Unieregeling: administratie
Dit deel van de website is bedoeld voor ondernemers die buiten de Europese Unie zijn gevestigd. Ondernemer in Nederland? Zie Afstandsverkopen, zoals e-commerce, en diensten voor particulieren in andere EU-landen. Is uw onderneming gevestigd in een ander EU-land dan Nederland? Informeer dan bij de belastingdienst van het vestigingsland.
Als u de Unieregeling gebruikt, hebt u een 'boekhoudverplichting'. Dit betekent dat u in uw administratie alle gegevens moet bewaren die voor de heffing van btw van belang zijn. Ook moet u de gegevens op een zodanige manier in uw administratie verwerken dat de voor de belastingheffing van belang zijnde gegevens hier duidelijk uit blijken. Op deze manier kunnen EU-landen uw btw-melding controleren.
Deze gegevens moet u 10 jaar bewaren
U moet de gegevens 10 jaar bewaren tot na afloop van het jaar waarin u de goederen hebt geleverd. Dat is dus langer dan de normale termijn van 7 jaar. Vraagt de Nederlandse Belastingdienst, of een lidstaat waar u belasting verschuldigd bent, om deze gegevens? Dan moet u de gegevens digitaal verstrekken.
Gebruikt u de Unieregeling en bent u hiervoor in Nederland geregistreerd? Dan gelden de Nederlandse regels voor facturering en niet de regels van het land waar u levert. Dit betekent dat u geen factuur hoeft uit te reiken ten behoeve van de intracommunautaire afstandsverkopen die u verricht.
Gebruikt u de Unieregeling niet? Dan gelden de regels voor facturering en administratie van het land waar u btw moet betalen. In dat geval gelden niet de Nederlandse regels voor facturering. Informeer hiernaar bij het EU-land waar u de goederen levert.