Extraterritoriale kosten die u onbelast mag vergoeden of verstrekken

De extraterritoriale kosten bestaan onder meer uit:

• de extra kosten voor levensonderhoud door een hoger prijspeil in Nederland dan in het land van herkomst (cost of living allowance)
• de kosten voor een kennismakingsreis naar Nederland, eventueel met het gezin, om bijvoorbeeld te zoeken naar een woning of een school
• de kosten voor het aanvragen of omzetten van officiële persoonlijke papieren, zoals verblijfsvergunningen, visa en rijbewijzen
• de kosten voor medische keuringen en vaccinaties voor het verblijf in Nederland
• de dubbele huisvestingskosten, omdat de werknemer in het land van herkomst blijft wonen, bijvoorbeeld hotelkosten
• de (1e) huisvestingskosten
  Alleen de (1e) huisvestingskosten die uitkomen boven 18% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (zie hoofdstuk 4 van het 'Handboek Loonheffingen', dat u kunt downloaden op de pagina Loonheffingen), zijn extraterritoriale kosten.
• de kosten voor opslag van het deel van de boedel dat niet wordt verhuisd naar het werkland (langdurige opslag)
• de reiskosten naar het land van herkomst, bijvoorbeeld voor familiebezoek of gezinshereniging
• de extra kosten voor het laten invullen van de aangifte inkomstenbelasting als dat duurder is dan het laten invullen van de aangifte door een vergelijkbare belastingadviseur in het land van herkomst. Hierbij geldt voor 2021 nog een maximum van € 1.000 per werknemer. Dit maximum is vervallen met ingang van 2022. Meer hierover leest u onder 'Extra kosten voor de aangifte inkomstenbelasting'.
• de cursuskosten om Nederlands te leren voor de werknemer en voor de gezinsleden die bij hem verblijven
• de extra (niet-zakelijke) gesprekskosten voor telefoneren met het land van herkomst
• de kosten van een aanvraag vrijstelling sociale zekerheid, zoals een zogenoemde E101-verklaring of een formulier A1/certificate of coverage (CoC)
• de kosten voor het aanvragen van de 30%-regeling

Schoolgelden zijn ook extraterritoriale kosten, maar u kunt hiervoor een aparte vergoeding aan uw werknemer geven. Het gaat dan om schoolgelden voor een internationale school of voor een internationale afdeling van een gewone school. Hiervan is sprake als:

• de opleiding op de betreffende (afdeling van de) school is gebaseerd op een buitenlands stelsel
• de school of de afdeling vooral bedoeld is voor kinderen van uitgezonden werknemers

Het vergoeden van deze schoolgelden staat dus los van de 30%-regeling.

Geen extraterritoriale kosten

De volgende kosten zijn geen extraterritoriale kosten en deze mag u dus niet onbelast vergoeden of verstrekken:

• de uitzendtoelagen, bonussen en vergelijkbare vergoedingen (foreign service premium, expat allowance, overseas allowance)
• de vermogensverliezen in de woonstaat
• de aan- en verkoopkosten van een woning (reimbursement expenses purchase house, brokers fee)
• de compensatie voor hogere belastingtarieven in Nederland (tax equalization)

Werkelijke kosten vergoeden

Alleen als u aannemelijk maakt dat de totale extraterritoriale kosten hoger zijn dan 30% van het loon inclusief de vergoeding, mag u de werkelijk gemaakte kosten onbelast vergoeden. Daarvoor gelden geen normeringen of beperkingen.

Extra kosten voor de aangifte inkomstenbelasting

Komt een werknemer uit het buitenland? En betaalt u de kosten voor het doen van zijn aangifte inkomstenbelasting? Dan is dit belast loon (loon in natura). Zijn er extraterritoriale kosten, dan geldt daarvoor een gerichte vrijstelling. Voor de waarde van dit loonvoordeel mocht u voor het jaar 2021 nog uitgaan van een maximumbedrag van € 1.000 als u geen of een onvoldoende gespecificeerde factuur had.

Vanaf 1 januari 2022 gaat u uit van de factuurwaarde. Als uw factuur niet voldoende gespecificeerd is, moet u de waarde van het loon in natura reconstrueren. Al dan niet aan de hand van een opgevraagde specificatie.

Wat valt onder de kosten voor de aangifte?

Onder de kosten voor de aangifte vallen:

• de kosten voor het doen van aangifte
• de kosten voor het aanvragen van een voorlopige aanslag
• de kosten voor de beoordeling van de opgelegde aanslag(en)
• de eventuele kosten om ervoor te zorgen dat met het juiste formulier aangifte wordt gedaan

Onder de kosten voor de aangifte vallen niet:

• de kosten voor bezwaar en beroep
• de kosten voor de aangifte inkomstenbelasting van de partner van de werknemer
• de kosten voor eventuele buitenlandse aangifte
• de kosten voor advisering op het gebied van huisvesting
• andere advieskosten

Hoe u bepaalt welk deel van de kosten extraterritoriale kosten zijn en welk deel belast loon is, leest u in paragraaf 19.4.6 van het 'Handboek Loonheffingen', dat u kunt downloaden van belastingdienst.nl/loonheffingen.