Administratie bijhouden als u zaken doet buiten de EU
Bij het invoeren en uitvoeren van goederen naar landen buiten de EU moet uw administratie voldoen aan de algemene administratieve verplichtingen en aan extra verplichtingen.
Extra administratieve verplichtingen bij invoer uit landen buiten de EU
Naast de algemene administratieve verplichtingen moet u andere bewijsstukken in uw administratie bewaren, zoals:
- een kopie van de vrachtbrief
- betalingsbewijzen
- de invoeraangifte
Dit is de aangifte die u doet bij de Douane om goederen in te kunnen invoeren. - de uitnodiging tot betaling van de Douane
- de factuur van de douane-expediteur
- eventueel andere documenten die betrekking hebben op de invoer van goederen
Extra administratieve verplichtingen bij uitvoer naar landen buiten de EU
Bij uitvoer naar landen buiten de EU moet u kunnen aantonen aan de hand van uw administratie dat de goederen de EU hebben verlaten. Bewaar daarom in ieder geval:
- alle douanedocumenten die u van de Douane ontvangt op de plaats waar de goederen de EU verlaten
Denk aan de digitale aangifte voor uitvoer door de exporteur, het Movement Registration Number (MRN) en het bewijs van uitgang (confirmation of exit) op papier. - een kopie van de vrachtbrief, waarop de bestemming van de goederen moet staan
- de factuur van de vervoerder of douane-expediteur
- betalingsbewijzen
- het invoerbewijs van het land van bestemming
- correspondentie met uw buitenlandse klant
- factuur of facturen aan de buitenlandse klant
- het bewijs van de transportverzekering
- eventueel een kopiefactuur die voor uitvoer is getekend door de Douane
- eventueel andere documenten die betrekking hebben op de uitvoer van de goederen
Uitvoer van een boot of motorrijtuig
Bij de uitvoer van een boot hebt u een extra verklaring nodig. Bij uitvoer van een motorrijtuig ontvangt u een uitvoerverklaring.
ABC-leveringen bij uitvoer
Is uw levering onderdeel van een ABC-levering naar een land buiten de EU? Dan kunt u het 0%-tarief gebruiken als u een schriftelijke opdracht tot uitvoer krijgt van uw koper. Een voorbeeld hiervan vindt u op overheid.nl. U moet deze verklaring bij uw administratie bewaren.
Bent u de ondernemer die de goederen daadwerkelijk uitvoert? Dan moet u die uitvoer bovendien kunnen aantonen aan de hand van uw administratie om het 0%-tarief te mogen gebruiken.