Vrijstelling van aangifte inkomstenbelasting voor uw werknemers

U mag onder bepaalde voorwaarden de loonbelasting en/of premie volksverzekeringen die u moet inhouden, afstemmen op de inkomstenbelasting en eventuele premie volksverzekeringen die uw werknemer moet betalen. U maakt dan een eenmalige jaarberekening. Als u met uw werknemer een nettoloon hebt afgesproken, kunt u met deze werkwijze snel en definitief het juiste bedrag afrekenen. Uw werknemer hoeft dan geen aangifte inkomstenbelasting te doen.

Deze vereenvoudigde werkwijze geldt voor:

• werknemers die in het buitenland wonen en in Nederland werken en die alleen looninkomsten in Nederland hebben
• werknemers die uit een ander land zijn geworven of vanuit een ander land zijn uitgezonden om in Nederland te werken
  Als deze werknemers in Nederland wonen en van de 30%-regeling gebruikmaken, dan kunnen ze kiezen voor de zogenoemde partiële buitenlandse belastingplicht. In dat geval worden de werknemers voor de heffing in de inkomstenbelasting in box 2 en 3 behandeld als niet-inwoners. Vaak kan de belastingheffing in Nederland daardoor worden beperkt tot het genoten loon.

Voorwaarden eenmalige jaarberekening

U mag deze werkwijze alleen toepassen als wij u daarvoor goedkeuring hebben gegeven. Om onze goedkeuring te krijgen, moet u in ieder geval aan de volgende voorwaarden voldoen:

• De werknemer heeft alleen inkomsten van u en geen andere inkomsten in Nederland.
• U kunt en wilt de volledige loonberekening uitvoeren en u hebt daarvoor de benodigde deskundigheid – intern of extern – beschikbaar.
• U hebt een softwarepakket of ander systeem waarmee u op tijd en volledig (met alle loongerelateerde elementen) de loonadministratie voert.
• U bent verantwoordelijk voor het volledig en juist verwerken van de loonadministratie en u kunt daarop worden aangesproken.
• De werknemer verklaart schriftelijk met deze werkwijze in te stemmen en u bewaart deze verklaring bij de loonadministratie.

Voor goedkeuring overlegt u met uw belastingkantoor. U legt de goedkeuring vast in een (loonheffing)convenant.

Eenmalige jaarberekening uitvoeren

Hebt u toestemming om de eenmalige jaarberekening uit te voeren? Dan schat u gedurende het jaar de loongegevens die u per tijdvak nodig hebt voor de jaarberekening, zo goed mogelijk in. Gegevens die in het loontijdvak nog niet bekend zijn, neemt u mee naar de jaarberekening.

In december of direct na afloop van het jaar maakt u een eenmalige jaarberekening. Als de werknemer in de loop van het jaar uit dienst gaat, dan doet u dat direct na afloop van de dienstbetrekking. Dit kunt u alleen doen als u zeker weet dat de werknemer de rest van het jaar geen inkomsten meer heeft in Nederland. U stelt de loonbelasting/premie volksverzekeringen vast op het juiste bedrag aan inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen. U houdt daarbij rekening met het woonland van de werknemer voor de berekening van de heffingskortingen. U houdt geen rekening met de kwalificerende buitenlandse belastingplicht voor de inkomstenbelasting. U neemt de loonbelasting/premie volksverzekering die u op deze manier berekent, mee in de laatste aangifte over het kalenderjaar.

Die aangifte moet u corrigeren als later blijkt dat er fouten in zitten, bijvoorbeeld door nagekomen gegevens. Of als u in het kader van de dienstbetrekking later nog betalingen doet, bijvoorbeeld een bonus die u een jaar na vertrek van de werknemer toekent.

Heffingskortingen berekenen

Werknemers hebben alleen recht op het premiedeel van de heffingskortingen over de periode dat ze verzekerd zijn in Nederland.

Ze hebben recht op het belastingdeel van de heffingskortingen als ze het hele jaar in Nederland wonen. Woont uw werknemer het hele jaar in het buitenland, dan houdt u bij het inhouden van de loonbelasting geen rekening met het belastingdeel van de heffingskortingen. Op deze regel bestaan uitzonderingen:

• Werknemers hebben wel recht op het belastingdeel van de arbeidskorting voor de periode dat ze wonen in een land uit de landenkring. Welke landen dat zijn, staat in paragraaf 9.3.7 van het 'Handboek Loonheffingen', dat u kunt downloaden op de pagina Loonheffingen.
• Werknemers die wonen in België, Suriname of Aruba, hebben ook recht op het belastingdeel van de algemene heffingskorting.

Houdt u bij uw werknemer rekening met de arbeidskorting of de algemene heffingskorting? Ga dan uit van het totale loon en niet alleen van het loon dat u in Nederland belast. Dat totale loon neemt u ook als fiscaal loon op.