Unieregeling: administratie
Let op!
Deze pagina is bedoeld voor ondernemers die buiten de Europese Unie zijn gevestigd. Ondernemer in Nederland? Zie Btw melden via het éénloketsysteem. Is uw onderneming gevestigd in een ander EU-land dan Nederland? Informeer dan bij de belastingdienst van het vestigingsland.Als u de Unieregeling gebruikt, hebt u een 'boekhoudverplichting'. Dit betekent dat u in uw administratie alle gegevens moet bewaren die voor de heffing van btw van belang zijn. Ook moet u de gegevens op een zodanige manier in uw administratie verwerken dat de voor de belastingheffing van belang zijnde gegevens hier duidelijk uit blijken. Op deze manier kunnen EU-landen uw btw-melding controleren.
Deze gegevens moet u 10 jaar bewaren
U moet de gegevens 10 jaar bewaren tot na afloop van het jaar waarin u de goederen hebt geleverd. Dat is dus langer dan de normale termijn van 7 jaar. Vraagt de Nederlandse Belastingdienst, of een lidstaat waar u belasting verschuldigd bent, om deze gegevens? Dan moet u de gegevens digitaal verstrekken.
Voor het bepalen van de start van de bewaartermijn gebruikt u de actuele waarde van een gegeven. Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn. Bijvoorbeeld: een leasecontract dat 4 jaar loopt, bewaart u gedurende deze periode van 4 jaar in uw administratie. Pas na deze periode begint de bewaartermijn van 7 jaar.
Gebruikt u de Unieregeling en bent u hiervoor in Nederland geregistreerd? Dan gelden de Nederlandse regels voor facturering en niet de regels van het land waar u levert. Dit betekent dat u geen factuur hoeft uit te reiken ten behoeve van de intracommunautaire afstandsverkopen die u verricht.
Gebruikt u de Unieregeling niet? Dan gelden de regels voor facturering en administratie van het land waar u btw moet betalen. In dat geval gelden niet de Nederlandse regels voor facturering. Informeer hiernaar bij het EU-land waar u de goederen levert.