Lohnbuchhaltung anlegen und führen

Wenn Sie einen oder mehrere Arbeitnehmer beschäftigen, müssen Sie eine Lohnbuchhaltung führen. Diese Lohnbuchhaltung muss bestimmte Anforderungen erfüllen, damit Sie uns unter anderem die korrekten Angaben übermitteln können.

Sie dürfen selbst festlegen, in welchem Land Sie Ihre Lohnbuchhaltung führen, es sei denn, Sie sind freiwillig einbehaltungspflichtig: In diesem Fall müssen Sie Ihre Lohnbuchhaltung in den Niederlanden führen.

Wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung nicht in den Niederlanden führen, müssen Sie uns bei einer Überprüfung die Gelegenheit geben, die Lohnbuchhaltungsunterlagen in den Niederlanden einzusehen.

Informationen, die Sie für die Lohnbuchhaltung benötigen

Um Ihnen bei der Einrichtung der Lohnbuchhaltung behilflich zu sein, senden wir Ihnen einen Teil der Informationen, die Sie benötigen, per Post zu. Dabei handelt sich unter anderem um:

• den 'Lohnsteuererklärungsbrief', in dem steht, wann Sie Ihre Lohnsteuererklärung einreichen müssen
  Sie erhalten diesen Brief jeweils im November. Für weitere Informationen siehe Steuerzeitraum.
• den Bescheid, in dem steht, welcher Branche Sie angehören, damit Sie die korrekten Branchensätze verwenden
  Sie erhalten diesen Bescheid, nachdem Sie sich als Arbeitgeber angemeldet haben und wenn Sie uns eine Änderung mitteilen. Für weitere Informationen siehe Branchenzugehörigkeit.
• Informationen über die Arbeitnehmerversicherungsbeiträge, z.B. den Bescheid mit dem differenzierten Wiedereingliederungskasse-Beitragssatz (Whk)
  Sie erhalten den Bescheid jeweils im Dezember.

Auszahlungsliste führen

Sie legen jedes Jahr vor der ersten Auszahlung für jeden Arbeitnehmer eine Auszahlungsliste an. In die Auszahlungsliste tragen Sie die Angaben zum Arbeitnehmer und seinen Lohn ein, z.B. Personendaten, Anwendung der Lohnsteuerpauschale und die Nummer des Einkommensverhältnisses.

Wenn Sie eine Gehaltssoftware verwenden, werden die Auszahlungslisten vom Programm angelegt. Wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung nicht vollständig automatisiert ist oder Sie Ihre Lohnbuchhaltung selbst erledigen, sind Sie selbst für die Auszahlungslisten verantwortlich. Sie können das Muster Auszahlungsliste herunterladen (nur auf Niederländisch verfügbar). Sie können auch eine eigene Auszahlungsliste verwenden, die aber auf jeden Fall dieselben Daten enthalten muss.

Die Auszahlungsliste besteht aus 2 Teilen:

• Der erste Teil enthält die Rubriken für die allgemeinen Daten
  In diese Rubriken tragen Sie Angaben zum Arbeitnehmer, Ihre eigenen Angaben und die Angaben zur Anwendung der Tabellen ein.
• Der zweite Teil enthält die Spalten für spezifische Daten
  In diese Spalten tragen Sie jedes Mal alle Daten ein, wenn Sie Lohn verbuchen.

Automatisierte Lohnbuchhaltung

Wenn Sie eine automatisierte Lohnbuchhaltung verwenden, müssen Sie alle Arbeitnehmerdaten erfassen und dafür sorgen, dass Sie diese Angaben jederzeit in Form einer vollständigen Auszahlungsliste vorlegen können.

Abstellungsbescheinigung aufbewahren

Haben Sie einen Arbeitnehmer in die Niederlande abgestellt und wohnt dieser Arbeitnehmer in einem anderen Land? Dann empfehlen wir Ihnen, eine Kopie der Abstellungsbescheinigung zu erstellen. Bei einer Abstellung im EWR-Raum ist dies in der Regel die A1/E101-Bescheinigung. Die Abstellungsbescheinigung wird von der Sozialversicherungsbehörde des Landes ausgegeben, in dem Ihr Arbeitnehmer versichert ist.

Überprüfung der Lohnbuchhaltung

Wir müssen Ihre Lohnbuchhaltung überprüfen können. Für diverse Regelungen gelten besondere administrative Verpflichtungen. Außerdem müssen Sie die Aufbewahrungsfristen berücksichtigen. Weitere Informationen erhalten Sie beim Ausland-Telefonhotline des Finanzamts.