Btw aftrekken bij eten en drinken voor uw personeel
Geeft u uw personeel gratis eten en drinken, of tegen een lage vergoeding? Dan kunt u over de kosten en inkoop hiervan beperkt btw aftrekken. U mag in de loop van het jaar alle btw over de inkoop van dit eten en drinken gewoon aftrekken. Dat geldt ook voor de btw op de aanschaf van kantine-inventaris en andere kosten. Aan het eind van het jaar berekent u of u (een deel van) de afgetrokken btw moet terugbetalen.
Deze regeling geldt voor al het eten en drinken dat u aan uw personeel geeft. Het maakt hierbij niet uit of er een kantine aanwezig is en hoe u het eten geeft (bijvoorbeeld via automaten of afhaalmaaltijden die op de werkplek worden gegeten).
Btw-bedrag berekenen
Meestal betaalt uw personeel in uw kantine voor eten en drinken een lager bedrag dan in de gangbare horeca. Soms is dit zelfs lager dan de kostprijs van het eten en drinken. U geeft uw personeel op deze manier een voordeel. Dit wordt 'bevoordeling' genoemd. Als de bevoordeling per werknemer per jaar meer is dan € 227, mag u de btw die u betaalt over de kosten voor deze personeelsvoorzieningen, niet (volledig) aftrekken.
Rekenmethode
Om te bepalen of u de btw over de uitgaven voor de kantine mag aftrekken als voorbelasting, berekent u hoeveel bevoordeling u per werknemer geeft. U doet dit als volgt:
- U berekent de aanschafkosten voor het eten en drinken (exclusief btw).
- Daarbij telt u een opslag van 25% op.
- U trekt de werkelijke omzet van de kantine (inclusief btw) af van de aanschafkosten plus de opslag.
- Als de uitkomst daarvan positief is, deelt u die door het aantal werknemers dat gebruik kan maken van de kantine.
- Het bedrag dat daar uitkomt, is de bevoordeling per werknemer.
Als de bevoordeling per werknemer meer is dan € 227, dan moet u de btw die u hebt afgetrokken corrigeren. Is de bevoordeling per werknemer € 227 of minder? Dan berekent u per werknemer ook eventuele andere personeelsvoorzieningen. Komt u boven de € 227 uit? Dan moet u een deel van de btw terugbetalen die u voor de kosten van eten en drinken hebt afgetrokken. In de laatste btw-aangifte van het jaar vult u deze correctie in.
In de onderstaande tabel ziet u wanneer u de btw over de kosten voor uw personeelsvoorzieningen mag aftrekken, en wanneer u de btw-aangifte moet corrigeren.
Bevoordeling per werknemer |
Wel of geen correctie |
---|---|
Negatief of 0 |
De btw over de kantinekosten is aftrekbaar. |
€ 227 of minder, en u hebt |
De btw over de kantinekosten is aftrekbaar. |
€ 227 of minder, en u hebt |
U telt per werknemer de bevoordeling door de kantine en de overige voorzieningen bij elkaar op. Is het totaal meer dan € 227? Dan moet u 9% btw van de bevoordeling per werknemer (inclusief de opslag) corrigeren. Is het totaal van de andere voorzieningen ook meer dan € 227? Dan moet u ook bij de andere voorzieningen de btw corrigeren die u eerder hebt afgetrokken. Is het totaal van de andere voorzieningen per werknemer € 227 of minder? Dan mag u de btw over de kosten hiervan wel aftrekken. |
Meer dan € 227 |
U moet, voor zover het om 9%-goederen gaat, 9% btw corrigeren over het bedrag van de bevoordeling per werknemer. Geeft u daarnaast nog andere voorzieningen? Dan mag u over de kosten hiervoor btw aftrekken als deze per werknemer per jaar € 227 of minder zijn. |