Ontvangen facturen administreren

Als u goederen koopt of diensten afneemt van andere ondernemers, betaalt u hun meestal ook btw. Als u recht hebt op aftrek van btw, mag u de btw die uw leveranciers aan u hebben berekend, in uw aangifte aftrekken van de btw die u aan ons betaalt. U moet wel kunnen aantonen hoeveel btw uw leveranciers aan u hebben berekend. Daarom bewaart u de facturen die u ontvangt, en administreert u onderstaande gegevens.

Welke gegevens administreert u?

U legt in uw administratie de volgende gegevens van ontvangen facturen vast:

de datum van de factuur
het nummer van de factuur
de naam en het adres van de leverancier
het btw-identificatienummer van de leverancier (alleen bij handel met andere EU-landen en daarmee samenhangende diensten)
een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten die aan u zijn geleverd
de prijs exclusief btw, uitgesplitst naar btw-tarief
het btw-bedrag, uitgesplitst naar btw-tarief

Vereenvoudigde administratie van ontvangen facturen

U mag de gegevens die u vastlegt in uw administratie per factuur ook beperken tot de volgende 2 bedragen:

het bedrag van de vergoeding
het bedrag van de btw

Dit mag alleen als u bij de boeking van de factuur in de administratie een nummer of ander kenmerk opneemt. Aan de hand van dat kenmerk is de factuur die bij de boeking hoort makkelijk terug te vinden. Omgekeerd is de boeking die bij een factuur hoort ook makkelijk terug te vinden. Verder moeten de facturen alle verplichte gegevens bevatten.