Vrijstelling van aangifte inkomstenbelasting voor uw werknemers

U mag onder bepaalde voorwaarden de loonbelasting en/of premie volksverzekeringen die u moet inhouden, afstemmen op de inkomstenbelasting en eventuele premie volksverzekeringen die uw werknemer moet betalen. U maakt dan een eenmalige jaarberekening. Als u met uw werknemer een nettoloon hebt afgesproken, kunt u met deze werkwijze snel en definitief het juiste bedrag afrekenen. Uw werknemer hoeft dan geen aangifte inkomstenbelasting te doen.

Deze vereenvoudigde werkwijze geldt voor:

• werknemers die in het buitenland wonen en in Nederland werken en die alleen looninkomsten in Nederland hebben
• werknemers die uit een ander land zijn geworven of vanuit een ander land zijn uitgezonden om in Nederland te werken, die in Nederland wonen en nog kunnen kiezen voor partiële buitenlandse belastingplicht
  Vanaf 1 januari 2025 kunnen sommige werknemers niet meer kiezen voor partiële buitenlandse belastingplicht. Hieronder leest u daar meer over.

Wie kunnen vanaf 1 januari 2025 nog kiezen voor de partiële buitenlandse belastingplicht?

Vanaf 2025 kunnen minder werknemers kiezen voor de partiële buitenlandse belastingplicht. Alleen werknemers die van de expatregeling (30%-regeling) gebruikmaken en vallen onder het overgangsrecht, kunnen tot en met 31 december 2026 nog kiezen voor de partiële buitenlandse belastingplicht.

Dit overgangsrecht geldt onder de volgende voorwaarden:

• U hebt voor uw werknemer de expatregeling toegepast over het laatste loontijdvak van 2023.
• Uw werknemer werd na een onderbreking na 31 december 2023 niet opnieuw een ingekomen werknemer.
  Er is voor dit overgangsrecht geen sprake van een onderbreking als uw werknemer binnen 3 maanden een nieuwe werkgever vindt en beide de expatregeling voor de resterende looptijd willen toepassen.

Voorwaarden eenmalige jaarberekening

Om deze vereenvoudigde werkwijze te kunnen toepassen, moet u werkafspraken met ons maken en moet u onze goedkeuring schriftelijk vastleggen. Voor goedkeuring overlegt u met uw belastingkantoor.

U moet in ieder geval aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Uw werknemer heeft alleen inkomsten van u en geen andere inkomsten in Nederland.
• U kunt en wilt de volledige loonberekening uitvoeren en u hebt daarvoor de benodigde deskundigheid (intern of extern) beschikbaar.
• U hebt een softwarepakket of ander systeem waarmee u op tijd en volledig (met alle loongerelateerde elementen) de loonadministratie bijhoudt.
• U bent verantwoordelijk voor het volledig en juist verwerken van de loonadministratie en u kunt daarop worden aangesproken.
• Uw werknemer verklaart schriftelijk met deze werkwijze in te stemmen en u bewaart deze verklaring bij de loonadministratie.

Eenmalige jaarberekening uitvoeren

Hebt u toestemming om de eenmalige jaarberekening uit te voeren? Dan schat u gedurende het jaar de loongegevens die u per tijdvak nodig hebt voor de jaarberekening, zo goed mogelijk in. Gegevens die in het loontijdvak nog niet bekend zijn, neemt u mee naar de jaarberekening.

In december of direct na afloop van het jaar maakt u een eenmalige jaarberekening. Als uw werknemer in de loop van het jaar uit dienst gaat, dan doet u dat direct na afloop van de dienstbetrekking. Dit kunt u alleen doen als u zeker weet dat uw werknemer de rest van het jaar geen inkomsten meer heeft in Nederland.

U stelt de loonbelasting/premie volksverzekeringen vast op het juiste bedrag aan inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen. U houdt daarbij rekening met het woonland van de werknemer voor de berekening van de heffingskortingen. U houdt geen rekening met de kwalificerende buitenlandse belastingplicht voor de inkomstenbelasting. U neemt de loonbelasting/premie volksverzekering die u op deze manier berekent, mee in de laatste aangifte over het kalenderjaar.

Die aangifte moet u corrigeren als later blijkt dat er fouten in zitten, bijvoorbeeld door nagekomen gegevens. Of als u in het kader van de dienstbetrekking later nog betalingen doet, bijvoorbeeld een bonus die u een jaar na vertrek van uw werknemer toekent.

Heffingskortingen berekenen

Werknemers hebben alleen recht op het premiedeel van de heffingskortingen over de periode dat ze verzekerd zijn in Nederland.

Ze hebben recht op het belastingdeel van de heffingskortingen als ze het hele jaar in Nederland wonen. Woont uw werknemer het hele jaar in het buitenland, dan houdt u bij het inhouden van de loonbelasting geen rekening met het belastingdeel van de heffingskortingen. Op deze regel bestaan uitzonderingen:

• Werknemers hebben wel recht op het belastingdeel van de arbeidskorting voor de periode dat ze wonen in een land uit de landenkring. Welke landen dat zijn, staat in paragraaf 9.3.7 van het Handboek Loonheffingen.
• Werknemers die wonen in België, Suriname of Aruba, hebben ook recht op het belastingdeel van de algemene heffingskorting.

Houdt u bij uw werknemer rekening met de arbeidskorting of de algemene heffingskorting? Ga dan uit van het totale loon en niet alleen van het loon dat u in Nederland belast. Dat totale loon neemt u ook als fiscaal loon op.