Btw aftrekken bij bijzondere facturen

U kunt alleen btw aftrekken over zakelijke uitgaven waarvoor u een juiste factuur ontvangt. In een aantal situaties gelden afwijkende regels.

Brandstofbonnen voor landvoertuigen

Als u btw wilt aftrekken, moeten wij weten dat u daadwerkelijk de afnemer bent. Wat dat voor u betekent, is afhankelijk van de hoogte van het factuurbedrag.

Factuurbedrag is € 100 of minder

Als het factuurbedrag € 100 of minder is, dan mag uw leverancier een vereenvoudigde factuur maken. U hoeft dan alleen aannemelijk te maken dat u de afnemer bent van de prestatie.

Factuurbedrag is meer dan € 100

Bij een factuurbedrag van meer dan € 100 moet u te identificeren zijn als afnemer. Uw naam en adres hoeven niet op de brandstofbon te staan, maar de betaling moet wel naar u herleidbaar zijn. Dat is het geval als u bijvoorbeeld betaalt met uw betaalpas, creditcard of een tankpas.

Brandstofbonnen voor boten en vliegtuigen

Gebruikt u voor zakelijke doeleinden brandstof voor een boot of een vliegtuig? Dan moet u wel een btw-factuur hebben die aan alle eisen voldoet.

Voorschotnota's en termijnbetalingen

Ontvangt u van tevoren facturen voor goederen of diensten die nog niet aan u zijn geleverd? Dan mag u de btw aftrekken als vaststaat dat het goed of de dienst wordt geleverd. Bijvoorbeeld als u hiervoor een contract hebt getekend. Ook bij deze facturen geldt dat de btw op de factuur moet staan.

Facturen verstuurd door afnemer (self-billing)

In sommige bedrijfstakken stuurt de afnemer een factuur aan de leverancier. Dit is bijvoorbeeld het geval bij distributiebedrijven of bij veilingen. Bent u de afnemer? Dan kunt u de btw over deze uitgaven aftrekken als voorbelasting. Voorwaarde is dat leverancier en afnemer vooraf met elkaar zijn overeengekomen dat zij op deze manier factureren. Ook moet op de factuur aangegeven worden dat u als afnemer de factuur hebt opgemaakt. De leverancier blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de factuur.

Vervoersbewijzen in openbaar vervoer en taxivervoer

Voor bepaalde diensten hoeft de leverancier geen factuur aan u te geven die aan alle eisen voldoet. Maar u mag dan wel de btw aftrekken als voorbelasting. Dit geldt voor het openbaar vervoer en het taxivervoer. Het vervoersbewijs geldt dan als factuur. U mag dan zelf 9% btw uit de factuur of het vervoersbewijs opvoeren als voorbelasting.

Maakt u bij het reizen gebruik van een OV-chipkaart of een vergelijkbare kaart waarmee op saldo kan worden gereisd (zoals een contactloze betaalpas bij OVpay)? Transactieoverzichten van dit soort kaarten beschouwen wij ook als vervoersbewijs als op het transactieoverzicht de volgende gegevens staan:

de datum waarop het transactieoverzicht is aangemaakt
de naam van het vervoersbedrijf
de datum waarop u hebt gereisd
het traject dat u hebt afgelegd
het btw-bedrag dat u moet betalen of de gegevens aan de hand waarvan het btw-bedrag kan worden berekend

Let op!

Het transactieoverzicht beschouwen wij ook als vervoersbewijs als een werkgever OV-chipkaarten verstrekt aan zijn werknemers. De werkgever mag de btw over deze uitgaven aftrekken als:

de werkgever aantoont dat het gaat om zakelijk vervoer
Woon-werkverkeer is hiervan uitgezonderd.
de werkgever de OV-chipkaart voor de reizen heeft betaald

Heeft een werknemer zelf een vervoersbewijs bij een vervoerder aangeschaft? Dan kan de werkgever de btw hierover niet aftrekken.