30.10.00 Accijnsgoederenplaats

4 Eisen aan de administratie

De WA gaat er vanuit dat de controle op naleving van de accijnswetgeving hoofdzakelijk plaatsvindt op basis van de administratie van de vergunninghouder AGP.

De accijnswetgeving is van toepassing op ondernemingen die sterk van elkaar kunnen verschillen: in soort accijnsgoederen, in de vervaardiging of de opslag daarvan en in de omvang en organisatiestructuur van de onderneming. Afhankelijk van deze kenmerken kan de inspecteur in zijn vergunning specifieke, aanvullende eisen stellen aan de vergunninghouder en aan diens administratie.

Voorwaarden administratie

De administratie van een vergunninghouder AGP moet voldoen aan de volgende voorwaarden (AWR, artikel 52 en UBA, artikel 8):

• De administratieve organisatie en de daarbij getroffen maatregelen voor interne controle moeten voldoende zekerheden bieden dat de voorgeschreven vastleggingen tijdig, juist en volledig plaats zullen vinden en dat de administratie op inzichtelijke wijze verbanden legt tussen goederenstromen en de bijbehorende geldstromen. Dit houdt onder meer in dat de functies inkoop, beheer en verkoop voldoende gescheiden moeten zijn.

  Als de administratieve organisatie onvoldoende wordt geacht, kunnen aanvullende, zo nodig fysieke controlemaatregelen worden getroffen (UBA, artikel 9). Deze kunnen ook betrekking hebben op de productie-, transport- en opslaginstallaties die zich binnen de AGP bevinden. De aanvullende controlemaatregelen kunnen in de vergunning worden opgenomen.

• Uit de administratie moeten altijd de rechten en verplichtingen van de onderneming inzake de accijns zijn af te lezen. Het gaat dan om gegevens over hoeveelheid, aard en samenstelling van de geproduceerde en/of opgeslagen accijnsgoederen.

  De administratie van een AGP moet ook een overzichtelijk beeld geven van de goederenstromen binnen de AGP. Zo moet de voorraadadministratie onder meer gegevens bevatten over de plaats waar de goederen in de onderneming liggen opgeslagen. Ook het brengen van accijnsgoederen binnen een AGP en het brengen van accijnsgoederen buiten een AGP moet in de administratie worden vastgelegd.

• De inkoop- en verkoopadministratie, met name de facturen en/of de geleidedocumenten, moeten op overzichtelijke wijze worden gevoerd. Ook moet blijken welke goederen uit Nederland en welke uit het buitenland zijn betrokken. Als deze in- en verkoopadministratie niet aanwezig zijn (bijvoorbeeld bij een logistieke dienstverlener), zal de administratie andere waarborgen moeten bevatten. Denk daarbij aan de (financiële) verantwoording aan de opdrachtgever en specifieke voorwaarden met betrekking tot de vervoersbescheiden en de daarbij behorende facturen van de opdrachtgever.

• In de administratie van de AGP waarin accijnsgoederen worden vervaardigd, moet de productie zichtbaar zijn. Niet alleen de omvang van de eindproductie, maar ook de omvang van de productie van halffabricaten moet worden vastgelegd, net als de inkoop van grondstoffen en halffabricaten.

Ook de volgende vastleggingen in de productieadministratie kunnen inzicht bieden in de rechten en verplichtingen inzake de accijns:

• het gebruik of verbruik van de grond- en hulpstoffen en halffabricaten

• de inzet van mens- en machine-uren

• de diensten verricht door derden

• de hoeveelheden uitval en afval

Meer- en minderbevindingen

Ook moeten in de administratie de meer- en minderbevindingen worden vastgelegd. In de Beleidsregels Accijnswetgeving is goedgekeurd dat onder bepaalde voorwaarden, voor bepaalde producten de meer- en minderbevindingen gesaldeerd mogen worden.

Andere voorwaarden bij onvolledige administratie

Als niet kan worden voldaan aan de eisen aan de administratie als bedoeld in artikel 8 van het UBA kan de inspecteur op grond van artikel 9 van het UBA andere voorwaarden stellen. Hij kan onder andere bepalen dat een werkaangifte overeenkomstig artikel 19 van de URA wordt gedaan.

Administratie fictief AGP voor minerale oliën

Aan een administratie van een fictief AGP kan het noodzakelijk zijn om extra eisen te stellen. Een fictief AGP voor een bunkerhandelaar moet in ieder geval de gegevens bevatten die zijn genoemd in artikel 8a van het UBA.

Administratie logistieke dienstverlener

Vooral in het geval dat de logistieke dienstverlener niet de eigenaar is van de goederen, kunnen extra eisen aan de administratie noodzakelijk zijn (zie paragraaf 3.6).