30.06.00 Strategische goederen

11 Proces klantmanagement en werkzaamheden

Cyclisch toezicht

Het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s is - net als bij fiscale risico's - een gedeelde verantwoordelijkheid van respectievelijk HHB/DLTC en KM. Daarbij zal veelal sprake zijn van het beoordelen op risico’s op het gebied van strategische goederen alsmede het leveren van een bijdrage aan de risicovinding.

De klantmanager is verantwoordelijk voor de cyclische controle (eens in de drie jaar)(bij accijnsgoederen eens in de vijf jaar) van zijn klanten. Hierbij maakt hij gebruik van de beschikbare klantgegevens, het klantgedrag, de uitgevoerde controles en controleresultaten.

Hij onderzoekt in hoeverre VGEM-risico’s spelen, welke maatregelen het bedrijf heeft genomen om de risico’s te beperken en de wijze waarop de resterende risico’s moeten worden afgedekt. Op basis van zijn constateringen bepaald hij de vorm van toezicht en de uit te voeren controlediepgang.

Om na te gaan in hoeverre het goederenpakket van een klant betrekking heeft op VGEM-aspecten, moet de klantmanager gebruik maken van de VGEM-Tool en VGEM controlekaarten. Ook moet (VGEM)informatie verkregen worden uit de in de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA) ingebrachte profielen

De uitkomsten zijn bepalend voor de specifieke detectie- en afdekkingactiviteiten die moeten worden verricht in het kader van cyclisch toezicht.

Wijze van cyclisch toezicht

Bij de aanpak van het uit te voeren cyclische toezicht worden VGEM-vragen en -risico's meegenomen. In deze aanpak zijn naast vragen op fiscaal gebied ook VGEM-vragen opgenomen. Deze vragen ondersteunen de klantmanager bij het meten van het naleefniveau van zijn klant.

Voor de interpretatie van de resultaten op VGEM-terrein verkregen uit de VGEM-tool en de aanpak kan de klantmanager een collega van de Kennisinfrastructuur binnen de eigen douaneregio raadplegen. De klantmanager bepaalt vervolgens hoe de vergunninghouder gecontroleerd moet worden.

Werkzaamheden

Ook bij klantmanagement (KM) worden voor strategische goederen werkzaamheden verricht.

Is wetgeving strategische goederen van toepassing

Controleer of de wetgeving voor strategische goederen van toepassing is op goederen waarvoor een vergunning is aangevraagd.

Controleer aan de hand van:

• het HSG;

• navraag bij de CDIU of het bedrijf strategische goederen invoert (lijst 1 en lijst 2-stoffen) uitvoert (producten voor tweeërlei gebruik) (militaire goederen), overdraagt of doorvoert;

• de controleaanwijzingen in het hoofdstuk Proces aangiftebehandeling voor uit- en doorvoer strategische goederen en invoer van lijst 1 en lijst 2-stoffen;

• het Gebruikstarief;

• de beschikbare VGEM-tool.

Contact met vraagbaak, CDIU en team POSS

Als u bij uw werkzaamheden meer informatie nodig heeft om vast te stellen of goederen strategisch zijn, vragen heeft over de vergunningplicht bij uitvoer of doorvoer, de meldplicht, uitzonderingen, vrijstellingen, ontheffingen enzovoorts, raadpleegt u altijd eerst de vraagbaak. Als de vraagbaak niet bereikbaar is, kunt u zelf contact opnemen met de CDIU.

Naar boven

11.1 Afgifte vergunningen/certificaten (incl. initieel onderzoek)

Bij de afweging om een vergunning te verlenen en bij het beheer van bestaande vergunningen, wordt de manier waarop Douane toezicht uitoefent op de handhaving van VGEM-bepalingen meegenomen.

In de douanewetgeving is geregeld wanneer en onder welke voorwaarden gebruik van een vereenvoudigde procedure is toegestaan. Er kan gebruik worden gemaakt van een vereenvoudigde procedure als daarvoor een vergunning wordt verleend.

In de douanevergunning neemt u geen bepalingen of voorwaarden op die voortkomen uit de VGEM-bepalingen. Wel legt u in de individuele afspraken en het behandelplan de waarborgen en voorwaarden vast voor uitoefenen van het toezicht door de Douane.

Opleggen actieve meldingsplicht

Zo kunt u de vergunninghouder bijvoorbeeld een actieve meldingsplicht opleggen voor goederen waarop VGEM-belangen van toepassing zijn als deze worden aangegeven voor een douaneregeling.

Bij de afgifte van de vergunning vermeldt de aanbiedingsbrief dat de vergunning alleen uit het oogpunt van douanewetgeving wordt verleend. Dit ontslaat de houder er niet van de verplichtingen op grond van andere wettelijke bepalingen na te komen.

Het douanekantoor dat bevoegd is om de vergunning voor gebruik van de domiciliëringsprocedure te verlenen, legt de actieve meldingsplicht vast in de vergunning.

Naar boven

11.1.1 Algemene werkzaamheden afgifte vergunningen

Algemeen: afgifte van vergunningen

1. Controleer vóór afgifte van de aangevraagde vergunning of strategische goederen deel uitmaken van het goederenpakket en tot welke categorie deze behoren.

2. Als de vergunning gaat gelden of geldt voor strategische goederen controleer dan bij de CDIU of de vergunningaanvrager daar bekend is.

Naar boven

11.1.2 Domicilieringsprocedure invoer lijst 1 en lijst 2-stoffen

Bij een aangifte voor brengen in het vrije verkeer via DMS wordt door het plaatsen van selectie-, en procedureprofielen invulling gegeven aan de mogelijkheid tot controle op formele vereisten. Dit geeft o.a. de mogelijkheid tot controle op de herkomst/bestemming van mogelijke strategische goederen.

De domproc invoer is een vereenvoudigde aangifteprocedure. De aangifte voor het in het vrije verkeer brengen wordt niet gedaan via DMS maar via een inschrijving in de administratie van de vergunninghouder. Daarna wordt deze inschrijving gevolgd door een periodiek aanvullende aangifte. Het toezicht moet dus op een andere wijze worden uitgeoefend.

Tijdens het initieel onderzoek moet bepaald worden of er sprake is van invoer en/of mogelijk doorvoer van strategische goederen. Is dit het geval moet beoordeeld worden in hoeverre er door aanvrager rekening gehouden wordt met de wettelijke verplichtingen van strategische goederen.

Als een aangevraagde vergunning voor de vereenvoudigde aangifteprocedure domicilieringsprocedure invoer ook betrekking heeft op lijst 1 en lijst 2-stoffen, legt u daarvoor altijd de actieve meldingsplicht op.

Naar boven

11.1.3 Periodieke toetsing vergunning domicilieringsprocedure

Bij de periodieke toetsing vergunning domicilieringsprocedure invoer verricht u de volgende werkzaamheden:

Periodieke toetsing

1. Controleer of de bepalingen in de douanevergunning over het gebruik van de vereenvoudigde aangifteprocedure voor lijst 1 en lijst 2-stoffen worden nageleefd.

2. Controleer of de vereenvoudigde aangifteprocedure gebruikt wordt voor:

   • invoer van lijst 1 en lijst 2-stoffen

3. Als de douanevergunning geen bepalingen bevat over de actieve meldingsplicht , dan past u de vergunning aan en legt u de actieve meldingsplicht op.

4. Als de douanevergunning wel bepalingen bevat over de actieve meldingsplicht voor strategische goederen en deze zijn niet nagekomen, dan handelt u dit af als onregelmatigheid.

   • Pas het controleprogramma en dergelijke aan als dat nodig is.

   • Beoordeel of er aanleiding is om de vergunning voor de vereenvoudigde aangifteprocedure in te trekken.

Naar boven

11.1.4 AEO vergunning

Bij de behandeling van een aanvraag voor een vergunning AEO consulteert de Douane - via het Landelijk centrum AEO (LCAEO) – team POSS over bedrijven die een vergunning hebben aangevraagd in het kader van de regeling AEO als bedoeld in artikel 14bis, Verordening 2454/93 jo. artikel 24 t/m 28, UVo.DWU.

Als team POSS relevante gegevens heeft die een beletsel kunnen vormen voor het aangaan van afspraken dan wel de afgifte van een vergunning AEO, deelt zij dit mee aan het LCAEO. Team POSS treedt indien noodzakelijk in contact met het verantwoordelijk ministerie. Het LCAEO koppelt aan team POSS terug wat met de gegevens is gedaan en of de afspraken dan wel de vergunning al dan niet is verleend.

Naar boven

11.1.5 Horizontaal toezicht Douane

De Douane consulteert team POSS over bedrijven die met de Douane afspraken willen maken in het kader van horizontaal toezicht Douane. Indien noodzakelijk legt team POSS hierover, eventueel via de CDIU, contact met Buza.

Naar boven

11.2 Klantmanagement

11.2.1 Groepsgewijze klantmanagement

Het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s is - net als bij fiscale risico’s - een gedeelde verantwoordelijkheid van respectievelijk de afdeling Handhaving/Intelligence en KM. Daarbij zal veelal sprake zijn van voldoen aan de formele VGEM-bepalingen die gelden voor strategische goederen alsmede het leveren van een bijdrage aan de risicovinding.

Naar boven

11.2.2 Individueel klantmanagement

De klantcoördinator is verantwoordelijk voor de specifieke risicoafdekking bij een individuele klant. Hij/zij onderzoekt in hoeverre VGEM-risico’s spelen, welke maatregelen het bedrijf heeft genomen om de risico’s te beperken en de wijze waarop de resterende risico’s moeten worden afgedekt. Hiervoor maakt hij/zij gebruik van de compliancetoets.

Bij de beoordeling van de compliance worden VGEM-vragen en -risico’s meegenomen. Voor de interpretatie van de resultaten kan de klantcoördinator een collega van de VGEM-kennisstructuur raadplegen.

Om na te gaan in hoeverre het goederenpakket van een klant betrekking heeft op VGEM-aspecten, moet de klantcoördinator gebruik maken van de VGEM-tool. Ook moet (VGEM)informatie verkregen worden uit de in de GPA ingebrachte profielen.

De uitkomsten van de compliancetoets zijn bepalend voor de specifieke detectie- en afdekkingactiviteiten die moeten worden verricht.

Compliancetoets

In de compliancetoets zijn naast vragen op fiscaal gebied ook VGEM-vragen opgenomen. Deze vragen ondersteunen de klantcoördinator bij het meten van het complianceniveau van zijn klant.

Wat betreft het interpreteren van de resultaten op VGEM-terrein verkregen uit bijvoorbeeld de VGEM-tool en de compliancetoets kan de klantcoördinator een collega van de VGEM-kennisstructuur raadplegen. De klantcoördinator bepaalt vervolgens hoe de vergunninghouder gecontroleerd moet worden.

Naar boven

11.2.3 Controleprogramma/behandelprogramma

In het controleprogramma, het behandelprogramma of in de controleopdrachten voor de houder van een vergunning van een vereenvoudigde aangifteprocedure waarin bepalingen staan over de uitvoer of doorvoer van strategische goederen, wordt onder andere aandacht besteed aan:

• het naleven van de bepalingen in de vergunning met betrekking tot de actieve meldingsplicht;

• fysieke controles instellen op basis van de actieve meldingsplicht;

• de naleving van de wetgeving inzake strategische goederen:

  • een vergunning bij uitvoer van producten voor tweeërlei gebruik

  • een vergunning bij de uitvoer en doorvoer van militaire goederen en een melding bij doorvoer van militaire goederen

• wordt voldaan aan de voorwaarden als een IIC is afgeven

• de ontheffing bij de in- en uitvoer voor lijst 1-stoffen

• overtreding verbod bij de invoer van lijst 2-stoffen.

Naar boven

11.3 Administratief toezicht

Door administratief toezicht op vereenvoudigingen en vergunningen, overwegend via de administratie van een bedrijf, wordt vastgesteld of aan alle wettelijke bepalingen is voldaan.

De medewerker die de administratieve controle verricht, is verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van de controleopdracht. Als de controleopdracht een aspect m.b.t. strategische goederen bevat, maakt hij of zij gebruik van in de controleopdracht verwerkte (VGEM)informatie en het behandelprogramma in ATD waarin de VGEM aspecten zijn opgenomen.

Naar boven

11.3.1 Administratieve controle vergunning vereenvoudigde aangifte brengen in het vrije verkeer

Vergunninghouders vereenvoudigde aangifte brengen in het vrije verkeer dienen periodiek (meestal maandelijks) een aanvullende aangifte in. Bij de behandeling van de maandaangifte kunnen zaken naar voren komen die nadere controle behoeven. Dit kan via een administratieve controle.

Bij de voorbereiding van de administratieve controle moet via de eerder ingediende periodieke aangiften beoordeeld worden of er sprake is geweest van de invoer van strategische goederen. Die beoordeling moet plaatsvinden door gebruik te maken van de VGEM-tool en GPA ingebrachte profielen.

De hierbij 'geraakte' aangifteregels moeten onderzocht worden op een mogelijk onrechtmatige invoer.

Als u bij een administratieve controle controleert of bij gebruik van een vereenvoudigde aangifteprocedure (vereenvoudigde aangifte brengen in het vrije verkeer) de wetgeving over strategische goederen wordt nageleefd, verricht u de volgende werkzaamheden:

Naar boven

11.3.2 Werkzaamheden administratieve controle vereenvoudigde aangifteprocedure

Administratieve controle vergunninghouder vereenvoudigde aangifteprocedure

1. Stem de controle af met team POSS.

2. Controleer of de vereenvoudigde aangifteprocedure wordt gebruikt voor invoer van lijst 1 en lijst 2-stoffen.

3. Als de vereenvoudigde aangifteprocedure wordt gebruikt voor strategische goederen terwijl dat niet is geregeld in de douanevergunning voor die procedure of als dit in strijd is met de bepalingen in de vergunning, handelt u als volgt:

   • Neem contact op met klantcoördinator/relatiebeheerder.

   • Handel de bevinding verder af als onregelmatigheid.

Naar boven

11.3.3 Controle na invoer/uitvoer

De Douane voert ook administratieve controles uit bij importeurs en exporteurs die niet in het bezit zijn van een douanevergunning. Bij invoer spreken we dan van een controle na invoer (CNI) en bij uitvoer van een controle na uitvoer (CNU).

Tijdens een CNI(U) wordt de juistheid van de vermeldingen in de aangifte gecontroleerd (DWU, artikel 48). De controle dient vaak een financieel belang, maar kan ook van belang zijn voor de wettelijke verplichtingen met betrekking tot strategische goederen.

Ook de Adw biedt de ruimte voor een soortgelijke controle, waarbij de vermelding in de aangifte geen vereiste is. De Douane heeft dan een ruime bevoegdheid voor een controle na invoer en uitvoer op VGEM aspecten. In theorie is er een ruimere bevoegdheid. In de praktijk maakt de Douane van de geboden ruimte geen gebruik zolang daarover met de beleidsverantwoordelijke departementen geen afspraken zijn gemaakt.

Naar boven

11.3.4 Werkzaamheden controle na in- of uitvoer

Controle na invoer of uitvoer strategische goederen

1. Stem de controle af met team POSS.

2. Voer de werkzaamheden uit die zijn beschreven in het hoofdstuk Proces aangiftebehandeling en werkzaamheden.

3. Handel een vermoedelijke onregelmatigheid volgens de instructies af.

Naar boven

11.3.5 Deelinventarisatie

Deelinventarisaties in een opslaginstituut, worden in opdracht van KM uitgevoerd. De controles worden aangestuurd door de klantcoördinatoren en relatiebeheerders bij sommige regiokantoren is deze taak echter speciaal toegewezen aan andere functionarissen.

Van het totale aantal VGEM-terreinen waarin de Douane een controletaak heeft, is er slechts een beperkt aantal waarop bij de uitvoering van de deelinventarisaties mogelijkheden zijn. Er bestaat een standaard controleopdracht geformuleerd voor de deelinventarisaties. De opdrachten kunnen worden uitgebreid met relevante VGEM-aspecten. Bij het opstellen van de controleopdracht voor een deelinventarisatie, onderzoeken de verantwoordelijke medewerkers vooraf of een (of meer) van deze taakgebieden ook daadwerkelijk relevant is tijdens de controle. Als het mogelijk is maken zij hierbij gebruik van de VGEM-tool en vragen indien nodig de input van vraagbaken of VGEM-deskundige.

Naar boven

11.3.6 Vergunninghouder opslag met IIC

Als u bij een administratieve controle controleert of de vergunninghouder van een douane-entrepot in zijn administratie heeft vastgelegd voor welke goederen een IIC is behandeld, verricht u de volgende werkzaamheden:

Administratieve controle vergunninghouder opslag

1. Stem de controle af met team POSS.

2. Controleer aan de hand van de kopieën van bij inslag behandelde IIC-afschriften of de vergunninghouder de behandeling van het IIC en de gegevens van de militaire goederen die Nederland zijn binnengekomen in zijn administratie heeft vastgelegd.

3. Controleer of de goederen zijn overgedragen naar een andere lidstaat of zijn doorgevoerd met een vergunning.

4. Handel uw bevinding af als onregelmatigheid als:

   • de gegevens niet zijn vastgelegd in de administratie

   • de goederen zijn uitgegaan of weder uitgevoerd zonder vergunning

Naar boven

11.3.7 Unie goederen

Als u bij deze administratieve controle bescheiden aantreft die doen vermoeden dat er overbrenging binnen de Unie van producten voor tweeërlei gebruik of overdracht van militaire goederen naar een lidstaat zonder vergunning plaats vindt, meldt u dat aan Team POSS.

Naar boven

11.4 Behandeling aanvullende vereenvoudigde aangifte brengen in het vrije verkeer

Deze aangiften worden geautomatiseerd aangeleverd en behandeld met behulp van de applicatie GPA (geautomatiseerd periodiek aangifte). De door afdeling DLTC gemaakte AGS-profielen zijn opgenomen in de GPA. Hierdoor wordt rekening gehouden met de wettelijke (VGEM)verplichtingen, die van toepassing kunnen zijn. De GPA is dan ook een tool geworden, die de medewerkers van KM ondersteunt bij het detecteren en afdekken van VGEM-risico's.

Bij de controle van de aanvullende aangifte wordt vastgesteld of op het moment dat de goederen hun bestemming (brengen in het vrije verkeer) kregen ook voldeden aan de wettelijke verplichtingen op het gebied van strategische goederen.

Bij het proces Maandaangifte kunnen de VGEM-risico's blijken uit de in de GPA werkzame profielen. Voor individueel te behandelen klanten is de klantcoördinator verantwoordelijk voor het beoordelen van deze risicosignalen. Zonodig neemt hij de nodige maatregelen, zoals bijvoorbeeld het omzetten van risico's in controleopdrachten. Voor groepsgewijze te behandelen klanten zullen deze signalen terechtkomen bij de relatiebeheerder. De relatiebeheerder beslist wat er met deze signalen moet gebeuren (doorsturen naar de fase AC of terugleggen bij de afdeling DLTC).

Daarnaast is het mogelijk om de gegevens uit de maandaangifte met behulp van de VGEM-tool te beoordelen. Beide zonodig in aanvulling op de generieke risicobeheersing door de afdeling DLTC.

Verplichtingen die bij de behandeling van de periodieke aangifte gecontroleerd kunnen worden zijn terug te vinden in het hoofdstuk aangiftebehandeling.

De door in de GPA werkzame profielen 'geraakte' aangifteregels moeten onderzocht worden op een mogelijk onrechtmatige invoer.