Eten en drinken voor uw personeel: aftrek voorbelasting berekenen

Geeft u uw personeel gratis eten en drinken, of tegen een lage vergoeding? Dan kunt u over de kosten en inkoop hiervan beperkt btw aftrekken. U mag in de loop van het jaar alle btw over de inkoop van dit eten en drinken gewoon aftrekken. Dat geldt ook voor de btw op de aanschaf van kantine-inventaris en andere kosten. Aan het eind van het jaar berekent u of u (een deel van) de afgetrokken btw moet terugbetalen.

Deze regeling geldt voor al het eten en drinken dat u aan uw personeel geeft. Het maakt hierbij niet uit of er een kantine aanwezig is en hoe u het eten geeft (bijvoorbeeld via automaten of afhaalmaaltijden die op de werkplek worden gegeten).

Btw-bedrag berekenen

Meestal betaalt uw personeel in uw kantine voor eten en drinken een lager bedrag dan in de gangbare horeca. Soms is dit zelfs lager dan de kostprijs van het eten en drinken. U geeft uw personeel op deze manier een vergoeding. Dit wordt 'bevoordeling' genoemd. Als de bevoordeling per werknemer per jaar meer is dan € 227, mag u de btw die u betaalt over de kosten voor deze personeelsvoorzieningen, niet (volledig) aftrekken.

Rekenmethode

Om te bepalen of u de btw over de uitgaven voor de kantine mag aftrekken als voorbelasting, berekent u hoeveel bevoordeling u per werknemer geeft. U doet dit als volgt:

  • U berekent de aanschafkosten voor het eten en drinken (exclusief btw).
  • Daarbij telt u een opslag van 25% op.
  • U trekt de werkelijke omzet van de kantine (inclusief btw) af van de aanschafkosten plus de opslag.
  • Als de uitkomst daarvan positief is, deelt u die door het aantal werknemers dat gebruik kan maken van de kantine.
  • Het bedrag dat daar uitkomt, is de bevoordeling per werknemer.

Als de bevoordeling per werknemer meer is dan € 227, dan moet u de btw die u hebt afgetrokken corrigeren. Is de bevoordeling per werknemer € 227 of minder? Dan berekent u per werknemer ook eventuele andere personeelsvoorzieningen. Komt u boven de € 227 uit? Dan moet u een deel van de btw terugbetalen die u voor de kosten van eten en drinken hebt afgetrokken. U vult deze correctie in op de laatste btw-aangifte van het jaar.

In de onderstaande tabel ziet u wanneer u de btw over de kosten voor uw personeelsvoorzieningen mag aftrekken, en wanneer u de btw-aangifte moet corrigeren.

Bevoordeling per werknemer

Wel of geen correctie

Negatief of 0

De btw over de kantinekosten is aftrekbaar.

€ 227 of minder,
en u hebt daarnaast geen andere
voorzieningen aan de werknemer gegeven

De btw over de kantinekosten is aftrekbaar.

€ 227 of minder, en u hebt ook
andere voorzieningen aan de
werknemer gegeven

U telt per werknemer de bevoordeling door de kantine en de overige voorzieningen bij elkaar op.
Is het totaal niet meer dan € 227? Dan is de btw over de kantinekosten aftrekbaar.

Is het totaal meer dan € 227? Dan moet u 9% btw van de bevoordeling per werknemer als voorbelasting over de inkoop van eten en dranken corrigeren.

Is het totaal van de andere voorzieningen ook meer dan € 227? Dan moet u ook bij de andere voorzieningen de btw corrigeren die u eerder hebt afgetrokken.

Is het totaal van de andere voorzieningen per werknemer € 227 of minder? Dan mag u de btw over de kosten hiervan wel aftrekken.
Dus ook als het totaal inclusief de kantinekosten meer dan € 227 is.

Meer dan € 227

U moet, voor zover het om 9%-goederen gaat, 9% btw corrigeren over het bedrag van de bevoordeling per werknemer.

Geeft u daarnaast nog andere voorzieningen? Dan mag u over de kosten hiervoor btw aftrekken als deze per werknemer per jaar € 227 of minder zijn.

Voorbeeld

U koopt voor € 2.500 eten en drinken in voor uw personeelskantine.
Uw omzet van de kantine is € 1.125. U hebt 10 werknemers in dienst die gebruikmaken van de kantine.

  • De aanschafkosten voor het eten en drinken zijn € 2.500.
  • Daarbij telt u een opslag van 25% op : € 2.500 + € 625 = € 3.125.
  • De omzet van de kantine (inclusief btw) is € 1.125.
  • Van de aanschafkosten plus opslag trekt u de omzet van de kantine af: € 3.125 - €  1.125 = € 2.000.
  • Dit bedrag deelt u door het aantal werknemers dat gebruikmaakt van de kantine.
  • De bevoordeling per werknemer is (€ 2.000 / 10 =) €  200.

Al uw werknemers hebben een kerstgeschenk gekregen van € 25. Naast het kerstgeschenk hebben 4 werknemers een horloge gekregen van € 100.

  • Bij de 6 werknemers die alleen het kerstpakket krijgen, maakt u de volgende berekening: € 200 (kantine) + € 25 (kerstgeschenk) = € 225. Dit is minder dan het drempelbedrag van € 227. U mag de btw over alle kosten aftrekken.
  • Bij de 4 werknemers die ook het horloge krijgen, maakt u de volgende berekening: € 200 (kantine) + € 25 (kerstgeschenk) + € 100 (horloge) = € 325. Dit is meer dan € 227. De btw op de kantineverstrekkingen wordt gecorrigeerd: € 200 x 9% x 4 werknemers = € 72. Aan overige voorzieningen gaf u € 125 uit. Dit is minder dan € 227. U mag de btw over deze kosten aftrekken.

Javascript staat uit in deze internetbrowser. U moet Javascript activeren om onze internetsite te zien.