Een administratie opzetten voor uw belastingaangiften
Als ondernemer bent u wettelijk verplicht een goede administratie op te zetten en bij te houden. Een goede administratie is ook van belang voor uw belastingzaken. U vult uw belastingaangiften in op basis van uw administratie. Wij moeten deze aangiften snel en goed kunnen controleren.
Administratie opzetten en gegevens bewaren
Op Ondernemersplein vindt u algemene informatie over het opzetten van uw administratie.
Hier leest u hoe u uw administratie inricht zodat u op tijd en correct belastingaangifte kunt doen. U krijgt antwoord op de volgende vragen:
- Waarom is het belangrijk dat u gegevens goed bewaart?
- Welke gegevens moet u bewaren?
- Hoe moet u gegevens bewaren?
- Hoelang moet u gegevens bewaren?
- Administratiecheck voor horecaondernemers
Op de pagina Gemakkelijk administreren, aangifte doen en betalen vindt u manieren die het makkelijker maken om uw administratie bij te houden, belastingaangifte te doen of btw te betalen.
Waarom is het belangrijk dat u gegevens goed bewaart?
Is uw administratie niet volledig? Of bewaart u uw administratie niet lang genoeg? Dan kan dat vervelende gevolgen hebben. Wij zullen dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het niet eens bent met die berekening, zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet 'omkering van bewijslast'.
Als u geen duidelijke overzichten hebt van uw aan- en verkopen, zult u uw aangifte omzetbelasting (btw-aangifte) en uw aangifte inkomstenbelasting niet kunnen invullen. En zonder een goede administratie kunt u geen aanspraak maken op voordelige regelingen. Zoals de kleineondernemersregeling voor de btw, of de investeringsaftrek voor de inkomstenbelasting.
Welke gegevens moet u bewaren?
Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:
- kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
- financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
- tussentijds gemaakte controleberekeningen
- ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
- bankafschriften
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- agenda's en afsprakenboeken
- correspondentie
- software en databestanden
- gegevens over het aantal kilometers dat u hebt gereden met een zakelijke auto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie
Tip!
Houd bij hoeveel uren u en eventueel uw fiscale partner aan de onderneming besteden. Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat u aan de onderneming besteedt. U vindt meer informatie over het urencriterium, de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek bij Ondernemersaftrek.
Hoe moet u gegevens bewaren?
U kunt uw administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij uw onderneming. Zorg er wel voor dat wij uw administratie binnen een redelijke termijn kunnen controleren.
U kunt met ons afspraken maken over:
- de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch)
- het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa)
Neem daarvoor contact op met uw belastingkantoor.
Let op!
Maak regelmatig op papier berekeningen om de aansluiting tussen uw administratie, uw aangiften en de jaarrekening te controleren. Bewaar deze (klad)berekeningen bij uw administratie. Wij zullen u daarnaar vragen.
Twijfelt u of u aan bovenstaande voorwaarden hebt voldaan? Neem dan contact op met uw belastingkantoor.
Administratieve verplichtingen voor de btw
Voor uw btw-aangifte moet u nog met een aantal andere zaken rekening houden. Daarover leest u meer bij Btw/Administratie bijhouden.
Administratieve verplichtingen voor de loonheffingen
Ook voor uw aangifte loonheffingen zijn er nog andere zaken waar u op moet letten. Over de loonadministratie leest u meer in het Handboek Loonheffingen.
Keurmerk
Er is een keurmerk voor rittenregistratie.
Maakt u gebruik van een systeem met dit keurmerk, dan gaan wij ervan uit dat uw gegevens betrouwbaar zijn.
Hoelang moet u gegevens bewaren?
Dat hangt van het soort gegevens af:
| Soort gegevens | Hoe lang bewaren? |
|---|---|
| Basisgegevens | 7 jaar |
| Gegevens onroerende zaken | 10 jaar |
| Gegevens eenloketsysteem (One Stop Shop) | 10 jaar |
| Andere gegevens | 7 jaar, of korter als u hierover met ons afspraken maakt |
Let op!
Voor het bepalen van de start van de bewaartermijn gebruikt u de actuele waarde van een gegeven. Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn. Bijvoorbeeld: een leasecontract dat 4 jaar loopt, bewaart u gedurende deze periode van 4 jaar in uw administratie. Pas na deze periode begint de bewaartermijn van 7 jaar.
Wat zijn basisgegevens?
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de voorraadadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie
- gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden
Hoe maakt u afspraken met ons over een kortere bewaartermijn?
Neem daarvoor contact op met uw belastingkantoor.
AdministratieCheck voor horecaondernemers
Met de nieuwe AdministratieCheck voor horecaondernemers kunt u eenvoudig nagaan of uw administratie voldoet aan de wettelijke eisen. De check geeft tips om uw administratie goed in te richten en grip te houden op uw belastingzaken. De check bestaat uit 3 onderdelen: afrekenen, bijhouden en bewaren. Via 9 korte vragen krijgt u inzicht in keuzes die invloed hebben op de kwaliteit van uw administratie. Bij elk antwoord verschijnt een toelichting met uitleg, tips en adviezen.