Extraterritoriale Kosten, die Sie unversteuert erstatten oder leisten können

Die extraterritorialen Kosten umfassen unter anderem:

• die zusätzlichen Lebenshaltungskosten aufgrund eines höheren Preisniveaus in den Niederlanden als im Herkunftsland, z. B. zusätzliche Ausgaben für Mahlzeiten, Gas, Wasser und Licht (cost of living allowance)
• die Kosten für eine Bekanntschaftsreise in die Niederlande, eventuell zusammen mit der Familie, um beispielsweise eine Wohnung oder eine Schule zu suchen
• die Gebühren für die Beantragung oder Umschreibung amtlicher persönlicher Dokumente wie Aufenthaltsgenehmigungen, Visa und Führerscheine
• die Kosten für medizinische Untersuchungen und Impfungen für den Aufenthalt in den Niederlanden
• die doppelten Unterbringungskosten, weil der Arbeitnehmer weiterhin im Herkunftsland wohnt, zum Beispiel Hotelkosten
• die (1.) Unterbringungskosten
  Nur die (1.) Unterbringungskosten, die 18% des Lohns aus der derzeitigen Beschäftigung übersteigen, sind exterritoriale Kosten.
• die Kosten für die Lagerung des Teils des Inventars, der nicht in die Niederlande verbracht wird (langfristige Lagerung)
• die Reisekosten ins Herkunftsland, zum Beispiel für Familienbesuche oder Familienzusammenführung
• die zusätzlichen Kosten für das Ausfüllen der Einkommensteuererklärung, wenn dies teurer ist als das Ausfüllen der Erklärung durch einen vergleichbaren Steuerberater im Herkunftsland.
  Dabei gilt für 2021 noch ein Höchstbetrag von 1.000 € pro Arbeitnehmer. Dieser Höchstbetrag wird ab 2022 auslaufen. Mehr dazu erfahren Sie unter „Zusätzliche Kosten für die Einkommensteuererklärung“.
• die Kurskosten, um Niederländisch zu lernen, für den Arbeitnehmer und seine Familienangehörigen, die bei ihm wohnen
• die zusätzlichen (nicht geschäftlichen) Gesprächsgebühren für Anrufe in das Herkunftsland
• die Kosten für einen Antrag auf Befreiung von der sozialen Sicherheit, wie eine sogenannte E101-Bescheinigung oder ein Formular A1/certificate of coverage (CoC)
• die Kosten für die Anwendung der 30%-Regel

Schulgebühren sind ebenfalls extraterritoriale Kosten, für die Sie Ihrem Arbeitnehmer jedoch eine gesonderte Erstattung gewähren können. Dabei handelt es sich um Schulgeld für eine internationale Schule oder für eine internationale Abteilung einer normalen Schule. Dies gilt, wenn:

• die Ausbildung in der betreffenden (Abteilung der) Schule auf einem ausländischen System beruht
• die Schule oder Abteilung hauptsächlich für Kinder von entsandten Arbeitnehmern bestimmt ist

Die Erstattung dieses Schulgeldes ist daher von der 30 %-Regelung unabhängig.

Keine extraterritorialen Kosten

Die folgenden Kosten sind keine extraterritorialen Kosten und diese dürfen Sie daher nicht unversteuert erstatten oder gewähren:

• Entsendungszulagen, Prämien und ähnliche Erstattungen (foreign service premium, expat allowance, overseas allowance)
• Kapitalverluste im Wohnsitzstaat
• die Kauf- und Verkaufskosten einer Wohnung (reimbursement expenses purchase house, brokers fee)
• der Ausgleich für höhere Steuersätze in den Niederlanden (tax equalization)

Erstattung der tatsächlichen Kosten

Nur wenn Sie glaubhaft machen, dass die gesamten extraterritorialen Kosten 30 % des Lohns einschließlich der Erstattung übersteigen, können Sie eine unversteuerte Erstattung der tatsächlich entstandenen Kosten vornehmen. Hierfür gelten keine Normen oder Einschränkungen.

Zusätzliche Kosten für Einkommensteuererklärungen

Kommt ein Arbeitnehmer aus dem Ausland? Und zahlen Sie die Kosten für die Abgabe seiner Einkommensteuererklärung? Dann handelt es sich um besteuerten Lohn (Naturallohn). Wenn es sich um extraterritoriale Kosten handelt, gilt eine gezielte Befreiung. Für den Wert dieses Lohnvorteils durften Sie für das Jahr 2021 noch einen Höchstbetrag von 1.000 € annehmen, wenn Sie keine oder eine unzureichend spezifizierte Rechnung hatten.

Ab dem 1. Januar 2022 werden Sie den Rechnungswert annehmen. Wenn Ihre Rechnung nicht ausreichend spezifiziert ist, müssen Sie den Wert des Lohns in Sachleistung rekonstruieren. Unabhängig davon, ob er auf einer angeforderten Angabe beruht oder nicht.

Was ist in den Kosten für die Steuererklärung enthalten?

Die Kosten für die Steuererklärung umfassen:

• die Kosten für die Einreichung der Steuererklärung
• die Kosten für die Beantragung einer vorläufigen Steuerveranlagung
• die Kosten für die Bewertung der auferlegten Steuerveranlagung(en)
• alle Kosten, die anfallen, um sicherzustellen, dass das richtige Formular für die Einreichung der Steuererklärung verwendet wird

In den Kosten für die Steuererklärung sind nicht enthalten:

• die Kosten für Einsprüche und Berufung
• die Kosten für die Einkommensteuererklärung der Partnerin des Arbeitnehmers
• die Kosten für eine etwaige ausländische Steuererklärung
• die Kosten für die Unterbringungsberatung
• sonstige Beratungsgebühren

Wie bestimmen Sie, was die extraterritorialen Kosten sind?

Bei der Einkommenssteuererklärung bestimmen Sie wie folgt, welcher Teil steuerpflichtiger Lohn ist und welcher Teil extraterritoriale Kosten sind:

• Muss Ihr Arbeitnehmer seine Steuererklärung nur in den Niederlanden abgeben? Und sind die Kosten dafür höher als die Kosten für die Abgabe der Erklärung im Herkunftsland durch einen Steuerberater? Dann sind die zusätzlichen Kosten extraterritoriale Kosten und gezielt steuerfrei. Der Rest ist besteuerter Lohn.
• Muss Ihr Arbeitnehmer nur im Herkunftsland eine Steuererklärung abgeben? Wenn ja, sind die Kosten dafür besteuerter Lohn. Sind die Kosten für diese Erklärung höher, weil der Arbeitnehmer in den Niederlanden arbeitet? Dann sind die zusätzlichen Kosten extraterritoriale Kosten und gezielt steuerfrei. Der Rest ist besteuerter Lohn.
• Muss Ihr Arbeitnehmer sowohl in den Niederlanden als auch in seinem Herkunftsland eine Steuererklärung abgeben? Wenn ja, sind die Kosten für die niederländische Steuererklärung extraterritoriale Kosten und gezielt steuerfrei. Die Kosten für die Steuererklärung im Herkunftsland sind besteuerter Lohn. Sind die Kosten für die Steuererklärung im Herkunftsland höher, weil der Arbeitnehmer in den Niederlanden arbeitet? Dann sind die zusätzlichen Kosten extraterritoriale Kosten und gezielt steuerfrei. Der Rest ist besteuerter Lohn.
• Sie entsenden einen niederländischen Arbeitnehmer ins Ausland und er muss dort eine Steuererklärung abgeben? Dann sind die Kosten für die ausländische Erklärung extraterritoriale Kosten und gezielt steuerfrei.