bij nieuwe inkoopovereenkomsten.

Steeds meer gemeenten, provincies, waterschappen en zelfstandige bestuursorganen gaan in hun inkoopvoorwaarden e-facturen eisen.Alle aanbestedende overheidsdiensten en overheidsbedrijven moeten – net als de Rijksdiensten - vóór eind 2018 e-facturen kunnen ontvangen en verwerken (EU-richtlijn 2014/55/EU).
Overheidsdiensten zullen - naar verwachting - al eerder gereed zijn en overgaan tot de verplichting e-facturen te sturen.
Elektronisch facturen mag u gebruiken binnen de hele Europese Unie.

Meer informatie over e-factureren

Wilt u meer weten over de overstap naar elektronisch factureren? Kijk dan bijvoorbeeld op www.e-factureren.info. Ook de site van het netwerk van Simplerinvoicing kan handig zijn.

Op Rijksoverheid.nl vindt u alle informatie over e-factureren naar de Rijksoverheid.

Javascript staat uit in deze internetbrowser. U moet Javascript activeren om onze internetsite te zien.