Vragen en antwoorden over AES Uitgaan

Softwareleveranciers, bedrijfsleven en douanemedewerkers hebben vragen gesteld over het Automated Export System (AES). AES is het nieuwe aangiftesysteem voor het proces Uitgaan uit de Europese Unie (EU). Wij hebben de vragen en de antwoorden voor u verzameld op deze pagina.

Algemeen

  • Voor wie geldt het AES?
    AES is een landelijk traject met impact op alle marktpartijen die bij uitgaande goederenstromen betrokken zijn. Het gaat om stuwadoors, cargadoors, expediteurs, vervoerders, airlines en afhandelaren. En het gaat om goederen die de EU verlaten.

Documentatie

  • Is er documentatie over de transitie van ECS (Export Control System) naar AES (Automated Export System)?
    Op de pagina Aangiftesystemen Douane vindt u veel informatie over IT-technische onderwerpen, formaliteiten en procedures.
  • Is er documentatie voor IT-afdelingen over de impact voor het systeem?
    In de Message Implementation Guidelines (MIG) staan de specificaties van de nieuwe dataset. Zie voor meer informatie onder het kopje 'Message Implementation Guidelines (MIG)'.

Planning

  • Wat verandert er in de termijn voor het indienen van de aankomstmelding?
    De Douane verkort vanaf 30 oktober 2023 stapsgewijs de termijn voor het indienen van de aankomstmelding van goederen die de EU verlaten. Dit heeft gevolgen voor exporteurs, expediteurs, vervoerders, cargadoors, stuwadoors, afhandelaren, airlines en softwareontwikkelaars. Meer informatie over deze verandering leest u op AES Uitgaan: wat is de planning?
  • Wat is de 1e mogelijkheid om over te gaan naar AES?

    Nederland moet uiterlijk eind november 2023 voldoen aan de eisen van het Douanewetboek van de Unie (DWU), en dus ook van het AES.

    U kunt als bedrijf of softwareleverancier sinds november 2022 uw aangepaste software testen in de testomgeving van de Douane. U moet tussen 8 mei 2023 en 30 september 2023 de overstap maken naar AES. In deze overgangsperiode kunt u nog steeds oude ECS-berichten indienen. Vanaf 1 oktober 2023 is gebruik van het AES verplicht.

  • Moeten bedrijven eerst over naar DMS uitvoer en dan op BUP Uitgaan? Of kan het ook andersom?
    DMS Uitvoer en BUP Uitgaan zijn 2 verschillende processen. Er is geen eis dat bedrijven eerst op DMS Uitvoer overschakelt en daarna pas op BUP Uitgaan.
  • Hoe zit het met BUP Uitgaan en DMS Uitvoer en de Douane?
    Aan de kant van de Douane moet BUP Uitgaan tegelijk in productie gaan met DMS Uitvoer. Pas als beide systemen werken, is Nederland een AES-land en is AES-berichtenverkeer mogelijk tussen EU-landen. Alle aangevers moeten op 1 oktober 2023 over zijn op DMS Uitvoer. In de overgangsperiode (tussen 8 mei 2023 en 30 september 2023) kunt u zowel ECS-berichten als AES-berichten indienen.
  • Kunnen bedrijven die eerst een nieuw bericht hebben ingestuurd, ook nog oude berichttypen aanbieden?
    Ja, dat kan. Als BUP Uitgaan in productie gaat voor AES, ontvangt BUP zowel AAX- als ARX-berichten. U kunt tijdens de overgangsperiode (tussen 8 mei 2023 en 30 september 2023) dus een AAX-bericht voor zending A indienen en een ARX-bericht voor zending B. We ondersteunen dan ook nog een AAX-bericht voor een zending in combinatie met een EXS-bericht. Na 30 september 2023 bouwen we de ondersteuning af en mag u alleen nog AES-berichten insturen.
  • Mag voor dezelfde zending eerst een ARX-bericht worden ingestuurd en als 2e aankomstmelding een AAX-bericht (dus voor dezelfde MRN)? Of andersom?
    Ja, dat kan. Verschillende partijen (Traders at Exit) kunnen voor 1 uitgaande zending meerdere aankomstmeldingen doen. BUP kan zowel de oude als de nieuwe berichten afhandelen.
  • Moet wij als bedrijf nog ergens op letten als we overgaan van DMF naar BUP Uitgaan?
    Nee, op dit moment zijn geen bijzonderheden bekend.

Procesvragen en formaliteiten

  • Wat betekent BUP?
    De afkorting BUP staat voor: Binnenbrengen, Uitgaan, Proviandering. Het is een applicatie voor raadplegen, signaleringen, registreren van aankomsten van goederen.
  • In welk systeem en via welk bericht moet ik de aankomstmeldingen doen?

    Aankomstmeldingen gaan via eigen software of via de port community service van een softwareleverancier. U vindt de leveranciers in het Overzicht softwareontwikkelaars Douane.

    U doet de aankomstmelding met de AAX (nieuw formaat) of met de bestaande ARX. De Douane verwerkt de berichten in de BUP.

  • Kan ik een aankomstmelding doen voor een onvolledige uitvoeraangifte?
    Ja, dat kan als er al een Master Reference Number (MRN) bekend is en de aangifte is vrijgegeven. U kunt deze dan gebruiken in de uitvoeraangifte.
  • Wie moet de aankomstmelding doen als de terminal en cargadoor geen commerciële relatie met elkaar hebben? Heeft de Douane hier een richtlijn voor?

    Volgens artikel 267, lid 2 van het Douanewetboek van de Unie (DWU), mogen de volgende personen een aankomstmelding doen:

    • de persoon die de goederen uit het douanegebied van de Unie voert
    • de persoon namens wie of voor wiens rekening de persoon optreedt die de goederen uit het douanegebied van de Unie voert
    • de persoon die de goederen vervoert voordat ze uitgaan uit het douanegebied van de Unie

    Wij hebben geen richtlijn of voorkeur voor 1 van deze personen.

  • Kan het schip al vertrekken voordat er een aankomstmelding is gedaan? En kan de aankomstmelding dan later worden ingevuld, met het tijdstip van voor de Actual Time of Departure (ATD)?
    Ja, het schip kan vertrekken voordat er een aankomstmelding is gedaan. Maar als de aankomst wordt gemeld na de ATD, dan versturen we geen bevestiging van het uitgaan naar het kantoor van uitvoer.
  • Van welke Actual Time of Departure (ATD) gaat de Douane uit: die van de last berth of die van de last port?
    Wij gebruiken het bericht van de havenautoriteit. Als toelichting staat in de berichtspecificaties: "Maritime: The ATD declaration is used for reporting the actual departure date/time of the vessel from a specific location in port. For the last location in port which is left by the vessel an ATD declaration needs to be reported."
  • Wat moet ik op het douanemanifest bij uitgang (MFX) vermelden?

    In het Douanemanifest bij uitgang (Customs Manifest at Exit, MFX) vermeldt u in ieder geval:

    • het unieke referentienummer van de zending of het referentienummer van het vervoersdocument
    • wanneer de goederen in colli of in containers zijn aangebracht
    • het aantal colli
    • de identificatienummers van de containers, als u de goederen in containers vervoerd
    • het master reference number (MRN) van de aangifte ten uitvoer of de aangifte tot wederuitvoer, als dat van toepassing is (artikel 6:2, lid 42 van de Algemene douaneregeling en artikel 332, lid 5 van de Uitvoeringsverordening DWU (UVo.DWU))
  • Welk Master Reference Number (MRN) vermeld ik in het uitgaande DMF?
    Het MRN van de uitvoeraangifte.
  • Wie mag de kennisgeving van wederuitvoer (REN) indienen?

    De REN moet worden ingediend door 1 van de volgende personen:

    • de persoon die de goederen uit het douanegebied van de Unie voert
    • de direct vertegenwoordiger van de persoon die de goederen uit het douanegebied van de Unie voert
      Bijvoorbeeld een cargadoor.
    • de persoon die het vervoer doet, vóór het uitgaan van de goederen uit het douanegebied van de Unie (artikel 274, lid 2 en artikel 267, lid 2 van het Douanewetboek van de Unie (DWU))
      Bijvoorbeeld een vergunninghouder RTO.
  • Ik moet een REN-bericht indienen. Moet ik nu ook een aankomstmelding (AAX-bericht) doen?

    Nee, in deze situatie hoeft u geen aankomstmelding te doen. Het REN-bericht bevat exacte gegevens over de plaats van de zending. In het REN-bericht moeten o.a. de volgende gegevens worden aangegeven: de soort plaats (code), de UN/LOCODE, het identificatienummer van het douanekantoor waar de goederen voor douanecontrole beschikbaar zijn, de breedte- en lengtecoördinaten van wereldwijde satellietnavigatiesystemen (GNSS) waar goederen beschikbaar zijn, het EORI-nummer van de marktdeelnemer in wiens bedrijfsruimten de goederen kunnen worden gecontroleerd en het nummer van de vergunning van de betrokken plaats.

  • Mag de REN ingediend worden vóór aankomst van het schip (ATA)?

    U mag de REN indienen vanaf het moment dat aan de volgende voorwaarden is voldaan:

    • Voor de goederen is een ATO ingediend.
    • De goederen zijn gelost uit het (lucht)vaartuig waarmee zij zijn binnengebracht.
    • De goederen zijn in de RTO-administratie opgenomen.
  • Bij directe uitvoer (kantoor van uitvoer én kantoor van uitgang in Nederland) wordt de automatische aankomstmelding niet meer ondersteund. En bij een opvolgende vervoersaangifte of melding proviand is een aankomstmelding niet nodig. Wat betekent dat voor mij?
    Bij een opvolgende vervoersaangifte wordt het douanekantoor van vertrek ook het douanekantoor van uitgang (artikel 329, lid 5 van de Uitvoeringsverordening DWU (UVo.DWU)). U moet de goederen aanbrengen voor het aanvaarden van de vervoersaangifte (artikel 172 van het Douanewetboek van de Unie (DWU)). Dit aanbrengen vindt plaats op de plek waar de goederen onder de regeling worden geplaatst. Dat is het douanekantoor van vertrek. Omdat dit kantoor tegelijk douanekantoor van uitgang is, brengt u de goederen automatisch ook in. U hoeft het aankomstbericht (AAX) dan dus niet nog apart in te dienen. Dit zou dubbelop zijn. Bij proviand wordt wel een aankomstmelding gedaan, maar is dit anders ingericht.
  • Ik moet de REN indienen als de goederen binnen 14 dagen de Unie weer verlaten. Maar de wettelijke termijn voor tijdelijke opslag is 90 dagen. Welk bericht moet ik indienen, als ik de goederen na de termijn van 14 dagen wederuitvoer vanuit tijdelijke opslag (RTO)?
    Na 14 dagen of langer in een RTO moet u een summiere aangifte bij uitgaan indienen (Exit Summary Declaration, EXD). De EXD vervangt het huidige bericht EXS. In het EXD-bericht zitten de gegevens die nodig zijn voor de risicoanalyse voor veiligheidsdoeleinden. U dient de EXD in als bij (weder)uitvoer geen aangifte ten uitvoer of aangifte tot wederuitvoer gedaan hoeft te worden.
  • De telling van 14 dagen begint als mijn NCTS-zending geregistreerd wordt in het RTO (ISC PGTS), als een zending vanuit een andere EU-luchthaven aangeleverd wordt op Schiphol. Kan ik dan nog steeds de ATO Key gebruiken als het MRN van deze NCTS-zending?

    Ja, dit gaat om wetgeving en zal dus niet veranderen. Bij opname van een zending in een RTO na douanevervoer, kunt u de vervoersaangifte hergebruiken als ATO. Op basis van de ATO tellen we de dagen van tijdelijke opslag vanaf de dag dat het douanevervoer wordt beëindigd en wordt opgevolgd door de tijdelijke opslag.

    Zie artikel 145, lid 11 Aangifte tot tijdelijke opslag in de Verordening (EU) nr. 952/2013 vaststelling Douanewetboek van de Unie voor meer informatie.

  • Wat is het verband tussen AES en ISC PGTS op Schiphol?
    Deze systemen staan los van elkaar. Als u goederen wederuitvoert uit een RTO, zal de zending zichtbaar zijn in het community systeem PGTS. Ook zal er berichtgeving naar douaneaangiftesystemen gaan (AES voor kennisgeving wederuitvoer of DMS voor aangifte wederuitvoer).
  • Als ik een (weder)uitvoer doe en ik zet die op een T1-document (extern douanevervoer), moet dan de uitvoer ook een Confirmation of Exit (CoE) krijgen? En moet dit dan gekoppeld zijn aan DMS?
    Het MRN van de (weder)uitvoeraangifte komt uit AGS of DMS. U moet het MRN van de (weder)uitvoeraangifte op de T1-vervoersaangifte in NCTS vermelden om een Confirmation of Exit te krijgen.
  • Ik heb geen confirmation of exit (CoE) gekregen. Wat moet ik doen om het uitgaan alsnog bevestigd te krijgen?
    Dat u geen CoE hebt gekregen, kan verschillende oorzaken hebben. De meest waarschijnlijke oorzaken zijn dat de aankomstmelding (AAX-bericht) niet of te laat is ingediend of dat het Movement Reference Number (MRN) van de (weder)uitvoeraangifte niet is opgenomen in het manifest bij uitgaan (MFX). Ook een storing in de douanesystemen kan voor een vertraagde CoE zorgen.

    Hebt u geen CoE gekregen? Dan kunt u het uitgaan alsnog aantonen met een zogenaamde nasporingsprocedure. Neem hiervoor contact op met het douanekantoor van uitvoer. Als u het douanekantoor kunt bewijzen dat de goederen zijn uitgegaan, krijgt u alsnog een CoE.

    Bewijsmiddelen zijn bijvoorbeeld:

    • een kopie van de pakbon die door de geadresseerde buiten het douanegebied van de Unie is ondertekend of gewaarmerkt;
    • het betalingsbewijs;
    • de factuur;
    • een vervoersverklaring;
    • een afschrift, verwerkt door de douaneautoriteit van een derde land.

    Wij adviseren u om eerst contact op te nemen met uw logistiek dienstverlener. Deze kan u van de benodigde bewijzen voorzien en mogelijk ook aangeven wat het uitblijven van de CoE heeft veroorzaakt.

  • Worden de registraties ECS Uitgaan centraal omgezet naar AES Uitgaan?
    Nee, de registraties elektronisch berichtenverkeer uitgaan zijn niet specifiek voor ECS en hoeven dus niet te worden omgezet naar AES. Het AES-implementatieteam onderneemt hiervoor geen actie en van registratiehouders wordt geen actie gevraagd.
  • Komt er een noodprocedure voor BUP Uitgaan?
    Ja, zodra de Douane BUP Uitgaan in gebruik neemt, passen we de bestaande noodprocedure aan. Bij alle aangiftesystemen die de Douane heeft, is een noodprocedure beschikbaar. U vindt alle noodprocedures op de website.
  • Is er samenwerking tussen de EU-landen om deze EU-regelgeving te implementeren?
    Ja. Elk EU-land is verplicht deze wetgeving in te voeren. Elk EU-land heeft een eigen planning, maar heeft dezelfde deadline die door de EU is gesteld. Het proces en de informatievoorziening volgen het DWU en de specificaties van de MASP-project 1.6 UCC Automated Export system. Ook is de gegevensuitwisseling en -opslag in lijn met het EUCDM. In de praktijk betekent dit dat ieder AAX-, EXD- en REN-bericht in ieder EU-land identiek is, want het is gebaseerd op de specificaties die door de EU zijn gesteld.
  • Wat gebeurt er technisch in onze Douanesystemen vanaf het moment waarop BUP Uitgaan live gaat?
    Alle common domain berichten van en naar andere lidstaten komen vanaf het moment van live gaan in BUP terecht en ook alle external domain berichten (NL bedrijfsleven) gaan vanaf dat moment naar BUP, ongeacht of dit een oud of nieuw bericht is. De enige uitzondering zijn de EXS-berichten (straks EXD). Deze blijven in DMF. Naast de berichten uit andere lidstaten komen ook de DMS-aangiften in BUP terecht.
  • Waar kan ik het schema met alle douaneregelingen downloaden dat tijdens het webinar voor bedrijven door de Douane is toegelicht?
    U kunt het schema downloaden van de pagina Stroomschema proces AES uitgaan

AES-berichten

  • Wat betekent Trader at Exit (TaE)?
    De Trader at Exit is de persoon die de goederen aanbrengt bij het douanekantoor van uitgang. De Trader at Exit is verantwoordelijk voor het op tijd indienen van de aankomstmelding en het indienen van een MFX.
  • In het AAX-bericht moet de aangever verschillen melden ten opzichte van de uitvoeraangifte. Maar wat als dat niet kan, omdat de TaE de oorspronkelijke aangifte niet heeft?

    Als de TaE bij aanmaak van de AAX op de hoogte is van verschillen, dan moet de TaE ze melden. Als de TaE dat niet weet bij aanmaak van het AAX-bericht, dan kan dat natuurlijk ook niet gemeld worden. Maar het melden van de verschillen is nog steeds verplicht. In de AAX kan de TaE aangeven of er verschillen zijn ten opzichte van de oorspronkelijke aangifte. Dit doet de TaE via 'discrepancies exist'.

    Er zit momenteel geen sanctie op het niet melden van verschillen (minder, meer of andere goederen) aan het douanekantoor van uitgang. Maar het kan dat die in de loop van de tijd er wel komt. Het is strafbaar om veranderingen aan te brengen in de aangifte ten uitvoer. U kunt een geldboete krijgen als u de goederen niet aanbrengt bij het douanekantoor van uitgang. En als u geen aankomstmelding doet, kunt u een bestuurlijke boete van maximaal € 167 krijgen.

  • Welke data-elementen moet de TaE invullen in het veld 'discrepancies exist', als er verschillen zijn ten opzichte van de oorspronkelijke aangifte?
    De TaE vermeldt alléén de afwijkingen van de oorspronkelijke data-elementen. Als bijvoorbeeld de trader referenceID of het goods item number is veranderd, dan vult de TaE daarvan de nieuwe data-elementen in.
  • Klopt het dat in het nieuwe AES een zending maar 1 keer kan aankomen bij de TaE? Bestaat er geen update-mogelijkheid meer?
    Het AAX-bericht zelf kan niet worden geüpdatet. Er kunnen wel meerdere originelen worden ingestuurd. De douanesystemen ondersteunen meerdere aankomstmeldingen. Het bericht wordt niet afgekeurd, omdat het MRN al een keer als arrival-at-exit is gemeld.
  • Het Responsbericht (RES/DEC) van AES geeft een fout ingevuld veld op een andere manier aan dan BUP Uitgaan. Hoe zit dat?
    DMF verwijst alleen naar een veld als er een fout in staat (pointermechanisme). BUP Uitgaan gebruikt geen pointermechanisme maar een XPath. De XPath verwijst direct naar de locatie van de fout in het bericht. In principe worden alle geconstateerde fouten in het bericht in 1 keer gemeld, met een maximum van 99 keer.
  • De M42-lijst bevat 1 value customs declaration information: Code CUS. Moet ik hier altijd een vaste waarde invullen?
    Ja, u moet altijd de waarde ABO gebruiken voor discrepanties. ABO is nog niet toegevoegd aan de M42-lijst. The additonal statement type moet worden beschouwd als een qualifier, zodat altijd bekend is waar het over gaat.

Message Implementation Guidelines (MIG)

  • Wat is een MIG?

    MIG betekent Message Implementation Guideline.

    Een MIG bevat:

    • alle informatie die nodig is voor softwareleveranciers of zelfbouwers om software te ontwikkelen die nodig is om aan te kunnen sluiten op een systeem
    • een dataset per soort douaneaangifte, of informatie over welke gegevens moeten of kunnen worden vermeld (inclusief de nationaal verplicht gestelde gegevenselementen)
    • datasets voor bijvoorbeeld een verzoek tot wijziging van een aangifte of een verzoek voor ongeldig making
    • datasets voor de responseberichten van Douane naar de aangever
    • de technische invulling van alle berichten die tussen aangever en Douane worden uitgewisseld
  • Waar vind ik de IT-instructies voor MIG?
    Beschikbare IT-technische informatie is gepubliceerd op Douane Supportcentrum voor Softwareontwikkelaars. U hebt een (gratis) abonnement nodig om de instructies te kunnen raadplegen.
  • Hoe zie ik gemakkelijk wat de wijzigingen zijn ten opzichte van eerdere versies van MIG?
    In de nieuwe versie zit een bijlage waarin de wijzigingen worden beschreven. Meestal vindt u die in Bijlage 6.

Javascript staat uit in deze internetbrowser. U moet Javascript activeren om onze internetsite te zien.