Egalisatiereserve
U mag een zogenoemde egalisatiereserve vormen voor kosten van de bedrijfsuitoefening in dit boekjaar, die pas in de toekomst tot een piek in de uitgaven leiden. Het bekendste voorbeeld hiervan zijn onderhoudskosten aan gebouwen en schepen, waarbij het daadwerkelijke onderhoud bijvoorbeeld eens in de 10 jaar gebeurt.
Voorwaarden
Een belangrijke voorwaarde is dat het gaat om toekomstige uitgaven wegens kosten, en niet om toekomstige aanschaf of verbetering van bedrijfsmiddelen. De uitgaven voor aanschaf of verbetering van een bedrijfsmiddel brengt u in mindering op de winst door de jaarlijkse afschrijving op dit bedrijfsmiddel.
De overige voorwaarden voor de egalisatiereserve zijn in de rechtspraak ontwikkeld. Deze zijn:
- De kosten worden verdeeld in de toekomst uitgegeven.
- De kosten zijn een gevolg van de ondernemingsuitoefening in het jaar van dotatie (toevoeging).
- De kosten die in een bepaald jaar zijn veroorzaakt, leiden in een komend jaar tot een piek in de uitgaven.
- Het is redelijk zeker dat u deze uitgaven zult doen.
Te reserveren bedrag
Het bedrag dat u mag reserveren, hangt af van de verwachte hoogte van de toekomstige kosten en van het tijdstip waarop u de kosten maakt. U moet dus een redelijke schatting maken. Blijkt achteraf dat de schatting te hoog is uitgevallen? Neem het overschot dan op in de winst.
De jaarlijkse toevoeging hoeft niet altijd gelijk te zijn. Deze kan bijvoorbeeld wijzigen als de kosten zijn gestegen in het jaar van toevoeging, of als de periode verandert. Maar u mag geen rekening houden met eventuele toekomstige kostenstijgingen.
U mag een aparte reserve vormen per bedrijfsmiddel. Ook kunt u een reserve vormen per object, bijvoorbeeld voor onderhoud dat eens in de 10 jaar gebeurt en onderhoud dat eens in de 15 jaar wordt uitgevoerd. In de balans vermeldt u de boekwaarde van het totaal van de afzonderlijke egalisatiereserves.
Samenwerkingsverband
Maakt u deel uit van een samenwerkingsverband? Geef de wijziging in de egalisatiereserve dan op in verhouding tot uw aandeel in het samenwerkingsverband.
Afname van de reserve
In het jaar waarin u de kosten maakt, boekt u de kosten af op de reserve. Als de reserve hoger is dan de gemaakte kosten, dan moet u het restant van de reserve opnemen in de winst. Zijn de kosten hoger dan de gevormde reserve, dan trekt u de hogere kosten in 1 keer af van de winst.
Neem de reserve ook op in de winst als het doel waarvoor de reserve ooit is gevormd, is komen te vervallen. Bijvoorbeeld als u het bedrijfsmiddel verkoopt waarvoor u de reserve had gevormd, of als het bedrijfsmiddel verloren gaat.