Unieregeling: btw melden en betalen
Deze pagina is bedoeld voor ondernemers die buiten de Europese Unie zijn gevestigd. Ondernemer in Nederland? Zie Btw melden via het éénloketsysteem. Is uw onderneming gevestigd in een ander EU-land dan Nederland? Informeer dan bij de belastingdienst van het vestigingsland.
Hier leest u meer over het melden van btw. Ook leest u over hoe u de btw moet betalen. En wat er gebeurt als u te weinig, geen of te veel btw betaalt.
Vanaf welk kwartaal kan ik btw melden?
U kunt de Unieregeling gebruiken vanaf de 1e dag van het kwartaal dat volgt op uw registratie. Hebt u al producten geleverd voordat u bent geregistreerd? Dan kunt u toch gebruikmaken van de Unieregeling. U moet zich dan binnen 10 dagen na de 1e maand volgende op de maand waarin u deze producten hebt geleverd registreren.
U moet ook btw-melding doen als u een kwartaal geen goederen levert die onder de Unieregeling vallen.
Meldt u 2 jaar lang dat u een kwartaal geen goederen hebt geleverd? Dan wordt aangenomen dat u de belaste activiteiten hebt beëindigd. Dit ontneemt u niet het recht om opnieuw gebruik te maken van de Unieregeling wanneer u opnieuw activiteiten verricht.
Als u herhaaldelijk niet voldoet aan de voorwaarden, bijvoorbeeld omdat u niet op tijd betaalt of btw meldt dan wordt u uitgesloten van de regeling. U krijgt dan bericht van ons. U kunt dan 2 jaar niet meer deelnemen aan de Unieregeling.
Hoe meld ik btw?
U meldt de btw ieder kwartaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Kies voor 'EU-btw éénloketsysteem'. En daarna voor 'Btw-meldingen'.
Wanneer btw melden en betalen?
U moet de btw melden en betalen in de maand die volgt op het kalenderkwartaal waarvoor u de melding doet. Uw melding en betaling moeten uiterlijk op de laatste dag van die maand bij de lidstaat van identificatie binnen zijn. U mag de btw-melding niet doen voordat het kwartaal voorbij is.
De btw-melding over het 3e kalenderkwartaal bijvoorbeeld doet u in oktober. Uw melding moet uiterlijk 31 oktober bij ons binnen zijn. U mag niet al in september uw melding doen.
Let op!
U kunt per kwartaal maar 1 btw-melding doen. Is een correctie van uw btw-melding nodig? Dan verwerkt u deze in uw eerstvolgende btw-melding. U mag de btw-melding níet nogmaals doen. De betaling is pas verricht wanneer deze op de bankrekening van de lidstaat van identificatie is bijgeschreven.
U doet geen btw-melding of u bent te laat
Verzuimboete
Doet u uw btw-melding niet of niet op tijd? Dan kan de belastingdienst van het EU-land waar u de btw verschuldigd bent stappen ondernemen. Als u geen btw-melding hebt gedaan, terwijl u wel btw in Nederland verschuldigd bent, dan wordt dit in Nederland aangemerkt als een aangifteverzuim. U kunt dan een verzuimboete krijgen. De hoogte van de boete voor het niet (op tijd) doen van aangifte bedraagt € 82.
Als u het niet eens bent met de boete dan kunt u bezwaar maken.
Over de periode van 1 juli 2021 tot en met 31 mei 2024 worden er geen verzuimboetes opgelegd aan ondernemers die deelnemen aan de regeling EU btw e-commerce. De reeds opgelegde betalingsverzuimboetes worden terug gedraaid. Dit is bekendgemaakt in het beleidsbesluit van 13 november 2023, nr 2023-23079.
Naheffingsaanslag
Doet u uw btw-melding niet of niet op tijd? Dan kan de belastingdienst van het EU-land waar u de btw verschuldigd bent stappen ondernemen. Als u geen btw-melding hebt gedaan, terwijl u wel btw in Nederland verschuldigd bent, dan wordt in Nederland naast de verzuimboetes ook een naheffingsaanslag opgelegd. Wij maken dan een schatting van het bedrag dat u via de btw-melding had moeten aangeven en betalen. Dit gebeurt in de meeste gevallen geautomatiseerd.
Hebt u een naheffingsaanslag ontvangen omdat u geen btw-melding hebt gedaan? Doe uw btw-melding dan zo snel mogelijk alsnog.
Als u het niet eens bent met de naheffingsaanslag, dan kunt u bezwaar maken tegen de naheffingsaanslag.
Uitsluiting regeling
Als u 3 opeenvolgende kwartalen geen btw-melding doet, dan wordt u uitgesloten van de regeling. Als u bent uitgesloten van de regeling, dan zult u rechtstreeks aan uw btw-verplichtingen in de betrokken lidstaat moeten voldoen. U kunt dan gedurende 2 jaar niet meer deelnemen aan de Unieregeling.
Btw-melding wijzigen
Moet u uw btw-melding corrigeren? Dan voert u de correcties door in uw eerstvolgende btw-melding. En uiterlijk binnen 3 jaar na de datum waarop u de oorspronkelijke btw-melding moest doen.
Uw btw-melding corrigeren doet u níet door de btw-melding opnieuw in te dienen.
Gebruikt u de Unieregeling via de belastingdienst van een ander EU-land dan Nederland? Dan kunt u de correctie doorgeven in de btw-melding die u bij die belastingdienst van het ander EU-land indient. Is de termijn van 3 jaar voorbij en gaat het om goederen die belast zijn in Nederland? Of hebt u binnen deze 3 jaar uw deelname aan de Unieregeling beëindigd? Dan kunt u nog schriftelijk corrigeren bij de Nederlandse Belastingdienst. Dat kan tot 2 jaar na het einde van de termijn van 3 jaar.
In de brief vermeldt u het OSS-meldingskenmerk waarmee u de btw-melding hebt gedaan en het tijdvak dat u wilt corrigeren. Ook vermeldt u de hoogte van de correctie en de reden waarom u de btw-melding moet corrigeren.
U stuurt de brief naar:
Belastingdienst/ Kennis- en Expertisecentrum Buitenland Kantoor Heerlen
Afdeling Omzetbelasting
Postbus 2865
6401 DJ Heerlen
Nederland
Btw betalen
De btw-melding doet u in euro’s. Moet u valuta naar euro’s omrekenen? Dan gebruikt u de wisselkoers die de Europese Centrale Bank bekendmaakt op de laatste dag van het kwartaal waarvoor u de btw-melding doet.
U betaalt de btw voor de verschillende EU-landen in 1 keer. Wij sturen uw melding en de betaalde btw door naar de belastingdiensten van die landen.
U kunt betalen op rekeningnummer NL88 INGB 0000 4410 47, BIC: INGB NL2A, ten name van de Belastingdienst in Apeldoorn.
Niet, te laat, te weinig of te veel betalen
Betaalt u de btw die verschuldigd is op de btw-melding niet of niet op tijd? Dan kan de belastingdienst van het EU-land waar u de btw verschuldigd bent stappen nemen. Als u wel btw verschuldigd bent in Nederland, maar deze niet hebt betaald, dan wordt dit in Nederland aangemerkt als een betalingsverzuim. U kunt dan een verzuimboete krijgen. De hoogte van de boete voor het niet (op tijd) betalen van het bedrag dat verschuldigd is op aangifte bedraagt 3% van de niet, gedeeltelijk niet of niet binnen de termijn betaalde belasting met een maximum van € 6.709. De boete bij een betalingsverzuim bedraagt minimaal € 50.
Als u het niet eens bent met de boete dan kunt u bezwaar maken.
Let op!
Bent u in totaal € 1.000 aan btw verschuldigd, in 5 landen, maar betaalt u slechts € 800? Het betaalde bedrag wordt naar verhouding betaald aan de 5 betreffende landen. Hierdoor wordt er in 5 landen een betaalverzuim geregistreerd.
Te veel betaalde btw
Betaalt u meer btw dan u hebt aangegeven? Dan storten wij het bedrag terug dat u te veel hebt betaald terug.
Uitsluiting regeling
Als u 3 opeenvolgende kwartalen een herinnering van ons krijgt en niet binnen 10 dagen betaalt, sluiten wij u uit: u kunt de Unieregeling dan niet meer gebruiken.
Geen aftrek voorbelasting
Terugvragen van btw regelt u niet met de Unieregeling. Hoe u dat wel regelt, leest u bij Btw terugvragen voor ondernemers uit niet-EU-landen.