Vervoersverklaring bij afhaaltransacties

Levert u goederen aan een buitenlandse klant? En worden deze goederen persoonlijk bij u afgehaald? Dan moet u kunnen aantonen dat die goederen daadwerkelijk naar een ander EU-land zijn vervoerd. Dat kan bijvoorbeeld met het CMR-document (de vrachtbrief) of met de vervoersadministratie van uw klant. Vraag uw klant daarom altijd om een vervoersverklaring wanneer uw klant zelf de goederen afhaalt.
U kunt een vervoersverklaring alleen gebruiken om het vervoer naar een ander EU-land aan te tonen als:

u met uw administratie de commerciële documenten en bescheiden van de levering kunt laten zien, en
uw klant een vaste afnemer is.

U moet ook kunnen aantonen dat u de goederen aan iemand hebt verkocht, die in een ander EU-land btw-aangifte moet doen. U mag de goederen dan leveren met 0% btw. We noemen dit een intracommunautaire levering.

Inhoud vervoersverklaring

In een vervoersverklaring moet onder andere staan:

de naam van de klant. Als de klant niet zelf de goederen in ontvangst neemt, de naam van degene die dat namens de klant doet
het kenteken van het voertuig waarmee de goederen worden vervoerd
uw factuurnummer
de plaats van bestemming
de toezegging van de klant dat die bereid is ons nadere informatie te geven over de bestemming van de goederen

Is de klant betrouwbaar?

Als u bij controle niet kunt aantonen dat uw goederen Nederland hebben verlaten, moet u alsnog btw betalen. Zorg er daarom voor dat u kunt aantonen dat u te goeder trouw hebt gehandeld. Lever bijvoorbeeld alleen met 0% aan vaste klanten die al vaker zonder problemen bij u hebben gekocht. In andere gevallen kunt u de klant beter Nederlandse btw in rekening brengen.