Extraterritoriale Kosten, die Sie steuerfrei erstatten oder erteilen dürfen

Die extraterritorialen Kosten bestehen unter anderem aus:

• den zusätzlichen Kosten für den Lebensunterhalt durch ein höheres Preisniveau in den Niederlanden als im Herkunftsland (cost of living allowance)
• die Kosten für eine vorbereitende Reise in die Niederlande, eventuell mit der Familie, um zum Beispiel eine Wohnung oder eine Schule zu suchen
• die Kosten für die Beantragung oder Umschreibung offizieller persönlicher Papiere, z.B. Aufenthaltsgenehmigungen, Visa und Führerscheine
• die Kosten für medizinische Überprüfungen und Impfungen im Zusammenhang mit dem Aufenthalt in den Niederlanden
• die Kosten für eine doppelte Haushaltsführung, wenn der Arbeitnehmer auch weiterhin im Herkunftsland wohnt, zum Beispiel Hotelkosten
• die (1.) Haushaltsführungskosten
  Nur die (1.) Wohnungskosten, die 18 % des Lohns aus einem aktuellen Beschäftigung übersteigen, sind exterritoriale Kosten.
• die Kosten für die Lagerung des Teils des Hausrates, der nicht in das Land der Beschäftigung verlagert wird (langfristige Lagerung)
• die Fahrtkosten für Reisen in das Land aus dem Herkunftsland, zum Beispiel für Familienbesuche oder Familienzusammenführungen
• die zusätzlichen Kosten für die Bearbeitung der Einkommenssteuererklärung durch Dritte, wenn das teurer ist als die Bearbeitung der Steuererklärung durch einen vergleichbaren Steuerberater im Herkunftsland
  Für 2021 gilt ein Höchstbetrag von 1.000 € pro Arbeitnehmer. Dieser Höchstbetrag wird zum 1. Januar 2022 unwirksam. Mehr dazu erfahren Sie unter 'Zusätzliche Kosten für die Einkommenssteuererklärung'.
• die Kosten für niederländische Sprachkurse für den Arbeitnehmer und die Familienmitglieder, die mit ihm in die Niederlande kommen
• die zusätzlichen Kosten für (private) Telefongespräche ins Herkunftsland
• die Kosten für einen Antrag auf Befreiung von Sozialversicherungsbeiträgen, z. B. eine so genannte E101-Bescheinigung oder ein A1-Formular/eine Deckungsbescheinigung (Certificate of coverage - CoC)
• die Kosten für die Beantragung der 30-%-Regelung

Schulgebühren sind auch extraterritoriale Kosten, für die Sie Ihrem Arbeitnehmer jedoch eine gesonderte Vergütung gewähren können. Es handelt sich dabei um Schulgebühren für eine internationale Schule oder für eine internationale Abteilung einer normalen Schule. Dies ist der Fall, wenn:

• die Ausbildung in der betreffenden (Abteilung der) Schule auf einem ausländischen System beruht
• die Schule oder Abteilung hauptsächlich für Kinder entsandter Arbeitnehmer bestimmt ist

Die Erstattung dieser Schulgebühren ist daher unabhängig von der 30-%-Regelung.

Keine extraterritorialen Kosten

Die folgenden Kosten sind keine extraterritorialen Kosten und dürfen daher nicht durch steuerfreie Vergütungen oder Sachleistungen erstattet werden:

• die Entsendungszulagen, Gratifikationen und vergleichbaren Vergütungen (foreign service premium, expat allowance, overseas allowance)
• die Vermögensverluste im Wohnmitgliedstaat
• die Kauf- und Verkaufskosten einer Eigentumswohnung (reimbursement expenses purchase house, brokers fee)
• die Kompensierung für höhere Steuersätze in den Niederlanden (tax equalization)

Erstattung der tatsächlich angefallenen Kosten

Wenn Sie nachweisen können, dass der Gesamtbetrag der extraterritorialen Kosten mehr als 20 % des Lohns einschließlich der Vergütung beträgt, dürfen Sie die tatsächlich entstandenen Kosten steuerfrei erstatten. In diesem Zusammenhang gelten keine Norm- oder Grenzwerte.

Zusätzliche Kosten für die Einkommenssteuererklärung

Kommt ein Arbeitnehmer aus dem Ausland? Und zahlen Sie die Kosten für die Abgabe seiner Einkommenssteuererklärung? Dann handelt es sich um steuerpflichtigen Lohn (Sachbezüge). Wenn es sich um extraterritoriale Kosten handelt, gilt dafür eine gezielte Befreiung. Für den Wert dieses Lohnvorteils konnten Sie für das Jahr 2021 noch von einem Höchstbetrag von 1.000 € ausgehen, wenn Sie keine oder eine unzureichend spezifizierte Rechnung hatten. Ab dem 1. Januar 2022 gehen Sie vom Rechnungswert aus. Wenn Ihre Rechnung nicht ausreichend aufgeschlüsselt ist, müssen Sie den Wert der Sachbezüge rekonstruieren. Dies kann gegebenenfalls auf der Grundlage einer angeforderten Spezifikation erfolgen.

Was umfassen die Kosten für die Steuererklärung?

Die Kosten für die Steuererklärung umfassen:

• die Kosten für die Abgabe einer Steuererklärung
• die Kosten für die Beantragung eines vorläufigen Steuerbescheids
• die Kosten für die Bewertung der auferlegten Steuerveranlagung(en)
• die etwaigen Kosten, um sicherzustellen, dass das richtige Steuerformular verwendet wird

Die Kosten für die Steuererklärung umfassen nicht:

• die Kosten für Einspruch und Berufung
• die Kosten für die Einkommenssteuererklärung des Partners des Arbeitnehmers
• die Kosten für eine etwaige ausländische Steuererklärung
• die Kosten für eine Beratung im Bereich Wohnen
• sonstige Beratungskosten

Wie bestimmen Sie die extraterritorialen Kosten?

• Muss Ihr Arbeitnehmer nur in den Niederlanden eine Steuererklärung abgeben? Und sind die Kosten dafür höher als die Kosten für die Steuererklärung im Herkunftsland durch einen Steuerberater? Dann handelt es sich bei den zusätzlichen Kosten um extraterritoriale Kosten, die gezielt freigestellt sind. Der Rest ist steuerpflichtiger Lohn.
• Muss Ihr Arbeitnehmer nur im Herkunftsland eine Steuererklärung abgeben? Dann sind die entsprechenden Kosten steuerpflichtiger Lohn. Sind die Kosten für diese Steuererklärung höher, weil der Arbeitnehmer in den Niederlanden arbeitet? Dann handelt es sich bei den zusätzlichen Kosten um extraterritoriale Kosten, die gezielt freigestellt sind. Der Rest ist steuerpflichtiger Lohn.
• Muss Ihr Arbeitnehmer in den Niederlanden und im Herkunftsland eine Steuererklärung abgeben? Dann handelt es sich bei den Kosten für die niederländische Steuererklärung um extraterritoriale Kosten, die gezielt freigestellt sind. Die Kosten für die Steuererklärung im Herkunftsland sind steuerpflichtiger Lohn. Sind die Kosten für diese Steuererklärung im Herkunftsland höher, weil der Arbeitnehmer in den Niederlanden arbeitet? Dann handelt es sich bei den zusätzlichen Kosten um extraterritoriale Kosten, die gezielt freigestellt sind. Der Rest ist steuerpflichtiger Lohn.
• Entsenden Sie einen niederländischen Arbeitnehmer ins Ausland und muss er dort eine Steuererklärung einreichen? Dann handelt es sich bei den Kosten für die ausländische Steuererklärung um extraterritoriale Kosten, die gezielt freigestellt sind.