Btw aftrekken en drempelbedrag giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen

De btw die u betaalt over uitgaven voor giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen, is niet altijd aftrekbaar. Er geldt een drempelbedrag van € 227 (exclusief btw) per ontvanger per boekjaar. Zijn uw jaarlijkse uitgaven niet meer dan dit bedrag? Dan mag u de btw hierover aftrekken.

Hoe bepaalt u de uitgaven per medewerker?

Giften en relatiegeschenken zijn meestal persoonsgebonden. Personeelsvoorzieningen kunnen voor meerdere medewerkers bestemd zijn, zoals bijvoorbeeld een bedrijfsfitnessruimte.

De persoonsgebonden uitgaven rekent u toe aan de desbetreffende personen. Uitgaven die u doet voor een groep medewerkers deelt u door het aantal personen dat van de voorziening gebruik maakt of gebruik kan maken. U kunt nu per medewerker vaststellen of u het drempelbedrag hebt overschreden. Voor de gevallen waarin dat zo is, kunt u de btw over de uitgaven niet als voorbelasting aftrekken.

Voorbeeld

U geeft al uw personeel een kerstpakket van € 75 exclusief btw. Voor de helft van uw personeel hebt u bovendien een uitje verzorgd: kosten € 400 exclusief btw per persoon. Aan 1 werknemer hebt u een jubileumhorloge van € 150 exclusief btw cadeau gegeven. Hierbij geldt dan het volgende:

U mag de btw aftrekken van het kerstpakket dat u geeft aan personeel waarvoor u geen uitje hebt verzorgd.
U mag de btw van het jubileumhorloge aftrekken, als u voor dit personeelslid geen uitje hebt verzorgd.
De kosten voor dit personeelslid (€ 225 exclusief btw) blijven dan namelijk onder het drempelbedrag van € 227 (exclusief btw).
U mag de btw van de kosten van het uitje niet aftrekken.

Btw terugbetalen

Hebt u btw afgetrokken voor uitgaven die boven het drempelbedrag liggen? Dan moet u deze btw terugbetalen.

Contante betalingen en afschrijvingen

U telt alleen de uitgaven mee waarover u btw hebt betaald. Contante betalingen zoals een 13^e maand of winstdeling tellen niet mee. Schrijft u af op uw personeelsvoorzieningen? Dan baseert u de uitgaven per jaar op een redelijke afschrijving. De afschrijving doet u op dezelfde manier als bij de inkomsten- of vennootschapsbelasting.

Eigen bijdrage

Ontvangt u van uw werknemers of relaties een eigen bijdrage voor de voorzieningen of de relatiegeschenken? Over de eigen bijdrage moet u btw betalen en aangeven in uw btw-aangifte. Komt u boven het drempelbedrag uit en moet u dus de afgetrokken btw terugbetalen? Dan kunt u de btw die u al over de eigen bijdrage hebt betaald, hiervan aftrekken.

Voorbeeld

U geeft uw medewerker een cadeau van € 220 exclusief btw en vraagt daarbij een eigen bijdrage van € 100 exclusief btw. Later in het jaar geeft u nog een kerstpakket van € 80 exclusief btw. U hebt de btw van € 63 (21% van € 300) afgetrokken. Hierbij geldt dan het volgende:

U moet 21% btw betalen over de eigen bijdrage: € 21.
De kostprijs van de verstrekkingen is € 300, dus het drempelbedrag is overschreden. U moet de afgetrokken btw terugbetalen. Wel mag u de btw die u al over de eigen bijdrage hebt betaald, hiervan aftrekken. U moet dus € 63 - € 21 = € 42 terugbetalen.

Let op!

Tot 1 januari 2024 kon u deze eigen bijdrage (exclusief btw) aftrekken van de uitgaven. Als de uitgaven op die manier onder het BUA-drempelbedrag (BUA oftewel Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting) kwamen, mocht u de btw over de uitgaven toch aftrekken. In het Besluit omzetbelasting. Berekeningswijze voor het BUA drempelbedrag is bepaald dat dit voor aangiftetijdvakken vanaf 1 januari 2024 niet meer mag. Vanaf die datum mag u, bij de berekening of het BUA-drempelbedrag wordt overschreden, de eigen bijdrage niet meer aftrekken van de uitgaven. Het totaal van de uitgaven moet dan worden getoetst aan het drempelbedrag.